Kassenbericht - notwendige Formalien, die zwingend eingehalten werden müssen

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BFH Beschluss aus September 2019 über die formellen Anforderungen an die Z-Bons. Äußerst sehenswert

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elektronische Kassensysteme ab 01.01.2020

Die Vorgaben und Ansprüche an die verwendeten Kassen- und Registriersysteme werden sich immer weiter verschärfen.

So müssen elektronische Registrier- oder PC-Kassen, die ab dem 01. Januar 2020 neu angeschafft werden, mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung versehen sein.

Für bereits bestehende elektronische Kassen, also Systeme, die nach dem 25. November 2010 aber vor dem 01. Januar 2020 angeschafft wurden bzw. werden, wurde eine Übergangsfrist geschaffen. Diese Kassensysteme können weiterhin bis zum 31. Dezember 2022 verwendet werden. Dies jedoch nur, wenn sie den bisherigen Anforderungen der Finanzverwaltung entsprechen, aber bedingt durch ihre "ältere" Bauart nicht mit der neu geforderten zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung nachgerüstet werden können.

Sollten diese Kassen jedoch derart nachrüstbar sein, müssen sie bis zum 01. Januar 2020 nachgerüstet werden.

Kassenbesitzer sollten sich also bei ihrem Kassenhersteller erkundigen, ob das momentan eingesetzte Kassensystem entsprechend nachgerüstet werden kann. Wenn nicht, dass kann man in den Genuss der Übergangsfrist kommen und hat etwas Zeit gewonnen. Eine Bestätigung des Herstellers über die Nichtnachrüstbarkeit sollte dann angefordert werden.

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Anwendungserlass zur Kassenführung

BMF Schreiben vom 17.06.2019  Registrierkasse Die in § 1 Satz 1 KassenSichV genannten „elektronischen oder computergestützten Kassensysteme oder Registrierkassen" sind für den Verkauf von Waren oder die Erbringung von Dienstleistungen und deren Abrechnung spezialisierte elektronische Aufzeichnungssysteme, die „Kassenfunktion" haben.Kassenfunkt...
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Anwendungserlass zur Kassennachschau

Das Bundesfinanzministerium (BMF) hat seine Auffassung zur Neuregelung der „ Kassennachschau“ in Gestalt eines Anwendungserlasses veröffentlicht.

Kassennachschau


Der Erlass ist für die Finanzämter bei der Auslegung der Neuregelung bindend.

Hintergrund: Mit Wirkung ab dem 1.1.2018 hat der Gesetzgeber die Kassennachschau eingeführt. Bei der Kassennachschau kann ein Finanzbeamter ohne vorherige Ankündigung die Ordnungsmäßigkeit der Kassenaufzeichnungen und Kassenbuchungen in den Geschäftsräumen des Unternehmers prüfen.

Außerdem kann er – allerdings erst ab 1.1.2020 – auch prüfen, ob der Unternehmer eine elektronische Kasse mit einer zertifizierten Sicherheitseinrichtung verwendet.

Die Kernaussagen des BMF: Die Kassennachschau betrifft u. a. elektronische Registrierkassen, PC-Kassen, App-Systeme, Waagen mit Registrierkassenfunktion, Taxameter, Geldspielgeräte sowie offene Ladenkassen. Der Finanzbeamte kann insbesondere die Kassensturzfähigkeit überprüfen.

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Anwendungserlass zur Kassennachschau

Das Bundesfinanzministerium (BMF) hat seine Auffassung zur Neuregelung der „ Kassennachschau“ in Gestalt eines Anwendungserlasses veröffentlicht.

Kassennachschau


Der Erlass ist für die Finanzämter bei der Auslegung der Neuregelung bindend.

Hintergrund: Mit Wirkung ab dem 1.1.2018 hat der Gesetzgeber die Kassennachschau eingeführt. Bei der Kassennachschau kann ein Finanzbeamter ohne vorherige Ankündigung die Ordnungsmäßigkeit der Kassenaufzeichnungen und Kassenbuchungen in den Geschäftsräumen des Unternehmers prüfen.

Außerdem kann er – allerdings erst ab 1.1.2020 – auch prüfen, ob der Unternehmer eine elektronische Kasse mit einer zertifizierten Sicherheitseinrichtung verwendet.

Die Kernaussagen des BMF: Die Kassennachschau betrifft u. a. elektronische Registrierkassen, PC-Kassen, App-Systeme, Waagen mit Registrierkassenfunktion, Taxameter, Geldspielgeräte sowie offene Ladenkassen. Der Finanzbeamte kann insbesondere die Kassensturzfähigkeit überprüfen.

