1) Sachleistungen / Vergütungsbausteine, bei denen Gehaltsumwandlung möglich ist
Hier gibt es keine allgemeine gesetzliche Zusätzlichkeitsvoraussetzung für den Grundtatbestand oder es existiert eine Sonderregel, die auch ohne zusätzliche Gewährung funktioniert.
| Sachleistung / Baustein |
Gehaltsumwandlung möglich? |
Wichtiger Hinweis |
| Dienstwagen zur Privatnutzung |
Ja |
Klassischer Sachbezug. Keine gesetzliche Zusätzlichkeitsvoraussetzung. Bewertung nach 1-%-Regel/Fahrtenbuch; bei Elektrofahrzeugen begünstigte Bewertung. |
| Dienstwohnung / verbilligte Wohnung | Ja | Sachbezug nach § 8 EStG. Die besondere Begünstigung bei Wohnungsüberlassung hängt an den gesetzlichen Mietwertgrenzen, nicht an einer Zusätzlichkeitsklausel. |
| Private Nutzung von betrieblichen IT- und Telekommunikationsgeräten (z. B. Handy, Laptop, Tablet des Arbeitgebers) | Ja | § 3 Nr. 45 EStG nennt keine Zusätzlichkeitsvoraussetzung. Deshalb ist diese Gestaltung deutlich flexibler als viele andere Benefits. |
| Personalrabatte auf Waren oder Dienstleistungen des Arbeitgebers | Ja | Steuerfreibetrag bis 1.080 € p. a.; § 8 Abs. 3 EStG enthält keine Zusätzlichkeitsvoraussetzung. |
| Jobticket / ÖPNV-Zuschüsse in der pauschal besteuerten Variante | Ja, eingeschränkt | Die steuerfreie Variante nach § 3 Nr. 15 EStG verlangt Zusätzlichkeit. Aber § 40 Abs. 2 Satz 2 Nr. 2 EStG erlaubt eine 25-%-Pauschalversteuerung auch dann, wenn die Leistung nicht zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt wird. |
| Sonstige normale, nicht besonders begünstigte Sachbezüge | Ja | Praktisch fast immer per Gehaltsumwandlung denkbar, aber dann regelmäßig voll lohnsteuer- und oft auch sv-pflichtig. Steuerlich interessant ist das meist nur selten. |
Wenn eine Leistung per Gehaltsumwandlung eingebaut werden soll, sind in der Praxis vor allem Dienstwagen, Dienstwohnung, Arbeitgeber-Handy/Laptop und Personalrabatte die robustesten Bausteine. Beim Jobticket ist Gehaltsumwandlung zwar möglich, aber dann meist nicht steuerfrei, sondern nur über die besondere Pauschalierungsregel interessant.
2) Sachleistungen / Vergütungsbausteine, die zwingend zusätzlich zum vereinbarten Gehalt gewährt werden müssen
Hier gilt: Wenn du die Steuerfreiheit oder die begünstigte Pauschalierung behalten willst, darf die Leistung nicht aus einer Gehaltsumwandlung stammen.
