Über 100 Fehler, die bei einer Betriebsprüfung richtig Geld kosten können

Hier sind häufige Fehler, die bei Betriebsprüfungen durch das Finanzamt entdeckt werden können und zu Steuernachzahlungen führen können.

Die Liste ist mit Sicherheit nicht vollständig...

1. Gar keine Buchhaltung.
2. Gar keine Gewinnermittlung.
3. Gar keine Steuererklärungen.
4. Unvollständige oder ungenaue Buchführung.
5. Fehlende oder unvollständige Belege.
6. Falsche oder unvollständige Angaben in Steuererklärungen.
7. Nicht ordnungsgemäß erfasste Betriebsausgaben.
8. Fehlerhafte oder unvollständige Angaben auf den Erlösrechnungen.
9. Fehlerhafte Umsatzsteueranmeldungen.
10. Fehlerhafte oder unvollständige Angaben auf den Kostenrechnungen.
11. Falscher oder kein Umsatzsteuerausweis auf den Kostenrechnungen.
12. Fehlende oder nicht korrekte Reisekostenabrechnungen.
13. Unvollständig ausgefüllte Bewirtungsbelege.
14. Nicht erklärte Umsätze/Erlöse.
15. Nicht erklärte betriebliche Versicherungsentschädigungen.
16. Falsche Anwendung von Steuerbefreiungsvorschriften.
17. Falsche Klassifizierung von Betriebsausgaben.
18. Überschreitung von Freigrenzen und Freibeträgen.
19. Nicht ordnungsgemäß geführte Kassenbücher.
20. Kassenminusbestände.
21. fehlende Barquittungen.
22. Fehlende oder fehlerhafte Zählprotokolle.
23. Fehlende oder unvollständige Inventarlisten/Brutto-Anlagenspiegel/Wareninventuren.
24. Falsch angewendete Nutzungsdauern für die AfA-Ermittlung.
25. Falsche Bewertung von Forderungen.
26. Falsche Bewertung von Verbindlichkeiten.
27. Verwendung von falschen Umrechnungskursen bei der Erfassung der Kosten und Erträge.
28. Nicht korrekt erfasste Privatentnahmen.
29. Nicht nachgewiesene Herkunft von Privateinlagen.
30. Vermischung von Privatausgaben und Betriebsausgaben.
31. Fehlerhafte oder fehlende Lohnabrechnungen.
32. Unstimmige Lohnzahlungen zu den Lohnabrechnungen.
33. Nicht oder zu spät angemeldete Mitarbeiter.
34. unglaubwürdige steuerfreie Kostenerstattungen.
35. Fehlerhafte oder fehlende Besteuerung der Privatnutzungen.
36. Fehlerhafte Bruttolistenpreis-Ermittlung für betriebliche Fahrzeuge.
37. Unglaubwürdige oder fehlende Fahrtkostenaufstellungen.
38. fehlerhafte oder fehlende oder unglaubwürdige Zuschlagsaufzeichnungen (Nachtzuschläge, Feiertagszuschläge usw,)
39. Fehlerhafte oder fehlende Aufzeichnungen zu Pauschalbesteuerungsmöglichkeiten.
40. Fehlerhafte oder fehlende Unterlagen zu Sachleistungen.
41. Nichtbeachtung von Beherrschungsverhältnissen bei Kapitalgesellschaften.
42. Fehlerhafte Beurteilung der Sozialversicherungspflicht oder Sozialversicherungsfreiheit.
43. Fehlerhafte oder nicht erfasste Kostenübernahme für Mitarbeiter.
44. Nicht deklarierte Nebeneinkünfte.
45. Unvollständige oder fehlerhafte Angaben zu Betriebsstätten.
46. Nicht korrekt erfasste oder fehlende Wareneinkäufe.
47. Fehlende oder nichts glaubhafte Schwund- bzw. Verderb-Aufzeichnungen.
48. Fehlerhafte oder unvollständige Angaben zu Abschreibungen.
49. Nicht korrekt erfasste Rückstellungen.
50. Falsche Zinsberechnung für Forderungen.
51. Falsche Preisermittlung zwischen nahestehenden Personen.
52. Fehlerhafte oder unvollständige Angaben zu Beteiligungen.
53. Falsche Kaufpreisaufteilung bei Immobilienkäufen.
54. Nicht korrekt erfasste Zinsen und Dividenden.
55. Fehlerhafte oder unvollständige Angaben zu Verbindlichkeiten bzw. Schulden.
