Gründung GmbH - Ablauf

Nachfolgend erhalten Sie ein vollständiges, praxisorientiertes "Gründungs‑Informationspaket GmbH" (Deutschland) – mit Ablaufplan (Schritte, Verantwortliche, Dauer), Anträgen + Behörden, typischen Kosten, Musterverträgen/-beschlüssen sowie Checklisten.

(Hinweis: Das ersetzt nicht unsere individuelle Steuerberatung; bei Sonderfällen – Sacheinlage, Holding, Mitarbeiterbeteiligungen, regulierte Gewerbe etc. – unbedingt individuell gestalten.)

1) Überblick: Wer macht was? (Rollen & Verantwortliche)

Gesellschafter (Gründer)

• Entscheidungen: Firma, Sitz, Unternehmensgegenstand, Stammkapital, Anteile, Geschäftsführer, Gründungskonzept
• Lieferung von Unterlagen (Ausweise, ggf. Vollmachten), Einzahlung Stammkapital, Unterschriften

Steuerberater (gründungsspezialisiert)

• Rechtsform-/Steuerstruktur (z. B. Holding ja/nein), USt‑Setup, Gesellschafter‑Geschäftsführer‑Vergütung
• Eröffnungsbilanz/Gründungsberatung, laufendes Rechnungswesen‑Setup (DATEV/SevDesk/LexOffice etc.)
• (Oft) Begleitung „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung", USt‑Optionen, Lohn‑Setup

Rechtsanwalt (Gesellschaftsrecht)

• Individueller Gesellschaftsvertrag (Satzung), Gesellschaftervereinbarungen (Vesting/Leaver), IP‑Übertragung, AGB/Verträge
• Konfliktprävention (Abfindung, Einziehung, Drag/Tag, Wettbewerbsverbot etc.)

Notar

• Beurkundung Gesellschaftsvertrag/Musterprotokoll
• Geschäftsführerbestellung, Gesellschafterliste
• Einreichung Handelsregisteranmeldung an Registergericht

Bank

• Geschäftskonto „GmbH i. G.", Einzahlung Stammkapital, (teilweise) Einzahlungsbestätigung/Unterlagen

Amtsgericht (Registergericht)

• Prüfung und Eintragung ins Handelsregister (Entstehung der GmbH)

Gewerbeamt

• Gewerbeanmeldung (sofern gewerblich; Freiberufler-Konstellationen prüfen)

IHK/HWK

• Pflichtmitgliedschaft je nach Tätigkeit; ggf. Stellungnahmen/Eintragungen/Beiträge

 2) Detaillierter Ablaufplan (Schritt-für-Schritt, Dauer, Verantwortliche)

Phase A – Vorbereitung (typisch 3–10 Werktage)

Schritt 1: Grundsatzentscheidungen & Vorprüfung

• Inhalt: Firma/Name, Sitz, Unternehmensgegenstand, Stammkapital (mind. 25.000 €), Anteile, Geschäftsführer, Vertretungsregel
• Verantwortlich: Gesellschafter + StB + ggf. RA
• Dauer: 1–3 Tage (bei Einigung schnell)

Schritt 2: Namens-/Firmencheck & "HR‑Tauglichkeit"

• Inhalt: Prüfung, ob Firma unterscheidungskräftig; oft IHK‑Check sinnvoll
• Verantwortlich: Gesellschafter/RA, optional IHK, Notar koordiniert ggf.
• Dauer: 1–5 Tage (je nach IHK/Notar)

Schritt 3: Gesellschaftsvertrag erstellen

• Option 1: Musterprotokoll (nur Standardfälle, max. 3 Gesellschafter, 1 Geschäftsführer, Bargründung)
• Option 2: Individuelle Satzung (empfohlen, wenn mehrere Gesellschafter/Investoren/Nachfolgeregelung etc.)
• Verantwortlich: RA (bei individueller Satzung) oder Notar (bei Standard)
• Dauer: Muster: 1–2 Tage; individuell: 3–10 Tage

Phase B – Notartermin & Handelsregister (typisch 1–4 Wochen bis Eintragung)

Schritt 4: Notartermin (Beurkundung)

• Inhalt: Beurkundung Satzung/Musterprotokoll, Geschäftsführerbestellung, Gesellschafterliste, HR‑Anmeldung wird vorbereitet
• Verantwortlich: Notar + Gesellschafter/Geschäftsführer
• Dauer: Termin 30–90 Min; Vorlauf zur Terminvergabe 2–10 Tage

