ordnungsgemäßes Fahrtenbuch - Steuern sparen durch Vermeidung von Fehlern

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Fahrtenbuch richtig geführt - welche Fahrten sind privat und welche beruflich

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BFH, 03.09.2015, VI R 27/14

Fahrtenbuchmethode; Leasingsonderzahlung - Bloß zeitanteilige Berücksichtigung einer Leasingsonderzahlung bei den "gesamten Kfz-Aufwendungen" i.S. des § 8 Abs. 2 Satz 4 EStG - Kein allgemeines Korrespondenzprinzip beim Ansatz auf Arbeitgeberseite und auf Arbeitnehmerseite

Leitsätze

Im Rahmen der Fahrtenbuchmethode sind die Gesamtkosten jedenfalls dann periodengerecht anzusetzen, wenn der Arbeitgeber die Kosten des von ihm überlassenen Kfz in seiner Gewinnermittlung dementsprechend erfassen muss.

Tenor

Die Revision des Beklagten gegen das Urteil des Finanzgerichts Berlin Brandenburg vom 11. Dezember 2013 9 K 9224/10 wird als unbegründet zurückgewiesen.

Die Kosten des Revisionsverfahrens hat der Beklagte zu tragen.

Tatbestand
1

I. Streitig ist, wie der geldwerte Vorteil aus einer PKW-Überlassung bei Anwendung der Fahrtenbuchmethode zu ermitteln ist, wenn der Arbeitgeber eine Leasingsonderzahlung erbracht hat.

2

Die Klägerin und Revisionsbeklagte (Klägerin), eine GmbH, leaste einen PKW und überließ ihn ihrem Geschäftsführer, Herrn B, der am Stammkapital der Klägerin mit 9,9 % beteiligt war, auch zur privaten Nutzung. Die Klägerin ermittelte im Streitjahr (2005) den geldwerten Vorteil aus der PKW-Überlassung nach der Fahrtenbuchmethode; dabei verteilte sie die von ihr im Jahr 2005 erbrachte Leasingsonderzahlung über 15.000 EUR auf 36 Monate, die Gesamtlaufzeit des Leasingvertrags, und setzte im Streitjahr anteilig für acht Monate Kosten von 3.333 EUR an. Aufgrund der so ermittelten Gesamtkosten (25.401 EUR) ergab sich ein Kilometersatz von 1,08 EUR und dementsprechend ein sonstiger Bezug von 4.112 EUR.

3

Der Beklagte und Revisionskläger (das Finanzamt --FA--) vertrat dagegen im Anschluss an eine Lohnsteuer-Außenprüfung die Auffassung, dass bei einem Leasingfahrzeug die monatlichen Leasingraten an Stelle der Abschreibung stünden, aber die einmalige Leasingzahlung insgesamt den im Streitjahr anzusetzenden Gesamtkosten hinzuzurechnen sei. Dementsprechend ermittelte das FA einen Kilometersatz von 1,57 EUR, setzte die Privatfahrten mit 5.978,56 EUR an und gelangte zu einem nachzuversteuernden Betrag von 1.865 EUR. In Höhe der darauf entfallenden Lohnsteuer zuzüglich Solidaritätszuschlags nahm das FA die Klägerin mit Haftungsbescheid gemäß § 42d des Einkommensteuergesetzes (EStG) in Anspruch.

4

Die von der Klägerin dagegen erhobene Klage war erfolgreich. Das Finanzgericht (FG) hob mit den in Entscheidungen der Finanzgerichte (EFG) 2014, 1467 veröffentlichten Gründen den Haftungsbescheid auf, weil das FA zu Unrecht die Leasingsonderzahlung im Jahr 2005 vollständig berücksichtigt habe.

5

Das FA rügt mit der Revision die Verletzung des § 8 Abs. 2 EStG. Die Leasingsonderzahlung sei angesichts des im Lohnsteuerrecht geltenden Zufluss- und Abflussprinzips in voller Höhe im Jahr der Zahlung anstelle der Absetzung für Abnutzung (AfA) in die Gesamtkosten einzubeziehen. Eine periodengerechte Abgrenzung sehe das Lohnsteuerrecht nicht vor.

6

Das FA beantragt,

das Urteil des FG Berlin-Brandenburg vom 11. Dezember 2013 9 K 9224/10 aufzuheben und die Klage abzuweisen.

7

Die Klägerin beantragt,

die Revision des Beklagten als unzulässig zu verwerfen, hilfsweise als unbegründet zurückzuweisen.

8

Die Revision sei als unzulässig zu verwerfen, da die Revisionsbegründung nicht den Anforderungen des § 120 Abs. 3 Nr. 2 Buchst. a der Finanzgerichtsordnung (FGO) genüge. Jedenfalls sei die Revision aber unbegründet.

Entscheidungsgründe
9

II. Die zulässige Revision ist unbegründet und daher zurückzuweisen (§ 126 Abs. 2 FGO).

10

1. Die Revisionsbegründung entspricht den Anforderungen des § 120 Abs. 3 Nr. 2 Buchst. a FGO; die Revision ist daher zulässig.

11

a) Nach § 120 Abs. 3 Nr. 2 Buchst. a FGO muss die Revisionsbegründung die bestimmte Bezeichnung der Umstände enthalten, aus denen sich die Rechtsverletzung ergibt. Dementsprechend muss die erhobene Rüge eindeutig erkennen lassen, welche Norm der Revisionskläger für verletzt und aus welchen Gründen tatsächlicher und rechtlicher Art er das erstinstanzliche Urteil für unrichtig hält. Denn § 120 Abs. 3 Nr. 2 Buchst. a FGO soll das Revisionsgericht entlasten und den Revisionskläger veranlassen, Inhalt, Umfang und Zweck des Revisionsangriffs von vornherein klarzustellen. Demgemäß muss sich der Revisionskläger mit den tragenden Gründen des finanzgerichtlichen Urteils auseinandersetzen und darlegen, weshalb er diese für unrichtig hält (Senatsbeschluss vom 20. April 2010 VI R 44/09, BFHE 228, 407, BStBl II 2010, 691, m.w.N.).

12

b) Diesen Anforderungen an die Darlegung einer Rechtsverletzung wird das Vorbringen des FA noch gerecht. Es hat dargelegt, dass § 8 Abs. 2 Satz 4 EStG durch die Entscheidung des FG verletzt sei, weil es den Begriff der gesamten Kfz-Aufwendungen im Hinblick auf die Arbeitnehmerbesteuerung und das dort geltende Zufluss-/Abflussprinzip unzutreffend ausgelegt habe. Das FA hat mit dieser Begründung hinreichend deutlich gemacht, welche Gründe nach seiner Auffassung gegen eine periodengerechte Zuordnung der Leasingsonderzahlung sprechen, und insoweit noch ausreichend rechtliche und tatsächliche Gründe für seine Auffassung vorgebracht.

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2. Die Revision ist indessen unbegründet. Denn das FG hat zutreffend entschieden, dass die Leasingsonderzahlung nur zeitanteilig bei den gesamten Kfz-Aufwendungen i.S. des § 8 Abs. 2 Satz 4 EStG zu berücksichtigen ist.

14

a) Die Beteiligten gehen zu Recht übereinstimmend davon aus, dass die Überlassung eines betrieblichen PKW durch den Arbeitgeber an den Arbeitnehmer für dessen Privatnutzung zu einer Bereicherung des Arbeitnehmers und damit zu Lohnzufluss i.S. des § 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 EStG führt.

15

Nach § 8 Abs. 2 Satz 4 EStG kann der Wert nach den Sätzen 2 und 3, nämlich der Wert der privaten Nutzung eines betrieblichen Kfz zu privaten Fahrten, statt mit der 1 %-Regelung auch mit dem auf die private Nutzung und die Nutzung zu Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte entfallenden Teil der "gesamten Kraftfahrzeugaufwendungen" angesetzt werden, wenn die durch das Kfz "insgesamt entstehenden Aufwendungen" durch Belege und das Verhältnis der privaten Fahrten und der Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte zu den übrigen Fahrten durch ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nachgewiesen werden (Fahrtenbuchmethode, zuletzt Senatsurteile vom 18. Dezember 2014 VI R 75/13, BFHE 248, 336, BStBl II 2015, 670; vom 20. März 2014 VI R 35/12, BFHE 245, 192, BStBl II 2014, 643; jeweils m.w.N.).

16

b) Zu diesen insgesamt entstehenden Kfz-Aufwendungen (Gesamtkosten) gehören die Kosten, die unmittelbar dem Halten und dem Betrieb des Kfz dienen und in Zusammenhang mit dessen Nutzung typischerweise entstehen; dazu rechnen insbesondere die Kosten für Betriebsstoffe, Wartung und Reparaturen sowie die regelmäßig wiederkehrenden festen Kosten, etwa für die Haftpflichtversicherung, die Kfz-Steuer, AfA oder Leasing- und Leasingsonderzahlungen und Garagenmiete (Senatsurteil vom 14. September 2005 VI R 37/03, BFHE 211, 215, BStBl II 2006, 72, m.w.N.; Blümich/Glenk, § 8 EStG Rz 122; Pust in Littmann/ Bitz/Pust,

Das Einkommensteuerrecht, Kommentar, § 8 Rz 435; Kister in Herrmann/Heuer/Raupach, § 8 EStG Rz 101; für den gesamten Nutzungszeitraum Schmidt/Krüger, EStG, 34. Aufl., § 8 Rz 52; Steiner in Lademann, EStG, § 8 EStG Rz 117); das entsprach auch der Auffassung der Finanzverwaltung im Streitjahr wie auch noch gegenwärtig (vgl. R 31.(9) Nr. 2 Satz 8 der Lohnsteuer-Richtlinien --LStR-- 2005; R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 Satz 9 LStR 2015, H 8.1 (9-10) "Gesamtkosten" des Lohnsteuer-Handbuchs 2015).

17

c) Die zutreffende Ermittlung des geldwerten Vorteils gebietet nicht nur, die Gesamtkosten dem Grunde nach zutreffend zu erfassen, sondern auch, diese Gesamtkosten periodengerecht den jeweiligen Nutzungszeiträumen zuzuordnen. Seit jeher werden gemäß § 7 Abs. 1 EStG die Anschaffungskosten eines Fahrzeugs in der Weise berücksichtigt, dass sie über den gesamten voraussichtlichen Nutzungszeitraum des Fahrzeugs hinweg aufgeteilt werden, statt dass sie im Jahr der Rechnungsstellung oder Bezahlung in einem Betrag in die Gesamtkosten eingehen. Nichts anderes hat für die in der Gewinnermittlung zu erfassenden Mietvorauszahlungen oder Leasingsonderzahlungen zu gelten, die für einen Zeitraum von mehr als einem Jahr erbracht werden. Dies gilt jedenfalls dann, wenn der Arbeitgeber die Kosten des von ihm überlassenen Fahrzeugs in seiner Gewinnermittlung periodengerecht erfassen muss.

18

d) Entsprechend diesen Grundsätzen hat das FG zur Frage der periodengerechten Aufteilung des Aufwands i.S. des § 8 Abs. 2 Satz 4 EStG im hier gegebenen Streitfall zutreffend § 5 Abs. 5 Satz 1 Nr. 1 EStG angewandt, wonach in der Steuerbilanz für Ausgaben vor dem Abschlussstichtag auf der Aktivseite Rechnungsabgrenzungsposten anzusetzen sind, soweit sie Aufwand für eine bestimmte Zeit nach diesem Tag darstellen. Ob der den Dienstwagen überlassende Arbeitgeber im Rahmen seiner Gewinnermittlung in Bezug auf den Dienstwagen diese Gewinnermittlungsgrundsätze tatsächlich beachtet, ist unerheblich.

