Praxis-Checkliste zur Einbringung in eine GbR

1. Vorprüfung: Ist die Zielstruktur wirklich eine GbR – oder in Wahrheit eine OHG?

✅ To-do

• Prüfen, ob das künftige Gemeinschaftsunternehmen noch als GbR geführt werden kann.
• Prüfen, ob ein Handelsgewerbe betrieben wird; dann droht statt GbR die OHG.
• Klären, ob eine neue GbR gegründet oder in eine bestehende GbR eingebracht wird.
• Prüfen, ob nur der ganze Betrieb, ein Teilbetrieb oder nur Einzelwirtschaftsgüter übertragen werden sollen.

• Unternehmer
• Steuerberater
• Gesellschaftsrechtler / Rechtsanwalt

• 1 bis 5 Arbeitstage bei einfachen Fällen
• 1 bis 2 Wochen bei komplexem Betrieb, mehreren Standorten oder Immobilien

• Die Beteiligten nennen die Zielstruktur „GbR", obwohl rechtlich bereits eine OHG vorliegt.
• Es wird nur ein Teil des Betriebs übertragen, obwohl steuerlich mit einer Betriebseinbringung geplant wurde.
• Man verwechselt die Einbringung in eine GbR mit einer Ausgliederung nach UmwG. Nach § 105 HGB ist bei Betrieb eines Handelsgewerbes unter gemeinschaftlicher Firma regelmäßig an die OHG zu denken; die Ausgliederung des Einzelkaufmanns nach § 152 UmwG ist nicht auf die GbR zugeschnitten.

2. Steuerkonzept festlegen: § 24 UmwStG oder nur § 6 Abs. 5 EStG?

✅ To-do

• Festlegen, ob die Übertragung als Einbringung eines ganzen Betriebs nach § 24 UmwStG erfolgen soll.
• Alternativ prüfen, ob nur einzelne Wirtschaftsgüter übertragen werden; dann kommt eher § 6 Abs. 5 EStG in Betracht.
• Entscheiden, ob die GbR das eingebrachte Vermögen zum Buchwert, Zwischenwert oder gemeinen Wert ansetzt.
• Prüfen, ob die Gegenleistung wirklich in Gesellschaftsrechten besteht.
• Die Kapitalkontenlogik sauber entwerfen: Was geht auf Festkapitalkonto, variables Kapitalkonto, Darlehenskonto?

• Steuerberater federführend
• Unternehmer
• ggf. Rechtsanwalt

• 3 bis 10 Arbeitstage
• bei negativen Kapitalkonten, Immobilien, Markenrechten oder Sonderbetriebsvermögen eher 2 Wochen

• Man überträgt wirtschaftlich nur Einzelassets, will aber steuerlich § 24 UmwStG nutzen.
• Es werden bloße Darlehensforderungen statt echter Gesellschaftsrechte gewährt.
• Die Buchwertfortführung wird vorausgesetzt, ohne die Voraussetzungen zu dokumentieren.
• Ein Asset Deal wird fälschlich als Einbringung behandelt.

Nach § 24 UmwStG ist die steuerneutrale Einbringung möglich, wenn ein Betrieb, Teilbetrieb oder Mitunternehmeranteil in eine Personengesellschaft eingebracht wird und der Einbringende Mitunternehmer wird. Der UmwStE 2025 betont, dass echte Gesellschaftsrechte erforderlich sind; Gutschriften auf bloßen Darlehenskonten sind kritisch. Der BFH bestätigt zudem, dass keine Mindestquote erforderlich ist, aber ein echter Mitunternehmeranteil gewährt werden muss.

3. Vollständiges Asset- und Vertragsmapping erstellen

✅ To-do

Eine vollständige Liste anlegen mit:

• Anlagevermögen
• Umlaufvermögen
• Forderungen
• Verbindlichkeiten
• Verträgen mit Kunden, Lieferanten, Vermietern, Leasinggebern, Banken
• IP / Domains / Marken / Softwarelizenzen
• Genehmigungen
• Mitarbeitern
• Grundstücken / grundstücksgleichen Rechten
• Beteiligungen
• Wirtschaftsgütern mit möglichem Sonderbetriebsvermögen

• Unternehmer
• Steuerberater
• Rechtsanwalt

• 3 bis 15 Arbeitstage

• Wesentliche Betriebsgrundlagen werden vergessen.
• Ein Grundstück bleibt versehentlich beim Einzelunternehmer zurück.
• Verträge sind nicht übertragbar oder zustimmungspflichtig.
• Die Zielstruktur scheitert, weil zentrale Nutzungsrechte oder Betriebsgrundlagen nicht mitgehen.

