Aufzeichnungen auf Thermopapier

Aufzeichnungen auf Thermopapier (Tankbelege, sonstige Kassenbelege) sind oft hitze- und lichtempfindlich. Die bleichen daher relativ schnell aus. Der ursprüngliche Inhalt ist dann kaum noch erkennbar.

Daher sollten solche Belege auf Thermopapier rechtzeitig auf normalem Papier kopiert werden. Die ursprünglichen Belege brauchen dann nicht mehr aufbewahrt werden (Abschn. 14b 1 Abs. 5 S. 3 und 4 UStAE).

Soweit der Unternehmer Rechnungen mithilfe elektronischer Registrierkassen erteilt, ist es hinsichtlich der erteilten Rechnungen im Sinne des § 33 UStDV ausreichend, wenn Tagesendsummenbons aufbewahrt werden, die die Gewähr der Vollständigkeit bieten und den Namen des Geschäfts, das Ausstellungsdatum und die Tagesendsumme enthalten; im Übrigen sind die in den BMF-Schreiben vom 9. 1. 1996, BStBl I S. 34, und vom 26. 11. 2010, BStBl I S. 1342, genannten Voraussetzungen zu erfüllen.

Sind bei gemeinsamer Auftragserteilung durch mehrere Personen für Zwecke des Vorsteuerabzugs ein oder mehrere Gemeinschafter als Leistungsempfänger anzusehen (vgl. Abschnitt 15.2b Abs. 1), hat einer dieser Gemeinschafter das Original der Rechnung und jeder andere dieser Gemeinschafter zumindest eine Ablichtung der Rechnung aufzubewahren.

Die Rechnungen müssen über den gesamten Aufbewahrungszeitraum die Anforderungen des § 14 Absatz 1 Satz 2 UStG - Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit der Rechnung - erfüllen.

Nachträgliche Änderungen sind nicht zulässig.

Sollte die Rechnung auf Thermopapier ausgedruckt sein, ist sie durch einen nochmaligen Kopiervorgang auf Papier zu konservieren, das für den gesamten Aufbewahrungszeitraum nach § 14b Absatz 1 UStG lesbar ist. Dabei ist es nicht erforderlich, die ursprüngliche, auf Thermopapier ausgedruckte Rechnung aufzubewahren.

cpm - Steuerberater Claas-Peter Müller, Hamburg