Maßgeblich ist vielmehr, welcher Aufwand sich bei zutreffender Anwendung gesetzlicher Bilanzierungsgrundsätze im Veranlagungszeitraum tatsächlich ergeben hätte. Denn ein allgemeines Korrespondenzprinzip besteht nicht; es gibt keine Rechtsgrundlage dafür, dass auf der Arbeitgeberseite einerseits und auf der Arbeitnehmerseite andererseits stets korrespondierende Ansätze vorzunehmen wären (vgl. Beschluss des Bundesfinanzhofs --BFH-- vom 29. März 2005 IX B 174/03, BFHE 212, 561, BStBl II 2006, 368, mit Hinweis auf die im Schrifttum dazu nahezu einhellig vertretene Auffassung).

19

aa) Zu Unrecht wendet die Revision ein, dass zum Bereich der Überschusseinkünfte zählende Lohnvorteile des Arbeitnehmers zu bewerten seien, auf die nicht die Grundsätze der Gewinnermittlung (§ 2 Abs. 2 Nr. 2 EStG) Anwendung fänden. Denn für die Bewertung der privaten Kfz-Nutzung gelten die Grundsätze der Gewinnermittlung. Im Bereich der Gewinneinkünfte gelten diese unmittelbar, weil insoweit § 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 2 EStG für die Zwecke der Gewinnermittlung die Bewertung der Nutzungsentnahme normiert.

Aber auch im Rahmen der Arbeitnehmerbesteuerung geht es um die private Nutzung eines betrieblichen Kfz; insoweit ist § 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 2 EStG zur Bewertung der privaten Nutzung nach § 8 Abs. 2 Satz 2 EStG entsprechend anzuwenden und beansprucht nach § 8 Abs. 2 Satz 4 EStG auch Geltung bei Anwendung der Fahrtenbuchmethode. Mithin sind auch auf die Bewertung des Vorteils eines zur privaten Nutzung überlassenen (betrieblichen) Dienstwagens die Grundsätze der Gewinnermittlung entsprechend anwendbar, um den Vorteil zutreffend, nämlich auch periodengerecht zu erfassen.

Dies schließt nicht aus, entsprechend den allgemeinen Grundsätzen der Gewinnermittlung, bei nur geringfügigen Beträgen auf den Ansatz eines Rechnungsabgrenzungspostens zu verzichten, wie z.B. bei Steuern und Versicherungen für einen nur aus wenigen Fahrzeugen bestehenden Fuhrpark (BFH-Beschluss vom 18. März 2010 X R 20/09, BFH/NV 2010, 1796, m.w.N.; Förster, BFH/PR 2010, 417).

20

bb) Der periodengerechten Zuordnung der Leasingsonderzahlungen steht auch nicht der Einwand der Revision entgegen, dass dadurch im Fall des Übergangs auf die 1 %-Regelung im nachfolgenden Veranlagungszeitraum die anteilige Leasingsonderzahlung unberücksichtigt bleibe. Denn Ziel aktiver Rechnungsabgrenzungsposten ist es, Ausgaben vor dem Bilanzstichtag in die Jahre zu verlagern, in die sie wirtschaftlich gehören.

Sie dienen damit der periodengerechten Erfolgsermittlung (Bauer, in: Kirchhof/Söhn/Mellinghoff, EStG, § 5 Rz F 3). Dementsprechend sind sie auch geeignet, einen dem Arbeitnehmer zugewandten Vorteil bei Anwendung der so genannten Fahrtenbuchmethode zutreffend zu bewerten, wenn der Arbeitgeber für einen geleasten oder gemieteten Dienstwagen eine Sonderzahlung geleistet hat. Darüber hinaus entspricht es der Natur der 1 %-Regelung als einer nur grob typisierenden Regelung, dass einzelne vorteilserhöhende wie vorteilsmindernde Umstände unberücksichtigt bleiben.

So führen etwa Kosten für Nachrüstungen des Dienstwagens (Senatsurteil vom 13. Oktober 2010 VI R 12/09, BFHE 231, 540, BStBl II 2011, 361) oder auch umfangreiche Reparaturen weder zu einer Erhöhung der Bemessungsgrundlage, des Bruttolistenneupreises, noch führen Erwerb und Überlassung gebrauchter Dienstwagen mit deutlich unter den Bruttolistenneupreisen liegenden Anschaffungskosten zu einer Verringerung dieser Bemessungsgrundlage.

21

cc) Die Revision kann sich schließlich auch nicht mit Erfolg auf das Senatsurteil vom 5. Mai 1994 VI R 100/93 (BFHE 174, 359, BStBl II 1994, 643) zur Behandlung von Leasingsonderzahlungen als sofort abziehbare Werbungskosten berufen. Denn die Entscheidung behandelt die Frage des Werbungskostenabzugs bei Überschusseinkünften im Anwendungsbereich des § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 7, § 7 Abs. 1 EStG, ob nämlich Anschaffungskosten eines Nutzungsrechts vorliegen. Das verneinte der erkennende Senat, weil zu den Anschaffungskosten für den Erwerb eines Nutzungsrechts keine Pachtvorauszahlungen oder Einmalzahlungen gehören; diese können gemäß § 11 Abs. 2 EStG sofort abgezogen werden. Dies gilt aber nicht für die grundsätzlich aus der Gewinnermittlung des Arbeitgebers gewonnenen gesamten Kfz-Aufwendungen i.S. des § 8 Abs. 2 Satz 4 EStG.

22

3. Die Kostenentscheidung folgt aus § 135 Abs. 2 FGO.
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BFH, 03.09.2015, VI R 27/14

Fahrtenbuchmethode; Leasingsonderzahlung - Bloß zeitanteilige Berücksichtigung einer Leasingsonderzahlung bei den "gesamten Kfz-Aufwendungen" i.S. des § 8 Abs. 2 Satz 4 EStG - Kein allgemeines Korrespondenzprinzip beim Ansatz auf Arbeitgeberseite und auf Arbeitnehmerseite

Leitsätze

Im Rahmen der Fahrtenbuchmethode sind die Gesamtkosten jedenfalls dann periodengerecht anzusetzen, wenn der Arbeitgeber die Kosten des von ihm überlassenen Kfz in seiner Gewinnermittlung dementsprechend erfassen muss.

Tenor

Die Revision des Beklagten gegen das Urteil des Finanzgerichts Berlin Brandenburg vom 11. Dezember 2013 9 K 9224/10 wird als unbegründet zurückgewiesen.

Die Kosten des Revisionsverfahrens hat der Beklagte zu tragen.

Tatbestand1

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Besprochene Kassetten als Fahrtenbuch

Fahrtenbuch - Das Finanzgericht Köln hat sich in einem Urteil vom 18.06.2015 (10 K 33/15) zur steuerlichen Anerkennung eines Fahrtenbuches in Form von besprochenen Kassetten und Excel-Tabellen geäußert.

Die aktuelle Rechtsprechung geht bislang davon aus, dass ein Fahrtenbuch ein zeitnah und in geschlossener Form geführtes Buch sein muss. Wird eine Datei mithilfe eines Computerprogramms erzeugt, genügt die Datei den steuerlichen Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nur, wenn nachträgliche Veränderungen an den zu einem früheren Zeitpunkt eingegebenen Daten nach der Funktionsweise des verwendeten Programms technisch ausgeschlossen sind oder zumindest in ihrer Reichweite in der Datei selbst dokumentiert und offen gelegt werden.

Zum Führen eines Fahrtenbuches in Form von besprochenen Kassetten stellten die Richter in der Urteilsbegründung dar, dass aus dem Wortlaut und aus dem Sinn und Zweck der Regelungen zum Fahrtenbuch folgt, dass die dem Nachweis des zu versteuernden Privatanteils (Privatfahrten einschließlich der Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte) an der Gesamtfahrleistung dienenden Aufzeichnungen eine hinreichende Gewähr für ihre Vollständigkeit und Richtigkeit bieten und mit vertretbarem Aufwand auf ihre materielle Richtigkeit hin überprüfbar sein müssen. Dazu gehört auch, dass das Fahrtenbuch zeitnah und in geschlossener Form geführt worden ist.

Die besprochenen Kassetten stellen aus nachfolgenden Gründen kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch dar:
  • Sie sind, wenn auch unter Umständen mit Schwierigkeiten verbunden, jederzeit änderbar. Die heutigen technischen Möglichkeiten erlauben es, Bänder zu verändern, ohne dass ein Bruch erkennbar ist. Die Hintergrundgeräusche verhindern dies nicht.
  • Außerdem kann jedes einzelne Band komplett neu besprochen werden.
  • Die Bänder sind nicht gegen Verlust gesichert. Hat der Steuerpflichtige versehentlich während der Fahrt ein Band gelöscht und es neu besprochen, ist dies nicht feststellbar.
  • Es ist nicht mit vertretbarem Aufwand überprüfbar, ob die Bänder „eins zu eins“ in die Excel-Tabellen übertragen wurden.
  • Nach Auffassung des erkennenden Senats ist ein nicht handschriftlich, sondern mithilfe von elektronischen Aufzeichnungen erstelltes Fahrtenbuch nur dann ordnungsgemäß, wenn die elektronische Aufzeichnung unmittelbar ausgedruckt wird.
Der Senat hat die Revision wegen grundsätzlicher Bedeutung der Frage zugelassen, welche Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch unter Berücksichtigung der technischen Entwicklung in den letzten Jahren zu stellen sind.

cpm - Steuerberater Claas-Peter Müller, Hamburg
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Besprochene Kassetten als Fahrtenbuch

Fahrtenbuch - Das Finanzgericht Köln hat sich in einem Urteil vom 18.06.2015 (10 K 33/15) zur steuerlichen Anerkennung eines Fahrtenbuches in Form von besprochenen Kassetten und Excel-Tabellen geäußert.

Die aktuelle Rechtsprechung geht bislang davon aus, dass ein Fahrtenbuch ein zeitnah und in geschlossener Form geführtes Buch sein muss. Wird eine Datei mithilfe eines Computerprogramms erzeugt, genügt die Datei den steuerlichen Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nur, wenn nachträgliche Veränderungen an den zu einem früheren Zeitpunkt eingegebenen Daten nach der Funktionsweise des verwendeten Programms technisch ausgeschlossen sind oder zumindest in ihrer Reichweite in der Datei selbst dokumentiert und offen gelegt werden.

Zum Führen eines Fahrtenbuches in Form von besprochenen Kassetten stellten die Richter in der Urteilsbegründung dar, dass aus dem Wortlaut und aus dem Sinn und Zweck der Regelungen zum Fahrtenbuch folgt, dass die dem Nachweis des zu versteuernden Privatanteils (Privatfahrten einschließlich der Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte) an der Gesamtfahrleistung dienenden Aufzeichnungen eine hinreichende Gewähr für ihre Vollständigkeit und Richtigkeit bieten und mit vertretbarem Aufwand auf ihre materielle Richtigkeit hin überprüfbar sein müssen. Dazu gehört auch, dass das Fahrtenbuch zeitnah und in geschlossener Form geführt worden ist.

