erste Tätigkeitsstätte von Piloten - BFH, 11.04.2019, VI R 40/16

BUNDESFINANZHOF Urteil vom 11.04.2019, VI R 40/16

Erste Tätigkeitsstätte einer Flugzeugführerin nach neuem Reisekostenrecht

Leitsätze

1. Ortsfeste betriebliche Einrichtungen sind räumlich zusammengefasste Sachmittel, die der Tätigkeit des Arbeitgebers, eines verbundenen Unternehmens oder eines vom Arbeitgeber bestimmten Dritten dienen und mit dem Erdboden verbunden oder dazu bestimmt sind, überwiegend standortgebunden genutzt zu werden.

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Fahrtkosten eines Hafenarbeiters - BFH, 11.04.2019, VI R 36/16

BUNDESFINANZHOF Urteil vom 11.04.2019, VI R 36/16

Fahrtkosten eines Gesamthafenarbeiters nach neuem Reisekostenrecht

Leitsätze

1. Lohnsteuerrechtlicher Arbeitgeber eines Gesamthafenarbeiters, der sowohl in einem unbefristeten Arbeitsverhältnis zur Gesamthafen-Betriebsgesellschaft steht als auch durch die arbeitstägliche Arbeitsaufnahme ein weiteres befristetes Arbeitsverhältnis bei einem Hafeneinzelbetrieb begründet, ist der Hafeneinzelbetrieb.

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erste Tätigkeitsstätte eines Polizisten - aktuelles Reisekostenrecht

Der BFH hatte sch mit Urteil vom 04.04.2019 (VI R 27/17) zur ersten Tätigkeitsstätte eines Polizeibeamten im Einsatz- und Streifendienst nach neuem Reisekostenrecht geäußert.

In dem Urteil kamen die Richter zu der Ansicht, dass ein Polizeibeamter im Einsatz- und Streifendienst an seinem ihm zugeordneten Dienstsitz, den er arbeitstäglich aufsucht, um dort zumindest in geringem Umfang Tätigkeiten zu erbringen, die er dienstrechtlich schuldet und die zu dem Berufsbild eines Polizeivollzugsbeamten gehören, über eine erste Tätigkeitsstätte verfügt.

Für die Frage der Zuordnung ist entscheidend, ob der Arbeitnehmer aus der Sicht ex ante nach den dienst- oder arbeitsrechtlichen Festlegungen an einer ortsfesten betrieblichen Einrichtung des Arbeitgebers, eines verbundenen Unternehmens oder eines vom Arbeitgeber bestimmten Dritten tätig werden soll.

Entgegen der bis zum 31.12.2013 geltenden Rechtslage kommt es für die Bestimmung der ersten Tätigkeitsstätte auf den qualitativen Schwerpunkt der Tätigkeit nicht mehr an. Erforderlich, aber auch ausreichend ist, dass der Arbeitnehmer am Ort der ersten Tätigkeitsstätte zumindest in geringem Umfang Tätigkeiten zu erbringen hat, die er arbeitsvertraglich oder dienstrechtlich schuldet und die zu dem von ihm ausgeübten Berufsbild gehören.

Eine Zuordnung ist unbefristet i.S. des § 9 Abs. 4 Satz 3 1. Alternative EStG, wenn die Dauer der Zuordnung zu einer Tätigkeitsstätte nicht kalendermäßig bestimmt ist und sich auch nicht aus Art, Zweck oder Beschaffenheit der Arbeitsleistung ergibt.

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Reisekosten und Reisekostenvergütung

Das Bundesministerium für Finanzen (BMF) hat sich mit Schreiben vom 08.11.2017 (IV C 5 - S 2353/08/10006) zur steuerlichen Behandlung von Reisekosten und Reisekostenvergütungen bei betrieblich und beruflich veranlassten Auslandsreisen ab 1. Januar 2018 geäußert.

Reisekosten - Bei eintägigen Reisen in das Ausland ist der entsprechende Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsortes im Ausland maßgebend. Bei mehrtägigen Reisen in verschiedenen Staaten gilt für die Ermittlung der Verpflegungspauschalen am An- und Abreisetag sowie an den Zwischentagen (Tagen mit 24 Stunden Abwesenheit) im Hinblick auf § 9 Absatz 4a Satz 5 2. Halbsatz EStG insbesondere Folgendes:
  • Bei der Anreise vom Inland in das Ausland oder vom Ausland in das Inland jeweils ohne Tätigwerden ist der entsprechende Pauschbetrag des Ortes maßgebend, der vor 24 Uhr Ortszeit erreicht wird.
  • Bei der Abreise vom Ausland in das Inland oder vom Inland in das Ausland ist der entsprechende Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsortes maßgebend.
  • Für die Zwischentage ist in der Regel der entsprechende Pauschbetrag des Ortes maßgebend, den der Arbeitnehmer vor 24 Uhr Ortszeit erreicht.
Schließt sich an den Tag der Rückreise von einer mehrtägigen Auswärtstätigkeit zur Wohnung oder ersten Tätigkeitsstätte eine weitere ein- oder mehrtägige Auswärtstätigkeit an, ist für diesen Tag nur die höhere Verpflegungspauschale zu berücksichtigen. Im Übrigen, insbesondere bei Flug- und Schiffsreisen, ist R 9.6 Absatz 3 LStR zu beachten.
Zur Kürzung der Verpflegungspauschale gilt Folgendes:

Bei der Gestellung von Mahlzeiten durch den Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung durch einen Dritten ist die Kürzung der Verpflegungspauschale i. S. d. § 9 Absatz 4a Satz 8 ff. EStG tagesbezogen vorzunehmen, d. h. von der für den jeweiligen Reisetag maßgebenden Verpflegungspauschale (s. o.) für eine 24-stündige Abwesenheit (§ 9 Absatz 4a Satz 5 EStG), unabhängig davon, in welchem Land die jeweilige Mahlzeit zur Verfügung gestellt wurde.