| Sachleistung / Baustein |
Zusätzlichkeit zwingend? |
Wichtiger Hinweis |
| 50-Euro-Sachbezug (Gutscheine/Geldkarten) |
Ja |
Die 50-€-Freigrenze greift bei Gutscheinen/Geldkarten nur, wenn sie zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden. Außerdem dürfen es nur begünstigte Gutscheine/Geldkarten sein. |
| Jobticket / ÖPNV-Zuschüsse in der steuerfreien Variante | Ja | Steuerfreiheit nach § 3 Nr. 15 EStG nur bei zusätzlicher Gewährung. |
| Kindergarten- / Kita-Zuschuss für nicht schulpflichtige Kinder | Ja | Steuerfrei nur bei zusätzlicher Gewährung. |
| Betriebliche Gesundheitsförderung bis 600 € p. a. | Ja | Steuerfrei nur bei zusätzlicher Gewährung. |
| Überlassung eines betrieblichen Fahrrads / E-Bikes (kein Kfz) in der steuerfreien Variante | Ja | Steuerfreiheit nach § 3 Nr. 37 EStG nur bei zusätzlicher Gewährung. |
| Kostenloses elektrisches Laden eines E-/Hybridfahrzeugs im Betrieb | Ja | Steuerfreiheit nach § 3 Nr. 46 EStG nur bei zusätzlicher Gewährung. |
| Übereignung von Computer/Tablet/Peripherie an den Arbeitnehmer mit 25-%-Pauschalsteuer | Ja | § 40 Abs. 2 Nr. 5 EStG verlangt ausdrücklich die zusätzliche Gewährung. Gleiches gilt für Internetzuschüsse. |
| Übereignung einer Wallbox / Ladevorrichtung oder Zuschuss dazu | Ja | § 40 Abs. 2 Nr. 6 EStG verlangt ausdrücklich die zusätzliche Gewährung. |
| Übereignung eines betrieblichen Fahrrads mit 25-%-Pauschalsteuer | Ja | § 40 Abs. 2 Nr. 7 EStG verlangt ausdrücklich die zusätzliche Gewährung. |
| Essenszuschüsse / arbeitstägliche Mahlzeiten in der pauschal besteuerten Begünstigung | Praktisch ja | § 40 Abs. 2 Nr. 1 EStG verlangt, dass die Mahlzeiten nicht als Lohnbestandteile vereinbart sind. Das ist funktional ein Ausschluss der klassischen Gehaltsumwandlung. |
Alles, was auf „zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn" beruht, fällt bei Gehaltsumwandlung regelmäßig aus der Begünstigung heraus. Das betrifft in der Praxis vor allem 50-€-Gutscheine, Kindergartenzuschüsse, Gesundheitsförderung, Firmenrad, Ladevorteile für E-Autos sowie viele pauschal besteuerte Digital- und Mobilitätsbausteine.
3) Wichtige Sonderfälle, die oft verwechselt werden
Jobticket
Das Jobticket ist der wichtigste Mischfall:
- steuerfrei nach § 3 Nr. 15 EStG: nur zusätzlich
- 25 % pauschal nach § 40 Abs. 2 Satz 2 Nr. 2 EStG: auch ohne Zusätzlichkeit möglich
Deshalb gehört das Jobticket je nach Gestaltung in beide Kategorien.
Arbeitgeber-Handy/Laptop
Auch hier gibt es zwei Ebenen:
- bloße Nutzung eines arbeitgebereigenen Geräts: sehr flexibel, weil § 3 Nr. 45 EStG keine Zusätzlichkeit fordert
- Übereignung des Geräts oder Internetzuschuss mit 25-%-Pauschalsteuer: nur zusätzlich nach § 40 Abs. 2 Nr. 5 EStG
Das wird in der Praxis oft durcheinandergebracht.
Firmenrad
Auch beim Fahrrad muss unterschieden werden:
- steuerfreier Überlassung nach § 3 Nr. 37 EStG: nur zusätzlich
- anderen, nicht steuerfreien Gestaltungen: arbeitsrechtlich ggf. möglich, aber dann eben nicht mit derselben Steuerbegünstigung
4) Speziell für Gesellschafter-Geschäftsführer: die entscheidende Warnung
Bei einem beherrschenden Gesellschafter-Geschäftsführer reicht es nicht, dass ein Benefit lohnsteuerlich grundsätzlich zulässig ist. Die Leistung muss zusätzlich auch fremdüblich, klar vorab vereinbart und tatsächlich so durchgeführt sein. Sonst droht eine verdeckte Gewinnausschüttung (vGA).
Besonders heikel sind ungewöhnliche Vergütungsbestandteile wie Überstundenvergütungen oder SFN-Zuschläge; der BFH hat solche Zuschläge beim Gesellschafter-Geschäftsführer regelmäßig als gesellschaftlich veranlasst und damit als vGA eingeordnet.