Die besprochenen Kassetten stellen aus nachfolgenden Gründen kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch dar:
  • Sie sind, wenn auch unter Umständen mit Schwierigkeiten verbunden, jederzeit änderbar. Die heutigen technischen Möglichkeiten erlauben es, Bänder zu verändern, ohne dass ein Bruch erkennbar ist. Die Hintergrundgeräusche verhindern dies nicht.
  • Außerdem kann jedes einzelne Band komplett neu besprochen werden.
  • Die Bänder sind nicht gegen Verlust gesichert. Hat der Steuerpflichtige versehentlich während der Fahrt ein Band gelöscht und es neu besprochen, ist dies nicht feststellbar.
  • Es ist nicht mit vertretbarem Aufwand überprüfbar, ob die Bänder „eins zu eins“ in die Excel-Tabellen übertragen wurden.
  • Nach Auffassung des erkennenden Senats ist ein nicht handschriftlich, sondern mithilfe von elektronischen Aufzeichnungen erstelltes Fahrtenbuch nur dann ordnungsgemäß, wenn die elektronische Aufzeichnung unmittelbar ausgedruckt wird.
Der Senat hat die Revision wegen grundsätzlicher Bedeutung der Frage zugelassen, welche Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch unter Berücksichtigung der technischen Entwicklung in den letzten Jahren zu stellen sind.

cpm - Steuerberater Claas-Peter Müller, Hamburg

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Angaben zur Fahrt im Fahrtenbuch

Welche Angaben muss ein Fahrtenbuch enthalten?

Folgende Angaben muss ein Fahrtenbuch zwingend enthalten. Bei einigen Berufsgruppen kann es Erleichterungen geben.
  • Datum der Fahrt,
  • die Angabe der Uhrzeit ist nicht erforderlich;
  • Ausgangspunkt und Reiseziel;
  • Reisezweck, d. h. aufgesuchter Kunde/Geschäftspartner oder Gegenstand der dienstlichen Verrichtung (z. B. „Post holen“);
  • Angabe der Kilometerstände zu Beginn und Ende jeder einzeln zu erfassenden Fahrt sowie die gefahrenen Kilometer in den einzelnen Spalten,
    • keine gerundeten Kilometerangaben,
    • die Angabe der gefahrenen Kilometer ist nicht ausreichend, die Kilometerstände am Beginn und am Ende der Fahrt sind zwingend mit anzugeben;
  • Art der Fahrt (Wohnung–Arbeits-/Betriebsstätte, Privat, Beruflich/Betrieblich),
    • bei Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb reicht ein kurzer Vermerk;
    • bei Privatfahrten genügt die Angabe der Kilometer;
  • Reiseroute bei Umwegen.

Was ist eine Fahrt? Ist jeder Streckenabschnitt ein separater Eintrag?

Grundsätzlich sind Angaben zu jeder einzelnen Fahrt zu erstellen. Mehrere Teilabschnitte einer einheitlichen beruflichen Reise können zu einer zusammengefassten Eintragung verbunden werden, wenn die einzelnen aufgesuchten Kunden oder Geschäftspartner im Fahrtenbuch in der zeitlichen Reihenfolge des Besuchs aufgeführt werden.

Beispiel: Ein Außendienstmitarbeiter fährt beginnend von der Firma seines Arbeitgebers über die Bundesstraße B8 und die Autobahn A92 nach München. Auf dieser Fahrtstrecke besucht er nacheinander verschiedene Kunden seines Arbeitgebers. Diese Teilabschnitte können zu einer Eintragung verbunden werden.
Wird kein Kunde oder Geschäftspartner aufgesucht, ist der konkrete Gegenstand der dienstlichen Verrichtung (wie z. B. der Besuch einer bestimmten Behörde, einer Filiale oder einer Baustelle) anzugeben (zur Genauigkeit der Angabe s. unten „Abkürzungen“).

Hinweis: Wird die einheitliche berufliche Reise aber durch eine private Verwendung des Fahrzeugs unterbrochen, ist der Eintrag für die bis dahin durchgeführte Reise mit Kilometerangabe abzuschließen. Es folgt ein neuer Eintrag für die private Nutzung mit sämtlichen Angaben (insbesondere Beginn-Kilometer und End-Kilometer). Anschließend folgt nochmals ein neuer Eintrag, wenn die berufliche Reise wieder fortgesetzt wird.

Wie sind Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte zu behandeln?

Auch die Fahrt zwischen Wohnung und Arbeits- bzw. Betriebsstätte stellt eine berufliche bzw. betriebliche Nutzung dar. Allerdings sind diese Fahrten getrennt aufzuzeichnen, da für diese Fahrten ein Abzugsverbot gilt.

Die Kosten sind lediglich in Höhe der Entfernungspauschale für eine Fahrt je Arbeitstag abzugsfähig. Der Differenzbetrag zwischen den tatsächlich entstandenen (durch Fahrtenbuch ermittelten) Kosten und der Entfernungspauschale wird dem Gewinn hinzugerechnet.

Zu beachten ist, dass nur die Fahrt von der Wohnung zur regelmäßigen Arbeits- bzw. Betriebsstätte der Abzugsbeschränkung unterliegt. Jeder kann nach neuester, geänderter Rechtsprechung nur eine regelmäßige Arbeits-/ Betriebsstätte haben. Fahrten zu weiteren Arbeits-/ Betriebsstätten unterliegen dieser Abzugsbeschränkung nicht und sollten daher mit entsprechendem Vermerk unter berufliche/betriebliche Fahrten erfasst werden.

Wann liegt eine regelmäßige Arbeitsstätte (Arbeitnehmer) vor?

Eine regelmäßige Arbeitsstätte ist der Mittelpunkt der dauerhaft angelegten beruflichen Tätigkeit. Der Mittelpunkt der Tätigkeit ergibt sich regelmäßig aus der Dauerhaftigkeit der organisatorischen Zuordnung zu einem Ort, auch wenn man für längere Zeit an einem anderen Ort abgeordnet/tätig wird.

Für die regelmäßige Arbeitsstätte (Arbeitnehmer) muss es sich dabei um eine ortsfeste Einrichtung des Arbeitgebers handeln. Die betriebliche Einrichtung eines Kunden des Arbeitgebers ist unabhängig von der Dauer der dortigen Tätigkeit keine regelmäßige Arbeitsstätte des Arbeitnehmers.

Wird ein Arbeitnehmer jedoch vom Arbeitnehmerverleiher (Arbeitgeber) für die gesamte Dauer seines Arbeitsverhältnisses dem Entleiher überlassen oder mit dem Ziel der späteren Anstellung beim Entleiher eingestellt, liegt nach Verwaltungsmeinung sofort beim Entleiher eine regelmäßige Arbeitsstätte vor.

Hinweis: Ab 2014 wird der Begriff der „regelmäßigen Arbeitsstätte“ durch den neuen Begriff der „ersten Tätigkeitsstätte“ ersetzt. Es kann höchstens eine „erste Tätigkeitsstätte“ je Dienstverhältnis geben. Hierbei handelt sich um eine ortsfeste Tätigkeitsstätte, so dass Schiffe oder Fahrzeuge nicht hierunter fallen. Weiterhin kann es sich auch um eine Arbeitsstätte eines Dritten handeln, die dem Arbeitnehmer zugewiesen wird, so dass z. B. hierunter in Fällen der Leiharbeit die Arbeitsstätte des Dritten fällt. Das häusliche Arbeitszimmer soll keine erste Tätigkeitsstätte darstellen können. Der Arbeitnehmer muss der Tätigkeitsstätte mit einer gewissen Dauerhaftigkeit zugeordnet sein.

Bei Unsicherheiten, ob sich bei Ihnen hierdurch ab 2014 Änderungen ergeben, sprechen Sie uns gerne an.

Wann liegt eine regelmäßige Betriebsstätte (Unternehmer) vor?

Eine Betriebsstätte erfordert, dass der Unternehmer eine gewisse, nicht nur vorübergehende Verfügungsmacht über die von ihm genutzte Geschäftseinrichtung oder Anlage hat. Das setzt voraus, dass der Steuerpflichtige eine Rechtsposition innehat, die ihm ohne seine Mitwirkung nicht mehr ohne Weiteres entzogen oder die ohne seine Mitwirkung nicht ohne Weiteres verändert werden kann

Alleinige Verfügungsmacht ist nicht ausschlaggebend. Es genügt auch eine sog. Mitverfügungsmacht. Die bloße Mitbenutzung von Räumen und Einrichtungen begründet aber für sich genommen ebenso wenig eine Betriebsstätte wie das bloße Tätigwerden in den Räumlichkeiten des Vertragspartners, selbst wenn die Tätigkeit über mehrere Jahre hinweg erbracht wird.

Hinweis: Sprechen Sie uns an, wenn Sie unsicher sind, ob in Ihrem konkreten Fall eine Betriebsstätte vorliegt.

Liegt eine Betriebsstätte bei der Wohnung des Unternehmers, liegt dennoch eine Fahrt Wohnung–Betriebsstätte mit Abzugsbeschränkung vor, wenn die Betriebsstätte am Wohnort eine nicht trennbare bauliche Einheit mit dem Wohnteil bildet und der Wohnteil den Gesamtcharakter des Gebäudes prägt.

Wie detailliert müssen Reiseziel und Ausgangspunkt angegeben werden?

Die Angabe des Ausgangspunkts der jeweiligen Fahrt ist notwendig. Eine Abkürzung z. B. „F“ für „eigene Firma“ ist jedoch ausreichend.

Das Reiseziel muss grundsätzlich als Angabe des Kunden mit Ort, Straße und Hausnummer erfolgen. Insbesondere dann, wenn der Kunde mit mehreren Filialen im Ortsgebiet vertreten ist (z. B. bei Supermarktketten). Im Ausnahmefall kann das Fahrziel durch Angabe des Namens des Kunden ausreichend bezeichnet werden, wenn sich hierdurch das Fahrziel eindeutig bestimmen lässt. Zu weiteren Erleichterungen bei Berufsgeheimnisträgern s. unten.

Hinweis: Wenn Sie dem Fahrtenbuch ein Verzeichnis Ihrer Kunden beifügen, aus dem die detaillierten Angaben ersichtlich sind, dürfen Sie anstelle der ausführlichen Angaben im Fahrtenbuch auch Kürzel verwenden.

Was ist als Reisezweck anzugeben?

Der aufgesuchte Kunde ist anzugeben (siehe auch „Abkürzungen“). Wird kein Kunde aufgesucht, ist kurz zu beschreiben was Anlass der Fahrt war (z. B. „Post“, „Kauf Büromaterial“). Bei Privatfahrten ist abgesehen von der Kennzeichnung als „privat“ hier keine weitere Angabe nötig.

Müssen die Gesamtkilometer zu Beginn und Ende angegeben werden?

Die unterschiedlichen Finanzgerichte sind sich uneinig, ob sowohl die Angabe der Beginn-Kilometer als auch der End-Kilometer zwingend notwendig sind. Einig sind sich die Gerichte, dass auf jeden Fall die Angabe der End-Kilometer zwingen ist.

Hinweis: Wir raten dringend dazu, beide Angaben zu machen. Nur so kann sicher die Ordnungsmäßigkeit des Fahrtenbuchs sichergestellt werden.

Warum müssen auch die gefahrenen Kilometer angegeben werden?

Damit das Verhältnis der gesamten Fahrten zueinander mit vertretbarem Aufwand festgestellt werden kann, sind zu den einzelnen Arten (Privat, beruflich/betrieblich) jeweils Entfernungsangaben in Kilometer anzugeben.