56. Nicht korrekt erfasste Forderungen.
57. Nicht korrekt erfasste Leasingverträge und Leasingraten.
58. Fehlerhafte oder unvollständige Angaben zu Pensionsrückstellungen.
59. Nicht korrekt erfasste Mietverträge, Mieterträge und Mietkosten.
60. Fehlerhafte oder unvollständige Angaben zu Versicherungen.
61. Nicht korrekt erfasste Subventionen.
62. Fehlerhafte oder unvollständige Angaben zu Darlehen.
63. Nicht korrekt erfasste Fremdwährungsgeschäfte.
64. Fehlerhafte oder unvollständige Angaben zu Lizenzgebühren.
65. Nicht korrekt erfasste gezahlte bzw. erhaltene Provisionen.
66. Fehlerhafte oder unvollständige Angaben zu Spenden.
67. Nicht korrekt erfasste Sponsoringverträge.
68. Fehlerhafte oder unvollständige Angaben zu Mitgliedsbeiträgen.
69. Fehlerhafte oder unvollständige Angaben zu Rücklagen.
70. Nicht korrekt erfasste Erträge aus Beteiligungen.
71. Fehlerhafte oder unvollständige Angaben zu Veräußerungsgewinnen.
72. Nicht korrekt erfasste Erträge aus Immobiliengeschäften.
73. Fehlerhafte oder unvollständige Angaben zu Erbschaften.
74. Nicht korrekt erfasste Schenkungen.
75. Fehlerhafte oder unvollständige Angaben zu Patenten.
76. Nicht korrekt erfasste Markenrechte.
77. Fehlerhafte oder unvollständige Angaben zu Urheberrechten.
78. Nicht korrekt erfasste Nutzungsrechte.
79. Fehlerhafte oder unvollständige Angaben zu Franchiseverträgen.
80. Nicht korrekt erfasste Lizenzverträge.
81. Fehlerhafte oder unvollständige Angaben zu Forschungs- und Entwicklungsaufwendungen.
82. Nicht korrekt erfasste Aufwendungen für Werbung.
83. Nicht korrekt erfasste Bewirtungskosten.
84. Fehlerhafte oder unvollständige Angaben zu Fortbildungskosten.
85. Nicht korrekt erfasste Kosten für Betriebsfeiern.
86. Fehlerhafte oder unvollständige Angaben zu Geschenken.
87. Nicht korrekt erfasste Kosten für Arbeitskleidung.
88. Fehlerhafte oder unvollständige Angaben zu Büromaterial bzw. Bürobedarf.
89. Nicht korrekt erfasste Kosten für Telekommunikation.
90. Fehlerhafte oder unvollständige Angaben zu IT-Kosten.
91. Nicht korrekt erfasste Kosten für Fuhrpark.
92. Keine korrekte Zuordnung der Fuhrparkkosten zu den Fahrzeugen.
93. Nicht korrekt erfasste Kosten für Wartung und Reparaturen des Betriebsvermögens.
94. Nicht korrekt erfasste Kosten für Energieverbrauch.
95. Fehlerhafte oder unvollständige Angaben zu Wasser- und Abwasserkosten.
96. Nicht korrekt erfasste Kosten für Abfallentsorgung.
97. Nicht korrekt erfasste Erträge aus Anlagenverkäufen.
98. Fehlerhafte oder unvollständige Angaben zu Reinigungskosten.
99. Nicht korrekt erfasste Kosten für Sicherheitsdienste.
100. Fehlerhafte oder unvollständige Angaben zu Versicherungsprämien.
101. Nicht korrekt erfasste Kosten für Rechtsberatung.
102. Fehlerhafte oder unvollständige Angaben zu Steuerberatungskosten.
103. Nicht korrekt erfasste Kosten für Wirtschaftsprüfung.
104. Fehlerhafte oder unvollständige Angaben zu Beratungskosten.
105. Nicht korrekt erfasste Kosten für Personalvermittlung.
106. Fehlerhafte oder unvollständige Angaben zu Weiterbildungskosten.
107. Nicht korrekt erfasste Kosten für Zeitarbeit.
108. Fehlerhafte oder unvollständige Angaben zu Sozialversicherungsbeiträgen.
109. Nicht korrekt erfasste Kosten für Altersvorsorge.
110. Nicht korrekt erfasste Kosten für betriebliche Versicherungen.

