Verpflegungsmehraufwendungen bei Berufssoldaten

Bei Berufssoldaten kann der Posten der Reisekosten und Verpflegungsmehraufwendungen wegen durchgeführter Auswärtseinsätze umfangreich sein. Er sollte daher immer Beachtung finden.

Ein im Rahmen einer möglicher Weise doppelten Haushaltsführung anzusetzender Verpflegungsmehrsaufwand ist gemäß § 9 Abs. 4a S. 8 EStG zu kürzen, wenn und soweit einem Berufssoldaten in der Kaserne eine Gemeinschaftsverpflegung unentgeltlich zur Verfügung steht.

Das soll auch dann gelten, wenn der Berufssoldat nicht an allen Mahlzeiten tatsächlich teilnimmt.

Grundsätzlich sind Mehraufwendungen für die Verpflegung durch Ansatz der Verpflegungspauschalen zu berücksichtigen.

Gemäß § 9 Abs. 4a S. 8 EStG sind die Verpflegungspauschalen zu kürzen, wenn dem Berufssoldaten anlässlich oder während einer Auswärtstätigkeit vom Dienstherren oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten eine Mahlzeit zur Verfügung gestellt wird.

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neue Pauschalen für Berufskraftfahrer und Verpflegungsmehraufwendungen

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Anhebung der Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen

Die Pauschalen für die entstandenen Verpflegungsmehraufwendungen haben sich zum 01.01.2020 erhöht.

Mehraufwendungen des Arbeitnehmers für die Verpflegung sind nach Maßgabe der folgenden Sätze als Werbungskosten abziehbar.

Wird der Arbeitnehmer außerhalb seiner Wohnung und ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig (auswärtige berufliche Tätigkeit), ist zur Abgeltung der ihm tatsächlich entstandenen, beruflich veranlassten Mehraufwendungen eine Verpflegungspauschale anzusetzen.

Diese beträgt

  1. 28 Euro für jeden Kalendertag, an dem der Arbeitnehmer 24 Stunden von seiner Wohnung und ersten Tätigkeitsstätte abwesend ist,
  2. jeweils 14 Euro für den An- und Abreisetag, wenn der Arbeitnehmer an diesem, einem anschließenden oder vorhergehenden Tag außerhalb seiner Wohnung übernachtet,
  3. 14 Euro für den Kalendertag, an dem der Arbeitnehmer ohne Übernachtung außerhalb seiner Wohnung mehr als 8 Stunden von seiner Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte abwesend ist; beginnt die auswärtige berufliche Tätigkeit an einem Kalendertag und endet am nachfolgenden Kalendertag ohne Übernachtung, werden 14 Euro für den Kalendertag gewährt, an dem der Arbeitnehmer den überwiegenden Teil der insgesamt mehr als 8 Stunden von seiner Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte abwesend ist.

Habne Sie weiterführende Fragen zu dieser Thematik, oder benötigen Sie Hilfe bei der steueroptimalen Erstellung Ihrer Steuererklärungen, sprechen Sie mich gern an.

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Neues Reisekostenrecht ab 2014

Seit 01.01.2014 kommt das neue Reisekostenrest zur Anwendung. Nach fast 2 Jahren kommt es dennoch immer wieder zu Diskussionen über die Auslegungen der steuerlichen Vorschriften.

Erste Tätigkeitsstätte (neues Reisekostenrecht)
Der neue Begriff der ersten Tätigkeitsstätte wurde im § 9 Abs. 4 EStG verankert. Die Bestimmung dieses Ortes ist entscheidend, da alle Fahren zu anderen Einsatzorten nunmehr Dienstfahrten darstellen.

Fahrten zu Sammelpunkten
Hierzu liegt nunmehr eine erste Finanzgerichtsentscheidung vor (FG Nürnberg, 13.05.2016, 4 K 1536/15). Hiernach können Aufwendungen für Fahrten zu Sammelpunkten wie zur ersten Tätigkeitsstätte nur mit der Entfernungspauschale geltend gemacht werden.

Fahrten zu weiträumigen Tätigkeitsgebieten
Sind Steuerpflichtige in einem weiträumigen Gebiet tätig (z.B. Schornsteinfeger), können die Aufwendungen für die Fahrten zu nächstgelegenen Punkt des weiträumigen Gebietes ebenfalls nur mit der Entfernungspauschale angesetzt werden.