Ist die Verwendung von Abkürzungen zugelassen?

Die erforderlichen Angaben müssen sich dem Fahrtenbuch selbst entnehmen lassen. Ein Verweis auf ergänzende Unterlagen ist nur zulässig, wenn der geschlossene Charakter des Fahrtenbuchs dadurch nicht beeinträchtigt wird und diese Unterlagen selbst nicht weiter ergänzungsbedürftig sind.

Abkürzungen oder Zeichen, die aus sich heraus verständlich sind, oder sich aus einer beigefügten Aufstellung, die nicht weiter ergänzungsbedürftig ist, ergeben, dürfen verwendet werden. Sie dürfen verwendet werden für häufiger aufgesuchte Fahrtziele, Kunden oder regelmäßig wiederkehrende Reisezwecke.

Bloße Ortsangaben reichen nur dann aus, wenn sich der aufgesuchte Kunde/Geschäftspartner aus der Ortsangabe zweifelsfrei ergibt.

Werden regelmäßig dieselben Kunden aufgesucht kann zusammengefasst für Reiseziel, Reisezweck und aufgesuchtem Geschäftspartner vereinfacht jeweils zu Beginn und Ende der Fahrten Datum und Kilometerstand sowie die Nummern der aufgesuchten Geschäftspartner aufgezeichnet werden. Das Kundenverzeichnis ist dem Fahrtenbuch beizufügen.

Kann bei nur einem Kunden auf die Kundenangabe verzichtet werden?

Nein. Auf die Angabe der aufgesuchten Kunden/Geschäftspartner kann auch dann nicht verzichtet werden, wenn es nur einen einzigen gibt.

Gibt es Erleichterungen für Vielfahrer?

Ja, es gibt Erleichterungen für Vielfahrer bei den Aufzeichnungen im Fahrtenbuch.

Vielfahrer sind: Handelsvertreter, Kurierdienstfahrer, Automatenlieferanten und andere Steuerpflichtige, die regelmäßig aus betrieblichen/beruflichen Gründen große Strecken mit mehreren unterschiedlichen Reisezielen zurücklegen.

Folgende Angaben sind notwendig: Zu Reisezweck, Reiseziel und aufgesuchtem Geschäftspartner ist anzugeben, welche Kunden an welchem Ort besucht wurden.

Erleichterung: Angaben zu den Entfernungen zwischen den verschiedenen Orten sind nur bei größerer Differenz zwischen direkter Entfernung und tatsächlich gefahrenen Kilometern erforderlich.

Gibt es Erleichterungen für Berufsgeheimnisträger (Ärzte, Anwälte etc.)?

Auch von Berufsgeheimnisträgern sind die gleichen Anforderungen beim Führen des Fahrtenbuchs zu erfüllen, die an andere Steuerpflichtige gestellt werden. § 203 StGB erlaubt nach herrschender Meinung eine Geheimnisoffenbarung, wenn berechtigte Interessen des Berufsgeheimnisträgers vorliegen. Der Nachweis für das Besteuerungsverfahren ist ein solches berechtigtes Interesse, zumal das Besteuerungsverfahren durch das Steuergeheimnis geschützt ist. Das Fahrtenbuch wird in der Praxis jedoch nicht immer unter Verschluss gehalten werden. Ggf. können andere Personen Einsicht erhalten, was insofern strafbar wäre. Es wird daher strengstens empfohlen, die Angaben zu den Patienten/Mandanten – soweit sie seine Identifizierung ermöglichen (Name, Adresse) – nicht in Klarschrift, sondern verschlüsselt (z. B. durch Mandanten-/Patienten-Nummer) in das Fahrtenbuch einzutragen, und das Verzeichnis – aus dem sich die verschlüsselten Personendaten ersehen lassen – getrennt hiervon für das Besteuerungsverfahren aufzubewahren.

Gibt es Erleichterungen für Taxifahrer?

Bei Fahrten eines Taxifahrers im sog. Pflichtfahrgebiet ist es in Bezug auf Reisezweck, Reiseziel und aufgesuchtem Geschäftspartner ausreichend, täglich zu Beginn und Ende der Gesamtheit dieser Fahrten den Kilometerstand anzugeben mit der Angabe „Taxifahrten im Pflichtfahrgebiet” o. Ä. Wurden Fahrten durchgeführt, die über dieses Gebiet hinausgehen, kann auf die genaue Angabe des Reiseziels nicht verzichtet werden.

Gibt es Erleichterungen für Fahrlehrer?

Für Fahrlehrer ist es ausreichend, in Bezug auf Reisezweck, Reiseziel und aufgesuchten Geschäftspartner „Lehrfahrten”, „Fahrschulfahrten” o. Ä. anzugeben.

Darf man ein Fahrtenbuch handschriftlich führen?

Ein handschriftliches Fahrtenbuch ist zulässig. Es muss aber auch für andere lesbar sein. Es genügt nicht, dass der Steuerpflichtige selbst seine Aufzeichnungen lesen kann.

cpm - Steuerberater Claas-Peter Müller, Hamburg
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Angaben zur Fahrt im Fahrtenbuch

Welche Angaben muss ein Fahrtenbuch enthalten?

Folgende Angaben muss ein Fahrtenbuch zwingend enthalten. Bei einigen Berufsgruppen kann es Erleichterungen geben.
  • Datum der Fahrt,
  • die Angabe der Uhrzeit ist nicht erforderlich;
  • Ausgangspunkt und Reiseziel;
  • Reisezweck, d. h. aufgesuchter Kunde/Geschäftspartner oder Gegenstand der dienstlichen Verrichtung (z. B. „Post holen“);
  • Angabe der Kilometerstände zu Beginn und Ende jeder einzeln zu erfassenden Fahrt sowie die gefahrenen Kilometer in den einzelnen Spalten,
    • keine gerundeten Kilometerangaben,
    • die Angabe der gefahrenen Kilometer ist nicht ausreichend, die Kilometerstände am Beginn und am Ende der Fahrt sind zwingend mit anzugeben;
  • Art der Fahrt (Wohnung–Arbeits-/Betriebsstätte, Privat, Beruflich/Betrieblich),
    • bei Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb reicht ein kurzer Vermerk;
    • bei Privatfahrten genügt die Angabe der Kilometer;
  • Reiseroute bei Umwegen.

Was ist eine Fahrt? Ist jeder Streckenabschnitt ein separater Eintrag?

Grundsätzlich sind Angaben zu jeder einzelnen Fahrt zu erstellen. Mehrere Teilabschnitte einer einheitlichen beruflichen Reise können zu einer zusammengefassten Eintragung verbunden werden, wenn die einzelnen aufgesuchten Kunden oder Geschäftspartner im Fahrtenbuch in der zeitlichen Reihenfolge des Besuchs aufgeführt werden.

Beispiel: Ein Außendienstmitarbeiter fährt beginnend von der Firma seines Arbeitgebers über die Bundesstraße B8 und die Autobahn A92 nach München. Auf dieser Fahrtstrecke besucht er nacheinander verschiedene Kunden seines Arbeitgebers. Diese Teilabschnitte können zu einer Eintragung verbunden werden.Wird kein Kunde oder Geschäftspartner aufgesucht, ist der konkrete Gegenstand der dienstlichen Verrichtung (wie z. B. der Besuch einer bestimmten Behörde, einer Filiale oder einer Baustelle) anzugeben (zur Genauigkeit der Angabe s. unten „Abkürzungen“).

Hinweis: Wird die einheitliche berufliche Reise aber durch eine private Verwendung des Fahrzeugs unterbrochen, ist der Eintrag für die bis dahin durchgeführte Reise mit Kilometerangabe abzuschließen. Es folgt ein neuer Eintrag für die private Nutzung mit sämtlichen Angaben (insbesondere Beginn-Kilometer und End-Kilometer). Anschließend folgt nochmals ein neuer Eintrag, wenn die berufliche Reise wieder fortgesetzt wird.

Wie sind Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte zu behandeln?

Auch die Fahrt zwischen Wohnung und Arbeits- bzw. Betriebsstätte stellt eine berufliche bzw. betriebliche Nutzung dar. Allerdings sind diese Fahrten getrennt aufzuzeichnen, da für diese Fahrten ein Abzugsverbot gilt.

Die Kosten sind lediglich in Höhe der Entfernungspauschale für eine Fahrt je Arbeitstag abzugsfähig. Der Differenzbetrag zwischen den tatsächlich entstandenen (durch Fahrtenbuch ermittelten) Kosten und der Entfernungspauschale wird dem Gewinn hinzugerechnet.

Zu beachten ist, dass nur die Fahrt von der Wohnung zur regelmäßigen Arbeits- bzw. Betriebsstätte der Abzugsbeschränkung unterliegt. Jeder kann nach neuester, geänderter Rechtsprechung nur eine regelmäßige Arbeits-/ Betriebsstätte haben. Fahrten zu weiteren Arbeits-/ Betriebsstätten unterliegen dieser Abzugsbeschränkung nicht und sollten daher mit entsprechendem Vermerk unter berufliche/betriebliche Fahrten erfasst werden.

Wann liegt eine regelmäßige Arbeitsstätte (Arbeitnehmer) vor?

Eine regelmäßige Arbeitsstätte ist der Mittelpunkt der dauerhaft angelegten beruflichen Tätigkeit. Der Mittelpunkt der Tätigkeit ergibt sich regelmäßig aus der Dauerhaftigkeit der organisatorischen Zuordnung zu einem Ort, auch wenn man für längere Zeit an einem anderen Ort abgeordnet/tätig wird.

Für die regelmäßige Arbeitsstätte (Arbeitnehmer) muss es sich dabei um eine ortsfeste Einrichtung des Arbeitgebers handeln. Die betriebliche Einrichtung eines Kunden des Arbeitgebers ist unabhängig von der Dauer der dortigen Tätigkeit keine regelmäßige Arbeitsstätte des Arbeitnehmers.

Wird ein Arbeitnehmer jedoch vom Arbeitnehmerverleiher (Arbeitgeber) für die gesamte Dauer seines Arbeitsverhältnisses dem Entleiher überlassen oder mit dem Ziel der späteren Anstellung beim Entleiher eingestellt, liegt nach Verwaltungsmeinung sofort beim Entleiher eine regelmäßige Arbeitsstätte vor.

Hinweis: Ab 2014 wird der Begriff der „regelmäßigen Arbeitsstätte“ durch den neuen Begriff der „ersten Tätigkeitsstätte“ ersetzt. Es kann höchstens eine „erste Tätigkeitsstätte“ je Dienstverhältnis geben. Hierbei handelt sich um eine ortsfeste Tätigkeitsstätte, so dass Schiffe oder Fahrzeuge nicht hierunter fallen. Weiterhin kann es sich auch um eine Arbeitsstätte eines Dritten handeln, die dem Arbeitnehmer zugewiesen wird, so dass z. B. hierunter in Fällen der Leiharbeit die Arbeitsstätte des Dritten fällt. Das häusliche Arbeitszimmer soll keine erste Tätigkeitsstätte darstellen können. Der Arbeitnehmer muss der Tätigkeitsstätte mit einer gewissen Dauerhaftigkeit zugeordnet sein.

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elektronische Fahrtenbücher

Ein in Papierform geführtes Fahrtenbuch muss gebunden sein, damit kein unbemerkter Austausch von Blättern möglich ist. Nachträgliche Abänderungen, Streichungen und Ergänzungen müssen als solche kenntlich werden.

