Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen

Der Bundesfinanzhof hatte in einem Urteil vom 11.10.2012 (I R 66/11) zu entscheiden, ob und in welchem Umfang die entsprechenden Finanzierungskosten bei der Bemessung der Rückstellung für die Aufwendungen für die Aufbewahrung von Rückstellungen als notwendiger Teil der Gemeinkosten mit einzubeziehen sind.

Der BFH vertrat in seinem Urteil die Meinung, dass die Finanzierungskosten auch dann zu berücksichtigen seien, wenn eine Finanzierung im Rahmen einer sogenannten "Poolfinanzierung" erfolgt.

Bei einer Poolfinanzierung geben Unternehmer ihr gesamtes liquides Eigen- und Fremdkapital in einen "Finanzierungs-Pool", aus dem dann die Finanzierung von Aufwendungen erfolgt.

In den Leitsätzen wurde zu diesem Urteil formuliert:

1. Eine Rückstellung für die Verpflichtung zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen kann Finanzierungskosten (Zinsen) für die zur Aufbewahrung genutzten Räume auch dann enthalten, wenn die Anschaffung/Herstellung der Räume nicht unmittelbar (einzel-)finanziert worden ist, sondern der Aufbewahrungspflichtige (hier: eine Sparkasse) seine gesamten liquiden Eigen- und Fremdmittel in einen "Pool" gegeben und hieraus sämtliche Aufwendungen seines Geschäftsbetriebs finanziert hat (sog. Poolfinanzierung).
2. Voraussetzung für die Berücksichtigung der Zinsen (als Teil der notwendigen Gemeinkosten) ist in diesem Fall, dass sie sich durch Kostenschlüsselung verursachungsgerecht der Herstellung/ Anschaffung der Räume zuordnen lassen und dass sie nach Maßgabe des § 6 Abs. 1 Nr. 3a Buchst. b EStG 2002 angemessen sind.

Benötigen Sie Hilfe bei der Bestimmung der Rückstellung für Aufbewahrungskosten oder bei der Erstellung Ihres Jahresabschlusses, sprechen Sie mich gern an.

cpm - Steuerberater Claas-Peter Müller, Hamburg