Fahrtkosten der Arbeitnehmer
Privat erworbene Fahrkarten für die öffentlichen Verkehrsmittel können vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden, wenn sie für Auswärtstätigkeiten angefallen sind. D.h. steuerfrei können die Fahrtkosten erstattet werden, wenn es sich um Dienstfahrten handelt.

Verpflegungsmehrauswand
Durch die Verfügung des BayLfSt vom 15.02.2016 wurden die Veränderungen hinsichtlich der "Dreimonatsfrist" noch einmal deutlich. Hier haben die Arbeitgeber hinsichtlich der Erstattung der Verpflegungsmehraufwendungen die neuen Ermittlungen zu beachten. Betroffen sind vor allem Monteure, die täglich den betrieb anfahren, ohne dort die erste Tätigkeitsstätte zu haben.

Übernachtungskosten
Übernachtungskosten könne weiterhin über Pauschalen oder Einzelnachweise abgerechnet werden.
Für LKW-Fahrer können nunmehr jedoch pauschal 5,00 € je Übernachtung geltend gemacht werden (FG Münster, 02.09.2015, 7 K 2393/13).

Haben Sie Fragen zur steuerlich optimalen Gestaltung der ersten Tätigkeitsstätte und der Reisekostenabrechnungen, sprechen Sie mich gern an.

cpm - Steuerberater Claas-Peter Müller, Hamburg
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Neues Reisekostenrecht ab 2014

Seit 01.01.2014 kommt das neue Reisekostenrest zur Anwendung. Nach fast 2 Jahren kommt es dennoch immer wieder zu Diskussionen über die Auslegungen der steuerlichen Vorschriften.

Erste Tätigkeitsstätte (neues Reisekostenrecht)Der neue Begriff der ersten Tätigkeitsstätte wurde im § 9 Abs. 4 EStG verankert. Die Bestimmung dieses Ortes ist entscheidend, da alle Fahren zu anderen Einsatzorten nunmehr Dienstfahrten darstellen.

Fahrten zu SammelpunktenHierzu liegt nunmehr eine erste Finanzgerichtsentscheidung vor (FG Nürnberg, 13.05.2016, 4 K 1536/15). Hiernach können Aufwendungen für Fahrten zu Sammelpunkten wie zur ersten Tätigkeitsstätte nur mit der Entfernungspauschale geltend gemacht werden.

Fahrten zu weiträumigen TätigkeitsgebietenSind Steuerpflichtige in einem weiträumigen Gebiet tätig (z.B. Schornsteinfeger), können die Aufwendungen für die Fahrten zu nächstgelegenen Punkt des weiträumigen Gebietes ebenfalls nur mit der Entfernungspauschale angesetzt werden.

Fahrtkosten der ArbeitnehmerPrivat erworbene Fahrkarten für die öffentlichen Verkehrsmittel können vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden, wenn sie für Auswärtstätigkeiten angefallen sind. D.h. steuerfrei können die Fahrtkosten erstattet werden, wenn es sich um Dienstfahrten handelt.

VerpflegungsmehrauswandDurch die Verfügung des BayLfSt vom 15.02.2016 wurden die Veränderungen hinsichtlich der "Dreimonatsfrist" noch einmal deutlich. Hier haben die Arbeitgeber hinsichtlich der Erstattung der Verpflegungsmehraufwendungen die neuen Ermittlungen zu beachten. Betroffen sind vor allem Monteure, die täglich den betrieb anfahren, ohne dort die erste Tätigkeitsstätte zu haben.

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Mehraufwand für Verpflegung bei Einsatzwechseltätigkeit

Der BFH hatte sich in einem Urteil vom 08.10.2014 (VI R 95/13) erneut zum Abzug der Mehraufwendungen für die Verpflegung beim Einsatz an ständig wechselnden Tätigkeitsstätten zu äußern.

Hierbei kam der urteilende Senat zu der Ansicht, dass die Höhe der Mehraufwendungen für die Verpflegung sich bei einer Auswärtstätigkeit i.S. des § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 Satz 3 EStG (ständig wechselnde Tätigkeitsstätten) nach der Abwesenheitsdauer des Arbeitnehmers von seiner Wohnung am Ort des Lebensmittelpunkts richtet.

Das gelte auch dann, wenn der Arbeitnehmer stets in derselben auswärtigen Unterkunft nächtigt.

In der Urteilsbegründung führten die Richter aus, dass Mehraufwendungen für die Verpflegung eines Steuerpflichtigen nach § 9 Abs. 5 i.V.m. § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 Satz 1 EStG grundsätzlich nicht als Werbungskosten abziehbar sind.