Das vollständige BMF-Schreiben finden Sie hier.

cpm - Steuerberater Claas-Peter Müller, Hamburg
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Reisekosten und Reisekostenvergütung

Das Bundesministerium für Finanzen (BMF) hat sich mit Schreiben vom 08.11.2017 (IV C 5 - S 2353/08/10006) zur steuerlichen Behandlung von Reisekosten und Reisekostenvergütungen bei betrieblich und beruflich veranlassten Auslandsreisen ab 1. Januar 2018 geäußert.

Reisekosten - Bei eintägigen Reisen in das Ausland ist der entsprechende Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsortes im Ausland maßgebend. Bei mehrtägigen Reisen in verschiedenen Staaten gilt für die Ermittlung der Verpflegungspauschalen am An- und Abreisetag sowie an den Zwischentagen (Tagen mit 24 Stunden Abwesenheit) im Hinblick auf § 9 Absatz 4a Satz 5 2. Halbsatz EStG insbesondere Folgendes:
  • Bei der Anreise vom Inland in das Ausland oder vom Ausland in das Inland jeweils ohne Tätigwerden ist der entsprechende Pauschbetrag des Ortes maßgebend, der vor 24 Uhr Ortszeit erreicht wird.
  • Bei der Abreise vom Ausland in das Inland oder vom Inland in das Ausland ist der entsprechende Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsortes maßgebend.
  • Für die Zwischentage ist in der Regel der entsprechende Pauschbetrag des Ortes maßgebend, den der Arbeitnehmer vor 24 Uhr Ortszeit erreicht.
Schließt sich an den Tag der Rückreise von einer mehrtägigen Auswärtstätigkeit zur Wohnung oder ersten Tätigkeitsstätte eine weitere ein- oder mehrtägige Auswärtstätigkeit an, ist für diesen Tag nur die höhere Verpflegungspauschale zu berücksichtigen. Im Übrigen, insbesondere bei Flug- und Schiffsreisen, ist R 9.6 Absatz 3 LStR zu beachten. Zur Kürzung der Verpflegungspauschale gilt Folgendes:

Bei der Gestellung von Mahlzeiten durch den Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung durch einen Dritten ist die Kürzung der Verpflegungspauschale i. S. d. § 9 Absatz 4a Satz 8 ff. EStG tagesbezogen vorzunehmen, d. h. von der für den jeweiligen Reisetag maßgebenden Verpflegungspauschale (s. o.) für eine 24-stündige Abwesenheit (§ 9 Absatz 4a Satz 5 EStG), unabhängig davon, in welchem Land die jeweilige Mahlzeit zur Verfügung gestellt wurde.

Das vollständige BMF-Schreiben finden Sie hier.

cpm - Steuerberater Claas-Peter Müller, Hamburg

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BahnCard vom Arbeitgeber

Die Oberfinanzdirektion (OFD) Frankfurt/M. hat mit Verfügung vom 31.07.2017 (S 2334 A - 80 - St 222) zur lohnsteuerliche Behandlung der Beschaffung einer BahnCard durch den Arbeitgeber Stellung genommen.

Unabhängig von der privaten Nutzungsmöglichkeit kann aus Vereinfachungsgründen ein überwiegend eigenbetriebliches Interesse des Arbeitgebers an der Überlassung angenommen werden, wenn nach der Prognose zum Zeitpunkt der Hingabe der Bahncard die ersparten Kosten für Einzelfahrscheine, die im Rahmen der Auswärtstätigkeit (z. B. nach Reiserichtlinie) ohne Nutzung der BahnCard während deren Gültigkeitsdauer anfallen würden, die Kosten der BahnCard erreichen oder übersteigen (prognostizierte Vollamortisation).

In diesem Fall stellt die Überlassung der BahnCard an den Arbeitnehmer keinen Arbeitslohn dar. Tritt die prognostizierte Vollamortisation aus unvorhersehbaren Gründen (z. B. Krankheit) nicht ein, ist keine Nachversteuerung vorzunehmen, das überwiegend eigenbetriebliche Interesse bei Hingabe der BahnCard wird hierdurch nicht berührt.

Erreichen die durch die Nutzung der überlassenen BahnCard ersparten Fahrtkosten, die im Rahmen der Auswärtstätigkeit ohne Nutzung der BahnCard während deren Gültigkeitsdauer anfallen würden, nach der Prognose zum Zeitpunkt der Hingabe der BahnCard deren Kosten voraussichtlich nicht vollständig (Prognose der Teilamortisation), liegt die Überlassung der BahnCard nicht im überwiegend eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers; der Wert der BahnCard ist als geldwerter Vorteil zu erfassen. Die Überlassung der BahnCard stellt in diesem Fall zunächst in voller Höhe steuerpflichtigen Arbeitslohn dar.

Die während der Gültigkeitsdauer der BahnCard durch deren Nutzung für dienstliche Fahrten ersparten Fahrtkosten können dann ggf. monatsweise oder auch am Ende des Gültigkeitszeitraumes als Korrekturbetrag den steuerpflichtigen Arbeitslohn mindern (als Verrechnung des dann feststehenden steuerfreien Reisekostenerstattungsanspruchs des Arbeitnehmers mit der zunächst steuerpflichtigen Vorauszahlung auf mögliche Reisekosten in Form der BahnCard).

Für die Höhe des Korrekturbetrags können aus Vereinfachungsgründen – anstelle einer quotalen Aufteilung (Nutzung zu dienstlichen Zwecken im Verhältnis zur Gesamtnutzung) – auch die ersparten Reisekosten für Einzelfahrscheine, die im Rahmen der Auswärtstätigkeit ohne Nutzung der BahnCard während deren Gültigkeitsdauer angefallen wären, begrenzt auf die Höhe der tatsächlichen Kosten der BahnCard, zugrunde gelegt werden.

OFD Frankfurt/M. v. 31.07.2017 - S 2334 A - 80 - St 222
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BahnCard vom Arbeitgeber

Die Oberfinanzdirektion (OFD) Frankfurt/M. hat mit Verfügung vom 31.07.2017 (S 2334 A - 80 - St 222) zur lohnsteuerliche Behandlung der Beschaffung einer BahnCard durch den Arbeitgeber Stellung genommen.