Hinweis: Eine Loseblattsammlung von Papierblättern stellt daher kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch dar.

Sind elektronisch geführte Fahrtenbücher erlaubt?

Für elektronische Fahrtenbücher ist eine in sich geschlossene Form notwendig. Die geschlossene Form erfordert Eintragungen, die geordnet im fortlaufenden zeitlichen Zusammenhang erfolgen. Außerdem müssen nachträgliche Einfügungen oder Veränderungen ausgeschlossen sein, oder zumindest deutlich als solche in ihrer Reichweite bei gewöhnlicher Einsichtnahme dokumentiert sein. Diese Dokumentation der Reichweite der Änderung dürfte sich auch darauf beziehen, wann die Änderung erfolgt ist. Die Dokumentation der Änderungen muss bei der sog. bildlichen Wiedergabe, egal ob auf Bildschirm oder Papierdruck unmittelbar für das menschliche Auge erkennbar sein. Falls Änderungen ohne Dokumentation möglich sind, ist das Fahrtenbuch selbst dann nicht ordnungsgemäß, wenn die Eintragungen unmittelbar im Anschluss an die jeweilige Fahrt vorgenommen werden.

Die Dokumentation der Änderung könnte dergestalt erfolgen, dass auf der bildlichen Wiedergabe zunächst die verworfenen Daten durchgestrichen dargestellt werden und darunter der veränderte Datensatz mit Zusatzangabe des Änderungszeitpunkts angegeben wird.

Hinweis: Ein in Excel geführtes Fahrtenbuch ist nicht ordnungsgemäß, da es keine in sich geschlossene Form hat und dadurch manipulationsfähig ist.

Dürfen Daten nachträglich ergänzt werden?

Angaben zu Art, Zweck/Kunden, Ziel und Kilometerangaben der Fahrten dürfen nicht nachträglich ohne Dokumentation änderbar sein. Falls diese Angaben nicht zeitnah aufgezeichnet werden, hilft auch eine spätere Ergänzung anhand eines handschriftlichen Tageskalenders nicht.

cpm - Steuerberater Claas-Peter Müller, Hamburg
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elektronische Fahrtenbücher

Ein in Papierform geführtes Fahrtenbuch muss gebunden sein, damit kein unbemerkter Austausch von Blättern möglich ist. Nachträgliche Abänderungen, Streichungen und Ergänzungen müssen als solche kenntlich werden.

Hinweis: Eine Loseblattsammlung von Papierblättern stellt daher kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch dar.

Sind elektronisch geführte Fahrtenbücher erlaubt?

Für elektronische Fahrtenbücher ist eine in sich geschlossene Form notwendig. Die geschlossene Form erfordert Eintragungen, die geordnet im fortlaufenden zeitlichen Zusammenhang erfolgen. Außerdem müssen nachträgliche Einfügungen oder Veränderungen ausgeschlossen sein, oder zumindest deutlich als solche in ihrer Reichweite bei gewöhnlicher Einsichtnahme dokumentiert sein. Diese Dokumentation der Reichweite der Änderung dürfte sich auch darauf beziehen, wann die Änderung erfolgt ist. Die Dokumentation der Änderungen muss bei der sog. bildlichen Wiedergabe, egal ob auf Bildschirm oder Papierdruck unmittelbar für das menschliche Auge erkennbar sein. Falls Änderungen ohne Dokumentation möglich sind, ist das Fahrtenbuch selbst dann nicht ordnungsgemäß, wenn die Eintragungen unmittelbar im Anschluss an die jeweilige Fahrt vorgenommen werden.

Die Dokumentation der Änderung könnte dergestalt erfolgen, dass auf der bildlichen Wiedergabe zunächst die verworfenen Daten durchgestrichen dargestellt werden und darunter der veränderte Datensatz mit Zusatzangabe des Änderungszeitpunkts angegeben wird.

Hinweis: Ein in Excel geführtes Fahrtenbuch ist nicht ordnungsgemäß, da es keine in sich geschlossene Form hat und dadurch manipulationsfähig ist.

Dürfen Daten nachträglich ergänzt werden?

Angaben zu Art, Zweck/Kunden, Ziel und Kilometerangaben der Fahrten dürfen nicht nachträglich ohne Dokumentation änderbar sein. Falls diese Angaben nicht zeitnah aufgezeichnet werden, hilft auch eine spätere Ergänzung anhand eines handschriftlichen Tageskalenders nicht.

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Fahrtenbuch

Für welche Arbeitnehmer lohnt sich ein Fahrtenbuch?

Sofern es vom Arbeitgeber nicht arbeitsvertraglich vorgeschrieben ist, lohnt sich das Führen eines Fahrtenbuchs für Arbeitnehmer bei
  • einem niedrigen Anteil der Privatfahrten,
  • einem hohen Listenpreis des Fahrzeugs.

Wie kann ein Unternehmer Fahrzeugkosten steuerlich berücksichtigen?

Im Gegensatz zu Arbeitnehmern ist für Unternehmer die Wahl zwischen 1 %-Regelung und Fahrtenbuch nur für Fahrzeuge anwendbar, die zu mehr als 50 % betrieblich genutzt werden. Dabei zählen zur betrieblichen Nutzung auch Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte sowie Familienheimfahrten bei doppelter Haushaltsführung.

Beträgt die berufliche/betriebliche Nutzung des Fahrzeugs bis zu 50 %, ist ein Fahrtenbuch nicht notwendig. Hier reichen dann vereinfachte Nachweise für die betriebliche Nutzung aus. Als Nachweise für die Glaubhaftmachung kommen Reisekostenaufstellungen, Abrechnungsunterlagen (z.B. gegenüber Auftraggebern) sowie Eintragungen in Terminkalendern in Betracht.

Wird bei mehr als 50 % betrieblich genutzten Fahrzeugen kein (ordnungsgemäßes) Fahrtenbuch geführt, kommt zwangsläufig die 1 %-Methode zur Anwendung, falls nicht ausnahmsweise glaubhaft gemacht werden kann, dass die Privatnutzung des Fahrzeugs ausgeschlossen ist.

Hinweis: Beträgt die betriebliche Nutzung weniger als 10 %, ist das Fahrzeug Teil des Privatvermögens. Angesetzt werden kann eine pauschale von 0,30 € pro gefahrenem Kilometer. Hierfür sind die betrieblich veranlassten Fahrten aufzuzeichnen. Daneben ist die Entfernungspauschale für Fahrten zur Arbeit ansetzbar.

Ein lückenloses Fahrtenbuch ist hierfür nicht erforderlich.

Wie ist das Fahrtenbuch zu führen?

Für jedes Fahrzeug ist ein eigenes Fahrtenbuch zu führen. Das Fahrtenbuch ist für jeweils ein Jahr zu führen (ggf. bei vom Wirtschaftsjahr abweichendem Kalenderjahr abweichend). Wird ein Fahrzeug im Laufe eines Jahres erworben, verkauft oder stillgelegt, verkürzt sich der Zeitraum entsprechend.

Eine gesetzliche Definition der Anforderungen an ein Fahrtenbuch gibt es nicht. Die gefestigte Rechtsprechung hat jedoch festgelegt, dass ein Fahrtenbuch
  1. zeitnah,
  2. in einer gebundenen oder jedenfalls in sich geschlossenen Form,
  3. mit Angabe zu jeder Fahrt zu führen ist
  4. und dass es lesbar sein muss.

Ein Fahrtenbuch ist zeitnah zu führen

Das Fahrtenbuch muss so zeitnah wie möglich geführt werden, im Regelfall sind die Eintragungen spätestens am Ende eines jeden Tages vorzunehmen. Bei zu großem zeitlichem Abstand entfällt die Ordnungsmäßigkeit, so dass es vom Finanzamt nicht mehr anerkannt wird. Es reicht auch nicht aus, dass die Fahrten tagsüber auf Zettel, abends als Zwischenerfassung in einer Excel-Tabelle erfasst und das Fahrtenbuch erst am Wochenende geführt wird.

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Fahrtenbuch

Für welche Arbeitnehmer lohnt sich ein Fahrtenbuch?

Sofern es vom Arbeitgeber nicht arbeitsvertraglich vorgeschrieben ist, lohnt sich das Führen eines Fahrtenbuchs für Arbeitnehmer bei
  • einem niedrigen Anteil der Privatfahrten,
  • einem hohen Listenpreis des Fahrzeugs.

Wie kann ein Unternehmer Fahrzeugkosten steuerlich berücksichtigen?

Im Gegensatz zu Arbeitnehmern ist für Unternehmer die Wahl zwischen 1 %-Regelung und Fahrtenbuch nur für Fahrzeuge anwendbar, die zu mehr als 50 % betrieblich genutzt werden. Dabei zählen zur betrieblichen Nutzung auch Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte sowie Familienheimfahrten bei doppelter Haushaltsführung.

Beträgt die berufliche/betriebliche Nutzung des Fahrzeugs bis zu 50 %, ist ein Fahrtenbuch nicht notwendig. Hier reichen dann vereinfachte Nachweise für die betriebliche Nutzung aus. Als Nachweise für die Glaubhaftmachung kommen Reisekostenaufstellungen, Abrechnungsunterlagen (z.B. gegenüber Auftraggebern) sowie Eintragungen in Terminkalendern in Betracht.

Wird bei mehr als 50 % betrieblich genutzten Fahrzeugen kein (ordnungsgemäßes) Fahrtenbuch geführt, kommt zwangsläufig die 1 %-Methode zur Anwendung, falls nicht ausnahmsweise glaubhaft gemacht werden kann, dass die Privatnutzung des Fahrzeugs ausgeschlossen ist.

Hinweis: Beträgt die betriebliche Nutzung weniger als 10 %, ist das Fahrzeug Teil des Privatvermögens. Angesetzt werden kann eine pauschale von 0,30 € pro gefahrenem Kilometer. Hierfür sind die betrieblich veranlassten Fahrten aufzuzeichnen. Daneben ist die Entfernungspauschale für Fahrten zur Arbeit ansetzbar.

Ein lückenloses Fahrtenbuch ist hierfür nicht erforderlich.

Wie ist das Fahrtenbuch zu führen?

Für jedes Fahrzeug ist ein eigenes Fahrtenbuch zu führen. Das Fahrtenbuch ist für jeweils ein Jahr zu führen (ggf. bei vom Wirtschaftsjahr abweichendem Kalenderjahr abweichend). Wird ein Fahrzeug im Laufe eines Jahres erworben, verkauft oder stillgelegt, verkürzt sich der Zeitraum entsprechend.

Eine gesetzliche Definition der Anforderungen an ein Fahrtenbuch gibt es nicht. Die gefestigte Rechtsprechung hat jedoch festgelegt, dass ein Fahrtenbuch

  1. zeitnah,
  2. in einer gebundenen oder jedenfalls in sich geschlossenen Form,
  3. mit Angabe zu jeder Fahrt zu führen ist
  4. und dass es lesbar sein muss.

Ein Fahrtenbuch ist zeitnah zu führen

Das Fahrtenbuch muss so zeitnah wie möglich geführt werden, im Regelfall sind die Eintragungen spätestens am Ende eines jeden Tages vorzunehmen. Bei zu großem zeitlichem Abstand entfällt die Ordnungsmäßigkeit, so dass es vom Finanzamt nicht mehr anerkannt wird. Es reicht auch nicht aus, dass die Fahrten tagsüber auf Zettel, abends als Zwischenerfassung in einer Excel-Tabelle erfasst und das Fahrtenbuch erst am Wochenende geführt wird.

