Kostenweitergabe bei Lieferungen und Leistungen

Die Kostenweitergabe im Zusammenhang mit Lieferungen und Leistungen ist eine Praxis, bei der z.B. die entstandenen Kosten für z.B. einen Transport und die Lieferung von Waren oder Dienstleistungen auf den anderen Vertragspartner übertragen werden.

Dies kann in verschiedenen Situationen auftreten, abhängig von den Vereinbarungen zwischen dem Auftragnehmer/Lieferanten und dem Auftraggeber/Kunden.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie Kosten bzw. Aufwendungen bei Lieferungen oder Leistungen weitergegeben werden können:

Versandkosten: In vielen Fällen müssen Kunden die Kosten für den Versand der Waren übernehmen. Diese Kosten können je nach Lieferort, Gewicht der Waren und Versandart variieren. Einige Verkäufer bieten möglicherweise kostenlosen Versand ab einem bestimmten Bestellwert oder als Teil einer Sonderaktion an.

Liefergebühren: Bei bestimmten Produkten oder Dienstleistungen können Liefergebühren anfallen, die zusätzlich zum Kaufpreis erhoben werden. Dies kann beispielsweise bei großen oder sperrigen Gegenständen der Fall sein, bei denen spezielle Liefermethoden erforderlich sind.

Zusätzliche Dienstleistungen: Wenn der Kunde Zusatzleistungen wie Montage, Installation oder spezielle Verpackung wünscht, können diese Kosten als Teil der Lieferung weitergegeben werden.

Expresslieferung: Wenn der Kunde eine schnellere Lieferung wünscht, können Expresslieferungskosten anfallen, die höher sind als die Kosten für die Standardlieferung.

Auslagenerstattung: Der Lieferant verauslagt Kosten des Kunden, die er sich später nur erstatten lässt.

Die umsatzsteuerliche Einordnung von Kostenweiterbelastungen in beide Richtungen

• Lieferant an Kunde
• Kunde an Lieferant

ist eine Herausforderung, die jeder Unternehmer regelmäßig beachten muss.

Denn die Kostenweiterbelastungen können umsatzsteuerlich sowohl

• Entgelt für eine sonstige Leistung gem. § 3 Abs. 9 UStG oder
• Entgeltminderung für eine in Zusammenhang stehende Lieferung gem. § 17 Abs. 1 UStG oder
• nichtsteuerbar sein.

Abgrenzungskriterien zwischen sonstiger Leistung, Entgeltminderung und nichtsteuerbarem Vorgang

Die Abgrenzung zwischen sonstiger Leistung, Entgeltminderung und nichtsteuerbarem Vorgang bezieht sich auf die Unterscheidung zwischen verschiedenen Arten von Transaktionen im Bereich der Umsatzsteuer.

Folgende Kriterien sind zu unterscheiden, ob der Weiterbelastung von Kosten eine eigenständige Leistung zugrunde liegt und damit die entsprechende Umsatzsteuer zusätzlich entsteht; oder ob eine Entgeltminderung vorliegt oder ob die Leistung gar nicht der Umsatzsteuer unterliegt?

Nichtsteuerbare Vorgänge sind zwischen nicht verbundenen Unternehmen meist die Ausnahme.

In der Praxis relevante Vorgänge können jedoch sein:

• zivilrechtliche Schadensersatzforderungen,
• reine Verauslagungen für einen Kunden.

Bei der Weitergabe von Schadenersatzforderungen findet kein Leistungsaustausch statt, so dass hier keine Umsatzsteuer entsteht.

Beispiel: Ein Subunternehmer verursacht bei seinem Auftraggeber einen Schaden. Der Auftraggeber wird wiederum von dessen Auftraggeber in Haftung genommen. Diese Inhaftungnahme wird an den Subunternehmer weitergegeben.

Ebenso bei reinen Verauslagungen. Hier werden von Unternehmen zivilrechtliche Verbindlichkeiten von Kunden vorauslagt, um diese sich dann bei Rechnungsstellung an den Kunden erstatten zu lassen. Auch hier findet zwischen Kunden und Auftragnehmer kein Leistungsaustausch statt.

Beispiel: Berater fährt zum Kunden, um Beratungsleistungen vor Ort durchzuführen. Der Kunde bucht ein Hotelzimmer und soll die Kosten tragen. Der Berater bezahlt die Hotelrechnung beim Auschecken. Diese Verauslagung fordert der Berater in seiner Beratungsrechnung wieder ein. Die Rechtsbeziehung zum Hotel bestand zum Kunden. Dieser ist Leistungsempfänger - nicht der Berater. Der Berater hat bei der Weiterbelastung der Hotelkostenverauslagung keinen steuerpflichtigen Vorgang.

Für das Vorliegen einer eigenständigen Leistung spricht der Umstand, dass eine vertragliche, zivilrechtliche  Verpflichtung des Auftragnehmers zur Erbringung der abgerechneten Leistung an seinen Auftraggeber besteht.

Wenn beispielsweise der Kunde/Auftraggeber sich zur Durchführung bestimmter Werbemaßnahmen gegenüber seinem Auftragnehmer verpflichtet und der Kunde die ihm hierfür entstehenden Kosten seinem Auftragnehmer weiterberechnet, spricht dies für die Annahme einer eigenständigen sonstigen Leistung (auch BFH, Beschluss 11. Oktober 2022, XI R 12/20).

Wenn jedoch der Kunde/Auftraggeber dem Auftragnehmer/Lieferanten eigene Kosten in Rechnung stellt, die sich z.B. nach dem Volumen des Warenbezugs bestimmen, und der Auftragnehmer/Lieferant hierdurch keinerlei Mehrwert hat, soll dies ein Indiz für eine Entgeltminderung für die Leistung Auftragnehmer an Auftraggeber sein.