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Betriebsveranstaltungen - USt-Falle vermeiden
Die einkommen- und umsatzsteuerliche Behandlung von Betriebsveranstaltungen
1. Einkommensteuer
Zuwendungen anlässlich einer Betriebsveranstaltung sind alle Aufwendungen des Arbeitgebers inklusive der Umsatzsteuer. Dies gilt unabhängig davon, ob die Kosten einzelnen Arbeitnehmern individuell zugerechnet werden können oder ob es sich um allgemeine Kosten der Betriebsveranstaltung handelt.
Zu diesen Kosten zählen:
- Speisen und Getränke,
- Süßwaren, Tabakwaren, alkoholische Getränke,
- Übernachtungskosten, individuelle oder Sammelfahrtkosten (nicht Fahrtkosten von einem Unternehmensstandort zum anderen),
- künstlerische Darbietungen bzw. deren Eintrittskarten,
- kulturelle und sportliche Darbietungen bzw. Veranstaltungen bzw. deren Eintrittskarten,
- Aufwendungen für den Veranstaltungsrahmen (Raumkosten, Beleuchtung oder z.B. Veranstaltungsmanager, Sanitäter und Sicherheitskräfte, Trinkgelder, Stornokosten (nicht Raumkosten oder Stromkosten eigener Immobilien).
Die Beschränkungen gelten für jeden einzelnen Arbeitnehmer und können für diesen separat angewendet werden.
Für die anteilige Zurechnung sind also alle oben genannten Aufwendungen zu gleichen Teilen auf alle bei der Betriebsveranstaltung anwesenden Arbeitnehmer und ggf. den Einzelunternehmer aufzuteilen.
BFH, 28.04.2020 (VI R 41/14
Die Gesamtkosten sind um Bewirtungskosten für die Personen, die mit der Ausgestaltung der Betriebsveranstaltung befasst waren (z. B. Künstler, Eventmanager, Fotograf, Busfahrer) und nicht Arbeitnehmer sind, zu bereinigen. Dies bewirkt dass diese Aufwendungen nicht die teilnehmenden Arbeitnehmer bereichern. Denn bei diesen Personen handelt es ja gerade nicht um Arbeitnehmer und deren Angehörige.
Der auf eine etwaige Begleitperson entfallende Anteil der Aufwendungen ist dem jeweiligen Arbeitnehmer zuzurechnen. Laut BMF-Schreiben vom 14.10.2015 ist für die Begleitperson kein zusätzlicher Freibetrag ansetzbar. Die Summe der anteiligen Kosten des Arbeitnehmers und der Begleitpersonen darf den Freibetrag iHv 110 € ausschöpfen.
| Beispiel: Betriebsveranstaltung für alle Mitarbeiter des Unternehmens. Es nehmen 80 Arbeitnehmer teil. 20 Arbeitnehmer werden von ihren Partnern begleitet. Es sind insgesamt 100 Personen anwesend. 10 Arbeitnehmer konnten krankheitsbedingt nicht erscheinen, waren aber angemeldet. Speisen und Getränke kosteten 7.000 €. Die Raummiete betrug 500 €. Die Anfahrt mit Bussen kostete dem Unternehmen 800 €. Der DJ kostete 1.500 €. Essenstorno kostete dem Unternehmen 100 €. Der Arbeitgeber zahlte 100 € Trinkgeld. Alle Preise sind Bruttopreise. Insgesamt kostete die Betriebsveranstaltung betragen insgesamt 10.000 €. Diese Gesamtkosten sind auf die erschienenen 100 Personen aufzuteilen. Jeder Person wird somit geldwerter Vorteil iHv 100 € zugerechnet. Die auf die Begleitpersonen entfallenden geldwerten Vorteile sind dem jeweiligen Arbeitnehmer zuzurechnen. D.h. 80 Arbeitnehmer erhalten erst einmal einen steuerfreien geldwerten Vorteil von 100 €. Bei den 20 Arbeitnehmern von ihnen, die von ihrem Partner begleitet wurden, beträgt der geldwerte Vorteil 200 €, da der Anteil des Partners hinzugerechnet wird. Nach Abzug des Freibetrags iHv 110 € ergibt sich für diese Arbeitnehmer ein steuerpflichtiger geldwerter Vorteil von jeweils 90 €. Dieser kann direkt lohnbesteuert oder vom Arbeitgeber pauschal mit 25% versteuert werden. |
Hinweis: Laut BFH-Rechtsprechung (Urteil vom 15.01.2009, VI R 22/06) ist die Pauschalierung nur zulässig, wenn die Teilnahme allen Betriebsangehörigen offensteht. Die Pauschalierung ist demnach ausgeschlossen, wenn die Veranstaltung durchgeführt wird, die ausschließlich für angestellte Führungskräfte ausgerichtet ist.
2. Umsatzsteuer
Leistungen eines Unternehmens sind nicht umsatzsteuerbar (werden also nicht der Umsatzsteuer unterworfen), sofern sie überwiegend durch das betriebliche Interesse des Arbeitgebers veranlasst sind.
Solche Leistungen können z.B. vorliegen, wenn die betrieblich veranlasste Maßnahme nur am Rande auch einen privaten Bedarf der Arbeitnehmer befriedigt. Es wird z.B. ein Buffett bereit bestellt für eine 7-stündige Besprechungssitzung.
Des Weiteren ist von einem üblichen betrieblichen Interesse auszugehen bei Betriebsveranstaltungen von maximal 2 mal pro Jahr, wenn der Kostenaufwand 110 € pro Arbeitnehmer je Veranstaltung nicht übersteigt. Also bei den oben besprochenen Betriebsveranstaltungen.
Allerdings gilt die 110 €-Regelung für umsatzsteuerliche Zwecke nur als Freigrenze. Ertragsteuerlich hingegen als Freibetrag.
3. Vorsteuer
Der Vorsteuerabzug besteht nicht für Aufwendungen, die letztendlich lohnsteuerfrei bleiben.
Denn um eine umsatzsteuerbare unentgeltliche Wertabgabe handelt es sich, wenn die Zuwendungen im Rahmen der Betriebsveranstaltung je Arbeitnehmer den Betrag von 110 € übersteigen. Denn dann gelten sie nicht als überwiegend betrieblich. Auch gelten die Kosten für Betriebsveranstaltungen nicht als überwiegend betrieblich, wenn mehr als 2 Betriebsveranstaltungen durchgeführt werden.
Die Verbesserung des Betriebsklimas greift in der Rechtsprechung nicht als Argument für eine betriebliche Veranlassung.
Ggf. ist die Vorsteuer aufzuteilen in einen abzugsfähigen Teil und einen nicht abzugsfähigen Teil.
Im obigen Beispiel wäre die Vorsteuer für die 20 x 90 € abzugsfähig, da dieser Kostenanteil lohnsteuerpflichtig wäre.
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