Aufbereitung der Buchungsbelege - GoB

Auszug aus dem BMF-Schreiben vom 14.11.2014 (IV A 4 - S 0316/13/10003)

Erfassungsgerechte Aufbereitung der Buchungsbelege Eine erfassungsgerechte Aufbereitung der Buchungsbelege in Papierform oder die entsprechende Übernahme von Beleginformationen aus elektronischen Belegen (Daten, Datensätze, elektronische Dokumente und elektronische Unterlagen) ist sicherzustellen. Diese Aufbereitung der Belege ist insbesondere bei Fremdbelegen von Bedeutung, da der Steuerpflichtige im Allgemeinen keinen Einfluss auf die Gestaltung der ihm zugesandten Handels- und Geschäftsbriefe (z. B. Eingangsrechnungen) hat.

Wenn für Geschäftsvorfälle keine bildhaften Urschriften empfangen oder abgesandt, sondern elektronische Meldungen ausgestellt wurden (z. B. EDI), dann erfüllen diese Meldungen mit ihrem vollständigen Dateninhalt die Belegfunktion und müssen mit ihrem vollständigen Inhalt gespeichert und aufbewahrt werden.

Jedem Geschäftsvorfall muss ein Beleg zugrunde liegen, mit folgenden Inhalten:

• Eindeutige Belegnummer (z. B. Index, Paginiernummer, Dokumenten-ID, fortlaufende Rechnungsausgangsnummer),Angabe zwingend (§ 146 Absatz 1 Satz 1  AO, vollständig, geordnet) Kriterium für Vollständigkeitskontrolle (Belegsicherung) Bei umfangreichem Beleganfall ist Zuordnung und Identifizierung regelmäßig nicht aus Belegdatum oder anderen Merkmalen eindeutig ableitbar. Sofern die Fremdbelegnummer eine eindeutige Zuordnung zulässt, kann auch diese verwendet werden.
• Belegaussteller und -empfängerSoweit dies zu den branchenüblichen Mindestaufzeichnungspflichten gehört und keine Aufzeichnungserleichterungen bestehen (z. B. § 33 UStDV)
• Betrag bzw. Mengen- oder Wertangaben, aus denen sich der zu buchende Betrag ergibtAngabe zwingend (BFH vom 12. Mai 1966, BStBl III S. 372); Dokumentation einer Veränderung des Anlage- und Umlaufvermögens sowie des Eigen- und Fremdkapitals
• Währungsangabe und Wechselkurs bei FremdwährungErmittlung des Buchungsbetrags Hinreichende Erläuterung des Geschäftsvorfalls Hinweis auf BFH-Urteil vom 12. Mai 1966, BStBl III S. 372; BFH-Urteil vom 1. Oktober 1969, BStBl II 1970 S. 45
• BelegdatumAngabe zwingend (§ 146 Absatz 1 Satz 1 AO, zeitgerecht). Identifikationsmerkmale für eine chronologische Erfassung, bei Bargeschäften regelmäßig Zeitpunkt des Geschäftsvorfalls. Evtl. zusätzliche Erfassung der Belegzeit bei umfangreichem Beleganfall erforderlich
• Verantwortlicher Aussteller, soweit vorhandenZ. B. Bediener der Kasse

Für umsatzsteuerrechtliche Zwecke können weitere Angaben erforderlich sein. Dazu gehören beispielsweise die Rechnungsangaben nach §§ 14, 14a UStG und § 33 UStDV.

Buchungsbelege sowie abgesandte oder empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe in Papierform oder in elektronischer Form enthalten darüber hinaus vielfach noch weitere Informationen, die zum Verständnis und zur Überprüfung der für die Besteuerung gesetzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungen im Einzelfall von Bedeutung und damit ebenfalls aufzubewahren sind.

Dazu gehören z. B.:

• Mengen- oder Wertangaben zur Erläuterung des Buchungsbetrags,
• Einzelpreis (z. B. zur Bewertung),
• Valuta, Fälligkeit (z. B. zur Bewertung),
• Angaben zu Skonti, Rabatten (z. B. zur Bewertung),
• Zahlungsart (bar, unbar),
• Angaben zu einer Steuerbefreiung.

cpm - Steuerberater Claas-Peter Müller, Hamburg