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Fahrtenbücher richtig führen
Das Führen eines Fahrtenbuchs kann aus verschiedenen Gründen sinnvoll sein.
Einer der wichtigsten Gründe ist das Führen eines Fahrtenbuchs zu steuerlichen Zwecken.
Werden Dienstwagen auch privat genutzt, fordern die Finanzbehörden den Nachweis des beruflichen bzw. betrieblichen Anteils an den gefahrenen Kilometern. Mit einem Fahrtenbuch können Sie genau diesen Nachweis erbringen.
So können Sie die Besteuerung der Privatnutzung eines Pkw mit der nachteiligeren pauschalen Versteuerung nach der „1 %-Methode" vermeiden.
Die tatsächlichen Aufwendungen für das Kfz können auf die private und auf die berufliche/betriebliche Nutzung aufgeteilt werden.
Bei der sog. 1 %-Regelung wird jeden Monat die private Nutzung mit 1 % des Listenpreises im Zeitpunkt der Erstzulassung (zzgl. der Kosten für Sonderausstattung) angesetzt.
Die Fahrten zur Arbeit erhöhen den Wert der privaten Nutzungsentnahme nochmals mit 0,03 % je einfachem Entfernungskilometer.
I. Wer muss oder sollte ein Fahrtenbuch führen?
1. Für welche Arbeitnehmer lohnt sich ein Fahrtenbuch?
Sofern es vom Arbeitgeber nicht arbeitsvertraglich vorgeschrieben ist, lohnt sich das Führen eines Fahrtenbuchs für Arbeitnehmer bei
- einem niedrigen Anteil der Privatfahrten,
- einem hohen Listenpreis des Fahrzeugs.
2. Wie kann ein Unternehmer Fahrzeugkosten steuerlich berücksichtigen?
Im Gegensatz zu Arbeitnehmern ist für Unternehmer die Wahl zwischen 1 %-Regelung und Fahrtenbuch nur für Fahrzeuge anwendbar, die zu mehr als 50 % betrieblich genutzt werden.
Dabei zählen zur betrieblichen Nutzung auch Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte sowie Familienheimfahrten bei doppelter Haushaltsführung.
Beträgt die berufliche/betriebliche Nutzung des Fahrzeugs bis zu 50 %, ist ein Fahrtenbuch nicht notwendig. Hier reichen dann vereinfachte Nachweise für die betriebliche Nutzung aus.
Als Nachweise für die Glaubhaftmachung kommen Reisekostenaufstellungen, Abrechnungsunterlagen (z.B. gegenüber Auftraggebern) sowie Eintragungen in Terminkalendern in Betracht.
Wird bei mehr als 50 % betrieblich genutzten Fahrzeugen kein (ordnungsgemäßes) Fahrtenbuch geführt, kommt zwangsläufig die 1 %-Methode zur Anwendung, falls nicht ausnahmsweise glaubhaft gemacht werden kann, dass die Privatnutzung des Fahrzeugs ausgeschlossen ist.
Hinweis: Beträgt die betriebliche Nutzung weniger als 10 %, ist das Fahrzeug Teil des Privatvermögens. Angesetzt werden kann eine pauschale von 0,30 € pro gefahrenem Kilometer. Hierfür sind die betrieblich veranlassten Fahrten aufzuzeichnen. Daneben ist die Entfernungspauschale für Fahrten zur Arbeit ansetzbar.
Ein lückenloses Fahrtenbuch ist hierfür nicht erforderlich.
II. Wie ist das Fahrtenbuch zu führen?
Für jedes Fahrzeug ist ein eigenes Fahrtenbuch zu führen.
Das Fahrtenbuch ist für jeweils ein Jahr zu führen (ggf. bei vom Wirtschaftsjahr abweichendem Kalenderjahr abweichend).
Wird ein Fahrzeug im Laufe eines Jahres erworben, verkauft oder stillgelegt, verkürzt sich der Zeitraum entsprechend.
Eine gesetzliche Definition der Anforderungen an ein Fahrtenbuch gibt es nicht. Die gefestigte Rechtsprechung hat jedoch festgelegt, dass ein Fahrtenbuch
- zeitnah,
- in einer gebundenen oder jedenfalls in sich geschlossenen Form,
- mit Angabe zu jeder Fahrt zu führen ist und
- dass es lesbar sein muss.
III. Ein Fahrtenbuch ist zeitnah zu führen
Das Fahrtenbuch muss so zeitnah wie möglich geführt werden, im Regelfall sind die Eintragungen spätestens am Ende eines jeden Tages vorzunehmen.
Bei zu großem zeitlichem Abstand entfällt die Ordnungsmäßigkeit, so dass es vom Finanzamt nicht mehr anerkannt wird.
Es reicht auch nicht aus, dass die Fahrten tagsüber auf Zettel, abends als Zwischenerfassung in einer Excel-Tabelle erfasst und das Fahrtenbuch erst am Wochenende geführt wird.
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