Unabhängig von der privaten Nutzungsmöglichkeit kann aus Vereinfachungsgründen ein überwiegend eigenbetriebliches Interesse des Arbeitgebers an der Überlassung angenommen werden, wenn nach der Prognose zum Zeitpunkt der Hingabe der Bahncard die ersparten Kosten für Einzelfahrscheine, die im Rahmen der Auswärtstätigkeit (z. B. nach Reiserichtlinie) ohne Nutzung der BahnCard während deren Gültigkeitsdauer anfallen würden, die Kosten der BahnCard erreichen oder übersteigen (prognostizierte Vollamortisation).

In diesem Fall stellt die Überlassung der BahnCard an den Arbeitnehmer keinen Arbeitslohn dar. Tritt die prognostizierte Vollamortisation aus unvorhersehbaren Gründen (z. B. Krankheit) nicht ein, ist keine Nachversteuerung vorzunehmen, das überwiegend eigenbetriebliche Interesse bei Hingabe der BahnCard wird hierdurch nicht berührt.

Erreichen die durch die Nutzung der überlassenen BahnCard ersparten Fahrtkosten, die im Rahmen der Auswärtstätigkeit ohne Nutzung der BahnCard während deren Gültigkeitsdauer anfallen würden, nach der Prognose zum Zeitpunkt der Hingabe der BahnCard deren Kosten voraussichtlich nicht vollständig (Prognose der Teilamortisation), liegt die Überlassung der BahnCard nicht im überwiegend eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers; der Wert der BahnCard ist als geldwerter Vorteil zu erfassen. Die Überlassung der BahnCard stellt in diesem Fall zunächst in voller Höhe steuerpflichtigen Arbeitslohn dar.

Die während der Gültigkeitsdauer der BahnCard durch deren Nutzung für dienstliche Fahrten ersparten Fahrtkosten können dann ggf. monatsweise oder auch am Ende des Gültigkeitszeitraumes als Korrekturbetrag den steuerpflichtigen Arbeitslohn mindern (als Verrechnung des dann feststehenden steuerfreien Reisekostenerstattungsanspruchs des Arbeitnehmers mit der zunächst steuerpflichtigen Vorauszahlung auf mögliche Reisekosten in Form der BahnCard).

Für die Höhe des Korrekturbetrags können aus Vereinfachungsgründen – anstelle einer quotalen Aufteilung (Nutzung zu dienstlichen Zwecken im Verhältnis zur Gesamtnutzung) – auch die ersparten Reisekosten für Einzelfahrscheine, die im Rahmen der Auswärtstätigkeit ohne Nutzung der BahnCard während deren Gültigkeitsdauer angefallen wären, begrenzt auf die Höhe der tatsächlichen Kosten der BahnCard, zugrunde gelegt werden.

OFD Frankfurt/M. v. 31.07.2017 - S 2334 A - 80 - St 222

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Neues Reisekostenrecht ab 2014

Seit 01.01.2014 kommt das neue Reisekostenrest zur Anwendung. Nach fast 2 Jahren kommt es dennoch immer wieder zu Diskussionen über die Auslegungen der steuerlichen Vorschriften.

Erste Tätigkeitsstätte (neues Reisekostenrecht)
Der neue Begriff der ersten Tätigkeitsstätte wurde im § 9 Abs. 4 EStG verankert. Die Bestimmung dieses Ortes ist entscheidend, da alle Fahren zu anderen Einsatzorten nunmehr Dienstfahrten darstellen.

Fahrten zu Sammelpunkten
Hierzu liegt nunmehr eine erste Finanzgerichtsentscheidung vor (FG Nürnberg, 13.05.2016, 4 K 1536/15). Hiernach können Aufwendungen für Fahrten zu Sammelpunkten wie zur ersten Tätigkeitsstätte nur mit der Entfernungspauschale geltend gemacht werden.

Fahrten zu weiträumigen Tätigkeitsgebieten
Sind Steuerpflichtige in einem weiträumigen Gebiet tätig (z.B. Schornsteinfeger), können die Aufwendungen für die Fahrten zu nächstgelegenen Punkt des weiträumigen Gebietes ebenfalls nur mit der Entfernungspauschale angesetzt werden.

Fahrtkosten der Arbeitnehmer
Privat erworbene Fahrkarten für die öffentlichen Verkehrsmittel können vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden, wenn sie für Auswärtstätigkeiten angefallen sind. D.h. steuerfrei können die Fahrtkosten erstattet werden, wenn es sich um Dienstfahrten handelt.

Verpflegungsmehrauswand
Durch die Verfügung des BayLfSt vom 15.02.2016 wurden die Veränderungen hinsichtlich der "Dreimonatsfrist" noch einmal deutlich. Hier haben die Arbeitgeber hinsichtlich der Erstattung der Verpflegungsmehraufwendungen die neuen Ermittlungen zu beachten. Betroffen sind vor allem Monteure, die täglich den betrieb anfahren, ohne dort die erste Tätigkeitsstätte zu haben.

Übernachtungskosten
Übernachtungskosten könne weiterhin über Pauschalen oder Einzelnachweise abgerechnet werden.
Für LKW-Fahrer können nunmehr jedoch pauschal 5,00 € je Übernachtung geltend gemacht werden (FG Münster, 02.09.2015, 7 K 2393/13).

Haben Sie Fragen zur steuerlich optimalen Gestaltung der ersten Tätigkeitsstätte und der Reisekostenabrechnungen, sprechen Sie mich gern an.

cpm - Steuerberater Claas-Peter Müller, Hamburg
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Neues Reisekostenrecht ab 2014

Seit 01.01.2014 kommt das neue Reisekostenrest zur Anwendung. Nach fast 2 Jahren kommt es dennoch immer wieder zu Diskussionen über die Auslegungen der steuerlichen Vorschriften.

Erste Tätigkeitsstätte (neues Reisekostenrecht)Der neue Begriff der ersten Tätigkeitsstätte wurde im § 9 Abs. 4 EStG verankert. Die Bestimmung dieses Ortes ist entscheidend, da alle Fahren zu anderen Einsatzorten nunmehr Dienstfahrten darstellen.