Wird der Steuerpflichtige jedoch vorübergehend von seiner Wohnung und dem Mittelpunkt seiner dauerhaft angelegten beruflichen Tätigkeit entfernt beruflich tätig, so ist nach Satz 2 der Vorschrift für jeden Kalendertag, an dem der Steuerpflichtige wegen dieser vorübergehenden Tätigkeit von seiner Wohnung und seinem Tätigkeitsmittelpunkt über eine bestimmte Dauer abwesend ist, ein nach dieser Dauer gestaffelter Pauschbetrag abzuziehen.

Wird der Steuerpflichtige bei seiner individuellen betrieblichen Tätigkeit typischerweise nur an ständig wechselnden Tätigkeitsstätten tätig (Fall der sog. Einsatzwechseltätigkeit), so gilt Satz 2 entsprechend (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 Satz 3 EStG). Nach Satz 5 beschränkt sich bei einer längerfristigen vorübergehenden Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte der pauschale Abzug nach Satz 2 auf die ersten drei Monate (sog. Dreimonatsfrist). Auf die konkrete Verpflegungssituation kommt es für den Abzug der Pauschalen ebenso wenig an wie darauf, ob dem Arbeitnehmer überhaupt ein Mehraufwand bei seiner Verpflegung entstanden ist.

Haben Sie weitere Fragen zur Abrechnung Ihrer Reisekosten und Ihrer Mehraufwendungen für Verpflegungskosten, sprechen Sie mich gern an.

cpm - Steuerberater Claas-Peter Müller, Hamburg
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Mehraufwand für Verpflegung bei Einsatzwechseltätigkeit

Der BFH hatte sich in einem Urteil vom 08.10.2014 (VI R 95/13) erneut zum Abzug der Mehraufwendungen für die Verpflegung beim Einsatz an ständig wechselnden Tätigkeitsstätten zu äußern.

Hierbei kam der urteilende Senat zu der Ansicht, dass die Höhe der Mehraufwendungen für die Verpflegung sich bei einer Auswärtstätigkeit i.S. des § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 Satz 3 EStG (ständig wechselnde Tätigkeitsstätten) nach der Abwesenheitsdauer des Arbeitnehmers von seiner Wohnung am Ort des Lebensmittelpunkts richtet.

Das gelte auch dann, wenn der Arbeitnehmer stets in derselben auswärtigen Unterkunft nächtigt.

In der Urteilsbegründung führten die Richter aus, dass Mehraufwendungen für die Verpflegung eines Steuerpflichtigen nach § 9 Abs. 5 i.V.m. § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 Satz 1 EStG grundsätzlich nicht als Werbungskosten abziehbar sind.

Wird der Steuerpflichtige jedoch vorübergehend von seiner Wohnung und dem Mittelpunkt seiner dauerhaft angelegten beruflichen Tätigkeit entfernt beruflich tätig, so ist nach Satz 2 der Vorschrift für jeden Kalendertag, an dem der Steuerpflichtige wegen dieser vorübergehenden Tätigkeit von seiner Wohnung und seinem Tätigkeitsmittelpunkt über eine bestimmte Dauer abwesend ist, ein nach dieser Dauer gestaffelter Pauschbetrag abzuziehen.

Wird der Steuerpflichtige bei seiner individuellen betrieblichen Tätigkeit typischerweise nur an ständig wechselnden Tätigkeitsstätten tätig (Fall der sog. Einsatzwechseltätigkeit), so gilt Satz 2 entsprechend (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 Satz 3 EStG). Nach Satz 5 beschränkt sich bei einer längerfristigen vorübergehenden Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte der pauschale Abzug nach Satz 2 auf die ersten drei Monate (sog. Dreimonatsfrist). Auf die konkrete Verpflegungssituation kommt es für den Abzug der Pauschalen ebenso wenig an wie darauf, ob dem Arbeitnehmer überhaupt ein Mehraufwand bei seiner Verpflegung entstanden ist.

Haben Sie weitere Fragen zur Abrechnung Ihrer Reisekosten und Ihrer Mehraufwendungen für Verpflegungskosten, sprechen Sie mich gern an.

cpm - Steuerberater Claas-Peter Müller, Hamburg
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Geschäftsreise, Dienstreise

Eine betrieblich veranlasste Geschäftsreise liegt vor, wenn der Unternehmer vorübergehend außerhalb seiner Wohnung und seiner Betriebsstätte tätig wird.

