Rechnungsanforderungen und Vorsteuerabzug

I. Bedeutung der Rechnung für den Vorsteuerabzug 

Als Unternehmer können Sie die in Rechnung gestellte Umsatzsteuer als Vorsteuer abziehen, wenn die Leistung für Ihr Unternehmen erbracht worden ist und eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt. 

Der Vorsteuerabzug ist außerdem möglich, wenn Sie vor Leistungserbringung aufgrund einer ordnungsgemäßen Rechnung eine Anzahlung leisten.

Die Finanzämter prüfen bei Außenprüfungen oder Umsatzsteuer-Sonderprüfungen sehr gründlich, ob die Rechnungen alle Voraussetzungen für einen Vorsteuerabzug erfüllen. 

Ist dies nicht der Fall, droht eine Rückforderung der geltend gemachten Vorsteuer sowie eine Verzinsung der Steuernachzahlung pro Jahr.

II. Begriff und Form der Rechnung 

1. Begriff der Rechnung

Jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, ist eine Rechnung. Es kommt also nicht darauf an, ob dieses Dokument als Rechnung bezeichnet wird. Auch ein Vertrag kann eine Rechnung darstellen, wenn er die erforderlichen Angaben enthält (vgl. Kap. III.). Fehlen in dem Vertrag erforderliche Angaben, müssen diese in anderen Unterlagen enthalten sein, auf die im Vertrag hinzuweisen ist.

Eine Rechnung kann auch aus mehreren Dokumenten bestehen. Allerdings muss dann in einem der Dokumente das Entgelt und der hierauf entfallende Umsatzsteuerbetrag zusammengefasst angegeben werden. Zudem sind in diesem Dokument alle anderen Dokumente zu bezeichnen, aus denen sich die übrigen Pflichtangaben ergeben.

Papiere, die ausschließlich den Zahlungsverkehr betreffen (z. B. Mahnungen oder Kontoauszüge) und Lieferscheine sind hingegen keine Rechnungen.

Rechnungen können in Papierform oder per Telefax erstellt sowie elektronisch übermittelt werden.

2. Elektronische Rechnung

Elektronische Rechnungen sind z. B. Rechnungen, die per E-Mail versendet werden, wobei die Rechnung entweder direkt in der E-Mail enthalten oder aber als Word- oder PDF-Datei angehängt sein kann. Zu den elektronischen Rechnungen zählen zudem solche, die als Web-Download heruntergeladen werden können bzw. per Computer-Fax, Faxserver, DE-Mail oder E-Post übersandt werden.

Eine elektronische Übermittlung der Rechnung bedarf der Zustimmung des Leistungsempfängers. Dazu genügt ein allgemeines Einvernehmen zwischen Leistungsempfänger und Rechnungsaussteller, dass die Rechnung elektronisch übermittelt wird. Dieses Einvernehmen kann etwa aufgrund einer Rahmenvereinbarung bzw. AGB oder aber auch nachträglich durch Bezahlung der Rechnung erteilt werden. Es genügt damit sogar eine stillschweigende Handhabung.

Hinweis: Inhaltlich müssen elektronische Rechnungen die gleichen Pflichtangaben enthalten wie Papierrechnungen. Es wird also nur die Form und Übermittlung der Rechnung vereinfacht, nicht aber ihr Inhalt. 

3. Echtheit und Unversehrtheit

Der Vorsteuerabzug setzt voraus:

• die Echtheit der Rechnungs­herkunft, 
• die Unversehrtheit des Inhalts und 
• ihre Lesbarkeit (ggf. nach Konvertierung).

Hierzu müssen Sie als Leistungsempfänger anhand eines innerbetrieblichen Kontrollverfahrens sicherstellen, dass Sie nur die Rechnungen bezahlen, zu deren Bezahlung Sie verpflichtet sind. Die Anforderungen an dieses Kontrollverfahren sind allerdings nicht hoch: Sie können also ein gewöhnliches Rechnungsprüfungssystem verwenden; auch ein manueller Abgleich mit der Bestellung und ggf. dem Lieferschein genügt. Bei einer inhaltlich zutreffenden Rechnung unterstellt die Finanzverwaltung zugunsten des Unternehmers ein korrektes innerbetriebliches Kontrollverfahren.

Hinweis: Bei elektronischen Rechnungen kann der leistende Unternehmer die elektronische Rechnung mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen oder die Rechnung im Wege des EDI-Verfahrens (Elektronischer Datenaustausch gemäß den europarechtlichen Vorgaben) übermitteln. In diesem Fall werden die Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit von Gesetzes wegen unterstellt.

4. Verpflichtung zur Erstellung der Rechnung

Erbringen Sie als Unternehmer Leistungen, sind Sie aufgrund des Vertragsverhältnisses zivilrechtlich verpflichtet, eine ordnungsgemäße Rechnung auszustellen.

Andernfalls kann der Leistungsempfänger seinen Anspruch auf Erteilung einer Rechnung vor dem Zivilgericht durchsetzen. 

Zwar besteht auch aufgrund des Umsatzsteuergesetzes in der Regel eine Verpflichtung des leistenden Unternehmers zur Rechnungserteilung, bei Werklieferungen oder sonstigen Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück sogar innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung. 

Diese umsatzsteuerliche Verpflichtung ist für den Leistungsempfänger allerdings nicht einklagbar, sondern betrifft nur das Verhältnis zwischen dem leistenden Unternehmer und dem Finanzamt.