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BFH, 20.3.2014, VI R 35/12

Wechsel zur Fahrtenbuchmethode
1. Die Fahrtenbuchmethode bestimmt den Wert der Privatnutzung als Anteil an den gesamten Fahrzeugaufwendungen und an der gesamten Fahrleistung des Fahrzeugs.
2. Die Fahrtenbuchmethode ist nur dann zu Grunde zu legen, wenn der Arbeitnehmer das Fahrtenbuch für den gesamten Veranlagungszeitraum führt, in dem er das Fahrzeug nutzt; ein unterjähriger Wechsel von der 1 %-Regelung zur Fahrtenbuchmethode für dasselbe Fahrzeug ist nicht zulässig.
BStBl 2014 Teil II Seite 643
Vorinstanz: FG Münster vom 27. April 2012, 4 K 3589/09 E (EFG 2012, 1450)

Hintergrund
1

I. Streitig ist, ob der Arbeitnehmer hinsichtlich der Besteuerung seiner privaten Dienstwagennutzung von der 1 %-Regelung zur Fahrtenbuchmethode auch im laufenden Kalenderjahr wechseln kann.

2

Der Kläger und Revisionskläger (Kläger) war im Streitjahr 2008 als kaufmännischer Angestellter bei der Firma C-Werke beschäftigt, die ihm einen Dienstwagen zur Verfügung gestellt hatte, den er auch privat nutzen durfte. Für dieses Fahrzeug --einen Audi-- hatte der Kläger ein Fahrtenbuch erst ab dem 1. Mai 2008 geführt, nachdem zuvor für die Monate Januar bis April der Vorteil nach der sog. 1 %-Methode angesetzt worden war. Ab dem 31. Oktober 2008 hatte der Kläger von seinem Arbeitgeber ein anderes Fahrzeug zur Verfügung, für das er dann sogleich ein Fahrtenbuch führte.

3

Der Kläger erklärte im Rahmen der Veranlagung zur Einkommensteuer als Einnahmen aus nichtselbstständiger Arbeit den vom Arbeitgeber bescheinigten Bruttoarbeitslohn. Darin waren die geldwerten Vorteile für die private Nutzung des Audi für die Monate Januar bis April nach der sog. 1 %-Methode und ab Mai nach der Fahrtenbuchmethode berechnet.

4

Der Beklagte und Revisionsbeklagte (das Finanzamt --FA--) veranlagte den Kläger zunächst erklärungsgemäß unter dem Vorbehalt der Nachprüfung. Im Anschluss an eine beim Arbeitgeber des Klägers durchgeführte Lohnsteueraußenprüfung änderte das FA allerdings den Einkommensteuerbescheid für 2008, indem es einen um 3.594 EUR höheren Arbeitslohn ansetzte. Das FA begründete dies damit, dass auch für die Monate Mai bis Oktober 2008 der Vorteil aus der Privatnutzung des Dienstwagens nach der 1 %-Methode zu berechnen sei, da nach R 8.1 Abs. 9 der Lohnsteuer-Richtlinien das Verfahren bei demselben Kraftfahrzeug während des laufenden Kalenderjahres nicht gewechselt werden dürfe.

5

Die dagegen erhobene Klage hat das Finanzgericht (FG) aus den in Entscheidungen der Finanzgerichte 2012, 1450 veröffentlichten Gründen abgewiesen und die Revision zugelassen.

6

Der Kläger wendet sich dagegen mit der Revision und rügt eine Verletzung materiellen Rechts.

7

Er beantragt, das Urteil des FG Münster vom 27. April 2012 4 K 3589/09 E und die Einspruchsentscheidung des FA vom 18. September 2009 aufzuheben sowie den Änderungsbescheid des FA vom 21. August 2009 dahingehend zu ändern, dass die Einkommensteuer auf ... EUR herabgesetzt wird.

8

Das FA beantragt, die Revision als unbegründet zurückzuweisen.

Urteilsbegründung
9

II. Die Revision ist unbegründet und daher zurückzuweisen (§ 126 Abs. 2 der Finanzgerichtsordnung --FGO--). Das FG hat im Ergebnis zutreffend entschieden, dass ein Wechsel der Bewertungsmethode für dasselbe Fahrzeug innerhalb eines Veranlagungszeitraums nicht möglich ist.

10

1. Überlässt der Arbeitgeber einem Arbeitnehmer unentgeltlich oder verbilligt einen Dienstwagen auch zur privaten Nutzung, führt das nach der ständigen Rechtsprechung des Senats zu einem als Lohnzufluss nach § 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 des Einkommensteuergesetzes in der im Streitjahr 2008 geltenden Fassung (EStG) zu erfassenden steuerbaren Nutzungsvorteil des Arbeitnehmers. Denn der Arbeitnehmer ist um den Betrag bereichert, den er für eine vergleichbare Nutzung aufwenden müsste und den er sich durch die Überlassung des Fahrzeugs durch den Arbeitgeber erspart (vgl. zuletzt Senatsurteile vom 13. Dezember 2012 VI R 51/11, BFHE 240, 69, BStBl II 2013, 385; vom 21. März 2013 VI R 31/10, BFHE 241, 167, BStBl II 2013, 700; VI R 42/12, BFHE 241, 180, BStBl II 2013, 918; jeweils m.w.N.).

11

a) Der Wert der privaten Nutzung ist nach § 8 Abs. 2 Satz 2 EStG entsprechend § 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 2 EStG mittels der 1 %-Regelung zu ermitteln. Nach § 8 Abs. 2 Satz 4 EStG kann der Wert nach den Sätzen 2 und 3, nämlich der Wert der privaten Nutzung eines betrieblichen Kraftfahrzeugs zu privaten Fahrten, statt mit der 1 %-Regelung aber auch mit dem auf die private Nutzung und die Nutzung zu Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte entfallenden Teil der "gesamten Kraftfahrzeugaufwendungen" angesetzt werden, wenn die durch das Kraftfahrzeug "insgesamt entstehenden Aufwendungen" durch Belege und das Verhältnis der privaten Fahrten und der Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte zu den übrigen Fahrten durch ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nachgewiesen werden.

12

aa) Der Begriff des ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs i.S. des § 8 Abs. 2 Satz 4 EStG ist zwar gesetzlich nicht weiter bestimmt. Nach der Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs hat ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch aber sicherzustellen, dass der Nachweis des zu versteuernden Privatanteils an der Gesamtfahrleistung eine hinreichende Gewähr für dessen Vollständigkeit und Richtigkeit bietet und mit vertretbarem Aufwand auf seine materielle Richtigkeit hin überprüfbar ist. Deshalb muss ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch zeitnah und in geschlossener Form geführt werden, um so nachträgliche Einfügungen oder Änderungen auszuschließen oder als solche erkennbar zu machen sowie Datum, Fahrtziele und grundsätzlich auch die jeweils aufgesuchten Kunden oder Geschäftspartner oder jedenfalls den konkreten Gegenstand der dienstlichen Verrichtung aufführen (ständige Senatsrechtsprechung, zuletzt Urteile vom 1. März 2012 VI R 33/10, BFHE 236, 497, BStBl II 2012, 505; vom 13. November 2012 VI R 3/12, BFH/NV 2013, 526; Schneider, Neue Wirtschafts-Briefe 2012, 1892; jeweils m.w.N.).

13

bb) Die Fahrtenbuchmethode ist indessen nicht allein schon dann anzuwenden, wenn ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch vorgelegt wird, welches das Verhältnis der privaten Fahrten und der Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte zu den übrigen Fahrten nachweist. Denn § 8 Abs. 2 Satz 4 EStG setzt weiter voraus, dass zum einen der Wert der Privatnutzung als Teil der gesamten Kraftfahrzeugaufwendungen angesetzt wird und zum anderen, dass die durch Belege nachzuweisenden Kosten die durch das Kraftfahrzeug insgesamt entstehenden Aufwendungen umfassen. Die Fahrtenbuchmethode gründet damit auf dem Zusammenspiel der Gesamtfahrleistung durch die im Fahrtenbuch selbst vollständig dokumentierten Strecken einerseits und einer vollständigen Bemessungsgrundlage dafür andererseits, nämlich dem Ansatz der gesamten Kraftfahrzeugaufwendungen mittels belegmäßiger Erfassung der durch das Kraftfahrzeug insgesamt entstehenden Aufwendungen.

14

b) Angesichts dieser tatbestandlich vorausgesetzten Berücksichtigung der gesamten Fahrzeugaufwendungen sowie der aus der Ordnungsmäßigkeit des Fahrtenbuchs folgenden Berücksichtigung der Gesamtfahrleistung des Fahrzeugs kann der Steuerpflichtige nur dann statt der 1 %-Regelung die Fahrtenbuchmethode wählen, wenn er das Fahrtenbuch mindestens für den gesamten Veranlagungszeitraum führt, in dem er das Fahrzeug nutzt. Dies entspricht auch der von der Literatur soweit ersichtlich überwiegend vertretenen Auffassung (vgl. Blümich/Glenk, § 8 EStG Rz 136 f.; Pust in Littmann/Bitz/Pust, Das Einkommensteuerrecht, Kommentar, § 8 Rz 448; Kister in Herrmann/Heuer/ Raupach, § 8 EStG Rz 107; für den gesamten Nutzungszeitraum Schmidt/Krüger, EStG, 33. Aufl., § 8 Rz 54; a.A.: Paus, Steuerwarte 1996, 113; Steiner in Lademann, EStG, § 8 EStG Rz 123), die sich im Wesentlichen darauf stützt, dass allein schon aus Praktikabilitätsgesichtspunkten ein unterjähriger Methodenwechsel angesichts der aufzuteilenden Fixkosten ausscheidet. Im Ergebnis lässt sich nur mit einer mindestens den gesamten Veranlagungszeitraum einbeziehenden Betrachtungsweise der zu versteuernde Privatanteil an der Gesamtfahrleistung nach Maßgabe der insgesamt entstehenden Aufwendungen für das Kraftfahrzeug belegen.

15

aa) Zutreffend weist das FG darauf hin, dass dieser Auffassung § 8 Abs. 2 Sätze 2 bis 4 i.V.m. § 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 2 EStG nicht entgegenstehen, auch wenn dort jeweils auf den Kalendermonat bezogene Werte zu Grunde gelegt werden, indem die 1 %-Regelung für jeden Kalendermonat 1 % des inländischen Listenpreises ansetzt und die 0,03 %-Regelung jeweils einen auf den Kalendermonat bezogenen Wertzuschlag normiert. Denn der Monatsbezug regelt lediglich den Zuflusszeitpunkt des Nutzungsvorteils. Der Nutzungsvorteil, der schon in der Überlassung des Kraftfahrzeugs selbst begründet ist (Senatsurteile in BFHE 241, 167, BStBl II 2013, 700; in BFHE 241, 180, BStBl II 2013, 918; jeweils m.w.N.), wird damit nicht einmalig mit dem gesamten Wert im Zeitpunkt der Überlassung des Kraftfahrzeugs, sondern zeitanteilig erfasst. Der Vorteil ist für Zwecke des Lohnsteuerabzugs monatlich mit 1 % und nicht jährlich mit 12 % oder dem noch höheren Wert des gesamten Zeitraums der voraussichtlichen Nutzungsüberlassung anzusetzen.