Fahrten zu SammelpunktenHierzu liegt nunmehr eine erste Finanzgerichtsentscheidung vor (FG Nürnberg, 13.05.2016, 4 K 1536/15). Hiernach können Aufwendungen für Fahrten zu Sammelpunkten wie zur ersten Tätigkeitsstätte nur mit der Entfernungspauschale geltend gemacht werden.

Fahrten zu weiträumigen TätigkeitsgebietenSind Steuerpflichtige in einem weiträumigen Gebiet tätig (z.B. Schornsteinfeger), können die Aufwendungen für die Fahrten zu nächstgelegenen Punkt des weiträumigen Gebietes ebenfalls nur mit der Entfernungspauschale angesetzt werden.

Fahrtkosten der ArbeitnehmerPrivat erworbene Fahrkarten für die öffentlichen Verkehrsmittel können vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden, wenn sie für Auswärtstätigkeiten angefallen sind. D.h. steuerfrei können die Fahrtkosten erstattet werden, wenn es sich um Dienstfahrten handelt.

VerpflegungsmehrauswandDurch die Verfügung des BayLfSt vom 15.02.2016 wurden die Veränderungen hinsichtlich der "Dreimonatsfrist" noch einmal deutlich. Hier haben die Arbeitgeber hinsichtlich der Erstattung der Verpflegungsmehraufwendungen die neuen Ermittlungen zu beachten. Betroffen sind vor allem Monteure, die täglich den betrieb anfahren, ohne dort die erste Tätigkeitsstätte zu haben.

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private Telefonkosten als Werbungskosten

Der BUNDESFINANZHOF (BFH) hat in einem Urteil vom 05.07.2012 (VI R 50/10) entschieden, dass Telefonkosten für private Telefongespräche, die während einer Auswärtstätigkeit von mindestens einer Woche angefallen sind, als Werbungskosten bei der entsprechenden Einkunftsart abzugsfähig seien.

In der Urteilsbegründung stellten die Richter dar, dass es sich bei den Telefonkosten für private Telefonate mit Familienangehörigen oder Freunden regelmäßig um Kosten der privaten Lebensführung handelt und somit steuerlich unbeachtlich sind.

Bei einer mindestens ein wöchigen Auswärtstätigkeit lassen sich jedoch notwendige private Angelegenheiten nicht ohne zusätzlichen Mehraufwand nur aus der Ferne regeln.

Diese Mehraufwendungen sind daher als beruflich veranlasster Mehraufwand der Erwerbstätigkeit zuzuordnen. Maßgebend dafür, ob ein solcher Zusammenhang besteht, seien zum einen die wertende Beurteilung des die betreffenden Aufwendungen auslösenden Moments und zum anderen die Zuweisung dieses maßgebenden Besteuerungsgrundes zur einkommensteuerrechtlich relevanten Erwerbssphäre.

cpm - Steuerberater Claas-Peter Müller, Hamburg
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private Telefonkosten als Werbungskosten

Der BUNDESFINANZHOF (BFH) hat in einem Urteil vom 05.07.2012 (VI R 50/10) entschieden, dass Telefonkosten für private Telefongespräche, die während einer Auswärtstätigkeit von mindestens einer Woche angefallen sind, als Werbungskosten bei der entsprechenden Einkunftsart abzugsfähig seien.

In der Urteilsbegründung stellten die Richter dar, dass es sich bei den Telefonkosten für private Telefonate mit Familienangehörigen oder Freunden regelmäßig um Kosten der privaten Lebensführung handelt und somit steuerlich unbeachtlich sind.

Bei einer mindestens ein wöchigen Auswärtstätigkeit lassen sich jedoch notwendige private Angelegenheiten nicht ohne zusätzlichen Mehraufwand nur aus der Ferne regeln.

Diese Mehraufwendungen sind daher als beruflich veranlasster Mehraufwand der Erwerbstätigkeit zuzuordnen. Maßgebend dafür, ob ein solcher Zusammenhang besteht, seien zum einen die wertende Beurteilung des die betreffenden Aufwendungen auslösenden Moments und zum anderen die Zuweisung dieses maßgebenden Besteuerungsgrundes zur einkommensteuerrechtlich relevanten Erwerbssphäre.

cpm - Steuerberater Claas-Peter Müller, Hamburg

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Sammelbeförderung, Reisekostenrecht

Das Bundesfinanzministerium (BMF) hat auf Bitte verschiedener Wirtschaftsverbände zwei streitige Rechtsfragen zum neuen steuerlichen Reisekostenrecht, welches seit dem 01. 01.2014 gilt, geklärt:

Sammelbeförderung von Arbeitnehmern mit ständig wechselnden Tätigkeitsstätten

Zum einen geht es um die unentgeltliche oder verbilligte Sammelbeförderung von Arbeitnehmern durch den Arbeitgeber (z. B. durch Busse, die der Arbeitgeber zur Verfügung stellt), wenn die Arbeitnehmer keine feste Tätigkeitsstätte haben, sondern an ständig wechselnden Tätigkeitsstätten arbeiten.

Die Finanzverwaltung hat in ihrer Verwaltungsrichtlinie für 2015 die Steuerfreiheit für diese Sammelbeförderung nicht mehr erwähnt, weil die gesetzliche Grundlage hierfür weggefallen ist. Damit war zweifelhaft, ob die Steuerfreiheit noch gewährt werden kann.

Das BMF stellt jetzt klar, dass die Steuerfreiheit für Arbeitnehmer mit ständig wechselnden Tätigkeitsstätten weiterhin gewährt wird, und zwar aufgrund einer anderen gesetzlichen Vorschrift.

Hinweis: Die Steuerbefreiung gilt nur dann, wenn der Arbeitnehmer an ständig wechselnden Tätigkeitsstätten eingesetzt wird, also nicht bei einer Sammelbeförderung zwischen Wohnung und fester Tätigkeitsstätte.

Verpflegungspauschale bei kostenlosen Knabbereien
Zum anderen stellt das BMF klar, dass eine Verpflegungspauschale bei einer Auswärtstätigkeit nicht zu kürzen ist, wenn der Arbeitnehmer während der Reise, z. B. im Flugzeug, kostenlos einen Snack erhält.

