Diese Unterlagen benötigen Sie, wenn Ihr Einzelunternehmen in eine GmbH umgewandelt werden soll

Kurz vorweg: Bei einem Einzelunternehmen gibt es in Deutschland keinen echten Formwechsel in eine GmbH nach §§ 190 ff. UmwG. Praktisch kommen stattdessen vor allem zwei Wege in Betracht: 

• Sachgründung/Einbringung des Betriebs in eine neu gegründete GmbH oder
• Ausgliederung nach dem UmwG, aber nur, wenn das Einzelunternehmen als e.K. im Handelsregister eingetragen ist. 

Das Wort „rückwirkend" meint dabei in der Praxis meist steuerliche Rückwirkung, nicht eine vollständige zivilrechtliche Rückwirkung; steuerlich kann die Einbringung unter Voraussetzungen auf einen Stichtag bis zu acht Monate zurückbezogen werden. 

Das muss fast immer notariell vorbereitet werden

1) GmbH-Gesellschaftsvertrag / Satzung / Gründungsurkunde. Der Gesellschaftsvertrag der GmbH muss notariell beurkundet werden. Wenn Sacheinlagen vereinbart werden, müssen außerdem der Gegenstand der Sacheinlage und der betroffene Geschäftsanteil bereits im Gesellschaftsvertrag sauber festgelegt sein.

2) Handelsregisteranmeldung. Die Anmeldung zum Handelsregister läuft nicht „formlos", sondern ist elektronisch in öffentlich beglaubigter Form einzureichen. Bei der GmbH-Anmeldung müssen u. a. Satzung, Gesellschafterliste und bei Sacheinlagen zusätzliche Unterlagen eingereicht werden.

3) Falls Sie den e.K.-Weg nutzen: Ausgliederungs- bzw. Spaltungs- und Übernahmevertrag. Wenn das Einzelunternehmen als e.K. eingetragen ist und Sie die Ausgliederung nach dem UmwG wählen, muss der Spaltungs- und Übernahmevertrag notariell beurkundet werden. Genau dieser Weg ist für den eingetragenen Kaufmann der sauberste, wenn Sie Gesamtrechtsnachfolge wollen, also nicht jeden einzelnen Vertrag separat übertragen möchten. 

Das sollte inhaltlich von Steuerberater und oft auch Anwalt vorbereitet werden

4) Einbringungsvertrag / Sacheinlagevertrag. Wenn Sie nicht über die Ausgliederung als e.K. gehen, braucht es typischerweise einen Einbringungsvertrag bzw. Sacheinlagevertrag. Dieser regelt ganz präzise, welche Wirtschaftsgüter, Forderungen, Verbindlichkeiten, Rechte, Marken, Domains, Kundenverträge, Lagerbestände usw. auf die GmbH übergehen. Gesetzlich ist dieser Vertrag nicht in jedem Fall selbst notariell zu beurkunden; aber er ist inhaltlich so zentral, dass er in der Praxis mindestens vom Notar und Steuerberater, bei komplexen Verhältnissen zusätzlich von einem Gesellschafts-/Vertragsrechtler vorbereitet werden sollte. Außerdem verlangt das GmbH-Recht, dass die zugrunde liegenden Verträge und der Sachgründungsbericht bei der Anmeldung eingereicht werden.

5) Sachgründungsbericht. Bei einer Sachgründung müssen die Gesellschafter einen Sachgründungsbericht erstellen. Darin ist zu erklären, warum die eingebrachten Werte angemessen sind; beim Übergang eines Unternehmens sind auch die Jahresergebnisse der letzten zwei Geschäftsjahre anzugeben. Das ist kein „Notarvertrag", aber faktisch ein Dokument, das ohne Steuerberater kaum sauber erstellt wird.

6) Steuerliche Schlussbilanz / Einbringungsbilanz / Eröffnungsbilanz. Für die steuerliche Rückwirkung und die Buchwertfortführung sind die Bilanzen der Knackpunkt. Bei UmwG-Vorgängen ist eine Schlussbilanz erforderlich; ihr Stichtag darf höchstens acht Monate vor der Anmeldung liegen. Auch bei der Sachgründung verlangt die Praxis regelmäßig eine Eröffnungsbilanz bzw. bewertungsnahe Unterlagen; das BMWK weist ausdrücklich auf die Zusammenarbeit von Notar und Steuerberater hin.

7) Antrag auf Buchwertfortführung / steuerliche Rückwirkung. Wenn Sie stille Reserven möglichst nicht aufdecken wollen, muss die Einbringung steuerlich sauber aufgesetzt werden. § 20 UmwStG erlaubt unter Voraussetzungen die Einbringung zu Buchwerten oder Zwischenwerten; außerdem kann die Übertragung steuerlich auf einen Stichtag bis zu acht Monate zurückbezogen werden. Das ist kein notarpflichtiger Vertrag, aber ganz klar ein Thema für den Steuerberater. 