 Schritt 5: Geschäftskonto GmbH i. G. eröffnen

• Inhalt: Kontoeröffnung, Ident‑Verfahren, Einzahlungsmodalitäten
• Verantwortlich: Geschäftsführer + Bank
• Dauer: 2–14 Tage (je nach Bank/Compliance)

Schritt 6: Stammkapital einzahlen

• Inhalt: Einzahlung (bei Bargründung üblich: mind. 12.500 € vor Eintragung; praktisch oft 25.000 € zur Klarheit)
• Verantwortlich: Gesellschafter + Bank + Geschäftsführer
• Dauer: 1–3 Tage

Schritt 7: Handelsregisteranmeldung wird eingereicht

• Voraussetzung: Einzahlung erfolgt; Geschäftsführer versichert ordnungsgemäße Leistung der Einlagen
• Verantwortlich: Notar → Registergericht (Amtsgericht)
• Dauer: Einreichung 1–3 Tage nach Vorliegen Unterlagen

Schritt 8: Prüfung & Eintragung im Handelsregister

• Inhalt: Registergericht prüft, trägt ein; danach ist die GmbH "entstanden"
• Verantwortlich: Registergericht
• Dauer: typ. 3 Tage bis 3 Wochen (regional stark unterschiedlich)

Phase C – Nach Eintragung (typisch 1–4 Wochen parallelisiert)

Schritt 9: Gewerbeanmeldung (falls gewerblich)

• Verantwortlich: Geschäftsführer beim Gewerbeamt
• Dauer: häufig sofort/1 Tag; Gebühren je nach Gemeinde

Die Gebühren bewegen sich typisch zwischen 10 und 65 € 

 Schritt 10: Steuerliche Registrierung (Fragebogen zur steuerlichen Erfassung)

• Inhalt: ELSTER‑Fragebogen, Steuernummer, USt‑ID, USt‑Optionen (Soll/Ist, USt‑VA‑Turnus)
• Verantwortlich: Steuerberater + Geschäftsführer
• Dauer: Erstellung 1–3 Tage; Bearbeitung Finanzamt oft 1–4 Wochen (teils länger)

 Schritt 11: IHK/HWK, Berufsgenossenschaft, ggf. Agentur für Arbeit

• Inhalt: Mitgliedschaften/Meldungen, BG‑Zuordnung; bei Mitarbeitern: Betriebsnummer, Lohnsteuer‑Anmeldung etc.
• Verantwortlich: Geschäftsführer + StB (bei Lohn/BG‑Themen)
• Dauer: 1–4 Wochen (läuft parallel)

 Schritt 12: Organisationspflichten & Setup "Go‑Live"

• Inhalt: Buchhaltung/Belegprozess, Rechnungsangaben, Zeichnungs-/Bankvollmachten, Datenschutz/Impressum, Verträge, Versicherungen
• Verantwortlich: Geschäftsführer + StB + ggf. RA
• Dauer: 1–4 Wochen (parallel)

3) Notwendige Anträge, Meldungen & zuständige Stellen

Vor Eintragung / Eintragung

• Handelsregisteranmeldung → Notar reicht ein → Registergericht (Amtsgericht)
• (Optional) Firmenname‑Vorabstimmung → IHK (regional)

Nach Eintragung

• Gewerbeanmeldung → Gewerbeamt (Gemeinde/Stadt)
  (Gebühren i. d. R. 10–65 €)
• Steuerliche Erfassung (ELSTER) → Finanzamt
• USt‑ID (über steuerliche Erfassung/Finanzverwaltung) → Finanzamt/BZSt‑Prozess
• IHK/HWK‑Mitgliedschaft → IHK oder HWK
• Berufsgenossenschaft (Unfallversicherung) → zuständige BG
• Bei Mitarbeitern:
  • Betriebsnummer → Agentur für Arbeit
  • Lohnsteuer‑Anmeldung → Finanzamt
  • Sozialversicherungsmeldungen → Krankenkassen / SV‑System

4) Typische Kosten (realistische Spannen + belegte Beispiele)

4.1 Notar & Register (häufig größte Fixkosten)

Für ein häufiges Beispiel (GmbH, Stammkapital 25.000 €, individuelle Satzung) liegen die Kosten beim Notar ca. 400–900 € inkl. USt je nach Variante/Umfang (u. a. Gesellschafterliste/Bestellungsbeschluss etc.)