Je nach Dauer der Abwesenheit von der Wohnung und der Tätigkeitsstätte erhält der Arbeitnehmer eine Verpflegungspauschale von 12 bis 24 € pro Tag. Dieser Betrag wird jedoch gekürzt, wenn der Arbeitnehmer unentgeltlich eine oder mehrere Mahlzeiten erhält. Bei einem kostenlosen Frühstück wird die Verpflegungspauschale um 20 %, bei einem kostenlosen Mittag- oder Abendessen um jeweils 40 % gekürzt.

Diese Kürzung unterbleibt nach der aktuellen Stellungnahme des BMF bei der kostenlosen Gewährung von Knabbereien (z. B. Chips, Salzgebäck, Schokowaffeln, Müsliriegel) bei Kurzstreckenflügen, Zug- oder Schiffsreisen.

Hinweis: Auch Kuchen, der zum Nachmittagskaffee gereicht wird, führt nicht zu einer Kürzung der Verpflegungspauschale.

Steuerberater Claas-Peter Müller, Hamburg
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Sammelbeförderung, Reisekostenrecht

Das Bundesfinanzministerium (BMF) hat auf Bitte verschiedener Wirtschaftsverbände zwei streitige Rechtsfragen zum neuen steuerlichen Reisekostenrecht, welches seit dem 01. 01.2014 gilt, geklärt:

Sammelbeförderung von Arbeitnehmern mit ständig wechselnden Tätigkeitsstätten

Zum einen geht es um die unentgeltliche oder verbilligte Sammelbeförderung von Arbeitnehmern durch den Arbeitgeber (z. B. durch Busse, die der Arbeitgeber zur Verfügung stellt), wenn die Arbeitnehmer keine feste Tätigkeitsstätte haben, sondern an ständig wechselnden Tätigkeitsstätten arbeiten.

Die Finanzverwaltung hat in ihrer Verwaltungsrichtlinie für 2015 die Steuerfreiheit für diese Sammelbeförderung nicht mehr erwähnt, weil die gesetzliche Grundlage hierfür weggefallen ist. Damit war zweifelhaft, ob die Steuerfreiheit noch gewährt werden kann.

Das BMF stellt jetzt klar, dass die Steuerfreiheit für Arbeitnehmer mit ständig wechselnden Tätigkeitsstätten weiterhin gewährt wird, und zwar aufgrund einer anderen gesetzlichen Vorschrift.

Hinweis: Die Steuerbefreiung gilt nur dann, wenn der Arbeitnehmer an ständig wechselnden Tätigkeitsstätten eingesetzt wird, also nicht bei einer Sammelbeförderung zwischen Wohnung und fester Tätigkeitsstätte.

Verpflegungspauschale bei kostenlosen KnabbereienZum anderen stellt das BMF klar, dass eine Verpflegungspauschale bei einer Auswärtstätigkeit nicht zu kürzen ist, wenn der Arbeitnehmer während der Reise, z. B. im Flugzeug, kostenlos einen Snack erhält.

Je nach Dauer der Abwesenheit von der Wohnung und der Tätigkeitsstätte erhält der Arbeitnehmer eine Verpflegungspauschale von 12 bis 24 € pro Tag. Dieser Betrag wird jedoch gekürzt, wenn der Arbeitnehmer unentgeltlich eine oder mehrere Mahlzeiten erhält. Bei einem kostenlosen Frühstück wird die Verpflegungspauschale um 20 %, bei einem kostenlosen Mittag- oder Abendessen um jeweils 40 % gekürzt.

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Mehraufwand für Verpflegung bei Einsatzwechseltätigkeit

Der BFH hatte sich in einem Urteil vom 08.10.2014 (VI R 95/13) erneut zum Abzug der Mehraufwendungen für die Verpflegung beim Einsatz an ständig wechselnden Tätigkeitsstätten zu äußern.

Hierbei kam der urteilende Senat zu der Ansicht, dass die Höhe der Mehraufwendungen für die Verpflegung sich bei einer Auswärtstätigkeit i.S. des § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 Satz 3 EStG (ständig wechselnde Tätigkeitsstätten) nach der Abwesenheitsdauer des Arbeitnehmers von seiner Wohnung am Ort des Lebensmittelpunkts richtet.

Das gelte auch dann, wenn der Arbeitnehmer stets in derselben auswärtigen Unterkunft nächtigt.

In der Urteilsbegründung führten die Richter aus, dass Mehraufwendungen für die Verpflegung eines Steuerpflichtigen nach § 9 Abs. 5 i.V.m. § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 Satz 1 EStG grundsätzlich nicht als Werbungskosten abziehbar sind.

Wird der Steuerpflichtige jedoch vorübergehend von seiner Wohnung und dem Mittelpunkt seiner dauerhaft angelegten beruflichen Tätigkeit entfernt beruflich tätig, so ist nach Satz 2 der Vorschrift für jeden Kalendertag, an dem der Steuerpflichtige wegen dieser vorübergehenden Tätigkeit von seiner Wohnung und seinem Tätigkeitsmittelpunkt über eine bestimmte Dauer abwesend ist, ein nach dieser Dauer gestaffelter Pauschbetrag abzuziehen.

Wird der Steuerpflichtige bei seiner individuellen betrieblichen Tätigkeit typischerweise nur an ständig wechselnden Tätigkeitsstätten tätig (Fall der sog. Einsatzwechseltätigkeit), so gilt Satz 2 entsprechend (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 Satz 3 EStG). Nach Satz 5 beschränkt sich bei einer längerfristigen vorübergehenden Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte der pauschale Abzug nach Satz 2 auf die ersten drei Monate (sog. Dreimonatsfrist). Auf die konkrete Verpflegungssituation kommt es für den Abzug der Pauschalen ebenso wenig an wie darauf, ob dem Arbeitnehmer überhaupt ein Mehraufwand bei seiner Verpflegung entstanden ist.

Haben Sie weitere Fragen zur Abrechnung Ihrer Reisekosten und Ihrer Mehraufwendungen für Verpflegungskosten, sprechen Sie mich gern an.

cpm - Steuerberater Claas-Peter Müller, Hamburg
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Mehraufwand für Verpflegung bei Einsatzwechseltätigkeit

Der BFH hatte sich in einem Urteil vom 08.10.2014 (VI R 95/13) erneut zum Abzug der Mehraufwendungen für die Verpflegung beim Einsatz an ständig wechselnden Tätigkeitsstätten zu äußern.