Für die Einbringung nach § 24 UmwStG müssen die funktional wesentlichen Betriebsgrundlagen mit in die Zielstruktur übergehen. Der BFH hat 2024 und bereits zuvor mehrfach klargestellt, dass insbesondere Fragen des Sonderbetriebsvermögens und der funktionalen Wesentlichkeit entscheidend sind.

4. GbR-Vertrag und Einbringungsvertrag sauber aufsetzen

✅ To-do

Im GbR-Vertrag mindestens regeln:

• Gesellschafter und Beteiligungsquoten
• Stimmrechte
• Gewinn- und Verlustverteilung
• Entnahmen
• Geschäftsführung / Vertretung
• Kapitalkontenmodell
• Nachschüsse
• Ausscheiden / Abfindung
• Wettbewerbsverbote
• Streitlösungsmechanismus

Im Einbringungsvertrag mindestens regeln:

• exakte Bezeichnung des eingebrachten Betriebs
• Auflistung der übernommenen Wirtschaftsgüter
• Übernahme / Nichtübernahme von Verbindlichkeiten
• Stichtag des wirtschaftlichen Übergangs
• Behandlung offener Forderungen
• Behandlung nicht übertragbarer Verträge
• steuerliche Wertansätze
• Mitwirkungspflichten und Zustimmungen Dritter

• Rechtsanwalt / Notar bei beurkundungsbedürftigen Inhalten
• Steuerberater zur steuerlichen Formulierung
• Unternehmer

• 1 bis 3 Wochen

• Kapitalkonten passen nicht zur gewünschten steuerlichen Behandlung.
• Gesellschaftsvertrag und Einbringungsvertrag widersprechen sich.
• Verbindlichkeiten werden wirtschaftlich übernommen, aber nicht sauber dokumentiert.
• Der Vertrag ist in Wahrheit ein Verkauf, obwohl eine steuerneutrale Einbringung gewollt ist.

5. Notarprüfung: Welche Schritte sind wirklich notariell?

✅ Zwingend notariell, wenn …

• Grundstücke oder grundstücksgleiche Rechte übertragen werden.
• GmbH-Anteile oder andere beurkundungsbedürftige Rechte betroffen sind.
• eine eGbR-Eintragung für register- oder grundbuchbezogene Vorgänge erforderlich ist.
• Grundbuchänderungen vorgenommen werden müssen.

• Beurkundung des Grundstücksübertragungsvertrags
• Anmeldung der eGbR zum Gesellschaftsregister
• ggf. Grundbuchanträge
• ggf. Beglaubigungen von Unterschriften

• Notar
• Rechtsanwalt
• alle Gesellschafter
• ggf. finanzierende Bank

• 1 bis 3 Wochen Vorlauf
• Register- oder Grundbuchvollzug oft 2 bis 10 Wochen

• Man geht von „formfreier GbR" aus, obwohl ein Grundstück mitübertragen wird.
• Die GbR wird nicht rechtzeitig als eGbR registriert.
• Finanzierungspartner oder Grundpfandgläubiger werden zu spät eingebunden.

Ein Vertrag über die Übertragung von Grundstücken bedarf nach § 311b BGB der notariellen Beurkundung. Für register- und grundbuchfähige Rechtspositionen ist seit MoPeG die Eintragung der GbR im Gesellschaftsregister praktisch oft Voraussetzung; §§ 707, 707a BG  und Art. 229 § 21 EGBGB sind hier die Schlüsselnormen.

6. Arbeitnehmer und Personalthemen prüfen: § 613a BGB

✅ To-do

• Prüfen, ob ein Betriebsübergang vorliegt.
• Arbeitnehmer vor Übergang in Textform informieren über:
  • Zeitpunkt
  • Grund
  • rechtliche, wirtschaftliche und soziale Folgen
  • geplante Maßnahmen
• Frist für Arbeitnehmerwiderspruch sauber notieren.
• Lohnabrechnung, Urlaubsrückstellungen, Bonus- und Provisionssysteme abstimmen.

• Unternehmer
• Arbeitsrechtler
• Lohnbüro / HR
• Steuerberater

• Arbeitnehmer können innerhalb von 1 Monat nach ordnungsgemäßer Unterrichtung widersprechen.