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Einzelaufzeichnungspflicht für Kasseneinnahmen

Das Bundesministerium für Finanzen hat sich mit Schreiben vom 19.06.2018 (IV A 4 - S 0316/13/10005 :053 BStBl 2018 I S. 706) erneut zur Einzelaufzeichnungspflicht für Kasseneinnahmen geäußert.


In dem Schreiben heißt es z.B.: Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung erfordern grundsätzlich die Aufzeichnung jedes einzelnen Geschäftsvorfalls unmittelbar nach seinem Abschluss und in einem Umfang, der einem sachverständigen Dritten in angemessener Zeit eine lückenlose Überprüfung seiner Grundlagen, seines Inhalts, seiner Entstehung und Abwicklung und seiner Bedeutung für den Betrieb ermöglicht. Das bedeutet nicht nur die Aufzeichnung der in Geld bestehenden Gegenleistung, sondern auch des Inhalts des Geschäfts und des Namens des Vertragspartners. Dies gilt auch für Bareinnahmen und für Barausgaben (vgl. BFH-Urteil vom 12.5.1966, IV 472/60, BStBl 1966 III S. 371). Die vorgenannten Grundsätze gelten für jeden, der eine gewerbliche, berufliche oder land- und forstwirtschaftliche, Tätigkeit selbständig ausübt. Der Umstand der sofortigen Zahlung rechtfertigt keine Ausnahme (vgl. BFH-Urteil vom 26.2.2004, XI R 25/02, BStBl 2004 II S. 599).

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Merkblatt zur Kassenbuchführung

Informationen zum Thema „Ordnungsmäßigkeit der Kassenbuchführung“

Die Oberfinanzdirektion (OFD) Karlsruhe hat ein Merkblatt zur Ordnungsmäßigkeit der Kassenbuchführung herausgegeben.

Das vollständige Merkblatt kann hier eingesehen werden.

In dem Merkblatt heißt es unter anderem:

Für die Aufbewahrung digitaler Unterlagen gelten die Vorschriften der Abgabenordnung (AO), insbesondere §§ 145 bis 147 AO. Außerdem gibt es mehrere Verwaltungsvorschriften. Diese sind:


  • BMF-Schreiben vom 26. November 2010, BStBl. I 2010, 1342,
  • BMF-Schreiben vom 14. November 2014, BStBl. I 2014, 1450 (GoBD – Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff), (gültig ab 1. Januar 2015; bis 31. Dezember 2014: GDPdU – BMF-Schreiben vom 16. Juli 2001 (BStBl I, 415)),
  • BMF-Schreiben vom 9. Januar 1996, BStBl. I 1996, 34 (gültig laut der Übergangsfrist nach dem BMF-Schreiben vom 26. November 2010 bis 31.12.2016 für nicht aufrüstbare Registrierkassen).

Unternehmen mit Bargeldeinnahmen nutzen in der Regel der Buchführung „vorgelagerte Systeme“ wie Registrierkassen, PC-Kassensysteme, Taxameter etc. Diese Systeme unterliegen als Teil der Buchführung denselben Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten wie Buchführungssysteme.

Der Einsatz dieser Technik hat eine Reihe von betriebswirtschaftlichen Vorteilen, ist allerdings auch mit Pflichten verbunden. Dieses Merkblatt soll Ihnen einen Überblick verschaffen, um häufige Fehlerquellen in der Kassenbuchführung zu erkennen und zu vermeiden.

1. Einzelaufzeichnungspflicht

Beim Einsatz von elektronischen Kassen sind grundsätzlich alle Einnahmen und Ausgaben einzeln aufzuzeichnen. Dies wird von der höchstrichterlichen Finanzrechtsprechung bestätigt (BFH-Urteil vom 16. Dezember 2014, X R 42/13, BStBl. II 2015, 519 u. a.).

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Merkblatt zur Kassenbuchführung

Informationen zum Thema „Ordnungsmäßigkeit der Kassenbuchführung“

Die Oberfinanzdirektion (OFD) Karlsruhe hat ein Merkblatt zur Ordnungsmäßigkeit der Kassenbuchführung herausgegeben.

Das vollständige Merkblatt kann hier eingesehen werden.