Betriebsstätte ist jede von der Wohnung getrennte Beschäftigungsstätte, d. h. jede ortsfeste Einrichtung, an der oder von der die angelegte Tätigkeit auf Dauer ausgeübt wird. Räumlichkeiten, die einen Teil des Wohnhauses bilden, sind laut Rechtsprechung ungeachtet ihrer beruflichen oder betrieblichen Nutzung keine Betriebsstätte.

Betrieblich veranlasst sind Besuche bei Kunden, die Teilnahme an Messen oder Tagungen (IHK, Handwerkskammer) oder Fortbildungskongressen.

Die Aufzeichnungspflichten des Unternehmers sind genauso umfassend wie die des Arbeitnehmers.

Damit der Zweck der Reise als Geschäftsreise nicht vom Finanzamt angezweifelt wird bzw. bei einer Vermischung von privatem und betrieblichem Anlass gegebenenfalls der betrieblich veranlasste Anteil herausgerechnet werden kann, sollten auch Tagungsbroschüren, Messekataloge, Eintrittskarten, zu den Belegen genommen werden.

Hinweis: Der Nachweis der Nutzung des betrieblichen Pkw eines Handelsvertreters zu betrieblichen Zwecken durch ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch setzt voraus, dass neben dem Datum und den Fahrtzielen der jeweils aufgesuchte Kunde oder Geschäftspartner bzw. – wenn ein solcher nicht vorhanden ist – der konkrete Gegenstand der betrieblichen Verrichtung aufgezeichnet wird.

Der Vorsteuerabzug ist nur bei Vorlage einer auf den Unternehmer ausgestellten ordnungsgemäßen Rechnung mit ausgewiesener Mehrwertsteuer möglich (Ausnahme: Kleinbetragsrechnungen, also Rechnungen bis zu einem Gesamtbetrag von 150 € brutto).

Bei Fahrtkosten mit öffentlichen Verkehrsmitteln ist darauf zu achten, dass es entfernungsabhängig unterschiedliche Steuersätze gibt. So fallen nur 7 % Mehrwertsteuer an, wenn die Fahrten innerhalb einer Gemeinde erfolgen oder die Beförderungsstrecke nicht mehr als 50 km beträgt.

Unterschiedliche Steuersätze gelten auch für die Hotelübernachtung (7 %) und das Frühstück (19 %).

Die in Rechnung gestellte Vorsteuer aus Verpflegungskosten ist in voller Höhe abzugsfähig, auch wenn Verpflegungskosten höher sind als die Verpflegungspauschale.

Für Reisekosten mit ausländischer Umsatzsteuer gelten Besonderheiten. Vorsteuern sind zwingend bei der jeweiligen ausländischen Finanzbehörde geltend zu machen. Dabei helfe ich Ihnen gern.

cpm - Steuerberater Claas-Peter Müller, Hamburg
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Geschäftsreise, Dienstreise

Eine betrieblich veranlasste Geschäftsreise liegt vor, wenn der Unternehmer vorübergehend außerhalb seiner Wohnung und seiner Betriebsstätte tätig wird.

Betriebsstätte ist jede von der Wohnung getrennte Beschäftigungsstätte, d. h. jede ortsfeste Einrichtung, an der oder von der die angelegte Tätigkeit auf Dauer ausgeübt wird. Räumlichkeiten, die einen Teil des Wohnhauses bilden, sind laut Rechtsprechung ungeachtet ihrer beruflichen oder betrieblichen Nutzung keine Betriebsstätte.

Betrieblich veranlasst sind Besuche bei Kunden, die Teilnahme an Messen oder Tagungen (IHK, Handwerkskammer) oder Fortbildungskongressen.

Die Aufzeichnungspflichten des Unternehmers sind genauso umfassend wie die des Arbeitnehmers.

Damit der Zweck der Reise als Geschäftsreise nicht vom Finanzamt angezweifelt wird bzw. bei einer Vermischung von privatem und betrieblichem Anlass gegebenenfalls der betrieblich veranlasste Anteil herausgerechnet werden kann, sollten auch Tagungsbroschüren, Messekataloge, Eintrittskarten, zu den Belegen genommen werden.

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Reisekosten-Erstattung durch den Arbeitgeber

Die Erstattung von Reisekosten durch den Arbeitgeber ist grundsätzlich steuerfrei und damit auch sozialversicherungsfrei, soweit diese Aufwendungen auch als Werbungskosten in der Einkommensteuererklärung abgezogen werden können. Erstattet der Arbeitgeber darüber hinausgehende Kosten, sind diese Zahlungen steuerpflichtiger Arbeitslohn.