5) Praxistaugliche Merkhilfe
Gehaltsumwandlung möglich
Vor allem:
- Dienstwagen
- Dienstwohnung
- Arbeitgeber-Handy/Laptop zur privaten Nutzung
- Personalrabatte
- Jobticket in der 25-%-Pauschalvariante
Zwingend zusätzlich
Vor allem:
- 50-€-Gutscheine / Geldkarten
- steuerfreies Jobticket
- Kita-/Kindergartenzuschuss
- Gesundheitsbudget / Gesundheitsförderung
- steuerfreies Firmenrad
- E-Auto-Laden im Betrieb
- Übereignung von Hardware / Wallbox / Fahrrad in den begünstigten Pauschalierungsmodellen
- Essenszuschüsse, soweit die Begünstigung genutzt werden soll
6) Die 10 wichtigsten Sachleistungen für Gesellschafter-Geschäftsführer
1) Dienstwagen zur Privatnutzung
Steuervorteil: Der Dienstwagen ist einer der stärksten Vergütungsbausteine, weil er Mobilität mit einer planbaren lohnsteuerlichen Bewertung verbindet. Für Elektrofahrzeuge gilt unter den gesetzlichen Voraussetzungen weiterhin die begünstigte Bewertung mit einem Viertel des Listenpreises, für bestimmte Hybride die Halbierung. Das kann deutlich günstiger sein als eine reine Gehaltserhöhung.
Risiken: Beim Gesellschafter-Geschäftsführer entstehen Risiken vor allem durch fehlende oder unklare Privatnutzungsregelungen, nicht geführte Fahrtenbücher, unangemessen luxuriöse Fahrzeuge oder eine insgesamt überzogene Gesamtvergütung.
Typische Fehler: Oft wird ein Fahrtenbuch begonnen, aber nicht ordnungsgemäß geführt. Ebenso häufig fehlt eine klare Regelung zur Privatnutzung im Geschäftsführervertrag oder Gesellschafterbeschluss.
Gestaltungshinweis: Den Dienstwagen immer vorab schriftlich regeln, die Bewertungsmethode sauber festlegen und Elektrofahrzeuge immer mitrechnen lassen. Bei hochwertigen Fahrzeugen zusätzlich die Angemessenheit im Fremdvergleich dokumentieren.
2) 50-Euro-Sachbezug über Gutscheine oder Geldkarten
Steuervorteil: Bis zu 50 Euro monatlich können als Sachbezug steuerfrei bleiben, wenn die gesetzlichen Voraussetzungen eingehalten werden. Das ist ein einfacher Nettohebel mit guter psychologischer Wirkung.
Risiken: Für Gesellschafter-Geschäftsführer ist das Risiko hoch, wenn die Karte tatsächlich eine Geldleistung ist oder wenn die Leistung per Gehaltsumwandlung finanziert wird. Dann kippt die Steuerfreiheit.
Typische Fehler: Verwendet werden häufig Karten mit IBAN, Barauszahlungsfunktion, PayPal-/Überweisungsfähigkeit oder allgemeiner Zahlungsfunktion. Ebenfalls falsch ist die nachträgliche Kostenerstattung gegen Beleg. Das gilt nicht als Sachbezug.
Gestaltungshinweis: Nur ZAG-konforme Gutscheine/Geldkarten einsetzen, die ausschließlich zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen berechtigen. Außerdem muss die Leistung zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden. Für GGF sollte das ausdrücklich im Vergütungspaket dokumentiert sein.
3) Arbeitgeber-Smartphone, Laptop, Tablet und private Nutzung von IT
Steuervorteil: Die private Nutzung betrieblicher Datenverarbeitungs- und Telekommunikationsgeräte ist nach § 3 Nr. 45 EStG steuerfrei. Das ist für Geschäftsführer besonders attraktiv, weil Handy, Laptop und Tablet in der Praxis ohnehin oft betrieblich benötigt werden.
Risiken: Gefährlich wird es, wenn nicht mehr die Nutzung arbeitgebereigener Geräte vorliegt, sondern wirtschaftlich eine Eigentumsübertragung oder eine private Kostenübernahme ohne passende Rechtsgrundlage.
Typische Fehler: Geräte werden dem Geschäftsführer faktisch übereignet, obwohl nur eine Nutzung vereinbart wurde. Oder private Verträge werden vom Unternehmen bezahlt, obwohl kein sauberer Arbeitgebervertrag dahintersteht.