• Die Unterrichtung ist unvollständig; dann läuft die Widerspruchsfrist möglicherweise nicht sauber an.
• Man behandelt den Vorgang nur als „Steuerthema" und vergisst das Arbeitsrecht.
• Urlaub, Tantiemen, Zielvereinbarungen und betriebliche Altersversorgung werden nicht geprüft.

Nach § 613a BGB gehen bei Betriebsübergang Arbeitsverhältnisse grundsätzlich über; zugleich bestehen Unterrichtungspflichten und ein einmonatiges Widerspruchsrecht.

7. Zustimmungserfordernisse Dritter abarbeiten

✅ To-do

• Bankzustimmung bei Kreditverträgen, Sicherheiten, Konten
• Vermieterzustimmung bei Miet- und Pachtverträgen
• Leasinggeberzustimmung
• wichtige Kunden- und Lieferantenverträge
• Konzessionen, berufsrechtliche Zulassungen, personenbezogene Genehmigungen

• Unternehmer
• Rechtsanwalt
• ggf. Steuerberater

• 1 bis 6 Wochen, bei Banken auch länger

• Vertragspartner müssen zustimmen, werden aber zu spät informiert.
• Man geht von automatischem Vertragsübergang aus.
• Der wirtschaftliche Übergang ist vereinbart, der rechtliche Übergang einzelner Verträge aber nicht.

8. Steuerliche Spezialprüfung bei Grundstücken: § 5 GrEStG und § 1 GrEStG

✅ To-do

• Prüfen, ob betriebliche Immobilien oder Erbbaurechte mitübertragen werden.
• Beteiligungsquote des einbringenden Unternehmers nach der Einbringung exakt festlegen.
• Prüfen, welcher Anteil grunderwerbsteuerlich begünstigt ist.
• Spätere Gesellschafterwechsel im Blick behalten.

• Steuerberater
• Notar
• Unternehmer

• Bei § 5 GrEStG: 10 Jahre Beteiligungsbindung, damit die Begünstigung nicht nachträglich entfällt.
• Bei grundbesitzender Personengesellschaft nach § 1 Abs. 2a GrEStG: 10 Jahre Beobachtungszeitraum; ab 90 % Anteilserwerb durch neue Gesellschafter droht Grunderwerbsteuer.

• Es wird nur die Erstübertragung geplant, aber nicht die spätere Änderung der Beteiligungsquoten.
• Familien- oder Investorenaufnahmen innerhalb von 10 Jahren zerstören Begünstigungen.
• Grundstücke werden übertragen, ohne eGbR/Grundbuchthemen vorab zu klären.
  
  § 5 GrEStG ermöglicht bei Übertragung eines Grundstücks vom Alleineigentümer auf eine Gesamthand eine Steuerbegünstigung in Höhe der fortbestehenden Beteiligung des Veräußerers. Sinkt dieser Anteil innerhalb von zehn Jahren, entfällt die Begünstigung insoweit. Zusätzlich ist bei grundbesitzenden Personengesellschaften die 90%-Schwelle des § 1 Abs. 2a GrEStG im Zehnjahreszeitraum zu überwachen.
  

9. Umsatzsteuer prüfen: Geschäftsveräußerung im Ganzen

✅ To-do

• Prüfen, ob das Unternehmen oder ein gesondert geführter Betrieb im Ganzen auf die GbR übergeht.
• Prüfen, ob die GbR den Betrieb fortführt.
• Rechnungs- und Vertragstexte mit der USt-Systematik abstimmen.

• Steuerberater

• im Rahmen des Vertragsentwurfs, idealerweise vor Unterzeichnung

• Einzelne Wirtschaftsgüter werden verkauft, aber man behandelt den Vorgang als nicht steuerbare Geschäftsveräußerung.
• Die GbR führt den Betrieb nicht in der bisherigen wirtschaftlichen Struktur fort.

Nach § 1 Abs. 1a UStG unterliegen Umsätze im Rahmen einer Geschäftsveräußerung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen nicht der Umsatzsteuer. Das gilt auch, wenn ein Unternehmen in eine Gesellschaft eingebracht wird.

10. Haftung prüfen: § 75 AO, § 25 HGB, § 28 HGB

✅ To-do

• Steuerhaftung der übernehmenden GbR prüfen.
• Firmenfortführung und Haftung für Altverbindlichkeiten prüfen.
• Bei möglicher OHG/KG-Struktur zusätzlich HGB-Haftungsregeln prüfen.
• Schuldübernahme und Freistellungen vertraglich sauber regeln.