Welche Folgen hat das konkret?

Eine unvollständige oder ungenaue Buchführung kann erhebliche Konsequenzen für ein Unternehmen haben. Wenn Geschäftsvorfälle nicht vollständig oder korrekt erfasst werden, führt dies zu falschen Steuererklärungen. Beispielsweise könnten Einnahmen oder Ausgaben fehlen oder falsch kategorisiert sein, was zu einer fehlerhaften Darstellung der finanziellen Lage des Unternehmens führt.

Fehlende oder unvollständige Belege stellen ebenfalls ein großes Problem dar. Jede Buchung muss durch einen Beleg nachgewiesen werden. Wenn Belege fehlen oder unvollständig sind, kann das Finanzamt die entsprechenden Ausgaben nicht anerkennen, was zu Steuernachzahlungen führt. Dies kann besonders problematisch sein, wenn größere Ausgaben nicht ausreichend dokumentiert sind.

Falsche oder unvollständige Angaben in Steuererklärungen sind ein weiterer häufiger Fehler. Wenn ein Unternehmen in seiner Steuererklärung falsche Angaben macht, wie beispielsweise überhöhte Betriebsausgaben oder nicht deklarierte Einnahmen, kann dies zu einer Steuernachzahlung führen. Solche Fehler können nicht nur finanzielle Belastungen verursachen, sondern auch rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.

Nicht ordnungsgemäß erfasste Betriebsausgaben müssen korrekt dokumentiert werden. Wenn beispielsweise Reisekosten nicht korrekt abgerechnet werden, kann das Finanzamt diese Ausgaben nicht anerkennen. Dies führt dazu, dass das Unternehmen die entsprechenden Beträge nachzahlen muss, was die finanzielle Belastung erhöht.

Fehlerhafte Umsatzsteuerabrechnungen sind ebenfalls ein häufiges Problem. Wenn ein Unternehmen die Umsatzsteuer falsch berechnet oder nicht korrekt abführt, kann dies zu Steuernachzahlungen und möglicherweise auch zu Strafzahlungen führen. Eine korrekte und rechtzeitige Abrechnung der Umsatzsteuer ist daher von großer Bedeutung.

Nicht korrekt erfasste Privatentnahmen stellen ein weiteres Risiko dar. Wenn ein Unternehmer Geld oder Waren aus dem Betrieb für private Zwecke entnimmt und dies nicht korrekt erfasst, kann dies zu einer Steuernachzahlung führen, da diese Entnahmen als Einkommen gelten. Eine klare Trennung zwischen privaten und geschäftlichen Transaktionen ist daher unerlässlich.

Diese Beispiele verdeutlichen, wie wichtig eine sorgfältige und ordnungsgemäße Buchführung ist, um Fehler zu vermeiden und das Risiko von Steuernachzahlungen zu minimieren. Eine regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung der Buchhaltungsprozesse kann dazu beitragen, diese Fehler zu erkennen und zu korrigieren.

Welche Formalien sollten regelmäßig in der Buchhaltung überprüft werden?

Um sicherzustellen, dass deine Buchhaltung korrekt und vollständig ist, sollten bestimmte Formalien regelmäßig überprüft werden. Hier sind einige wichtige Punkte:

• Vollständigkeit und Richtigkeit der Belege: Stelle sicher, dass alle Geschäftsvorfälle durch vollständige und korrekte Belege nachgewiesen werden. Fehlende oder unvollständige Belege können zu Problemen bei der Anerkennung von Ausgaben führen. Wenn Belege nicht vorliegen sollten, können Eigenbelege erstellt werden.
• Ordnungsgemäße Erfassung der Geschäftsvorfälle: Alle Einnahmen und Ausgaben müssen zeitnah und korrekt erfasst werden. Dies hilft, einen genauen Überblick über die finanzielle Lage des Unternehmens zu behalten.
• Korrekte Umsatzsteuerabrechnungen: Überprüfe regelmäßig, ob die Umsatzsteuer korrekt berechnet und abgeführt wurde. Fehler bei der Umsatzsteuer können zu erheblichen Steuernachzahlungen und Strafzahlungen führen.
• Abstimmung der Konten: Führe regelmäßige Abstimmungen der Bankkonten, Kassenbücher und sonstigen Konten durch, um sicherzustellen, dass alle Buchungen korrekt sind und keine Differenzen bestehen.
• Einhaltung der Aufbewahrungsfristen: Stelle sicher, dass alle Belege und Buchhaltungsunterlagen gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen aufbewahrt werden. In Deutschland beträgt die Aufbewahrungsfrist für viele geschäftliche Unterlagen neuerdings 8 Jahre.
• Korrekte Erfassung von Abschreibungen und Rückstellungen: Überprüfe, ob Abschreibungen und Rückstellungen korrekt erfasst und dokumentiert wurden. Fehler in diesen Bereichen können zu falschen Steuererklärungen führen.
• Aktualität der Buchhaltungssoftware: Stelle sicher, dass die verwendete Buchhaltungssoftware auf dem neuesten Stand ist und alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt. Veraltete Software kann zu Fehlern und Problemen bei der Buchführung führen.
• Regelmäßige Schulungen und Fortbildungen: Halte dich und dein Team über aktuelle steuerliche Vorschriften und Buchhaltungspraktiken auf dem Laufenden. Regelmäßige Schulungen und Fortbildungen helfen, Fehler zu vermeiden und die Buchhaltung effizienter zu gestalten.