Hinweis: Bleibt die Erstattung des Arbeitgebers unter den jeweils einschlägigen Pauschbeträgen (Verpflegungs- und Fahrtkostenpauschale) oder den jeweils nachgewiesenen Kosten, kann die Differenz als Werbungskosten in der Einkommensteuererklärung geltend gemacht werden.

a) Erstattung der Fahrtkosten
Sollen die tatsächlichen Fahrtkosten bei Benutzung eines privaten Fahrzeugs ersetzt werden, müssen die tatsächlichen Gesamtkosten des Fahrzeugs für den Arbeitgeber ersichtlich sein. Der Arbeitgeber muss diese Unterlagen als Belege zum Lohnkonto aufbewahren.

Erstattet der Arbeitgeber die pauschalen Kilometersätze, muss er nicht prüfen, ob dies zu einer unzutreffenden Besteuerung führt.

Bei Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel, sind entweder die tatsächlichen Fahrtkosten laut Ticketpreis oder die pauschalen Fahrtkosten in Höhe der Kilometerpauschale (0,30 € je gefahrenen Kilometer) erstattungsfähig.

b) Erstattung der Verpflegungsmehraufwendungen
Die Erstattung von Verpflegungsmehraufwendungen ist in Höhe der Pauschbeträge lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei. Ist die Erstattung durch den Arbeitgeber höher als der Pauschbetrag, ist diese Differenz Arbeitslohn und muss versteuert werden. Bei den Verpflegungsmehraufwendungen besteht die Möglichkeit, dass der Arbeitgeber eine pauschale Besteuerung von 25 % vornimmt. Diese Möglichkeit besteht bis zu einem Betrag, der doppelt so hoch wie die Verpflegungspauschale ist. Der restliche Betrag unterliegt dem normalen (höheren) Einkommensteuersatz.

Übernimmt der Arbeitgeber die Kosten der „üblichen“ Mahlzeiten (bis zu 60 € incl. Getränken und incl. Umsatzsteuer), sind diese mit dem amtlichen Sachbezugswert als Arbeitslohn zu erfassen und zu versteuern. Zuzahlungen des Arbeitnehmers sind bei der Prüfung der 60 €-Grenze nicht zu berücksichtigen. Die amtlichen Sachbezugswerte wurden zum 1. 1. 2014 angepasst und betragen für ein Frühstück 1,63 € pro Kalendertag und für Mittag- bzw. Abendessen je 3,00 € pro Kalendertag. Gewährt der Arbeitgeber zusätzlich Verpflegungspauschalen, müssen diese um die erhaltenen Sachbezugswerte gekürzt werden.

Hinweis: Die steuerliche Erfassung einer üblichen Mahlzeit als Arbeitslohn entfällt, wenn der Arbeitnehmer für die betreffende Auswärtstätigkeit dem Grunde nach eine Verpflegungspauschale als Werbungskosten geltend machen könnte. Auf die Höhe der tatsächlich als Werbungskosten anzusetzenden Verpflegungspauschale kommt es nicht an.

c) Erstattung der Übernachtungskosten
Übernachtungskosten kann der Arbeitgeber in Höhe der nachgewiesenen Aufwendungen vollständig oder ohne Einzelnachweis für jede Übernachtung im Inland mit einem Pauschbetrag von 20 € lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei erstatten. Der Ansatz der Pauschale ist nur bei der Arbeitgebererstattung möglich, nicht jedoch beim Werbungskosten- oder Betriebsausgabenabzug.

Die Pauschbeträge für Übernachtungskosten im Ausland, die der Arbeitgeber ohne Nachweis steuerfrei erstatten kann, wurden zum 1. 1. 2013 neu festgelegt und variieren zwischen den einzelnen Ländern.

Tipp: Sprechen Sie uns an, wenn Sie Auskünfte zu Übernachtungspauschalen im Ausland benötigen.

Hinweis: Achten Sie darauf, dass die Rechnung auf Ihren Arbeitgeber ausgestellt wird, nur in diesem Fall ist er zum Abzug der Vorsteuer berechtigt. Nur bei Kleinbetragsrechnungen bis zu einem Gesamtbetrag von 150 € (brutto) kann der Vorsteuerabzug auch ohne Nennung des Arbeitsgebers genutzt werden.

