Workation - Chancen und Herausforderungen

Neben Homeoffice und Remote Work etabliert sich die grenzüberschreitende „Workation" im Arbeitsalltag. Das Arbeiten in Urlaubsregionen wird mehr und mehr von Mitarbeitern und Arbeitgebern angenommen.

Tätigkeiten innerhalb der EU/dem EWR und der Schweiz

Um Mitarbeiter, welche vorübergehend im Ausland arbeiten, von der ausländischen Sozialversicherungspflicht befreit zu halten und weiterhin dem deutschen Recht zu unterwerfen, wurden in der VO (EG) Nr. 883/2004 Regelungen für „entsandte" Personen geschaffen. 

Innerhalb der Europäischen Union (EU) sowie dem Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) und der Schweiz ist das Sozialversicherungsrecht bei einer Workation in den Kollisionsnormen der Verordnung (EG) 883/2004 v. 30.4.2004 (VO [EG] Nr. 883/2004) sowie deren Durchführungsverordnung (EG) 987/2009 v. 16.9.2009 geregelt. Diese legen fest, dass bei grenzüberschreitenden Sachverhalten nur die Rechtsvorschriften eines Mitgliedstaats anzuwenden sind (vgl. Art. 11 Abs. 1 VO [EG] Nr. 883/2004).

Meist wird die Workation i. d. R. von den Mitarbeitenden nachgefragt. Trotzdem ist bei einer Workation aus dem Ausland dennoch immer im ersten Schritt zu prüfen, ob es sich um eine Entsendung handelt. Sozialversicherungsrechtlich ist es irrelevant, warum ein Auslandseinsatz erfolgt. Für alle grenzüberschreitenden Arbeiten gelten die Regelungen einer „Entsendung".

Eine Entsendung (Art. 12 VO [EG] Nr. 883/2004) liegt bei folgende erfüllten Voraussetzungen vor:

• Die Mitarbeiter müssen bei einem Arbeitgeber beschäftigt sein, der in Deutschland gewöhnlich tätig ist. „Gewöhnlich" in Deutschland tätig ist der Arbeitgeber, wenn er zumindest 25% seines Umsatzes seiner Geschäftstätigkeit in Deutschland ausübt. Eine reine Verwaltungstätigkeit ist somit nicht ausreichend.
• Der Arbeitgeber „entsendet" Mitarbeiter in ein anderes Mitgliedsland, damit dort für ihn eine Beschäftigung für einen begrenzten Zeitraum von höchstens 24 Monaten ausübt wird. Ist lediglich seitens des Arbeitgebers ein Rückrufrecht gegenüber den Mitarbeitern vereinbart, jederzeit aus dem Ausland zurückgeholt zu werden, gilt dies nicht als Befristung.. Zu beachten ist weiterhin, dass eine weniger als zwei monatige Unterbrechung der Tätigkeit die Entsendung nicht beendet. Der Zeitraum einer solchen "kurzen" Unterbrechung ist dann auf den 24-monatigen Zeitraum anzurechnen.
• Während der Dauer der Entsendung muss ein Arbeitsvertrag zwischen den Mitarbeitern und Arbeitgeber bestehen. Es ist also erforderlich, dass der Arbeitsvertrag zwischen den Mitarbeitern und dem Arbeitgeber auch während der Dauer im Ausland fortbesteht. Dies ist gegeben, wenn das deutsche Unternehmen gegenüber den Mitarbeitern weiterhin weisungsbefugt ist, weiterhin verantwortlich für die Fortführung des Arbeitsvertrags und für die Entlassung des Mitarbeiters ist. Ebenso muss sich der Gehaltsanspruch des Mitarbeiters weiterhin gegen das deutsche Unternehmen richten. Wer die tatsächliche Auszahlung vornimmt, ist dabei irrelevant.
• Die Mitarbeiter lösen keine andere entsandte Personen im Ausland ab.

Wenn diese Voraussetzungen erfüllt sind, unterliegen die Mitarbeiter kraft Gesetzes weiterhin den deutschen Sozialversicherungsvorschriften. Damit werden die Mitarbeiter von der Umsetzung der Rechtsvorschriften des anderen Mitgliedslandes ausgeschlossen.

Hinweis: Sobald jedoch nur eine Voraussetzung nicht erfüllt sein, gelten die Sozialversicherungsvorschriften des Mitgliedslandes, in dem die Beschäftigung real physisch ausgeübt wird.

Wenn die vorgetragenen Voraussetzungen insgesamt vorliegen, ist für die im Ausland tätigen Mitarbeiter während der Workation eine Entsendebescheinigung (Vordruck A1) in Deutschland zu beantragen. 

Zuständig für die Beantragung der Entsendungsbescheinigung ist die gesetzliche Krankenkasse bzw. bei privat krankenversicherten Personen die Deutsche Rentenversicherung Bund. Für Mitglieder einer berufsständischen Versorgungseinrichtung ist hingegen die Arbeitsgemeinschaft berufsständischer Versorgungseinrichtungen zuständig.

Tätigkeiten außerhalb EU/EWR/Schweiz

Bei einer Workation in einem Staat außerhalb der EU/dem EWR oder der Schweiz (Drittstaat) wäre als erstes zu prüfen, ob mit dem jeweiligen Staat ein bilaterales Sozialversicherungsabkommen geschlossen wurde. Weiterhin ist zu kontrollieren welche Zweige der Sozialversicherung durch das jeweilige Abkommen geregelt sind.

Der GKV-Spitzenverband DVKA hat eine Übersicht über die Länder mit bilateralem Abkommen dargestellt. Achtung: viele Abkommen enthalten nicht zu allen Sozialversicherungszweigen Regelungen.

Liegt kein Sozialversicherungsabkommen vor oder ist ein bestimmter Sozialversicherungszweig nicht aufgenommen worden, wird ausschließlich nach innerdeutschen Grundsätzen geprüft, ob die deutschen Sozialversicherung greift (§ 4 SGB IV).

Parallel dazu gilt das Prinzip des Beschäftigungslands. So kann es neben der Versicherungspflicht in Deutschland auch zur Sozialversicherungspflicht im Beschäftigungsland kommen. Dies führt offenbar zu einer Doppelversicherung. Dies kann sowohl die komplette Sozialversicherung betreffen aber auch nur Zweige davon.

Für Länder, mit denen Deutschland solche bilateralen Abkommen geschlossen hat, gibt es ebenfalls Bescheinigungen. Diese ähneln der A1-Bescheinigung. Diese müssen sodann auch bei einer Workation beantragt werden. Dadurch wird der Mitarbeiter in den vom Sozialversicherungsabkommen umfassten Versicherungszweigen weiter versichern und im Ausland hierfür befreit.

Allgemeine Anmerkungen

 Zur Abdeckung alle möglichen Risiken sollte eine Auslandskrankenversicherung und eine zusätzliche private Unfallversicherung abgeschlossen werden. Ebenso ist an besondere versicherungsrechtliche Gegebenheiten bei der Nutzung von Firmenwagen im Ausland zu achten.

Zur genauen Abstimmung der vertraglichen Vereinbarungen mit den Mitarbeitern sprechen Sie als Arbeitgeber frühzeitig mit Ihrem Rechtsanwalt.