Nutzungsänderungsantrag: Wann Gebühren steuerlich absetzbar sind

In aller Regel sind Gebühren für einen Nutzungsänderungsantrag keine Anschaffungs(neben)kosten. 

Sie sind entweder:

1. Teil der Herstellungskosten des Gebäudes, wenn die Nutzungsänderung mit (wesentlichen) baulichen Maßnahmen/Herstellungsaufwand zusammenhängt oder öffentlich-rechtliche Auflagen (z. B. Stellplatzablöse) für die bauliche Maßnahme erfüllt werden müssen, oder
2. sofort abziehbare (vorweggenommene) Werbungskosten, wenn es nur um die rechtliche Genehmigung der künftigen Vermietung geht und keine Herstellung im Sinne des § 255 Abs. 2 HGB ausgelöst wird. Bundesfinanzministerium (EStH) H 6.41, Bundesfinanzministerium (EStH) Anhang 30 II
   
   

Einordnung im Detail

Keine Anschaffungs(neben)kosten

• Anschaffungskosten sind alle Aufwendungen, die mit dem Anschaffungsvorgang zusammenhängen bzw. den Vermögensgegenstand in einen betriebsbereiten Zustand versetzen; sie umfassen nicht Gemeinkosten und setzen eine wirtschaftliche Belastung aus dem Anschaffungsvorgang voraus. Ein nachträglicher, lange nach dem Erwerb gestellter Nutzungsänderungsantrag ist damit typischerweise nicht „mit dem Anschaffungsvorgang verbunden" und daher keine Anschaffungsnebenkosten. (BFH 23.01.2024 – IX R 14/23)
• Nach dem BFH können zwar Aufwendungen zur Beseitigung von Nutzungseinschränkungen (privat- oder öffentlich-rechtlich) nachträgliche Anschaffungskosten sein; das betrifft aber vor allem Fälle der Ablösung dinglicher Rechte (z. B. Nießbrauch, Wohnrecht). Eine bloße Verwaltungsgebühr für eine Nutzungsänderungsgenehmigung ist regelmäßig keine Ablöse eines dinglichen Rechts BFH 07.06.2018 – IV R 37/15), BFH 10.12.2019 – IX R 19/19)

Herstellungskosten: wenn die Nutzungsänderung bauliche Maßnahmen auslöst

• Hängt die Nutzungsänderung mit Umbau-, Erweiterungs- oder anderen Herstellungsmaßnahmen zusammen, sind damit zusammenhängende Planungs- und Genehmigungskosten regelmäßig als Herstellungskosten zu aktivieren (z. B. Architekten-/Planung, Bauantrag; analog auch Stellplatzablöse im Zuge der (Nutzungs-)Änderung). Bundesfinanzministerium (EStH) H 6.4 – Bauplanungskosten, Stellplätze
• Achtung „anschaffungsnahe Herstellungskosten": Werden innerhalb von 3 Jahren nach Anschaffung umfangreiche Instandsetzungs-/Modernisierungsmaßnahmen durchgeführt und die 15%-Grenze (ohne USt) überschritten, sind diese baulichen Aufwendungen insgesamt zu aktivieren. Das greift allerdings nur für „bauliche Maßnahmen"; reine Verwaltungs-/Genehmigungsgebühren werden von der 15%-Quote regelmäßig nicht erfasst, können aber als Herstellungskosten mitaktiviert werden, wenn sie unmittelbar zu der Herstellungsmaßnahme gehören. Bundesfinanzministerium (EStH) Anhang 30 V-2 (BMF v. 20.10.2017), § 6 Abs. 1 Nr. 1a EStG
• Beispiel: Umbau eines Ladenlokals in Wohnungen (Grundrissänderungen, neue Haustechnik). Die Gebühren des Nutzungsänderungsantrags und die Planungs-/Bauantragskosten sind als Teil der Gebäudeherstellungskosten zu aktivieren und über die Gebäude-AfA abzuschreiben. Bundesfinanzministerium (EStH) H 6.4 – Bauplanungskosten; Stellplätze

Sofort abziehbare (vorweggenommene) Werbungskosten: wenn nur die rechtliche Vermietbarkeit hergestellt wird

• Fallen nur Gebühren für die rechtliche Genehmigung an, ohne dass eine Herstellung im technischen Sinn vorliegt, stehen die Aufwendungen in unmittelbarem wirtschaftlichem Zusammenhang mit der beabsichtigten Vermietung und sind als vorweggenommene Werbungskosten sofort abziehbar – Voraussetzung ist die objektiv nachweisbare, endgültige Vermietungsabsicht (z. B. Maklerauftrag, Inserate, Vermietungskonzept). Bundesfinanzministerium (EStH) Anhang 30 II Rn. 25–27, BFH 16.06.2015 – IX R 27/14
• Praktische Folge: Die Gebühren mindern unmittelbar die Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung im Zahlungsjahr, sofern die Vermietungsabsicht ausreichend dokumentiert ist und nicht fallbezogene Aktivierungstatbestände (siehe 2) greifen. Bundesfinanzministerium (EStH) Anhang 30 II Rn. 25–27

Sonderfälle, die zu (nachträglichen) Anschaffungs-/Herstellungskosten führen können