Zusätzlich sind Registergerichtskosten und notarielle Register‑Nebengebühren relevant. Hier liegen die Kosten für die GmbH‑Gründung (Stammkapital 25.000 €, ohne Sacheinlage) u. a.:

• Registergericht (Eintragung): ca. 150 €
• Notar: Anmeldung ca. 65 € (+ USt)
• Beurkundung GV + GF‑Bestellung ca. 385 € (+ USt)
• Gesellschafterliste ca. 95 € (+ USt)
• Wichtig: Notarkosten richten sich nach dem Geschäftswert (GNotKG) und dem konkreten Umfang. 

4.2 Gewerbeanmeldung

• Typisch 10–65 € je nach Gemeinde

 4.3 Steuerberater (gründungs- und laufend)

Orientierungswerte (Praxis, Komplexität schwankend):

• Gründungsbegleitung (Setup, steuerliche Erfassung, Prozessdesign): ca. 500–2.500 €
• Laufende Fibu (klein/überschaubar): ab ca. 150–500 €/Monat, bei mehr Belegen/Shop/Payroll entsprechend höher
• Jahresabschluss + KSt/GewSt/USt‑Erklärungen: oft 1.500–6.000 €+ (je nach Umsatz/Belegen/Komplexität)

4.4 Rechtsanwalt (Gesellschaftsvertrag/Shareholder‑Agreement)

• Muster/Standard‑Satzung angepasst: ca. 800–2.500 €
• Individuelle Struktur (Vesting, ESOP/VSOP, IP‑Transfer, Investorenfähigkeit): ca. 2.500–10.000 €+

 4.5 Bank

• Konto: je nach Bank 0–30 €/Monat, ggf. Gebühren pro Buchung/Karte

4.6 IHK/HWK

• Sehr regional und abhängig von Ertrag/Gewerbeertrag (Grundbeitrag/Umlage). Häufig in den ersten Jahren teils reduziert – genaue Werte müssen Sie bei der IHK/HWK abrufen.

5) Muster: notwendige Dokumente (Vorlagen)

5.1 Muster – Gesellschafterbeschluss: Geschäftsführerbestellung (stark verkürzt; vollständig im Mandanten-Portal)

Beschluss der Gesellschafterversammlung der [Firma] GmbH i. G.
Ort/Datum: [●]

1. Bestellung
   Herr/Frau [Name, Geb.-Datum, Anschrift] wird mit Wirkung ab [Datum] zum/zur Geschäftsführer/in der Gesellschaft bestellt.
2. Vertretung
   Der/Die Geschäftsführer/in vertritt die Gesellschaft allein/zusammen mit einem weiteren Geschäftsführer.
   (Optional) Befreiung von § 181 BGB: ja/nein.
3. Geschäftsführeranstellungsvertrag
   Die Gesellschafter genehmigen den Abschluss des Geschäftsführeranstellungsvertrags gemäß Anlage 1.
   
   

Unterschriften Gesellschafter: ______________________ 

5.2 Muster – Geschäftsführeranstellungsvertrag (stark verkürzt; vollständig im Mandanten-Portal)

Geschäftsführeranstellungsvertrag
zwischen der [Firma] GmbH (nach Eintragung) / GmbH i. G. (vor Eintragung)
und Herrn/Frau [Name] ("Geschäftsführer")

1. Beginn & Dauer: ab [●], unbefristet/befristet bis [●]
2. Aufgaben: Leitung der Geschäfte, Umsetzung Gesellschafterbeschlüsse
3. Vergütung: Fixum [●] €/Monat + Bonus [●] + Nebenleistungen [●]
4. Arbeitszeit/Ort: Vertrauensarbeitszeit; Sitz/Remote-Regel
5. Urlaub: [●] Arbeitstage/Jahr
6. Spesen/Dienstreisen: Erstattung nach Richtlinie (Anlage)
7. Wettbewerbsverbot: während der Vertragsdauer; Nebentätigkeiten nur mit Zustimmung
8. Vertraulichkeit/Datenschutz: umfassend
9. D&O/Haftung: Empfehlung D&O; Innenhaftungsbegrenzung soweit zulässig
10. Kündigung: Frist [z. B. 3 Monate zum Monatsende]; wichtiger Grund
11. Schlussbestimmungen: Schriftform, salvatorische Klausel
    
