Alle Möglichkeiten der Lohnsteuerpauschalierung für Geldleistungen und Sachleistungen an Arbeitnehmer

Die Lohnsteuerpauschalierung bietet sowohl Arbeitgebern als auch Arbeitnehmern vielfältige Gestaltungsmöglichkeiten zur Optimierung der steuerlichen Belastung. 

Diese umfassende Analyse beleuchtet sämtliche Pauschalierungsoptionen für Geld- und Sachleistungen, aktuelle Änderungen durch das Jahressteuergesetz 2024 und praktische Steuersparpotenziale. 

Rechtsgrundlagen und aktuelle Rahmenbedingungen

Die gesetzliche Grundlage für die Lohnsteuerpauschalierung findet sich primär in §§ 37a, 37b und 40 EStG. 

Das Jahressteuergesetz 2024 hat wesentliche Vereinfachungen und Neuregelungen eingeführt, die ab 2025 gültig sind. Besonders hervorzuheben ist die neue Regelung in § 40 Absatz 4 EStG, die das Pauschalierungswahlrecht vereinfacht und klarer strukturiert.

Die zentrale Bedingung für alle Pauschalierungsmöglichkeiten bleibt unverändert: Die Leistungen müssen zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erbracht werden. Eine Gehaltsumwandlung erfüllt diese Voraussetzung nicht und schließt die Pauschalierung ausdrücklich aus.

Steuerfreie Sachzuwendungen und Freigrenzen

Monatliche Freigrenze von 50 Euro: Die wichtigste Freigrenze betrifft Sachzuwendungen bis zu 50 Euro monatlich pro Arbeitnehmer. Diese Regelung nach § 8 Absatz 2 EStG ermöglicht es Arbeitgebern, ihren Mitarbeitern steuer- und sozialversicherungsfreie Zusatzleistungen zu gewähren. Die Freigrenze gilt für alle Sachzuwendungen zusammen, nicht pro einzelne Leistung.

Wichtig: Wird die 50-Euro-Grenze auch nur geringfügig überschritten, wird der gesamte Betrag steuerpflichtig, nicht nur der übersteigende Teil. Diese Alles-oder-nichts-Regelung erfordert präzise Planung und Dokumentation.

Pauschalierung nach § 37b EStG - Die 30-Prozent-Regelung

Die Pauschalierung nach § 37b EStG stellt eine der wichtigsten Gestaltungsmöglichkeiten dar. Sie ermöglicht die einheitliche Versteuerung von Sachzuwendungen mit 30 Prozent pauschaler Einkommensteuer 

• bis zu einem Höchstbetrag von 10.000 Euro 
• jährlich 
• pro Empfänger.

• Die Zuwendungen müssen betrieblich veranlasst sein
• Sie müssen zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erfolgen
• Es handelt sich um Sachleistungen, nicht um Geldleistungen
• Das Wahlrecht muss einheitlich für alle Zuwendungen eines Jahres ausgeübt werden

Die Pauschalierung ist ausgeschlossen für Aufmerksamkeiten bis 60 Euro, da diese ohnehin steuerfrei sind. Ebenfalls ausgeschlossen sind Sachbezüge, die im überwiegenden betrieblichen Interesse des Arbeitgebers gewährt werden oder bereits anderen gesetzlichen Bewertungsvorschriften unterliegen.

Pauschalierung nach § 40 EStG - Vereinfachte Verfahren

§ 40 EStG regelt verschiedene Pauschalsteuersätze für unterschiedliche Arten von Bezügen:

• 2 Prozent: Für geringfügig entlohnte Beschäftigungen (Minijobs)
• 15 Prozent: Für Fahrkostenzuschüsse und Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte
• 20 Prozent: Für Beiträge zur Gruppenunfallversicherung (seit 2024 ohne Grenze)
• 25 Prozent: Für die meisten anderen pauschalierbaren Leistungen wie Jobtickets, betriebliche Fahrräder, Mahlzeitenunterstützung, Datenverarbeitungsgeräte

Sachbezugswerte 2025 - Aktuelle Bewertungsgrundlagen

Die Sachbezugswerte für 2025 wurden angepasst und gelten bundeseinheitlich:

