Workation − über das Risiko der Begründung von Betriebsstätten im Ausland

Über das Risiko der Gründung einer Betriebsstätte und die Möglichkeiten der Risikominimierung

Das zunehmende Interesse an mobiler Arbeit, bekannt als "Work from anywhere", "Remote Work" oder "Workation", gewinnt stetig an Bedeutung. Besonders Workation, die Kombination aus Arbeit und Urlaub an einem Ort der Wahl, wird immer beliebter bei Arbeitnehmern. Bei der Implementierung solcher flexiblen Arbeitsmodelle stehen Unternehmen vor großen steuerlichen, arbeitsrechtlichen und sozialversicherungsrechtlichen Herausforderungen. 

Ein steuerliches Risiko besteht darin, dass Mitarbeiter durch ihre Tätigkeit im Ausland unbeabsichtigt eine Betriebsstätte schaffen könnten, was steuerliche Pflichten im Ausland nach sich zieht. 

Die Herausforderungen, die sich aus der Gründung einer Betriebsstätte ergeben, betreffen hauptsächlich Registrierungs- und Compliance-Anforderungen, die oft mit erheblichem administrativem Aufwand einhergehen. Dazu gehören steuerliche Registrierungen, das Einreichen von Steuererklärungen und das Beachten abweichender Fristen. Weiterhin können lohnsteuerliche, sozialversicherungsrechtliche, umsatzsteuerliche und arbeitsrechtliche Konsequenzen und Verpflichtungen entstehen. Die steuerliche Gesamtprüfung grenzüberschreitender Aktivitäten von Arbeitnehmern ist daher auch bei Workation zwingend erforderlich.

• eine feste Geschäftseinrichtung,
• eine Vertreterbetriebsstätte und
• eine Dienstleistungsbetriebsstätte.

Üblicherweise ist eine „Betriebsstätte" eine feste Geschäftseinrichtung, durch die die Geschäftstätigkeit eines Unternehmens ganz oder teilweise ausgeübt wird, hierzu ist eine gewisse Dauerhaftigkeit nötig.

Im Wesentlichen müssen folgende vier Voraussetzungen erfüllt sein:

• Geschäftseinrichtung,
• Verfügungsmacht,
• Ausüben einer unternehmerischen Tätigkeit und
• Dauerhaftigkeit („nicht nur vorübergehend").

Um als (feste) Geschäftseinrichtung zu gelten, sind nicht unbedingt Anlagen oder Büros erforderlich. Auch ein Schließfach oder ein bereitgestellter Arbeitsplatz bzw. Computer kann ausreichen. Der Begriff „fest" bezieht sich sowohl auf einen geografischen Standort als auch auf die zeitliche Kontinuität der Geschäftstätigkeit.

Workation kann vielfältig gestaltet sein. Der Arbeits- und Urlaubsort kann identisch sein, etwa wenn man stets in das eigene Ferienhaus reist und dort arbeitet. Andererseits kann der Ort auch bei jedem Mal variieren, beispielsweise beim Besuch verschiedener Verwandter im Ausland oder Aufenthalten in unterschiedlichen Hotels. Bei einem Wechsel der Orte innerhalb eines Landes während der Workation wird das Betriebsstättenrisiko in den meisten DBA-Ländern als gering bewertet, da normalerweise keine feste Geschäftseinrichtung vorliegt. Beständiges Arbeiten vom gleichen Ort aus, wie einem Ferienhaus, kann jedoch steuerlich zu anderen Konsequenzen führen, aufgrund der regelmäßigen Wiederkehr an denselben Ort.

Eine feste Geschäftseinrichtung wird für die unternehmerische Tätigkeit eines Unternehmens genutzt, wenn der Unternehmer sie über einen bestimmten Zeitraum hinweg zu geschäftlichen Zwecken verwendet. Neben den bereits genannten Bedingungen ist die Dauerhaftigkeit ein entscheidendes Kriterium für die Etablierung einer Betriebsstätte. Die Dauerhaftigkeit wird als gegeben angesehen, wenn die Aktivitäten hauptsächlich von der Betriebsstätte aus durchgeführt werden. Häufig wird ein Zeitraum von mehr als sechs Monaten angenommen, doch dient dies nur als allgemeine Richtlinie. Abhängig vom Land der Geschäftstätigkeit und den spezifischen Umständen können auch kürzere Zeiträume als dauerhaft betrachtet werden. Sind die anderen Bedingungen erfüllt, kann auch bei einer Präsenz von weniger als sechs Monaten von einer festen Geschäftseinrichtung ausgegangen werden.

Das Vorliegen einer Betriebsstätte sollte also immer im Einzelfall genau geprüft werden. Hierzu hilft es, im Vorfeld klare Richtlinien zu erstellen und die Planung und Durchführung von "Auslandseinsätzen" und Workations  zentral zu organisieren, damit hier immer der Überblick vorhanden ist. So lassen sich spätere steuerliche Risiken oder einfach nur organisatorische und administrative Aufgaben vermeiden.