Verfahrensdokumentation

Im Rahmen der betrieblichen Scanverfahren müssen Unternehmer eine Reihe von Formalien erfüllen, um die Beweiskraft der Unterlagen weiterhin sicher zu stellen - Verfahrensdokumentation.

Der Scanvorgang muss angemessen dokumentiert werden (Verfahrensdokumentation). Die Steuerpflichtigen müssen eindeutige Organisationsanweisungen aufstellen, die strengstens eingehalten werden sollten und regelmäßig auf Einhaltung überprüft werden müssen.

Hier muss geregelt werden,

• wer scannen darf
• zu welchem Zeitpunkt gescannt wird bzw. werden darf, z.B. direkt nach dem Posteingang, während des Bearbeitungsprozesses oder erst bei Abschluss
• welche Unterlagen gescannt werden, z.B. alle, nur Verträge, nur Eingangsrechnungen, nur Unterlagen abweichend von DIN A4...
• ob eine bildliche oder inhaltliche Übereinstimmung mit den Originalunterlagen vorgeschrieben sein soll, z.B. mit handschriftlichen Notizen erlaubt oder nicht
• wie erfolgt die Qualitätskontrolle des Scan auf Vollständigkeit und Lesbarkeit, wer ist dafür verantwortlich
• wie erfolgen Korrekturen von Fehlern, wie erfolgt dessen Protokollierung

Die Organisationsanweisungen sind Bestandteil der Verfahrensdokumentation. Haben Sie weiterführende Fragen oder benötigen Sie Hilfe bei der Umsetzung Ihrer Digitalisierungsprozesse, sprechen Sie mich gern an.

cpm - Steuerberater Claas-Peter Müller, Hamburg