Wie oft sollten die Buchhaltungsunterlagen überprüft werden?

Die Häufigkeit der Überprüfung von Buchhaltungsformalitäten hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie der Größe des Unternehmens, der Komplexität der Geschäftsvorfälle und den gesetzlichen Anforderungen. Hier sind einige allgemeine Empfehlungen:

• Tägliche Überprüfung: Kleinere Aufgaben wie die Erfassung von Geschäftsvorfällen und die Sicherstellung der Vollständigkeit von Belegen sollten täglich durchgeführt werden. Das betrifft auch die Abstimmung der Kassenbuchführung.
• Wöchentliche Überprüfung: Eine wöchentliche Überprüfung kann helfen, sicherzustellen, dass alle Buchungen korrekt sind und keine Fehler vorliegen. Dies umfasst auch die Abstimmung von Bankkonten.
• Monatliche Überprüfung: Größere Aufgaben wie die Umsatzsteuerabrechnung und die Überprüfung der Betriebsausgaben sollten monatlich durchgeführt werden. Dies hilft, Fehler frühzeitig zu erkennen und zu korrigieren.
• Quartalsweise Überprüfung: Eine quartalsweise Überprüfung der Abschreibungen, Rückstellungen und anderer komplexer Buchhaltungsbereiche kann sinnvoll sein, um sicherzustellen, dass alle Angaben korrekt sind.
• Jährliche Überprüfung: Eine umfassende Überprüfung der gesamten Buchhaltung sollte mindestens einmal jährlich erfolgen. Dies umfasst die Überprüfung aller Konten, die Einhaltung der Aufbewahrungsfristen und die Aktualität der Buchhaltungssoftware.
• Ad-hoc-Überprüfung: Bei besonderen Ereignissen wie einer Betriebsprüfung oder Änderungen in den gesetzlichen Vorschriften sollte eine zusätzliche Überprüfung durchgeführt werden.

Wie kann die Buchhaltung verbessert werden?

• Regelmäßige Buchführung: Stelle sicher, dass du deine Buchführung regelmäßig aktualisierst, idealerweise täglich oder wöchentlich. So vermeidest du, dass sich Fehler einschleichen oder wichtige Informationen verloren gehen.
• Digitale Tools nutzen: Verwende Buchhaltungssoftware, die dir hilft, deine Finanzen effizient zu verwalten. Diese Tools bieten oft Funktionen zur Automatisierung und Fehlererkennung.
• Belege sorgfältig aufbewahren: Sammle und archiviere alle Belege sorgfältig. Nutze digitale Lösungen, um Belege zu scannen und zu speichern, damit du sie leicht wiederfinden kannst.
• Fortbildung: Halte dich über aktuelle steuerliche Vorschriften und Buchhaltungspraktiken auf dem Laufenden. Besuche Seminare oder Webinare, um dein Wissen zu erweitern.
• Professionelle Hilfe in Anspruch nehmen: Ziehe in Erwägung, einen Steuerberater oder Buchhalter zu engagieren, der dir bei komplexen Buchhaltungsfragen hilft und sicherstellt, dass alles korrekt erfasst wird.
• Interne Kontrollen einführen: Implementiere interne Kontrollmechanismen, um Fehler frühzeitig zu erkennen und zu korrigieren. Dies kann regelmäßige Überprüfungen und Abstimmungen deiner Konten umfassen.
• Klarheit und Genauigkeit: Achte darauf, dass alle Buchungen klar und genau sind. Vermeide unklare oder unvollständige Einträge, die später zu Verwirrung führen könnten.
• Trennung von Privat- und Geschäftskonten: Halte deine privaten und geschäftlichen Finanzen strikt getrennt, um eine klare Übersicht zu behalten und Fehler zu vermeiden.
• Rechtzeitige Steuererklärungen: Reiche deine Steuererklärungen rechtzeitig ein, um Verzugszinsen und Strafen zu vermeiden. Plane im Voraus, um alle notwendigen Informationen rechtzeitig zu sammeln.
• Kontinuierliche Verbesserung: Überprüfe regelmäßig deine Buchhaltungsprozesse und suche nach Möglichkeiten zur Verbesserung. Feedback von Mitarbeitern und Beratern kann dabei hilfreich sein.

