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Hinweis: Der Beitrag kann aufgrund neuerer Rechtsprechung oder Gesetztesänderung nicht mehr dem aktuellen Rechtsstand entsprechen.
3 Minuten Lesezeit (556 Worte)

Rechnung - Das muss drinstehen

Die Rechnung, die Sie Ihrem Kunden stellen, ist nicht nur für Ihre Unterlagen wichtig, sondern sie ermöglicht Ihrem Kunden den Abzug der Umsatzsteuer, die Sie ihm in Rechnung gestellt haben (sog. Vorsteuer für den Kunden). 

Voraussetzung hierfür ist eine Rechnung, die alle Pflichtangaben enthält. 

Zur Erstellung einer solchen Rechnung sind Sie aufgrund des mit Ihrem Kunden geschlossenen Vertrags verpflichtet.

Dieser Beitrag zeigt Ihnen, worauf Sie bei der Rechnungslegung achten sollten.

Alles auf einen Blick: In unserem Beitrag und im Mandanten-Merkblatt sind den einzelnen Pflichtangaben der Rechnung Nummern zugeordnet. Diese Nummern finden Sie in der Muster-Rechnung am Ende des Merkblattes wieder. 

I. Pflichtangaben in der Rechnung 

1. Angabe Ihres Namens

Sie müssen als leistender Unternehmer und Rechnungsaussteller Ihren vollständigen Namen angeben. Betreiben Sie kein Einzelunternehmen, sondern führen Sie eine Personengesellschaft oder z.B. GmbH muss der Name der Gesellschaft in der Rechnung genannt werden. 

2. Angabe Ihrer Anschrift

In der Rechnung muss außerdem Ihre vollständige Geschäftsanschrift bzw. bei Gesellschaften deren Geschäftsadresse angegeben werden. Unter dieser Anschrift müssen Sie postalisch erreichbar sein; es muss nicht die Anschrift sein, unter der Sie Ihre wirtschaftliche Tätigkeit ausüben.

3. Name und Anschrift Ihres Kunden

Die Rechnung muss an Ihren Kunden gerichtet werden und dessen Namen sowie (Geschäfts-)Anschrift enthalten; denn er ist der Leistungsempfänger, der die Vorsteuer geltend machen will. Ist Ihr Kunde eine Personengesellschaft oder Kapitalgesellschaft (z. B. GmbH), muss die Rechnung an die Personen- bzw. Kapitalgesellschaft gerichtet sein.

4. Angabe der Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

In Ihrer Rechnung müssen Sie entweder Ihre Steuernummer oder Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer angegeben.

5. Rechnungsdatum

Ihre Rechnung muss ein Rechnungsdatum (Ausstellungsdatum) ausweisen. Dies ist der Tag, an dem Sie die Rechnung erstellen. 

6. Fortlaufende Rechnungsnummer

Weiterhin müssen Sie eine fortlaufende Rechnungsnummer verwenden, damit das Finanzamt sicherstellen kann, dass die Rechnung nur einmal erstellt worden ist. Statt fortlaufender Nummern können Sie auch Nummernkreise für zeitlich, organisatorisch oder geografisch abgegrenzte Bereiche bilden.

Beispiel: U fängt jedes Quartal mit der Rechnungsnummer 1 an, fügt aber je nach Quartal eine I, II, III oder IV sowie das Jahr hinzu.

7. Bezeichnung der erbrachten Leistung

Sie müssen die von Ihnen erbrachte Leistung in der Rechnung bezeichnen: 

  • Bei einer Warenlieferung müssen Sie die Art, d. h. die handelsübliche Bezeichnung, und Menge der gelieferten Waren angeben.
  • Bei einer sonstigen Leistung (Dienstleistung) müssen Sie den Umfang und die Art Ihrer Leistung konkret bezeichnen. Allgemeine Beschreibungen wie „Beratung" oder „Handwerkerarbeiten" reichen nicht aus.

Ist eine Leistungsbeschreibung in der Rechnung zu umfangreich, können Sie stattdessen in der Rechnung auf andere Geschäftsunterlagen, z. B. auf den zugrunde liegenden Vertrag, verweisen, in dem die Leistung genau beschrieben wird.

8. Zeitpunkt der Leistung

Weiterhin müssen Sie in der Rechnung den Zeitpunkt nennen, an dem Sie Ihre Leistung erbracht haben. Dabei genügt die Angabe des Monats, in dem die Leistung ausgeführt worden ist. Der Zeitpunkt der Leistung ist bei Lieferungen der Tag der Warenlieferung und bei sonstigen Leistungen wie z. B. Handwerkerleistungen der Tag der Vollendung. Erstreckte sich die Leistung über mehrere Monate oder Jahre, genügt die Angabe des gesamten Leistungszeitraums (z. B. von Mai bis Oktober 2019).

Erstellen Sie Ihre Rechnung noch am Tag Ihrer Leistung, genügt der Hinweis: „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum". Bei Lieferungen kann die Angabe des Leistungszeitpunkts nicht durch die Beifügung des Lieferscheins ersetzt werden; allerdings genügt der ausdrückliche Verweis in der Rechnung auf den Lieferschein, wenn sich aus dem Lieferschein das Lieferdatum ergibt.

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Dienstag, 18. Juni 2024

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