Gestaltungshinweis: Wenn du die starke Steuerfreiheit nutzen willst, sollten die Geräte im Eigentum der GmbH bleiben. Falls eine Übereignung gewünscht ist, muss geprüft werden, ob stattdessen die pauschalierte Variante nach § 40 Abs. 2 Nr. 5 EStG sauber aufgebaut werden kann. Die setzt dann aber zusätzliche Gewährung voraus.
4) Jobticket / ÖPNV-Zuschüsse
Steuervorteil: Das Jobticket ist steuerfrei möglich, wenn es zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt wird. Alternativ gibt es eine pauschalbesteuerte Variante, die auch dann interessant sein kann, wenn die Steuerfreiheit nicht greift.
Risiken: Beim Gesellschafter-Geschäftsführer ist die größte Gefahr, dass das Jobticket bloß als Gehaltsersatz dient oder dass die tatsächliche Fahrtsituation nicht zur Gestaltung passt.
Typische Fehler: Es wird die steuerfreie Behandlung angenommen, obwohl das Ticket durch Gehaltsverzicht finanziert wird. Oder es wird übersehen, dass bei der steuerfreien Variante die Entfernungspauschale beeinflusst wird.
Gestaltungshinweis: Vorab entscheiden, ob die steuerfreie oder die pauschalierte Variante genutzt werden soll. Für GGF ist die pauschalierte Lösung oft sauberer, wenn arbeitsvertraglich keine echte Zusatzleistung mehr aufgebaut werden kann.
5) Firmenfahrrad / E-Bike
Steuervorteil: Die Überlassung eines betrieblichen Fahrrads, das kein Kraftfahrzeug ist, ist steuerfrei möglich, wenn sie zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erfolgt. Das ist ein attraktiver Benefit mit oft guter Außenwirkung.
Risiken: Bei Gesellschafter-Geschäftsführern ist das Risiko moderat, aber die Zusätzlichkeitsvoraussetzung wird oft unterschätzt. Außerdem ist nicht jedes E-Bike lohnsteuerlich ein „Fahrrad"; S-Pedelecs können als Kfz behandelt werden.
Typische Fehler: Gehaltsumwandlung statt Zusatzleistung, unklare Eigentumsverhältnisse oder falsche Einordnung des Fahrzeugs.
Gestaltungshinweis: Vor Einführung prüfen, ob das Modell steuerlich als Fahrrad oder als Kraftfahrzeug gilt. Zusätzlichkeit sauber dokumentieren. Bei Übereignung statt bloßer Überlassung gesondert prüfen, ob die Pauschalsteuerregel des § 40 Abs. 2 Nr. 7 EStG besser passt.
6) Laden eines Elektroautos im Betrieb / Wallbox / Ladezuschüsse
Steuervorteil: Das elektrische Aufladen eines Elektro- oder Hybridfahrzeugs im Betrieb kann steuerfrei sein, wenn die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind. Auch bei Wallboxen oder Zuschüssen zur Ladevorrichtung gibt es pauschalierte Begünstigungen.
Risiken: Die Risiken liegen in der unklaren Trennung zwischen bloßem Laden, Eigentumsübertragung einer Ladevorrichtung und privatem Kostenersatz. Bei GGF kommt wieder die vGA-Frage hinzu, wenn die Ausstattung überzogen oder schlecht dokumentiert ist.
Typische Fehler: Arbeitgeber zahlt private Stromkosten pauschal ohne belastbare Grundlage. Oder die Übereignung der Wallbox wird wie steuerfreie Nutzung behandelt.
Gestaltungshinweis: Genau unterscheiden zwischen Ladevorteil, Wallbox-Übereignung und Zuschuss. Jede Variante hat ihre eigene steuerliche Regel. Bei GGF immer separat beschließen und betrieblich begründen.
7) Kindergartenzuschuss / Betreuung nicht schulpflichtiger Kinder
Steuervorteil: Leistungen des Arbeitgebers zur Unterbringung und Betreuung nicht schulpflichtiger Kinder sind steuerfrei, wenn sie zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erbracht werden. Für Geschäftsführer mit kleinen Kindern ist das oft ein sehr effizienter Netto-Baustein.
Risiken: Das Hauptrisiko ist die falsche Verwendung: schulpflichtige Kinder, private Freizeitangebote statt begünstigter Betreuung oder Gehaltsumwandlung.