Übernachtung mit Frühstück:
Die Kosten des Frühstücks gehören zu den Aufwendungen für Verpflegung. Sind sie bekannt, ist die Hotelrechnung um diesen Betrag zu kürzen.

Enthält die Rechnung keinen Hinweis auf den Preis des Frühstücks ist die Hotelrechnung um 4,80 € zu kürzen. 4,80 € entsprechen 20 % des vollen Verpflegungspauschbetrags bei 24-stündiger Abwesenheit. Für Mittag- und Abendessen beträgt die Kürzung jeweils 40 % (d. h. bei Inlandsreisen 9,60 €). Wird das Frühstück nicht allein, sondern im Rahmen eines „Business-Package“ angeboten, ist die Rechnung um die gleichen Beträge zu kürzen.

Da nur die Übernachtung, nicht jedoch das Frühstück dem ermäßigten Umsatzsteuersatz unterliegt, muss das Frühstück gesondert ausgewiesen sein. Es ist jedoch zulässig, das Frühstück mit weiteren Nebenleistungen (z. B. Parkplatz) zu einer Servicepauschale zusammenzufassen. Auch hier werden wieder 4,80 € für ein Frühstück angesetzt. Dieses Mal jedoch nicht auf den Gesamtbetrag, sondern nur auf den Betrag, den die Servicepauschale aufweist.

Mahlzeiten seitens des Arbeitgebers sind nur in Höhe des amtlichen Sachbezugswerts zuzurechnen, bei einem Frühstück sind das 1,63 €. Dies ist die günstigste Methode. Voraussetzung für eine arbeitgeberseitige Mahlzeitengestellung ist, dass
  • der Arbeitnehmer eine Auswärtstätigkeit verrichtet,
  • die Mahlzeit nicht mehr als 60 € inkl. Umsatzsteuer kostet und
  • die Abgabe der Mahlzeit dienstlich veranlasst ist.
Von einer dienstlichen Veranlassung ist auszugehen, wenn die Aufwendungen durch den Arbeitgeber ersetzt werden und die Rechnung auf den Arbeitgeber ausgestellt ist, die ihm im Original vorliegt.

d) Erstattung der Reisenebenkosten
Die Erstattung von tatsächlich aufgewendeten Reisenebenkosten seitens des Arbeitgebers ist immer vollständig steuerfrei. Dem Arbeitgeber müssen entsprechende Unterlagen vorgelegt werden, die dieser als Beleg zum Lohnkonto aufzubewahren hat.

cpm - Steuerberater Claas-Peter Müller, Hamburg
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Reisekosten-Erstattung durch den Arbeitgeber

Die Erstattung von Reisekosten durch den Arbeitgeber ist grundsätzlich steuerfrei und damit auch sozialversicherungsfrei, soweit diese Aufwendungen auch als Werbungskosten in der Einkommensteuererklärung abgezogen werden können. Erstattet der Arbeitgeber darüber hinausgehende Kosten, sind diese Zahlungen steuerpflichtiger Arbeitslohn.

Hinweis: Bleibt die Erstattung des Arbeitgebers unter den jeweils einschlägigen Pauschbeträgen (Verpflegungs- und Fahrtkostenpauschale) oder den jeweils nachgewiesenen Kosten, kann die Differenz als Werbungskosten in der Einkommensteuererklärung geltend gemacht werden.

a) Erstattung der FahrtkostenSollen die tatsächlichen Fahrtkosten bei Benutzung eines privaten Fahrzeugs ersetzt werden, müssen die tatsächlichen Gesamtkosten des Fahrzeugs für den Arbeitgeber ersichtlich sein. Der Arbeitgeber muss diese Unterlagen als Belege zum Lohnkonto aufbewahren.

Erstattet der Arbeitgeber die pauschalen Kilometersätze, muss er nicht prüfen, ob dies zu einer unzutreffenden Besteuerung führt.

Bei Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel, sind entweder die tatsächlichen Fahrtkosten laut Ticketpreis oder die pauschalen Fahrtkosten in Höhe der Kilometerpauschale (0,30 € je gefahrenen Kilometer) erstattungsfähig.

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Verpflegungsmehraufwendungen

Für die Verpflegung können Steuerpflichtige für tatsächlich entstandene Mehraufwendungen aufgrund einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit nur Pauschbeträge geltend machen; und diese auch nur für die ersten drei Monate an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte (sog. Dreimonatsfrist).