16

bb) Der Senat verkennt dabei nicht, dass die 1 %-Regelung eine nur grob typisierende Regelung darstellt, die alternativ zur Fahrtenbuchmethode hinzutritt. Sie ist jedoch gerade im Hinblick auf dieses Wahlrecht trotz dieser grob typisierenden Form als verfassungsrechtlich unbedenklich zu beurteilen (Senatsurteil in BFHE 240, 69, BStBl II 2013, 385, m.w.N.). Denn einem Steuerpflichtigen bleibt es unbenommen, statt der grob typisierenden 1 %-Regelung die Fahrtenbuchmethode von vornherein zu wählen oder für den folgenden Veranlagungszeitraum dazu überzugehen.

17

2. Nach Maßgabe dieser Rechtsgrundsätze hat das FG im Ergebnis zutreffend die Klage abgewiesen und den Arbeitslohn des Klägers aus der Überlassung des Dienstwagens zur auch privaten Nutzung für die Monate Mai bis Oktober 2008 zutreffend nach der 1 %-Regelung bewertet.
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BFH, 20.3.2014, VI R 35/12

Wechsel zur Fahrtenbuchmethode1. Die Fahrtenbuchmethode bestimmt den Wert der Privatnutzung als Anteil an den gesamten Fahrzeugaufwendungen und an der gesamten Fahrleistung des Fahrzeugs.2. Die Fahrtenbuchmethode ist nur dann zu Grunde zu legen, wenn der Arbeitnehmer das Fahrtenbuch für den gesamten Veranlagungszeitraum führt, in dem er das Fahrzeug nutzt; ein unterjähriger Wechsel von der 1 %-Regelung zur Fahrtenbuchmethode für dasselbe Fahrzeug ist nicht zulässig.BStBl 2014 Teil II Seite 643Vorinstanz: FG Münster vom 27. April 2012, 4 K 3589/09 E (EFG 2012, 1450)

Hintergrund1

I. Streitig ist, ob der Arbeitnehmer hinsichtlich der Besteuerung seiner privaten Dienstwagennutzung von der 1 %-Regelung zur Fahrtenbuchmethode auch im laufenden Kalenderjahr wechseln kann.

2

Der Kläger und Revisionskläger (Kläger) war im Streitjahr 2008 als kaufmännischer Angestellter bei der Firma C-Werke beschäftigt, die ihm einen Dienstwagen zur Verfügung gestellt hatte, den er auch privat nutzen durfte. Für dieses Fahrzeug --einen Audi-- hatte der Kläger ein Fahrtenbuch erst ab dem 1. Mai 2008 geführt, nachdem zuvor für die Monate Januar bis April der Vorteil nach der sog. 1 %-Methode angesetzt worden war. Ab dem 31. Oktober 2008 hatte der Kläger von seinem Arbeitgeber ein anderes Fahrzeug zur Verfügung, für das er dann sogleich ein Fahrtenbuch führte.

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Poolfahrzeuge

Aufgrund der neuen Regelungen des Reisekostenrechts zum 01.01.2014 und der neuen BFH-Rechtsprechung müssen auch Veränderungen hinsichtlich der Nutzung von Poolfahrzeugen beachtet werden.

Liegen für Arbeitnehmer keine erste Tätigkeitsstätte vor oder ist durch den Arbeitgeber kein Sammelpunkt für das regelmäßige Einfinden der Arbeitnehmer festgelegt worden, brauchen die Fahrten mit dem Dienstfahrzeug zwischen Wohnung und Betriebsstätte bzw. Sammelpunkt nicht mit einem Privatanteil besteuert werden.

Zum Nachweis, dass keine Privatfahrten durchgeführt werden, sollte jedoch ein Fahrtenbuch für jedes Fahrzeug geführt werden.

Das Führen von Fahrtenbücher ist nicht zwingend, wenn Poolfahrzeuge benutzt werden, die private Nutzung der Dienstfahrzeuge untersagt wurde und nachgewiesen werden kann, dass dieses private Nutzungsverbot auch wirklich überwacht und eingehalten wird.

Bei Poolfahrzeugen, sollte dargelegt werden, dass nach Beendigung der Dienstfahrten die Fahrzeuge und die Fahrzeugschlüssel wieder abgegeben werden. Sollten betriebsbedingt, die Fahrzeuge vereinzelt mit nach Hause genommen werden dürfen, um am nächsten Morgen schneller den Dienst antreten zu können, sollte die betriebliche Veranlassung dieser Maßnahmen nachgewiesen werden.

cpm - Steuerberater Claas-Peter Müller, Hamburg
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Poolfahrzeuge

Aufgrund der neuen Regelungen des Reisekostenrechts zum 01.01.2014 und der neuen BFH-Rechtsprechung müssen auch Veränderungen hinsichtlich der Nutzung von Poolfahrzeugen beachtet werden.

Liegen für Arbeitnehmer keine erste Tätigkeitsstätte vor oder ist durch den Arbeitgeber kein Sammelpunkt für das regelmäßige Einfinden der Arbeitnehmer festgelegt worden, brauchen die Fahrten mit dem Dienstfahrzeug zwischen Wohnung und Betriebsstätte bzw. Sammelpunkt nicht mit einem Privatanteil besteuert werden.

Zum Nachweis, dass keine Privatfahrten durchgeführt werden, sollte jedoch ein Fahrtenbuch für jedes Fahrzeug geführt werden.

Das Führen von Fahrtenbücher ist nicht zwingend, wenn Poolfahrzeuge benutzt werden, die private Nutzung der Dienstfahrzeuge untersagt wurde und nachgewiesen werden kann, dass dieses private Nutzungsverbot auch wirklich überwacht und eingehalten wird.

Bei Poolfahrzeugen, sollte dargelegt werden, dass nach Beendigung der Dienstfahrten die Fahrzeuge und die Fahrzeugschlüssel wieder abgegeben werden. Sollten betriebsbedingt, die Fahrzeuge vereinzelt mit nach Hause genommen werden dürfen, um am nächsten Morgen schneller den Dienst antreten zu können, sollte die betriebliche Veranlassung dieser Maßnahmen nachgewiesen werden.

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ausgewählte Detailfragen Fahrtenbuch

  1. Jeder Streckenabschnitt ist separat zu erfassen.
  2. Kundenbesuche in ununterbrochener Reihenfolge können zusammengefasst werden. Die Kunden müssen jedoch alle einzeln in chronologischer Reihenfolge aufgeführt werden.
  3. Wird die berufliche Reise durch einen privaten Abschnitt unterbrochen, muss dieser Abschnitt separat erfasst werden.
  4. Reiseziel muss mit Namen des Kunden, Ort, Straße, Hausnummer gekennzeichnet sein (Ziel muss eindeutig bestimmt/genannt werden)
  5. Als Anlass ist der Zweck darzulegen (Beratungsgespräch, Kauf Büromaterial...)
  6. Die Streckenlänge muss genau ermittelbar sein. Der BFH hält es für ausreichend, den Endkilometerstand zu nennen (BFH, 09.11.2005, VI R 27/05, 01.03.2012, VI R 33/10). Ich empfehle jedoch Anfangs- und Endbestand aufzuschreiben.
  7. Abkürzungen dürfen verwendet werden, wenn die Erläuterung sich aus dem Fahrtenbuch ergibt.
  8. Erleichterungen für Vielfahrer (Handelsvertreter, Kurierfahrer) siehe BMF-Schreiben, 18.11.2009
    Auszug:
    a) Handelsvertreter, Kurierdienstfahrer, Automatenlieferanten und andere Steuerpflichtige, die regelmäßig aus betrieblichen/beruflichen Gründen große Strecken mit mehreren unterschiedlichen Reisezielen zurücklegen:

    Zu Reisezweck, Reiseziel und aufgesuchtem Geschäftspartner ist anzugeben, welche Kunden an welchem Ort besucht wurden. Angaben zu den Entfernungen zwischen den verschiedenen Orten sind nur bei größerer Differenz zwischen direkter Entfernung und tatsächlich gefahrenen Kilometern erforderlich. 26


    b) Taxifahrer, Fahrlehrer:

    Bei Fahrten eines Taxifahrers im sog. Pflichtfahrgebiet ist es in Bezug auf Reisezweck, Reiseziel und aufgesuchtem Geschäftspartner ausreichend, täglich zu Beginn und Ende der Gesamtheit dieser Fahrten den Kilometerstand anzugeben mit der Angabe „Taxifahrten im Pflichtfahrgebiet" o. ä. Wurden Fahrten durchgeführt, die über dieses Gebiet hinausgehen, kann auf die genaue Angabe des Reiseziels nicht verzichtet werden. Für Fahrlehrer ist es ausreichend, in Bezug auf Reisezweck, Reiseziel und aufgesuchten Geschäftspartner „Lehrfahrten", „Fahrschulfahrten" o. ä. anzugeben.

    Werden regelmäßig dieselben Kunden aufgesucht, wie z. B. bei Lieferverkehr, und werden die Kunden mit Name und (Liefer-)Adresse in einem Kundenverzeichnis unter einer Nummer geführt, unter der sie später identifiziert werden können, bestehen keine Bedenken, als Erleichterung für die Führung eines Fahrtenbuches zu Reiseziel, Reisezweck und aufgesuchtem Geschäftspartner jeweils zu Beginn und Ende der Lieferfahrten Datum und Kilometerstand sowie die Nummern der aufgesuchten Geschäftspartner aufzuzeichnen. Das Kundenverzeichnis ist dem Fahrtenbuch beizufügen.

    Für die Aufzeichnung von Privatfahrten genügen jeweils Kilometerangaben; für Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte genügt jeweils ein kurzer Vermerk im Fahrtenbuch.
Zu weiteren Detailfragen stehe gern persönlich zur Verfügung.

cpm - Steuerberater Claas-Peter Müller, Hamburg
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ausgewählte Detailfragen Fahrtenbuch

  1. Jeder Streckenabschnitt ist separat zu erfassen.
  2. Kundenbesuche in ununterbrochener Reihenfolge können zusammengefasst werden. Die Kunden müssen jedoch alle einzeln in chronologischer Reihenfolge aufgeführt werden.
  3. Wird die berufliche Reise durch einen privaten Abschnitt unterbrochen, muss dieser Abschnitt separat erfasst werden.
  4. Reiseziel muss mit Namen des Kunden, Ort, Straße, Hausnummer gekennzeichnet sein (Ziel muss eindeutig bestimmt/genannt werden)
  5. Als Anlass ist der Zweck darzulegen (Beratungsgespräch, Kauf Büromaterial...)
  6. Die Streckenlänge muss genau ermittelbar sein. Der BFH hält es für ausreichend, den Endkilometerstand zu nennen (BFH, 09.11.2005, VI R 27/05, 01.03.2012, VI R 33/10). Ich empfehle jedoch Anfangs- und Endbestand aufzuschreiben.
  7. Abkürzungen dürfen verwendet werden, wenn die Erläuterung sich aus dem Fahrtenbuch ergibt.
  8. Erleichterungen für Vielfahrer (Handelsvertreter, Kurierfahrer) siehe BMF-Schreiben, 18.11.2009
    Auszug:
    a) Handelsvertreter, Kurierdienstfahrer, Automatenlieferanten und andere Steuerpflichtige, die regelmäßig aus betrieblichen/beruflichen Gründen große Strecken mit mehreren unterschiedlichen Reisezielen zurücklegen:

    Zu Reisezweck, Reiseziel und aufgesuchtem Geschäftspartner ist anzugeben, welche Kunden an welchem Ort besucht wurden. Angaben zu den Entfernungen zwischen den verschiedenen Orten sind nur bei größerer Differenz zwischen direkter Entfernung und tatsächlich gefahrenen Kilometern erforderlich. 26


    b) Taxifahrer, Fahrlehrer:

    Bei Fahrten eines Taxifahrers im sog. Pflichtfahrgebiet ist es in Bezug auf Reisezweck, Reiseziel und aufgesuchtem Geschäftspartner ausreichend, täglich zu Beginn und Ende der Gesamtheit dieser Fahrten den Kilometerstand anzugeben mit der Angabe „Taxifahrten im Pflichtfahrgebiet" o. ä. Wurden Fahrten durchgeführt, die über dieses Gebiet hinausgehen, kann auf die genaue Angabe des Reiseziels nicht verzichtet werden. Für Fahrlehrer ist es ausreichend, in Bezug auf Reisezweck, Reiseziel und aufgesuchten Geschäftspartner „Lehrfahrten", „Fahrschulfahrten" o. ä. anzugeben.

