Anforderungen an ein elektronisches Fahrtenbuch

Der BFH hatte sich in einem Beschluss vom 12. Januar 2024 (VI B 37/23) zu den Anforderungen an ein elektronisches Fahrtenbuch geäußert.

In der Begründung zu dem Beschluss stellte der Senat dar, dass ein Fahrtenbuch in geschlossener Form geführt werden muss. Eine mit Hilfe eines Computerprogramms erzeugte Datei genügt diesen Anforderungen nur, wenn nachträgliche Veränderungen an den zu einem früheren Zeitpunkt eingegebenen Daten nach der Funktionsweise des verwendeten Programms technisch ausgeschlossen sind oder zumindest in ihrer Reichweite in der Datei selbst dokumentiert und offen gelegt werden. 

Mit dieser Problematik beschäftigte sich der BFH bereits wiederholt in der Vergangenheit.

In dem hiesigen Beschluss bezog sich der Senat unter anderem auf folgende Urteile:

• BFH, 16.10.2020 - VI B 13/20,
• BFH, 16.11.2005 - VI R 64/04,
• BFH, 01.03.2012 - VI R 33/10,
• BFH, 19.08.2008 - VI B 125/07,

Im Übrigen ergibt sich aus der Rechtsprechung des beschließenden Senats, dass die Anforderungen an ein Fahrtenbuch auf Papier und an ein elektronisches Fahrtenbuch nicht identisch sein können. 

So hat zum Beispiel das Erfordernis, dass nachträglich vorgenommene Änderungen in der Datei dokumentiert und offen gelegt werden müssen (BFH, 16.11.2005 - VI R 64/04), nur für ein elektronisches Fahrtenbuch Bedeutung. 

Bei einem in Papierform geführten Fahrtenbuch gibt es demgegenüber keine "Datei" in dem vorgenannten Sinne, sondern lediglich auf Papier festgehaltene Eintragungen (Daten). 

Auch hier müssen nachträgliche Änderungen allerdings "deutlich als solche erkennbar" sein (BFH, 16.11.2005 - VI R 64/04), so dass eine lose Ansammlung einzelner Daten (Blätter, Seiten) ohne äußeren Zusammenhang schon in begrifflicher Hinsicht kein "Fahrtenbuch" sein kann. Die hiernach erforderliche "buch"-förmige äußere Gestalt kann dabei wiederum selbstverständlich nur ein in Papierform, nicht aber ein elektronisch geführtes Fahrtenbuch aufweisen.