Maßgebend für die Höhe der Verpflegungspauschbeträge ist die Dauer der Abwesenheit von der Wohnung und ersten Tätigkeitsstätte. Es spielt keine Rolle, ob tatsächlich Verpflegungskosten in dieser Höhe entstanden sind.

Eine berufliche Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte liegt nur vor, wenn der Steuerpflichtige an dieser mindestens an 3 Tagen wöchentlich tätig wird. Die Dreimonatsfrist beginnt daher nicht, solange die auswärtige Tätigkeitsstätte an nicht mehr als 2 Tagen wöchentlich aufgesucht wird.

Eine Unterbrechung der beruflichen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte führt zu einem Neubeginn der Dreimonatsfrist, wenn sie mindestens 4 Wochen dauert. Der Grund der Unterbrechung ist unerheblich; es zählt nur noch die Unterbrechungsdauer. Dies gilt auch, wenn die Unterbrechung der beruflichen Tätigkeit schon vor dem 1.1.2014 begonnen hat.

Hinweise: Verpflegungspauschalen können vom Arbeitnehmer insoweit nicht mehr zum Ansatz als Werbungskosten kommen, als er während seiner beruflichen Auswärtstätigkeit durch den Arbeitgeber „verpflegt“ wird.

Wird dem Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten eine Mahlzeit zur Verfügung gestellt, wird der Werbungskostenabzug tageweise gekürzt, und zwar

– um 20 % für ein Frühstück und

– um jeweils 40 % für ein Mittag- und Abendessen

der für die 24-stündige Abwesenheit geltenden höchsten Verpflegungspauschale. Das entspricht für Auswärtstätigkeiten im Inland einer Kürzung um 4,80 € für ein Frühstück und jeweils 9,60 € für ein Mittag- und Abendessen.

Die Kürzung des Werbungskostenabzugs gilt auch dann, wenn der Arbeitgeber die dem Arbeitnehmer zustehende Reisekostenvergütung lediglich gekürzt ausbezahlt oder wenn der Arbeitgeber den amtlichen Sachbezugswert der Mahlzeit pauschal besteuert hat.

Erhält der Arbeitnehmer steuerfreie Erstattungen für die Verpflegung vom Arbeitgeber, kommt ein Werbungskostenabzug insoweit nicht in Frage.

Für das Inland gelten ab 2014 die folgenden Pauschbeträge:
24 Stunden (bei mehrtägiger Reise)24 €
mehr als 8 bis unter 24 Stunden12 €
bis 8 Stunden
Jeweils für An- und Abreisetag bei einer mehrtägigen Reise unabhängig von der Abwesenheitsdauer12 €
Die konkrete Abwesenheitsdauer wird durch den Zeitpunkt der Abfahrt und der Rückkehr in die Wohnung ermittelt.

Tipp: Vermerken Sie bei Überlandfahrten z. B. Verkehrsstaus oder die Zeit für Umwege.

Für eintägige auswärtige Tätigkeiten ohne Übernachtung können ab einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden von der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte eine Pauschale von 12 € angesetzt werden. Dies gilt auch, wenn Sie über Nacht (also an zwei Kalendertagen) unterwegs sind.

Für den An- und Abreisetag einer mehrtägigen auswärtigen Tätigkeit mit Übernachtung außerhalb der Wohnung können Sie ohne Prüfung einer Mindestabwesenheitszeit eine Pauschale von jeweils 12 € als Werbungskosten geltend machen. Dabei ist es unerheblich, ob Sie die Reise von Ihrer Wohnung, der ersten oder einer anderen Tätigkeitsstätte aus antreten.

Hinweis: Die oben angesprochene Dreimonatsfrist für den Abzug der Verpflegungspauschalen findet bei einer Fahrtätigkeit (Schiffspersonal, Zugbegleiter, Stewardess, Kurierdienstfahrer etc.) keine Anwendung.

Die Verpflegungspauschbeträge im Ausland sind je nach Land unterschiedlich hoch. Die vollen Verpflegungs-pauschbeträge des jeweiligen aufgesuchten Landes vermindern sich bei einer Abwesenheitsdauer von weniger als 24 Stunden, so z. B. an den Tagen der Hin- und Rückreise, anteilig. Im Hinblick auf die bei auswärtigen beruflichen Tätigkeiten im Ausland oftmals über Nacht oder mehrere Tage andauernden An- und Abreisen genügt es für die Qualifizierung als An- und Abreisetag, wenn der Arbeitnehmer unmittelbar nach der Anreise oder vor der Abreise auswärtig übernachtet.

