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Rechtsfolgen bei Aufbewahrungsmängeln
Aufbewahrung - Werden die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen (Buchungsbelege, Rechnungen, Lieferscheine, Aufzeichnungen, Registrierkassenstreifen, Warenbestandsaufzeichnungen...) nicht aufbewahrt, können sie der Besteuerung nicht zugrunde gelegt werden.
Die Finanzbehörde kann dann die Besteuerungsgrundlagen wegen fehlender Aufbewahrung der Unterlagen schätzen; § 162 AO.Diese Schätzungsbefugnis greift bei verschuldetem aber auch bei unverschuldetem Verlust der entsprechenden Unterlagen und Aufzeichnungen (BFH, 26.02.2004, YI R 25/02).
Auch müssen die Bücher und Aufzeichnungen trotzdem während der Aufbewahrungsfrist weiterhin aufbewahrt werden, wenn en Prüfen diese Unterlagen bereits vorgelegt wurden (BFH, 02.03.1982, VIII R 225/80).
Die genauen Folgen bei materiellen Mängeln sind im Einzelfall zu beurteilen und deren Gewicht für die Aussagekraft der Buchhaltung abzuwägen; z.B. bei vorhandenen aber verblassten Belegen auf Thermopapier.
Wörtlich vertritt die Finanzverwaltung folgende Ansicht in Abschn. 14b Abs. 10 UStAE:
" Verletzt der Unternehmer seine Aufbewahrungspflichten nach § 14b UStG , kann dies als eine Ordnungswidrigkeit im Sinne des § 26a Abs. 1 Nr. 2 UStG geahndet werden. Der Anspruch auf Vorsteuerabzug nach § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG bleibt hiervon zwar unberührt, der Unternehmer trägt nach allgemeinen Grundsätzen jedoch die objektive Feststellungslast für alle Tatsachen, die den Anspruch begründen. Verletzungen der Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) und der "Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen" (GDPdU) wirken sich ebenfalls nicht auf den ursprünglichen Vorsteuerabzug aus, sofern die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug nachgewiesen werden (vgl. Abschnitt 15.11 Abs. 1 Satz 3 ). Sind Unterlagen für den Vorsteuerabzug unvollständig oder nicht vorhanden, kann das Finanzamt die abziehbare Vorsteuer unter bestimmten Voraussetzungen schätzen oder aus Billigkeitsgründen ganz oder teilweise anerkennen, sofern im Übrigen die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug vorliegen (vgl. Abschnitt 15.11 Abs. 5 ff. )."
Benötigen Sie Hilfe bei der Sicherstellung der Formalien einer ordnungsgemäßen Buchhaltung, sprechen Sie mich gern an.
cpm - Steuerberater Claas-Peter Müller, Hamburg
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