Typische Fehler: Es werden allgemeine Familienkosten oder Nachhilfe mit Kindergartenkosten vermischt. Oder die GmbH erstattet Kosten, ohne dass klar ist, dass es sich um begünstigte Betreuungseinrichtungen handelt.
Gestaltungshinweis: Nur echte, nachweisbare Betreuungsleistungen für nicht schulpflichtige Kinder erfassen. Belege aufbewahren, Zusätzlichkeit dokumentieren und die Leistung im Geschäftsführeranstellungsvertrag bzw. Gesellschafterbeschluss sauber verankern.
8) Betriebliche Gesundheitsförderung
Steuervorteil: Bis zu 600 Euro pro Jahr sind für bestimmte Maßnahmen der Gesundheitsförderung steuerfrei, wenn die Leistung zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt wird.
Risiken: Gefährlich wird es, wenn statt begünstigter Präventionsmaßnahmen bloße Fitness-, Wellness- oder private Lifestyle-Kosten bezahlt werden. Beim GGF wird zusätzlich kritisch geprüft, ob die Leistung betrieblich eingebettet oder nur privat motiviert ist.
Typische Fehler: Beliebte Fehler sind die Erstattung normaler Fitnessstudio-Beiträge ohne begünstigten Rahmen oder die Annahme, jede Gesundheitsmaßnahme sei automatisch steuerfrei.
Gestaltungshinweis: Nur Maßnahmen verwenden, die die gesetzlichen Qualitäts- und Zertifizierungsanforderungen erfüllen. Bei GGF sollte besonders gut dokumentiert werden, dass die Leistung in das allgemeine Benefit-System passt und nicht bloß privat veranlasst ist.
9) Essenszuschüsse / arbeitstägliche Mahlzeiten
Steuervorteil: Mahlzeiten und Essenszuschüsse können lohnsteuerlich begünstigt bzw. pauschal besteuert werden und dadurch gegenüber vollem Barlohn attraktiver sein.
Risiken: Für Gesellschafter-Geschäftsführer ist dieser Baustein formell anspruchsvoll. Das Risiko liegt weniger in der Idee als in der praktischen Abwicklung: Arbeitstäglichkeit, Abwesenheitstage, Verwendungsnachweise und saubere Systemlogik müssen stimmen.
Typische Fehler: Die Zuschüsse werden trotz Urlaub, Krankheit oder Auswärtstätigkeit unverändert gezahlt. Oder sie sind arbeitsvertraglich als Lohnbestandteil vereinbart, was die Begünstigung gefährdet.
Gestaltungshinweis: Für GGF nur dann einsetzen, wenn die Administration wirklich sauber beherrscht wird. Sonst ist der Benefit oft fehleranfälliger als nützlich. In der Praxis ist das eher ein „Feinbaustein" als ein Haupthebel.
10) Dienstwohnung / verbilligte Wohnungsüberlassung
Steuervorteil: Die Überlassung einer Wohnung kann steuerlich interessant sein, insbesondere wenn die gesetzlichen Bewertungs- und Begünstigungsregeln eingehalten werden. § 8 EStG enthält hier eine besondere Entlastung, wenn das vom Arbeitnehmer gezahlte Entgelt mindestens zwei Drittel des ortsüblichen Mietwerts beträgt und der Mietwert bestimmte Grenzen nicht überschreitet.
Risiken: Für Gesellschafter-Geschäftsführer ist das einer der sensibelsten Bausteine. Wohnraum ist stark privat geprägt, deshalb prüfen Betriebsprüfer hier besonders genau auf vGA, Angemessenheit, verdeckte Privatnutzung und Fremdvergleich.
Typische Fehler: Mietverträge fehlen oder sind nicht fremdüblich. Die ortsübliche Miete wird nicht sauber ermittelt. Nebenkostenregelungen sind unscharf oder werden nicht tatsächlich umgesetzt.
Gestaltungshinweis: Nur mit sauberem Mietvertrag, belastbarer Vergleichsmiete und klarer Trennung zwischen gesellschaftlicher und privater Sphäre einsetzen. Für GGF ist die Dienstwohnung kein Standardbaustein, sondern ein Gestaltungsfeld mit erhöhtem Prüfungsrisiko.
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