Hierbei kam der urteilende Senat zu der Ansicht, dass die Höhe der Mehraufwendungen für die Verpflegung sich bei einer Auswärtstätigkeit i.S. des § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 Satz 3 EStG (ständig wechselnde Tätigkeitsstätten) nach der Abwesenheitsdauer des Arbeitnehmers von seiner Wohnung am Ort des Lebensmittelpunkts richtet.

Das gelte auch dann, wenn der Arbeitnehmer stets in derselben auswärtigen Unterkunft nächtigt.

In der Urteilsbegründung führten die Richter aus, dass Mehraufwendungen für die Verpflegung eines Steuerpflichtigen nach § 9 Abs. 5 i.V.m. § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 Satz 1 EStG grundsätzlich nicht als Werbungskosten abziehbar sind.

Wird der Steuerpflichtige jedoch vorübergehend von seiner Wohnung und dem Mittelpunkt seiner dauerhaft angelegten beruflichen Tätigkeit entfernt beruflich tätig, so ist nach Satz 2 der Vorschrift für jeden Kalendertag, an dem der Steuerpflichtige wegen dieser vorübergehenden Tätigkeit von seiner Wohnung und seinem Tätigkeitsmittelpunkt über eine bestimmte Dauer abwesend ist, ein nach dieser Dauer gestaffelter Pauschbetrag abzuziehen.

Wird der Steuerpflichtige bei seiner individuellen betrieblichen Tätigkeit typischerweise nur an ständig wechselnden Tätigkeitsstätten tätig (Fall der sog. Einsatzwechseltätigkeit), so gilt Satz 2 entsprechend (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 Satz 3 EStG). Nach Satz 5 beschränkt sich bei einer längerfristigen vorübergehenden Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte der pauschale Abzug nach Satz 2 auf die ersten drei Monate (sog. Dreimonatsfrist). Auf die konkrete Verpflegungssituation kommt es für den Abzug der Pauschalen ebenso wenig an wie darauf, ob dem Arbeitnehmer überhaupt ein Mehraufwand bei seiner Verpflegung entstanden ist.

Haben Sie weitere Fragen zur Abrechnung Ihrer Reisekosten und Ihrer Mehraufwendungen für Verpflegungskosten, sprechen Sie mich gern an.

cpm - Steuerberater Claas-Peter Müller, Hamburg
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Reisekosten - Vermischung von beruflichem und privatem Anlass

Bei längeren Dienst- bzw. Geschäftsreisen kommt es vor, dass der Aufenthalt vor Ort auch für private Ausflüge und Besichtigungen von touristischen Zielen genutzt wird. Manchmal werden auch ein paar Tage Urlaub „angehängt“.

In diesen Fällen muss der Anteil der beruflich/betrieblich veranlassten Kosten ermittelt werden, da der Anteil, der auf den privaten Teil entfällt, nicht bei der Steuererklärung geltend gemacht werden darf.

Beispiel: Ein niedergelassener Zahnarzt besucht einen Fachkongress in Kopenhagen. Er bucht einen Flug und reist Samstagfrüh an. Die Veranstaltung findet ganztägig von Dienstag bis Donnerstag statt. Am Sonntagabend reist er nach Hause zurück. Die Kosten für 2 Übernachtungen (von Dienstag bis Donnerstag) sowie die Kongressgebühren sind ausschließlich betrieblich veranlasst und daher vollständig als Betriebsausgaben abziehbar. Die Flugkosten sind gemischt veranlasst und daher aufzuteilen.

Sachgerechter Aufteilungsmaßstab ist das Verhältnis der betrieblichen und privaten Zeitanteile der Reise (betrieblich veranlasst sind 3/9). Ein Abzug der Verpflegungskosten als Betriebsausgaben ist nur in Höhe der Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen für die betrieblich veranlassten Tage zulässig.

Die Wahl, einen Sprachkurs auswärts zu besuchen, ist regelmäßig privat mitveranlasst. Bei der deshalb gebotenen Aufteilung der Reisekosten in Werbungskosten und Kosten der privaten Lebensführung kann auch ein anderer als der zeitliche Aufteilungsmaßstab richtig sein. Gegebenenfalls wird der Werbungskostenanteil geschätzt.

Einen festgelegten Aufteilungsmaßstab gibt es nicht. Das Sächsische Finanzgericht hat z. B. in 2012 einen hälftigen Werbungskostenabzug der Reisekosten sowie den vollen Werbungskostenabzug der Kursgebühren für einen Fortgeschrittenen-Spanischsprachkurs einer Exportsachbearbeiterin im touristisch interessanten Andengebiet in Ecuador anerkannt.

Sprechen Sie mich an, wenn Sie bei Ihren Dienstreisen Fragen zum Aufteilungsmaßstab in private und betriebliche Teile haben.

cpm - Steuerberater Claas-Peter Müller, Hamburg
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Reisekosten - Vermischung von beruflichem und privatem Anlass

Bei längeren Dienst- bzw. Geschäftsreisen kommt es vor, dass der Aufenthalt vor Ort auch für private Ausflüge und Besichtigungen von touristischen Zielen genutzt wird. Manchmal werden auch ein paar Tage Urlaub „angehängt“.

In diesen Fällen muss der Anteil der beruflich/betrieblich veranlassten Kosten ermittelt werden, da der Anteil, der auf den privaten Teil entfällt, nicht bei der Steuererklärung geltend gemacht werden darf.

Beispiel: Ein niedergelassener Zahnarzt besucht einen Fachkongress in Kopenhagen. Er bucht einen Flug und reist Samstagfrüh an. Die Veranstaltung findet ganztägig von Dienstag bis Donnerstag statt. Am Sonntagabend reist er nach Hause zurück. Die Kosten für 2 Übernachtungen (von Dienstag bis Donnerstag) sowie die Kongressgebühren sind ausschließlich betrieblich veranlasst und daher vollständig als Betriebsausgaben abziehbar. Die Flugkosten sind gemischt veranlasst und daher aufzuteilen.

