Steuerfreie Lohnzahlungen

Mythos oder machbar?

Das Steuerrecht eröffnet bei Sachgeschenken vielfältige Optionen für eine steueroptimierte Gestaltung. Im Gegensatz dazu sind Geldgeschenke stets vollständig steuerpflichtig. Gutscheine und Geldkarten unterliegen nur dann der Sachbezugsfreigrenze, wenn sie zusätzlich zum geschuldeten Arbeitslohn vom Arbeitgeber gewährt werden (§ 8 Abs. 2 Satz 11 EStG). Eine Umwandlung von Lohn in solche Leistungen ist dabei nicht möglich.

Die Anwendung der Sachbezugsfreigrenze für Gutscheine mit Geldbetrag bis maximal 50 € ist grundsätzlich möglich. Weit verbreitet sind auch sogenannte Geldkarten, die die Möglichkeit anbieten, Waren über verschiedene Vertragspartner zu kaufen. Die Karten dürfen aber ausschließlich zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen berechtigen und die Einlösungsmöglichkeiten müssen seit 2022 entweder räumlich oder auf bestimmte Produktkategorien begrenzt sein. Eine Barauszahlung darf nicht möglich sein. Insbesondere darf es sich um keine Karte handeln, die eine Kreditkartenfunktion hat.

Als weitere Voraussetzung müssen Gutscheine die Voraussetzungen des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetzes (ZAG) erfüllen. Im Wesentlichen verbleiben für die notwendige Begrenzung der Einlösungsmöglichkeiten zwei Kategorien:

• Gutscheine für limitierte Netze (§ 2 Abs. 1 Nr. 10 Buchst. a ZAG): Hierunter fallen Gutscheinkarten von Einkaufsläden, Einzelhandelsketten oder regionale City-Cards.
• Gutscheine für eine limitierte Produktpalette (§ 2 Abs. 1 Nr. 10 Buchst. b ZAG): Hierunter fallen z. B. Tankkarten ("Alles, was das Auto bewegt"), Gutscheinkarten für einen Buchladen, Beauty- oder Fitnesskarten sowie Kinokarten.

Gutscheine von Online-Händlern sind nur noch begünstigt, wenn sie ausschließlich zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen aus der eigenen Produktpalette berechtigen.

Neben der monatlichen Sachbezugsfreigrenze können noch steuerfreie Aufmerksamkeiten bis zur Höhe von 60 Euro steuerfrei gewährt werden. Sie gilt aber nur für persönliche Ereignisse wie beispielsweise Geburtstage, Hochzeiten, die Geburt eines Kindes oder ein Arbeitnehmerjubiläum. Eine bestandene Abschlussprüfung ist ebenfalls ein persönliches Ereignis. Die Steuerbefreiung kommt aber an Weihnachten ebenso wenig in Betracht wie beim Betriebsjubiläum, weil sie kein persönliches Ereignis darstellen.

Der Wert der Aufmerksamkeiten darf je Anlass 60 Euro nicht überschreiten. Zu beachten ist, dass es sich bei der Aufmerksamkeitsgrenze um einen Bruttobetrag (inkl. Umsatzsteuer) handelt. Bei Überschreitung der Freigrenze wird das komplette Geschenk steuerpflichtig.

Die neuen Lohnsteuerrichtlinien stellen zudem klar, dass ein persönliches Ereignis des Arbeitnehmenden selbst oder eines im Haushalt lebenden Angehörigen vorliegen muss.

Beispiel: Mitarbeiterjubiläum, Geburtstag, Beförderung.

Praxis: Es gibt einen Einkaufsgutschein für den Supermarkt oder Tankgutschein. Wie wird das in der Buchhaltung verbucht? Grundsätzlich die Frage: Wie ist der Ablauf bei einer steuer- und sozialversicherungsfreien Leistung?

Das Gutschein oder die Sachleistung wird eingekauft und stellt in diesem Zusammenhang erst einmal einen betrieblichen Aufwand dar. Da hier keine steuerpflichtigen Umsätze erwirtschaftet werden sollen, entfällt der Vorsteuerabzug. erhält der Mitarbeiter die Sachleistung oder den Gutschein, muss die Lohnabteilung den Beleg erhalten mit der Zuordnung zu dem entsprechenden Mitarbeiter. Dann wird dies in entsprechend in der Lohnabrechnung berücksichtigt. Diese Kosten werden dann umgebucht auf Personalkosten.

Für verbleibende Geschenke an eigene Mitarbeitende und an Geschäftsfreunde gibt es zudem die Möglichkeit der pauschalen Steuerübernahme mit einem Steuersatz von 30 Prozent nach § 37b EStG. Bei dieser Regelung sollte insbesondere ein Augenmerk auf (Weihnachts-) Geschenke an Geschäftspartner und deren Mitarbeitende gelegt werden. Auch hier kann die Steuer pauschal übernommen werden.

Besteuerungsgegenstand sind betrieblich veranlasste Sachzuwendungen, die zusätzlich zur ohnehin vereinbarten Leistung oder zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erbracht werden, und Geschenke, die nicht in Geld bestehen. Das können insbesondere Geschenke und Incentives sein. Bemessungsgrundlage sind die Aufwendungen des Schenkers einschließlich Umsatzsteuer. Die Höchstgrenze liegt je Zuwendung und Empfänger bei 10.000 Euro jährlich. Die Anwendung der Steuer ist ein Wahlrecht. Die Abführung erfolgt für alle Zuwendungen im Rahmen der Lohnsteueranmeldung.