Besonders wichtig für Verträge des laufenden Betriebs

8) Vertragsübernahmen und Zustimmungserklärungen. Wenn Sie über Sachgründung/Asset Deal gehen, gibt es keine Gesamtrechtsnachfolge. Das bedeutet: Laufende Verträge wie Mietvertrag, Leasing, Softwarelizenzen, Finanzierungen, Lieferantenverträge, Kundeverträge gehen oft nicht automatisch auf die GmbH über. Dafür brauchen Sie regelmäßig Vertragsübernahmen, Abtretungen, Schuldübernahmen oder Zustimmungserklärungen der jeweiligen Vertragspartner. Genau diese Unterlagen sollten meistens von einem Rechtsanwalt oder sehr erfahrenen Notar mit entworfen werden. 

Hinweis

Wenn Ihr Ziel ausdrücklich steuerschonend und mit möglichst wenig Reibungsverlusten ist, ist die erste Prüfungsfrage: Sind Sie bereits e.K. oder können Sie rechtzeitig als e.K. eingetragen werden? Wenn ja, ist die Ausgliederung oft der eleganteste Weg, weil sie die Gesamtrechtsnachfolge bietet und bei richtiger steuerlicher Gestaltung die Buchwertfortführung erleichtert. 

Wenn Sie kein e.K. sind oder werden können (weil Sie Freiberufler sind), ist meist die Sachgründung/Einbringung der praktische Weg, aber dann müssen die Einzelverträge und Zustimmungen viel sorgfältiger abgearbeitet werden.  

Was Sie also konkret vorbereiten lassen sollten

• Notar: GmbH-Satzung, Geschäftsführerbestellung, Gesellschafterliste, Spaltungsplan bzw. Spaltungs- und Übernahmevertrag, Handelsregisteranmeldungen
• Steuerberater: Schlussbilanz, steuerliche Übertragungs-/Einbringungsbilanz, Buchwertkonzept, Rückwirkungsstichtag, Entnahmen-/Einlagen-Check
• Anwalt optional, aber oft sinnvoll: Vertragsanlagen, Sonderthemen bei Mietvertrag, Finanzierung, Lizenzrechten, Datenschutz, AGB, Gewährleistungs- und Freistellungsklauseln

B.) Wenn das Unternehmen kein e.K. sein kann oder nicht rückwirkend umgewandelt werden soll

Dann ist die Ausgliederung nach UmwG nicht verfügbar. In der Praxis ist für eine schnelle rückwirkende Struktur meist die Sachgründung / Einbringung in eine neue GmbH der schnellere Weg. Der Haken: Es gibt dabei keine Gesamtrechtsnachfolge, sodass Verträge oft einzeln übertragen oder mit Zustimmung der Vertragspartner übernommen werden müssen.

Zeitachse

Was hier typischerweise zusätzlich anfällt

Weil es keine Gesamtrechtsnachfolge gibt, sollten Sie parallel eine Vertragsübernahmeliste führen:

• Mietvertrag / Untermiete
• Leasing / Darlehen / Sicherheiten
• Lieferantenrahmenverträge
• Kundenverträge
• Lizenzverträge / Software / Cloud
• Domain-, Marken-, IP-Übertragungen
• Bankkonten / Zahlungsdienstleister / KYC-Unterlagen

Genau an dieser Stelle spart ein guter Vertragsanwalt oft mehr Geld als er kostet, weil hier die meisten praktischen Brüche entstehen. 

Mein Fazit

Wenn Ihr Ziel vor allem Steuerneutralität plus rechtlich sauberer Gesamtübergang ist, ist die Ausgliederung des e.K. meist die beste Variante; sofern die e.K.-Voraussetzung vorliegt. Sie ist formeller, spart aber oft erhebliche Folgeprobleme bei Verträgen, Genehmigungen und Haftungsketten.

Wenn Sie noch kein e.K. sind und schnell handeln müssen, ist die Sachgründung oft der praktikabelste Weg. Sie ist gesellschaftsrechtlich flexibler, aber nur dann wirklich gut, wenn der Betrieb nicht an vielen zustimmungsbedürftigen Verträgen hängt.

Die Buchwerteinbringung ist kein Ersatz für die Strukturentscheidung, sondern die steuerliche Veredelung des gewählten Wegs. Sie ist besonders attraktiv, wenn hohe stille Reserven vorhanden sind und in den nächsten sieben Jahren kein Verkauf und keine aggressive Nachstrukturierung geplant ist.