Handy, Computer steuerfrei vom Arbeitgeber

§ 3 Nr. 45 EStG bietet die Möglichkeit Arbeitnehmern steuerfrei Handys und Computer und deren Peripherie zu überlassen.

Steuerfrei bleiben nach § 3 Nr. 45 EStG: "... die Vorteile des Arbeitnehmers aus der privaten Nutzung von betrieblichen Datenverarbeitungsgeräten und Telekommunikationsgeräten sowie deren Zubehör, aus zur privaten Nutzung überlassenen System- und Anwendungsprogrammen, die der Arbeitgeber auch in seinem Betrieb einsetzt, und aus den im Zusammenhang mit diesen Zuwendungen erbrachten Dienstleistungen..."

Hier gibt der Gesetzgeber also 3 Möglichkeiten vor:

1. steuerfreie private Nutzung von betrieblichen Datenverarbeitungsgeräten und Telekommunikationsgeräten sowie deren Zubehör;
2. steuerfreie private Nutzung von überlassenen System- und Anwendungsprogrammen, die der Arbeitgeber auch in seinem Betrieb einsetzt, und
3. steuerfreie Nutzung aus den im Zusammenhang mit diesen Zuwendungen erbrachten Dienstleistungen.

Bei der Privatnutzung betrieblicher Telekommunikations- und Datenverarbeitungsgeräte sind sämtliche vom Arbeitgeber getragenen Verbindungsentgelte

• Grundgebühr und
• sonstige laufende Kosten

steuerfrei. Es kommt also nicht darauf an, wo sich das betriebliche Gerät im Zeitpunkt der privaten Nutzung befindet. Auch ist es irrelevant, in welchem Umfang das betriebliche Gerät betrieblich oder privat genutzt wird.

Als betriebliches Gerät des Arbeitgebers gelten nicht nur gekaufte Geräte sondern auch vom Arbeitgeber gemietete oder geleaste Geräte, wenn die Überlassung aus dem Arbeitsvertrag oder aus einer anderen arbeitsrechtlichen Grundlage resultiert.

Der Anspruch auf Überlassung kann im Rahmen einer steuerlich anzuerkennenden Gehaltsumwandlung mit Wirkung für die Zukunft oder zusätzlich zum Gehalt vereinbart werden.

Die Steuerbefreiung nach § 3 Nr. 45 Satz 1 EStG umfasst nicht nur den geldwerten Vorteil aus der Nutzung der Datenverarbeitungsanlagen und Telekommunikationsgeräte, sondern umfasst auch die Benutzung des Zubehörs, z.B.:

• Tastatur,
• Monitore,
• Scanner,
• Drucker,
• externe Speicher...

Auf den betrieblichen Geräten installierte kostenpflichtige private Apps fallen nicht unter die Steuerbefreiung des § 3 Nr. 45 EStG. Hierfür greifen aber ggf. die Regelungen 50 €-Freigrenze bzw. eine Pauschalierung nach § 37b Abs. 2 EStG, wenn die Rechnung dieser App an den Arbeitgeber gerichtet ist.

Für die Steuerfreiheit nach § 3 Nr. 45 Satz 1 EStG ist nur das Vorliegen eines betrieblichen Geräts entscheidend. Unschädlich für die Steuerfreiheit ist, wer den Vertrag mit dem Mobilfunkanbieter abgeschlossen hat.

Wurde der Vertrag mit dem Telekommunikationsanbieter durch den Arbeitnehmer direkt abgeschlossen, kann der Arbeitgeber die im Zusammenhang mit dem betrieblichen Gerät anfallenden Kosten vollständig steuerfrei erstatten. Es existiert keine Begrenzung hinsichtlich der des Nutzungsumfangs.

Hinweis: Es ist also mit dem Mitarbeiter zu vereinbaren, dass die jeweilige SIM-Karte ausschließlich in einem vom Arbeitgeber gestellten Telekommunikationsgerät genutzt werden darf. Ebenfalls sollte dringend schriftlich festgehalten werden, dass ein Verwendungsverbot für andere Privatgeräte besteht.

Für wen kann die Steuerbefreiung angewendet werden?

Die Steuerfreiheit nach § 3 Nr. 45 EStG für natürliche, unbeschränkt und beschränkt steuerpflichtige Arbeitnehmer im Sinne des EStG, die als Arbeitnehmer Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit erzielen, angewendet werden.

Unschädlich für die Steuerbefreiung ist, ob der Arbeitnehmer individuell versteuerten Arbeitslohn oder pauschalversteuerten Lohn nach § 40a EStG erzielt; also auch für:

• pauschalierte kurzfristige Beschäftigungen,
• pauschalierte geringfügige Beschäftigungen und
• pauschalierte Dienstverhältnisse in der Land- und Forstwirtschaft.

Durch die Anwendung der Steuerfreiheit nach § 3 Nr. 45 EStG verbraucht sich die 50 €-Freigrenze nicht (§ 8 Abs. 2 Satz 11 EStG; s. auch R 8.1 Abs. 3 Satz 4 LStR 2023). Beide Befreiungsnormen können demnach nebeneinander auch in einem Dienstverhältnis zur Anwendung kommen.

Wie verhält es sich mit einer Sozialversicherungsfreiheit?

Grundsätzlich löst die Steuerfreiheit auch eine Beitragsfreiheit aus. Im Falle des § 3 Nr. 45 EStG wird jedoch zur Sicherung einer Sozialversicherungsfreiheit eine Arbeitgeberzusatzleistung verlangt.

Gibt es besondere Regelungen hinsichtlich der Umsatzsteuer?

Der Gesetzgeber und der BFH gehen davon aus, dass die private Nutzung eines betrieblichen Telekommunikations- und Datenverarbeitungsystems einen umsatzsteuerfreien geldwerten Vorteil auslöst (BFH, 23.11.2022, VI R 50/20).