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Fitnessstudiobezuschussung von 50€ im Monat? Zahlt das Unternehmen den Betrag an das Fitnessstudio? Wie ist das in der Buchhaltung zu vermerken? Dieser Vorgang erfolgt wie oben im Praxisbeispiel beschrieben.

Wie ist ein monatlicher Tankgutschein von 50€ zu verbuchen, zu kaufen? Dieser Vorgang erfolgt wie oben im Praxisbeispiel beschrieben.

Wie sind 20 € Handykostenübernahme zu verbuchen? Arbeitgeber können ihren Beschäftigten die Telefonkoksten für einen Mobilfunkvertrag steuerfrei erstatten, sofern die Kosten im Zusammenhang mit der Nutzung eines betrieblichen Telekommunikationsgerätes entstehen (§ 3 Nr. 45 EStG). Nutzt der Arbeitnehmer ein privates Handy, darf der Arbeitgeber die Kosten für die dienstliche Nutzung des Handys lohnsteuerfrei erstatten. Hier sind also die betrieblichen Kosten nachzuweisen.

Wie hoch ist die Bezuschussung für einen Urlaub und wie wird diese Bezuschussung geleistet? Erfolgt diese durch Kostenübernahme vom Sprit, Unterkunft, Flug? Mit der Erholungsbeihilfe steht Ihnen für jeden Mitarbeiter ein pauschaler jährlicher Freibetrag in Höhe von 156,00 Euro zur Verfügung. Für Ehegatten gibt es weitere 104,00 Euro, und für jedes Kind 52,00 Euro.

Wie ist eine Betriebsfeier zu definieren? Zunächst gilt für die Feier (und damit auch für anlässlich der Feier überreichte Geschenke) ein Freibetrag von 110 Euro für bis zu zwei Veranstaltungen pro Jahr. Dabei sind neuerdings Geschenke (und auch Verlosungsgewinne) ohne Höchstgrenze und von beliebigem Wert in die Berechnung des Freibetrags einzubeziehen. Ist der Freibetrag überstiegen oder werden mehr als zwei Veranstaltungen durchgeführt, können die Vorteile mit 25 Prozent pauschal besteuert werden. Eine Feier in diesem Sinne ist anzunehmen, wenn die Betriebsveranstaltung ein gewisses Eigengewicht hat. Sie muss über den Rahmen einer bloßen Geschenkverteilung hinausgehen und einen "geselligen" Charakter haben. Unter dieser Voraussetzung kommen grundsätzlich auch virtuelle Feiern in Betracht.

Wie ist der Ablauf, wenn der Arbeitgeber dem Mitarbeiter eine Wohnung zur Verfügung stellt? Stellt die Wohnung eine betrieblich veranlasste Wohnung dar (Dienstwohnung), wegen z.B. eines Auswärtseinsatzes des Mitarbeiters, dann sind die Mietkosten reine Betriebsausgaben des Arbeitgebers und somit nicht lohnsteuerbar.. Das sollte ausreichend dokumentiert sein. Oftmals ist der Mietvertrag dann auch zeitlich begrenzt entsprechend der Projektzeit. Die kostenlose oder verbilligte Überlassung von Wohnraum an Arbeitnehmer stellt einen geldwerten Vorteil dar, der steuer- und sozialversicherungspflichtig ist. Die Bewertung des geldwerten Vorteils erfolgt grundsätzlich mit dem ortsüblichen Mietpreis. Wird lediglich eine Unterkunft unentgeltlich oder verbilligt überlassen, gelten für die Bewertung des geldwerten Vorteils die amtlichen Sachbezugswerte. Im Jahr 2024 wurde der Monatswert für Unterkunft und Miete auf 278 € festgelegt. Wird die Wohnung zu privaten Zwecken vom Arbeitgeber gestellt, kann dies eine Sachleistung im Rahmen der Höchstgrenzen (10.000 € pro Jahr und Mitarbeiter) darstellen und wenn dies zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn wie eine Sachleistung geleistet wird, pauschal versteuert werden. 

Freibeträge für Essen und Verpflegung. Kann monatlich ein Gutschein für z.B. Edeka etc. ausgestellt werden? Hier ist zu klären, ob der Anlass der Verpflegung betrieblich ist oder privat. Ist die Verpflegung betrieblich veranlasst, liegen Betriebsausgaben des Arbeitgeber vor. Hat der Arbeitnehmer diese verauslagt, erhält er diese als pauschalen lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei zurück oder kann sie im Rahmen seiner Einkommensteuererklärung als Werbungskosten ansetzen. Liegen Bewirtungskosten für Geschäftspartner vor, liegen ebenfalls Betriebsausgaben des Arbeitsgebers vor. Der verauslagende Arbeitnehmer erhält hier alle Kosten erstattet. Liegen privat veranlasste Kosten vor, können diese im Rahmen der Sachbezüge wie oben beschrieben erstattet werden.