Sachgerechter Aufteilungsmaßstab ist das Verhältnis der betrieblichen und privaten Zeitanteile der Reise (betrieblich veranlasst sind 3/9). Ein Abzug der Verpflegungskosten als Betriebsausgaben ist nur in Höhe der Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen für die betrieblich veranlassten Tage zulässig.

Die Wahl, einen Sprachkurs auswärts zu besuchen, ist regelmäßig privat mitveranlasst. Bei der deshalb gebotenen Aufteilung der Reisekosten in Werbungskosten und Kosten der privaten Lebensführung kann auch ein anderer als der zeitliche Aufteilungsmaßstab richtig sein. Gegebenenfalls wird der Werbungskostenanteil geschätzt.

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Geschäftsreise, Dienstreise

Eine betrieblich veranlasste Geschäftsreise liegt vor, wenn der Unternehmer vorübergehend außerhalb seiner Wohnung und seiner Betriebsstätte tätig wird.

Betriebsstätte ist jede von der Wohnung getrennte Beschäftigungsstätte, d. h. jede ortsfeste Einrichtung, an der oder von der die angelegte Tätigkeit auf Dauer ausgeübt wird. Räumlichkeiten, die einen Teil des Wohnhauses bilden, sind laut Rechtsprechung ungeachtet ihrer beruflichen oder betrieblichen Nutzung keine Betriebsstätte.

Betrieblich veranlasst sind Besuche bei Kunden, die Teilnahme an Messen oder Tagungen (IHK, Handwerkskammer) oder Fortbildungskongressen.

Die Aufzeichnungspflichten des Unternehmers sind genauso umfassend wie die des Arbeitnehmers.

Damit der Zweck der Reise als Geschäftsreise nicht vom Finanzamt angezweifelt wird bzw. bei einer Vermischung von privatem und betrieblichem Anlass gegebenenfalls der betrieblich veranlasste Anteil herausgerechnet werden kann, sollten auch Tagungsbroschüren, Messekataloge, Eintrittskarten, zu den Belegen genommen werden.

Hinweis: Der Nachweis der Nutzung des betrieblichen Pkw eines Handelsvertreters zu betrieblichen Zwecken durch ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch setzt voraus, dass neben dem Datum und den Fahrtzielen der jeweils aufgesuchte Kunde oder Geschäftspartner bzw. – wenn ein solcher nicht vorhanden ist – der konkrete Gegenstand der betrieblichen Verrichtung aufgezeichnet wird.

Der Vorsteuerabzug ist nur bei Vorlage einer auf den Unternehmer ausgestellten ordnungsgemäßen Rechnung mit ausgewiesener Mehrwertsteuer möglich (Ausnahme: Kleinbetragsrechnungen, also Rechnungen bis zu einem Gesamtbetrag von 150 € brutto).

Bei Fahrtkosten mit öffentlichen Verkehrsmitteln ist darauf zu achten, dass es entfernungsabhängig unterschiedliche Steuersätze gibt. So fallen nur 7 % Mehrwertsteuer an, wenn die Fahrten innerhalb einer Gemeinde erfolgen oder die Beförderungsstrecke nicht mehr als 50 km beträgt.

Unterschiedliche Steuersätze gelten auch für die Hotelübernachtung (7 %) und das Frühstück (19 %).

Die in Rechnung gestellte Vorsteuer aus Verpflegungskosten ist in voller Höhe abzugsfähig, auch wenn Verpflegungskosten höher sind als die Verpflegungspauschale.

Für Reisekosten mit ausländischer Umsatzsteuer gelten Besonderheiten. Vorsteuern sind zwingend bei der jeweiligen ausländischen Finanzbehörde geltend zu machen. Dabei helfe ich Ihnen gern.

cpm - Steuerberater Claas-Peter Müller, Hamburg
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Geschäftsreise, Dienstreise

Eine betrieblich veranlasste Geschäftsreise liegt vor, wenn der Unternehmer vorübergehend außerhalb seiner Wohnung und seiner Betriebsstätte tätig wird.

Betriebsstätte ist jede von der Wohnung getrennte Beschäftigungsstätte, d. h. jede ortsfeste Einrichtung, an der oder von der die angelegte Tätigkeit auf Dauer ausgeübt wird. Räumlichkeiten, die einen Teil des Wohnhauses bilden, sind laut Rechtsprechung ungeachtet ihrer beruflichen oder betrieblichen Nutzung keine Betriebsstätte.

Betrieblich veranlasst sind Besuche bei Kunden, die Teilnahme an Messen oder Tagungen (IHK, Handwerkskammer) oder Fortbildungskongressen.

Die Aufzeichnungspflichten des Unternehmers sind genauso umfassend wie die des Arbeitnehmers.

Damit der Zweck der Reise als Geschäftsreise nicht vom Finanzamt angezweifelt wird bzw. bei einer Vermischung von privatem und betrieblichem Anlass gegebenenfalls der betrieblich veranlasste Anteil herausgerechnet werden kann, sollten auch Tagungsbroschüren, Messekataloge, Eintrittskarten, zu den Belegen genommen werden.

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Reisekosten-Erstattung durch den Arbeitgeber

Die Erstattung von Reisekosten durch den Arbeitgeber ist grundsätzlich steuerfrei und damit auch sozialversicherungsfrei, soweit diese Aufwendungen auch als Werbungskosten in der Einkommensteuererklärung abgezogen werden können. Erstattet der Arbeitgeber darüber hinausgehende Kosten, sind diese Zahlungen steuerpflichtiger Arbeitslohn.

Hinweis: Bleibt die Erstattung des Arbeitgebers unter den jeweils einschlägigen Pauschbeträgen (Verpflegungs- und Fahrtkostenpauschale) oder den jeweils nachgewiesenen Kosten, kann die Differenz als Werbungskosten in der Einkommensteuererklärung geltend gemacht werden.

a) Erstattung der Fahrtkosten
Sollen die tatsächlichen Fahrtkosten bei Benutzung eines privaten Fahrzeugs ersetzt werden, müssen die tatsächlichen Gesamtkosten des Fahrzeugs für den Arbeitgeber ersichtlich sein. Der Arbeitgeber muss diese Unterlagen als Belege zum Lohnkonto aufbewahren.