Welche Tipps gibt es zur Belegorganisation?

Eine gute Belegorganisation ist entscheidend für eine effiziente Buchhaltung. Hier sind einige Tipps, die dir dabei helfen können:

1. Digitale Belegerfassung: Nutze Apps oder Scanner, um Belege digital zu erfassen und zu speichern. Dies erleichtert die Suche und reduziert das Risiko, Belege zu verlieren.
2. Kategorisierung: Ordne deine Belege nach Kategorien wie z.B. Reisekosten, Büromaterial, Bewirtungskosten usw. Dies hilft dir, den Überblick zu behalten und erleichtert die Zuordnung zu den entsprechenden Konten.
3. Chronologische Ablage: Sortiere deine Belege chronologisch, entweder nach Datum oder nach Monat. So findest du schnell den richtigen Beleg, wenn du ihn benötigst.
4. Regelmäßige Überprüfung: Überprüfe regelmäßig deine Belege und stelle sicher, dass alle notwendigen Informationen vorhanden sind. Fehlende oder unvollständige Belege sollten sofort ergänzt oder korrigiert werden.
5. Ordnungssysteme nutzen: Verwende Ordner, Mappen oder digitale Ordnerstrukturen, um deine Belege systematisch zu organisieren. Beschrifte alles klar und deutlich.
6. Backup erstellen: Erstelle regelmäßig Backups deiner digitalen Belege, um Datenverlust zu vermeiden. Nutze Cloud-Speicher oder externe Festplatten für zusätzliche Sicherheit.
7. Belegpflicht beachten: Achte darauf, dass alle Belege den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Dazu gehören Angaben wie Datum, Betrag, Leistungsempfänger und Leistungsbeschreibung.
8. Automatisierung: Nutze Buchhaltungssoftware, die Belege automatisch erfasst und kategorisiert. Dies spart Zeit und reduziert das Risiko von Fehlern.
9. Trennung von privaten und geschäftlichen Belegen: Halte private und geschäftliche Belege strikt getrennt, um Verwechslungen zu vermeiden und die Übersicht zu behalten.
10. Regelmäßige Ablage: Lege Belege regelmäßig ab, idealerweise wöchentlich oder monatlich. So vermeidest du, dass sich ein großer Stapel ansammelt und die Organisation unübersichtlich wird.

Wie lange sind Buchhaltungsbelege und Unterlagen zu den Steuererklärungen aufzubewahren?

Die Aufbewahrungsfristen für Belege variieren je nach Art des Dokuments und den gesetzlichen Anforderungen. Es ist wichtig, diese Fristen einzuhalten, um bei einer Betriebsprüfung oder im Falle von Gewährleistungsansprüchen gut vorbereitet zu sein. Nutze digitale Lösungen, um Belege sicher und übersichtlich zu speichern und regelmäßig Backups zu erstellen. Hier sind einige allgemeine Richtlinien:

• 10 Jahre: Diese Frist gilt für viele geschäftliche Unterlagen, wie z.B. Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Buchungsbelege und Rechnungen.
• 6 Jahre: Für Geschäftsbriefe und sonstige steuerlich relevante Unterlagen, die nicht unter die 8-Jahres-Frist fallen.
• 2 Jahre: Für private Handwerkerrechnungen, um Gewährleistungsansprüche geltend machen zu können.
• Unbefristet: Einige Dokumente sollten dauerhaft aufbewahrt werden, wie z.B. Geburtsurkunden, Heiratsurkunden, Scheidungsbeschlüsse, und andere wichtige persönliche Dokumente.