Tipp: Zwecks optimaler Geltendmachung der Pauschbeträge können Sie z. B. bei Auslandsreisen ein „Reisetagebuch“ führen (z. B. Aufzeichnung der Abfahrt von zu Hause, Landung des Flugzeugs im Ausland und Rückkehr ins Heimatland etc.). Wir informieren Sie gerne im konkreten Fall über die Höhe der maßgeblichen Pauschbeträge.

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Verpflegungsmehraufwendungen

Für die Verpflegung können Steuerpflichtige für tatsächlich entstandene Mehraufwendungen aufgrund einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit nur Pauschbeträge geltend machen; und diese auch nur für die ersten drei Monate an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte (sog. Dreimonatsfrist).

Maßgebend für die Höhe der Verpflegungspauschbeträge ist die Dauer der Abwesenheit von der Wohnung und ersten Tätigkeitsstätte. Es spielt keine Rolle, ob tatsächlich Verpflegungskosten in dieser Höhe entstanden sind.

Eine berufliche Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte liegt nur vor, wenn der Steuerpflichtige an dieser mindestens an 3 Tagen wöchentlich tätig wird. Die Dreimonatsfrist beginnt daher nicht, solange die auswärtige Tätigkeitsstätte an nicht mehr als 2 Tagen wöchentlich aufgesucht wird.

Eine Unterbrechung der beruflichen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte führt zu einem Neubeginn der Dreimonatsfrist, wenn sie mindestens 4 Wochen dauert. Der Grund der Unterbrechung ist unerheblich; es zählt nur noch die Unterbrechungsdauer. Dies gilt auch, wenn die Unterbrechung der beruflichen Tätigkeit schon vor dem 1.1.2014 begonnen hat.

Hinweise: Verpflegungspauschalen können vom Arbeitnehmer insoweit nicht mehr zum Ansatz als Werbungskosten kommen, als er während seiner beruflichen Auswärtstätigkeit durch den Arbeitgeber „verpflegt“ wird.

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Verpflegungsmehraufwand mit Unterbrechung

Verpflegungsmehraufwendungen bei Auswärtstätigkeiten werden nach dem Willen des Gesetzgebers nur bis zu einer Dauer von 3 Monaten steuerlich abzugsfähig gewährt (sogenannte Dreimonatsfrist). Nach dieser Zeit soll sich der Steuerpflichtige wohl an die neue "Verpflegungssituation" gewöhnt haben.

In einem Fall hatte der BFH zu klären, wie sich die 3-Monats-Frist verhält, wenn Auswärtstätigkeiten mit Unterbrechungen stattfinden. Starten die Fristen dann immer wieder neu?

Der BFH urteilte (28.02.2013, III R 94/10), dass auch bei immer wieder neu erteilten Aufträgen ein Neubeginn der 3-Monats-Frist erst startet, wenn mindestens 4 Wochen Unterbrechung zwischen den einzelnen Auswärtstätigkeiten liegen.

Auswärtstätigkeiten sind Tätigkeiten an bestimmten "fest eingerichteten Orten". Diese sind zu unterscheiden von den Fahrtätigkeiten, die keine ortsfeste Tätigkeit darstellen. Für Fahrtätigkeiten gilt die Dreimonatsfrist nicht.

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Verpflegungsmehraufwand mit Unterbrechung

Verpflegungsmehraufwendungen bei Auswärtstätigkeiten werden nach dem Willen des Gesetzgebers nur bis zu einer Dauer von 3 Monaten steuerlich abzugsfähig gewährt (sogenannte Dreimonatsfrist). Nach dieser Zeit soll sich der Steuerpflichtige wohl an die neue "Verpflegungssituation" gewöhnt haben.

In einem Fall hatte der BFH zu klären, wie sich die 3-Monats-Frist verhält, wenn Auswärtstätigkeiten mit Unterbrechungen stattfinden. Starten die Fristen dann immer wieder neu?

Der BFH urteilte (28.02.2013, III R 94/10), dass auch bei immer wieder neu erteilten Aufträgen ein Neubeginn der 3-Monats-Frist erst startet, wenn mindestens 4 Wochen Unterbrechung zwischen den einzelnen Auswärtstätigkeiten liegen.

Auswärtstätigkeiten sind Tätigkeiten an bestimmten "fest eingerichteten Orten". Diese sind zu unterscheiden von den Fahrtätigkeiten, die keine ortsfeste Tätigkeit darstellen. Für Fahrtätigkeiten gilt die Dreimonatsfrist nicht.

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