Erstattet der Arbeitgeber die pauschalen Kilometersätze, muss er nicht prüfen, ob dies zu einer unzutreffenden Besteuerung führt.

Bei Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel, sind entweder die tatsächlichen Fahrtkosten laut Ticketpreis oder die pauschalen Fahrtkosten in Höhe der Kilometerpauschale (0,30 € je gefahrenen Kilometer) erstattungsfähig.

b) Erstattung der Verpflegungsmehraufwendungen
Die Erstattung von Verpflegungsmehraufwendungen ist in Höhe der Pauschbeträge lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei. Ist die Erstattung durch den Arbeitgeber höher als der Pauschbetrag, ist diese Differenz Arbeitslohn und muss versteuert werden. Bei den Verpflegungsmehraufwendungen besteht die Möglichkeit, dass der Arbeitgeber eine pauschale Besteuerung von 25 % vornimmt. Diese Möglichkeit besteht bis zu einem Betrag, der doppelt so hoch wie die Verpflegungspauschale ist. Der restliche Betrag unterliegt dem normalen (höheren) Einkommensteuersatz.

Übernimmt der Arbeitgeber die Kosten der „üblichen“ Mahlzeiten (bis zu 60 € incl. Getränken und incl. Umsatzsteuer), sind diese mit dem amtlichen Sachbezugswert als Arbeitslohn zu erfassen und zu versteuern. Zuzahlungen des Arbeitnehmers sind bei der Prüfung der 60 €-Grenze nicht zu berücksichtigen. Die amtlichen Sachbezugswerte wurden zum 1. 1. 2014 angepasst und betragen für ein Frühstück 1,63 € pro Kalendertag und für Mittag- bzw. Abendessen je 3,00 € pro Kalendertag. Gewährt der Arbeitgeber zusätzlich Verpflegungspauschalen, müssen diese um die erhaltenen Sachbezugswerte gekürzt werden.

Hinweis: Die steuerliche Erfassung einer üblichen Mahlzeit als Arbeitslohn entfällt, wenn der Arbeitnehmer für die betreffende Auswärtstätigkeit dem Grunde nach eine Verpflegungspauschale als Werbungskosten geltend machen könnte. Auf die Höhe der tatsächlich als Werbungskosten anzusetzenden Verpflegungspauschale kommt es nicht an.

c) Erstattung der Übernachtungskosten
Übernachtungskosten kann der Arbeitgeber in Höhe der nachgewiesenen Aufwendungen vollständig oder ohne Einzelnachweis für jede Übernachtung im Inland mit einem Pauschbetrag von 20 € lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei erstatten. Der Ansatz der Pauschale ist nur bei der Arbeitgebererstattung möglich, nicht jedoch beim Werbungskosten- oder Betriebsausgabenabzug.

Die Pauschbeträge für Übernachtungskosten im Ausland, die der Arbeitgeber ohne Nachweis steuerfrei erstatten kann, wurden zum 1. 1. 2013 neu festgelegt und variieren zwischen den einzelnen Ländern.

Tipp: Sprechen Sie uns an, wenn Sie Auskünfte zu Übernachtungspauschalen im Ausland benötigen.

Hinweis: Achten Sie darauf, dass die Rechnung auf Ihren Arbeitgeber ausgestellt wird, nur in diesem Fall ist er zum Abzug der Vorsteuer berechtigt. Nur bei Kleinbetragsrechnungen bis zu einem Gesamtbetrag von 150 € (brutto) kann der Vorsteuerabzug auch ohne Nennung des Arbeitsgebers genutzt werden.

Übernachtung mit Frühstück:
Die Kosten des Frühstücks gehören zu den Aufwendungen für Verpflegung. Sind sie bekannt, ist die Hotelrechnung um diesen Betrag zu kürzen.

Enthält die Rechnung keinen Hinweis auf den Preis des Frühstücks ist die Hotelrechnung um 4,80 € zu kürzen. 4,80 € entsprechen 20 % des vollen Verpflegungspauschbetrags bei 24-stündiger Abwesenheit. Für Mittag- und Abendessen beträgt die Kürzung jeweils 40 % (d. h. bei Inlandsreisen 9,60 €). Wird das Frühstück nicht allein, sondern im Rahmen eines „Business-Package“ angeboten, ist die Rechnung um die gleichen Beträge zu kürzen.

Da nur die Übernachtung, nicht jedoch das Frühstück dem ermäßigten Umsatzsteuersatz unterliegt, muss das Frühstück gesondert ausgewiesen sein. Es ist jedoch zulässig, das Frühstück mit weiteren Nebenleistungen (z. B. Parkplatz) zu einer Servicepauschale zusammenzufassen. Auch hier werden wieder 4,80 € für ein Frühstück angesetzt. Dieses Mal jedoch nicht auf den Gesamtbetrag, sondern nur auf den Betrag, den die Servicepauschale aufweist.

Mahlzeiten seitens des Arbeitgebers sind nur in Höhe des amtlichen Sachbezugswerts zuzurechnen, bei einem Frühstück sind das 1,63 €. Dies ist die günstigste Methode. Voraussetzung für eine arbeitgeberseitige Mahlzeitengestellung ist, dass
  • der Arbeitnehmer eine Auswärtstätigkeit verrichtet,
  • die Mahlzeit nicht mehr als 60 € inkl. Umsatzsteuer kostet und
  • die Abgabe der Mahlzeit dienstlich veranlasst ist.
Von einer dienstlichen Veranlassung ist auszugehen, wenn die Aufwendungen durch den Arbeitgeber ersetzt werden und die Rechnung auf den Arbeitgeber ausgestellt ist, die ihm im Original vorliegt.

d) Erstattung der Reisenebenkosten
Die Erstattung von tatsächlich aufgewendeten Reisenebenkosten seitens des Arbeitgebers ist immer vollständig steuerfrei. Dem Arbeitgeber müssen entsprechende Unterlagen vorgelegt werden, die dieser als Beleg zum Lohnkonto aufzubewahren hat.

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