• Ablösung von Rechten/Duldungen, die die Eigentümerbefugnisse beschränken (z. B. Nießbrauch, Wohnrecht): nachträgliche Anschaffungskosten; nicht sofort abziehbar. Eine reine Nutzungsänderungsgebühr ist hiervon regelmäßig zu unterscheiden. BFH 10.12.2019 – IX R 19/19, BFH 07.06.2018 – IV R 37/15
• Stellplatzablöse im Zuge der (Nutzungs‑)Änderung: Herstellungskosten des Gebäudes, wenn die zugrunde liegende Baumaßnahme Herstellung darstellt. Bundesfinanzministerium (EStH) H 6.4 – Stellplätze

Praxisleitfaden zur Abgrenzung

• Prüfen Sie zunächst, ob die Nutzungsänderung bauliche Maßnahmen erfordert, die Herstellungskosten auslösen. Wenn ja: Gebühren/Planung regelmäßig aktivieren (Gebäudeherstellungskosten).
• Wenn nein (nur rechtliche Genehmigung): Abzug als vorweggenommene Werbungskosten, sofern die endgültige Vermietungsabsicht objektiv belegt ist.
• Liegt eine Ablösung rechtlicher Belastungen vor (dingliche oder vergleichbare Beschränkungen der Eigentümerbefugnisse)? Dann sind die Zahlungen regelmäßig (nachträgliche) Anschaffungskosten (idR Grund und Boden oder, je nach Fall, Gebäude). Eine schlichte Nutzungsänderungsgebühr ist hiervon zu unterscheiden. BFHG 10.12.2019 – IX R 19/19, BFH 23.01.2024 – IX R 14/23

Hinweise zur Dokumentation

• Für den Werbungskostenabzug vor Vermietungsbeginn sollten Sie die endgültige Vermietungsabsicht mit objektiven Indizien belegen (Maklervertrag, Inserate, Schriftverkehr, Vermietungskonzept, ggf. Zeitplan). Bei langem Zuwarten kann die Finanzverwaltung die Absicht verneinen; nach der BFH‑Rechtsprechung sind über 10 Jahre ohne Realisierung regelmäßig kritisch. BFH 16.06.2015 – IX R 27/14

Fazit

• Gebühren für einen Nutzungsänderungsantrag sind grundsätzlich keine Anschaffungs(neben)kosten.
• Sie sind zu aktivieren als Herstellungskosten, wenn sie mit einer herstellungsbedingten Umnutzung/Umbau zusammenhängen oder öffentlich-rechtliche baubezogene Auflagen (z. B. Stellplatzablöse) erfüllen.
• Fehlt ein Herstellungstatbestand und dient die Nutzungsänderung nur der rechtlichen Ermöglichung der Vermietung, sind die Kosten regelmäßig sofort als (vorweggenommene) Werbungskosten abziehbar, sofern die endgültige Vermietungsabsicht objektiv feststeht.

Kurzes, praxisnahes Beispiel mit zwei Varianten:

Ausgangslage

• Sie erwerben ein ehemals als Büro genutztes Objekt und wollen es künftig dauerhaft vermieten.

Variante A: Nur rechtliche Nutzungsänderung, keine baulichen Maßnahmen

• Das Bauamt verlangt für den Nutzungsänderungsantrag 1.200 EUR; bauliche Eingriffe sind nicht nötig.
• Steuerlich: Die 1.200 EUR sind sofort als vorweggenommene Werbungskosten abziehbar, sofern die endgültige Vermietungsabsicht objektiv belegt ist (z. B. Maklerauftrag, Inserate). Begründung: Es fehlt ein Herstellungstatbestand; die Kosten dienen unmittelbar der Anbahnung künftiger Vermietungseinkünfte.

Variante B: Nutzungsänderung mit Umbau/Herstellungsmaßnahmen

• Für die Umnutzung sind Grundrissänderungen, Brandschutz, Schallschutz und eine Stellplatzablöse (z. B. 10.000 EUR) erforderlich; hinzu kommen Architekten-/Planung und Bauantragsgebühren inkl. Nutzungsänderungsgebühr.
• Steuerlich: Sämtliche unmittelbar zugehörigen Planungs- und Genehmigungskosten (einschließlich Nutzungsänderungsgebühr) sind als Herstellungskosten des Gebäudes zu aktivieren; Stellplatzablösen im Zuge der Maßnahme ebenso. AfA erfolgt über die Gebäude-Nutzungsdauer. Werden die baulichen Maßnahmen innerhalb von 3 Jahren nach Anschaffung durchgeführt und übersteigen (ohne USt) 15% der Gebäudekosten, greifen die Regeln zu anschaffungsnahen Herstellungskosten.

Hinweis zu Anschaffungs(neben)kosten

• Eine bloße Nutzungsänderungsgebühr ist grundsätzlich keine Anschaffungs(neben)kosten, weil sie nicht „zwangsläufig im Gefolge des Anschaffungsvorgangs" anfällt. Nachträgliche Anschaffungskosten entstehen eher bei Ablösung dinglicher Rechte (z. B. Wohnrecht/Nießbrauch), um Nutzungseinschränkungen zu beseitigen – das ist von einer reinen Nutzungsänderungsgebühr zu unterscheiden. BFH 23.01.2024 – IX R 14/23, BFH 10.12.2019 – IX R 19/19, BFH 07.06.2018 – IV R 37/15