    

Ort/Datum, Unterschriften GmbH / Geschäftsführer 

5.3 Muster – Gesellschafterdarlehen (stark verkürzt; vollständig im Mandanten-Portal)

Darlehensvertrag Gesellschafter → GmbH

• Darlehensbetrag: [●]
• Zins: [0–●]% p. a. (Fremdvergleich!)
• Laufzeit/Kündigung: [●]
• Rangrücktritt (optional bei Krise/Bankanforderung): [●]
• Auszahlung/Verwendung: [●]
• Rückzahlung: [●]
  
  Unterschriften

6) Praktische Checklisten (zum Abhaken)

6.1 Vor Notar – Checkliste "Gründungsdaten"

• Firma (Name) + Alternativen
• Sitz (Ort)
• Unternehmensgegenstand (klar, HR‑tauglich)
• Stammkapital (25.000 €) & Aufteilung Geschäftsanteile
• Geschäftsführer: wer, Allein-/Gesamtvertretung, §181 BGB Befreiung?
• Geschäftsadresse (kann abweichen vom Sitz, aber sauber halten)
• E‑Mail/Telefon für Rückfragen Notar
• Ausweise aller Beteiligten (gültig)
• Bei ausländischen Gesellschaftern: Registerauszüge/Legalisation/Übersetzung (Zeitpuffer!)

6.2 Bank/Kapital – Checkliste

• Bank ausgewählt + Konto "GmbH i. G." beantragt
• Einzahlung Stammkapital geplant (wer zahlt wieviel, von welchem Konto)
• Zahlungsnachweis/Bestätigung (falls Notar/Bank benötigt)
• Zahlungszweck korrekt (z. B. "Stammeinlage [Firma] GmbH i. G.")

6.3 Nach Eintragung – "Legal & Admin Go‑Live"

• Handelsregisterauszug gespeichert
• Transparenzregister (wirtschaftlich Berechtigte) geprüft/erledigt (häufig notwendig)
• Gewerbeanmeldung erledigt (wenn gewerblich)
• Steuernummer/USt‑ID beantragt
• Rechnungsangaben geprüft (Firma, Rechtsform, Sitz, HRB, GF, USt‑ID)
• Geschäftspapier/E‑Mail‑Signatur rechtssicher
• Datenschutz (AV‑Verträge, TOMs), Impressum
• Versicherungen: Betriebshaftpflicht, ggf. D&O, Cyber
• Buchhaltungstool/DATEV‑Schnittstelle + Belegworkflow
• Gesellschafterliste aktuell (Änderungen immer notariell/HR‑relevant)

6.4 Steuer & Buchhaltung – Start‑Setup

• Kontenrahmen (SKR03/04) festgelegt
• USt‑Logik (Ist/Soll; Reverse Charge; OSS bei EU‑B2C?)
• Reisekosten-/Bewirtungsrichtlinie intern
• Kassenführung (falls Bargeld) GoBD‑konform
• Lohn (falls Mitarbeiter/GF‑Gehalt): Lohnkonto, SV‑Status, LSt‑Anmeldung

7) Typische Zeitplanung (realistisch) – "GmbH in 2–6 Wochen"

• Vorbereitung/Entwurf: 3–10 WT
• Notartermin bis Konto bis Einzahlung: 1–3 Wochen
• Registereintragung: 3 Tage bis 3 Wochen
• Steuernummer/USt‑ID: 1–4+ Wochen (parallel, aber oft Engpass)
  
  

Wenn du "schnell" willst: früh Bankkonto starten + Dokumente vollständig + Unternehmensgegenstand sauber formulieren. 

8) Häufige Stolperfallen (aus Gründerpraxis)

• Musterprotokoll spart Kosten, ist aber oft zu starr (keine sauberen Regelungen für Streit/Exit). Die IHK‑Tabelle zeigt, dass Musterprotokoll Kosten reduzieren kann, ist aber inhaltlich limitiert Source
• GmbH i. G.: Verträge vor Eintragung sauber kennzeichnen; Haftungs-/Vertretungsfragen beachten
• Stammkapital "ausgeben" direkt nach Einzahlung ohne Substanz/Beleg kann kritisch sein (Insolvenz-/Haftungsrisiken)
• Fake‑Rechnungen nach Registereintrag (Register-/Verzeichnis‑Abzocke) – intern Prozess definieren (Vier‑Augen‑Freigabe)