• Frühstück: 2,30 Euro (täglich)
• Mittag- oder Abendessen: 4,40 Euro (täglich)
• Monatlicher Gesamtwert: 333,00 Euro

• Monatlicher Wert: 282,00 Euro (9,40 Euro täglich)
• Bei mehreren Beschäftigten: Staffelung nach Personenzahl

Sozialversicherungsrechtliche Behandlung

Ein entscheidender Vorteil der Pauschalierung ist die potenzielle Sozialversicherungsfreiheit. Nach § 1 Absatz 1 Satz 2 SvEV führen pauschal versteuerte Leistungen grundsätzlich nicht zu Beitragszahlungen in der Sozialversicherung.

Kritische Zeitgrenze: Die Pauschalierung muss zeitnah erfolgen, spätestens bis zum 28./29. Februar des Folgejahres. Eine verspätete Pauschalierung führt zum Verlust der Sozialversicherungsfreiheit und kann zu erheblichen Nachzahlungen führen.

Steuersparpotenziale und Vorteile

Für Arbeitgeber:

• Verwaltungsvereinfachung: Keine individuelle Ermittlung der Lohnsteuer für jeden Mitarbeiter
• Beitragsersparnis: Sozialversicherungsfreiheit spart Arbeitgeberanteile
• Planungssicherheit: Feste Steuersätze ermöglichen genaue Kalkulation
• Motivationsinstrument: Attraktive zusätzliche Leistungen für Mitarbeiter

Für Arbeitnehmer:

1. Möglicher Steuervorteil: Pauschalsteuersatz oft niedriger als individueller Grenzsteuersatz
2. Voller Nutzen: Erhalt der vollen Leistung bei pauschaler Versteuerung
3. Sozialversicherungsfreiheit: Keine Beitragsbelastung
4. Wahlrecht: Möglichkeit zur individuellen Veranlagung wenn günstiger

Risiken und Fallstricke

Zeitliche Voraussetzungen: Die Pauschalierung muss zeitnah erfolgen. Das BSG-Urteil vom 23.04.2024 bestätigt, dass verspätete Pauschalierungen die Sozialversicherungsfreiheit gefährden.

Praktische Anwendungsbeispiele

Beispiel 1: Betriebsveranstaltung

Ein Unternehmen veranstaltet eine Betriebsfeier mit einem Kostenbeitrag von 150 Euro pro Mitarbeiter. Der steuerfreie Betrag von 110 Euro wird überschritten. Die zusätzlichen 40 Euro können pauschal mit 25 Prozent versteuert werden, anstatt die individuelle Steuerlast des Mitarbeiters zu erhöhen.

Die Bereitstellung eines Jobtickets kann pauschal mit 25 Prozent versteuert werden. Dies ist oft günstiger als die individuelle Versteuerung, besonders für Mitarbeiter mit höherem Einkommen.

Mahlzeiten in der Betriebskantine, deren Kosten unter dem Sachbezugswert liegen, können pauschal versteuert werden, sofern sie zusätzlich zum Arbeitslohn gewährt werden. 

Fazit und Handlungsempfehlungen

Die Lohnsteuerpauschalierung bietet erhebliche Gestaltungsspielräume für Arbeitgeber und potenzielle Steuervorteile für Arbeitnehmer. Der Schlüssel zum Erfolg liegt in der sorgfältigen Planung, korrekten Dokumentation und rechtzeitigen Umsetzung.

Wichtigste Empfehlungen:

• Frühzeitige Planung der Pauschalierungsstrategie
• Genaue Dokumentation aller Leistungen
• Beachtung der Zeitgrenzen (28./29. Februar)
• Regelmäßige Schulung des Personals
• Berücksichtigung individueller Mitarbeiterwünsche

Die Kenntnis aller Pauschalierungsmöglichkeiten ermöglicht es Unternehmen, ihre Personalkosten zu optimieren und gleichzeitig Mitarbeiterzufriedenheit durch attraktive Zusatzleistungen zu steigern. Die Kombination aus steuerlichen Vorteilen und sozialversicherungsrechtlichen Erleichterungen macht die Pauschalierung zu einem unverzichtbaren Instrument der modernen Personalwirtschaft.