    Werden regelmäßig dieselben Kunden aufgesucht, wie z. B. bei Lieferverkehr, und werden die Kunden mit Name und (Liefer-)Adresse in einem Kundenverzeichnis unter einer Nummer geführt, unter der sie später identifiziert werden können, bestehen keine Bedenken, als Erleichterung für die Führung eines Fahrtenbuches zu Reiseziel, Reisezweck und aufgesuchtem Geschäftspartner jeweils zu Beginn und Ende der Lieferfahrten Datum und Kilometerstand sowie die Nummern der aufgesuchten Geschäftspartner aufzuzeichnen. Das Kundenverzeichnis ist dem Fahrtenbuch beizufügen.

    Für die Aufzeichnung von Privatfahrten genügen jeweils Kilometerangaben; für Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte genügt jeweils ein kurzer Vermerk im Fahrtenbuch.
Zu weiteren Detailfragen stehe gern persönlich zur Verfügung.

cpm - Steuerberater Claas-Peter Müller, Hamburg
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ordnungsgemäßes Fahrtenbuch

Der BFH hat in einem Urteil (09.11.2005, VI R 27/05) festgestellt, unter welchen Voraussetzungen ein Fahrtenbuch als ordnungsgemäß gilt.

Ein Fahrtenbuch muss eine hinreichende Gewährt auf Vollständigkeit und Richtigkeit liefern und es muss mit einem vertretbaren Aufwand auf seine Richtigkeit überprüfbar sein.

Der BFH schrieb hierzu in seiner Begründung: "... Der Begriff des ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs ist gesetzlich nicht näher bestimmt. Aus dem Wortlaut und aus dem Sinn und Zweck der Regelung folgt allerdings, dass die dem Nachweis des zu versteuernden Privatanteils (Privatfahrten einschließlich der Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte) an der Gesamtfahrleistung dienenden Aufzeichnungen eine hinreichende Gewähr für ihre Vollständigkeit und Richtigkeit bieten und mit vertretbarem Aufwand auf ihre materielle Richtigkeit hin überprüfbar sein müssen ..."

Weiter heißt es: "... Danach erfüllt ein "Fahrten"-Buch als Eigenbeleg des Fahrzeugführers begrifflich die Aufgabe, über die mit einem Fahrzeug unternommenen Fahrten Rechenschaft abzulegen. Da die dabei zu führenden Aufzeichnungen eine "buch"-förmige äußere Gestalt aufweisen sollen, verlangt der allgemeine Sprachgebrauch des Weiteren, dass die erforderlichen Angaben in einer gebundenen oder jedenfalls in einer in sich geschlossenen Form festgehalten werden müssen, die nachträgliche Einfügungen oder Veränderungen ausschließt oder zumindest deutlich als solche erkennbar werden lässt. Lose Notizzettel können daher schon in begrifflicher Hinsicht kein "Fahrtenbuch" sein ..."

Das Fahrtenbuch muss also zeitnah geführt werden, lesbar sein und in einer gebundenen, in sich geschlossenen Form geführt werden.

In einem weiteren Urteil (16.03.2006, VI R 87/04) konkretisiert der BFH seine Ausführungen hinsichtlich der notwendigen Angaben im Fahrtenbuch. In seinen Leitsätzen stellt er dar:
  1. Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch muss grundsätzlich zu den beruflichen Reisen Angaben zum Datum, zum Reiseziel, zum aufgesuchten Kunden oder Geschäftspartner bzw. zum Gegenstand der dienstlichen Verrichtung und zu dem bei Abschluss der Fahrt erreichten Gesamtkilometerstand des Fahrzeugs enthalten.
  2. Mehrere Teilabschnitte einer einheitlichen beruflichen Reise können miteinander zu einer zusammenfassenden Eintragung verbunden werden, wenn die einzelnen aufgesuchten Kunden oder Geschäftspartner im Fahrtenbuch in der zeitlichen Reihenfolge aufgeführt werden.
  3. Der Übergang von der beruflichen Nutzung zur privaten Nutzung des Fahrzeugs ist im Fahrtenbuch durch Angabe des bei Abschluss der beruflichen Fahrt erreichten Gesamtkilometerstands zu dokumentieren.
  4. Die erforderlichen Angaben müssen sich dem Fahrtenbuch selbst entnehmen lassen. Ein Verweis auf ergänzende Unterlagen ist nur zulässig, wenn der geschlossene Charakter der Fahrtenbuchaufzeichnungen dadurch nicht beeinträchtigt wird.
Konkret lassen sich aus den Urteilen jedoch Handlungsempfehlungen nicht ableiten. Denn was heißt "zeitnah"? Zu empfehlen ist die tägliche Aufzeichnung. Die wöchentliche Erfassung der Fahrten reicht nach bestehender Rechtsprechung zumindest nicht aus. Fehler oder Verschreibungen sollten leserlich durchgestrichen und mit der Berichtigung versehen werden. Somit ist die Nachvollziehbarkeit des Fahrtenbuches gesichert. Nachträgliche "Manipulationen" können so nicht vorgeworfen werden können. Alle vorgenommenen Änderungen/Korrekturen/Berichtigungen müssen sofort nachvollziehbar sein. Dies gilt auch für elektronisch geführte Fahrtenbücher

Bei elektronischen Fahrtenbüchern ist es wichtig, dass diese nicht manipulierbar sind. Excel-Tabellen sind nicht ausreichend (BFH, 16.11.2005, VI R 64/04). In den Leitsätzen formulierte der BFH folgendes hierzu: "... Eine mit Hilfe eines Computerprogramms erzeugte Datei genügt den Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nur dann, wenn nachträgliche Veränderungen an den zu einem früheren Zeitpunkt eingegebenen Daten nach der Funktionsweise des verwendeten Programms technisch ausgeschlossen sind oder in ihrer Reichweite in der Datei selbst dokumentiert und offen gelegt werden ..."
Der BFH entschied in einem Urteil (01.03.2012, VI R 33/10), dass fehlende Angaben im Fahrtenbuch wie z.B. Kundenname und Grund der Fahrt durch Kombination mit einem Terminkalender trotzdem die Ordnungsmäßigkeit des Fahrtenbuchs nach sich ziehen, da alle Angaben im Fahrtenbuch zu erfassen sind. Die formulierte der BFH wie folgt: "... Zutreffend versteht das FG (Anm.: FG Berlin-Brandenburg vom 14. April 2010 12 K 12047/09) daher zwar die Rechtsprechung des Senats dahin, dass trotz kleinerer Mängel ein Fahrtenbuch ordnungsgemäß sein kann, wenn das Fahrtenbuch noch eine hinreichende Gewähr für die Vollständigkeit und Richtigkeit der dort getroffenen Angaben bietet und der Nachweis des zu versteuernden privaten Anteils an der Gesamtfahrleistung des Dienstwagens möglich ist. Dem FG ist allerdings nicht darin zu folgen, dass diesen Voraussetzungen schon dann genügt ist, wenn eine nachträgliche Manipulation hinsichtlich der gefahrenen Kilometer deshalb ausgeschlossen ist, weil die Grundaufzeichnungen im handschriftlich geführten Fahrtenbuch insoweit zeitnah vorgenommen sind und keine Lücken aufweisen. Denn ein Fahrtenbuch gibt erst dann im gebotenen Umfang ohne die Möglichkeit nachträglicher Manipulation hinreichend Aufschluss über die Fahrten, wenn nicht nur die Anzahl der gefahrenen Kilometer in Form der zurückgelegten Strecke selbst, sondern auch die Anfangs- und Endpunkte der Fahrten hinreichend konkret benannt sind. Denn ohne diese Angaben ließe sich allenfalls die an den jeweiligen Tagen gefahrene Strecke ersehen und der Umkreis bestimmen, in dem sich das Fahrzeug aufgehalten haben könnte, ohne aber beurteilen zu können, welchem Zweck die jeweiligen Fahrten gedient haben. Daraus ergibt sich zugleich, dass entgegen der Auffassung des FG es nicht ausreicht, diese fehlenden Angaben nachträglich in einer eigenständigen Auflistung zusammenzustellen. Denn die für ein Fahrtenbuch essenziellen Angaben sind dort selbst zu machen und nicht in einer weiteren und nachträglich erstellten Auflistung. Daher ist es für den Streitfall insoweit auch unerheblich, dass diese nachträglich erstellte Auflistung auf dem vom Geschäftsführer geführten eigenen Tageskalender gründet ...)
cpm - Steuerberater Claas-Peter Müller, Hamburg

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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ordnungsgemäßes Fahrtenbuch

Der BFH hat in einem Urteil (09.11.2005, VI R 27/05) festgestellt, unter welchen Voraussetzungen ein Fahrtenbuch als ordnungsgemäß gilt.

Ein Fahrtenbuch muss eine hinreichende Gewährt auf Vollständigkeit und Richtigkeit liefern und es muss mit einem vertretbaren Aufwand auf seine Richtigkeit überprüfbar sein.

Der BFH schrieb hierzu in seiner Begründung: "... Der Begriff des ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs ist gesetzlich nicht näher bestimmt. Aus dem Wortlaut und aus dem Sinn und Zweck der Regelung folgt allerdings, dass die dem Nachweis des zu versteuernden Privatanteils (Privatfahrten einschließlich der Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte) an der Gesamtfahrleistung dienenden Aufzeichnungen eine hinreichende Gewähr für ihre Vollständigkeit und Richtigkeit bieten und mit vertretbarem Aufwand auf ihre materielle Richtigkeit hin überprüfbar sein müssen ..."

Weiter heißt es: "... Danach erfüllt ein "Fahrten"-Buch als Eigenbeleg des Fahrzeugführers begrifflich die Aufgabe, über die mit einem Fahrzeug unternommenen Fahrten Rechenschaft abzulegen. Da die dabei zu führenden Aufzeichnungen eine "buch"-förmige äußere Gestalt aufweisen sollen, verlangt der allgemeine Sprachgebrauch des Weiteren, dass die erforderlichen Angaben in einer gebundenen oder jedenfalls in einer in sich geschlossenen Form festgehalten werden müssen, die nachträgliche Einfügungen oder Veränderungen ausschließt oder zumindest deutlich als solche erkennbar werden lässt. Lose Notizzettel können daher schon in begrifflicher Hinsicht kein "Fahrtenbuch" sein ..."

Das Fahrtenbuch muss also zeitnah geführt werden, lesbar sein und in einer gebundenen, in sich geschlossenen Form geführt werden.

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