• Rechtsanwalt
• Steuerberater
• Unternehmer

• Nach § 75 AO haftet der Erwerber bei Betriebsübernahme für bestimmte betriebsbezogene Steuern; maßgeblich sind Steuern seit Beginn des letzten vor der Übereignung liegenden Kalenderjahres, wenn sie bis zum Ablauf eines Jahres nach Betriebsanmeldung festgesetzt oder angemeldet werden.
• Bei Handelsgeschäften greifen zusätzlich die Regeln der §§ 25. 28 HGB.

• Altsteuern des Einzelunternehmens werden nicht geprüft.
• Firmenfortführung wird aus Marketinggründen gewählt, ohne die Haftungsfolge mitzudenken.
• Die Beteiligten behandeln eine künftige OHG weiter wie eine GbR.

11. Vollzugstag sauber organisieren

✅ To-do

• Unterzeichnung aller Verträge
• ggf. Notartermin
• Gesellschafterbeschlüsse / Zustimmungen
• Übergabe von Inventar, Unterlagen, Schlüsseln, Zugängen
• Kontoumstellungen
• Information an Kunden / Lieferanten / Versicherer
• Umstellung Briefbogen, Website, Datenschutzhinweise, Rechnungsangaben

• Unternehmer
• Rechtsanwalt
• Notar
• Steuerberater
• IT / Buchhaltung / HR

• 1 Tag für Signing
• 1 bis 10 Arbeitstage für operative Umstellung

• wirtschaftlicher Übergang und buchhalterischer Übergang weichen voneinander ab
• Zugänge, Lizenzen oder Bankverbindungen werden nicht umgestellt
• Rechnungsaussteller und Leistungserbringer stimmen nicht überein

12. Buchhaltung und Steuererklärungen umstellen

✅ To-do

• Schlussbilanz bzw. letzte EÜR des Einzelunternehmens erstellen
• Eröffnungsbilanz der GbR aufstellen
• Sonder- und Ergänzungsbilanzen prüfen
• USt-Registrierung / Anpassung
• neue Steuernummern / Fragebogen / Bankverbindungen
• Feststellungserklärung der GbR einplanen
• laufende Gewinnverteilungssystematik definieren

• Steuerberater
• Unternehmer / Buchhaltung

• 2 bis 6 Wochen nach Vollzug

• falscher Übertragungsstichtag in der Buchhaltung
• Kapitalkonten werden anders gebucht als vertraglich vereinbart
• Sonderbetriebsvermögen wird übersehen
• Rückwirkung wird gebucht, obwohl sie bei Einzelrechtsnachfolge nicht möglich ist

Der UmwStG 2025 stellt klar, dass bei der typischen Einbringung im Wege der Einzelrechtsnachfolge keine steuerliche Rückbeziehung wie bei Gesamtrechtsnachfolge nach dem UmwG möglich ist.

13. Nachkontrolle der Sperrfristen und Langfrist-Risiken

✅ To-do

• Beteiligungsänderungen der GbR in den Folgejahren überwachen
• Entnahmen / Veräußerungen wesentlicher Wirtschaftsgüter überwachen
• bei Grundstücken GrESt-Nachbehaltensfristen überwachen
• bei späteren Umstrukturierungen die Einbringungshistorie dokumentieren

• Steuerberater
• Unternehmer

• 7 Jahre: Sperrfrist nach § 22 UmwStG bei Einbringung unter dem gemeinen Wert laut UmwStE 2025.
• 5 Jahre: gewerbesteuerliche Sperrfrist nach UmwStE 2025.
• 10 Jahre: GrESt-Nachbehaltensfrist bei § 5 GrEStG.
• 3 Jahre nach Abgabe der Steuererklärung des Übertragungsjahres: Sperrfrist bei bestimmten Übertragungen einzelner Wirtschaftsgüter nach § 6 Abs. 5 EStG.

• Nach der Einbringung werden Beteiligungen zu früh verschoben.
• Es wird ein Grundstück zu früh herausgelöst.
• Bei vorbereitenden Einzelwirtschaftsgut-Übertragungen nach § 6 Abs. 5 EStG wird die Sperrfrist übersehen.

Der UmwStE 2025 nennt für Einbringungen unter dem gemeinen Wert die siebenjährige Sperrfrist und verweist außerdem auf die fünfjährige gewerbesteuerliche Sperrfrist. § 6 Abs. 5 EStG enthält für bestimmte Einzelwirtschaftsgutübertragungen eine eigene Sperrfrist.