In dem Merkblatt heißt es unter anderem:

Für die Aufbewahrung digitaler Unterlagen gelten die Vorschriften der Abgabenordnung (AO), insbesondere §§ 145 bis 147 AO. Außerdem gibt es mehrere Verwaltungsvorschriften. Diese sind:


  • BMF-Schreiben vom 26. November 2010, BStBl. I 2010, 1342,
  • BMF-Schreiben vom 14. November 2014, BStBl. I 2014, 1450 (GoBD – Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff), (gültig ab 1. Januar 2015; bis 31. Dezember 2014: GDPdU – BMF-Schreiben vom 16. Juli 2001 (BStBl I, 415)),
  • BMF-Schreiben vom 9. Januar 1996, BStBl. I 1996, 34 (gültig laut der Übergangsfrist nach dem BMF-Schreiben vom 26. November 2010 bis 31.12.2016 für nicht aufrüstbare Registrierkassen).

Unternehmen mit Bargeldeinnahmen nutzen in der Regel der Buchführung „vorgelagerte Systeme“ wie Registrierkassen, PC-Kassensysteme, Taxameter etc. Diese Systeme unterliegen als Teil der Buchführung denselben Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten wie Buchführungssysteme.

Der Einsatz dieser Technik hat eine Reihe von betriebswirtschaftlichen Vorteilen, ist allerdings auch mit Pflichten verbunden. Dieses Merkblatt soll Ihnen einen Überblick verschaffen, um häufige Fehlerquellen in der Kassenbuchführung zu erkennen und zu vermeiden.

1. Einzelaufzeichnungspflicht

Beim Einsatz von elektronischen Kassen sind grundsätzlich alle Einnahmen und Ausgaben einzeln aufzuzeichnen. Dies wird von der höchstrichterlichen Finanzrechtsprechung bestätigt (BFH-Urteil vom 16. Dezember 2014, X R 42/13, BStBl. II 2015, 519 u. a.).

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keine Kassenbuchpflicht bei Einnahme-Überschussrechner

Bei einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung ist laut Bundesfinanzhof (BFH) das Führen eines Kassenbuches nicht erforderlich.

Im BFH-Beschluss vom 16.02.2006 (X B 57/05) zum Kassenbuch heißt es:

„Bei zulässiger Gewinnermittlung nach § 4 Abs. 3 EStG sind Steuerpflichtige nicht zum Führen eines Kassenbuchs verpflichtet.“

Bei einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung können somit die Buchführungsunterlagen und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen auch in der geordneten Ablage von Belegen bestehen (§ 146 Abs. 5 AO). Dies gilt zumindest dann, wenn Ablage und die Aufzeichnungen den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entsprechen.

Das wiederum bedeutet, dass bei einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung die Bareinnahmen und Barausgaben allein anhand der Rechnungen und Quittungen nachgewiesen werden können.

Die kann z.B. wie folgt geschehen:
  • die Belege werden chronologisch nach dem Tag des Geldeingangs abgelegt und
  • in handschriftliche oder EDV-Listen, z. B. in Excel-Tabellen eingetragen.
Eine Regelung, dass vereinnahmte Barentgelte gesondert in einem Kassenbuch aufzuzeichnen sind, enthält weder § 22 UStG noch die UStDV. Es sind jedoch bei den Aufzeichnungen nach § 22 UStG die §§ 145 und 146 AO 1977 zu beachten.

Bei der Einnahmenüberschussrechnung gibt es jedoch keine Bestandskonten und somit auch kein Kassenkonto. Vereinnahmtes Geld wird sofort Privatvermögen (BFH-Urteil vom 22. Februar 1973 IV R 69/69, BFHE 109, 30, BStBl II 1973, 480).

Die Feststellung eines Kassenbestands, für den ein Kassenbuch bei einer Gewinnermittlung nach dem Bestandsvergleich aufgrund ordnungsgemäßer Buchführung erforderlich ist, kommt nicht in Betracht.

Steuerberater Claas-Peter Müller, Hamburg
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keine Kassenbuchpflicht bei Einnahme-Überschussrechner

Bei einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung ist laut Bundesfinanzhof (BFH) das Führen eines Kassenbuches nicht erforderlich.

Im BFH-Beschluss vom 16.02.2006 (X B 57/05) zum Kassenbuch heißt es:

„Bei zulässiger Gewinnermittlung nach § 4 Abs. 3 EStG sind Steuerpflichtige nicht zum Führen eines Kassenbuchs verpflichtet.“

Bei einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung können somit die Buchführungsunterlagen und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen auch in der geordneten Ablage von Belegen bestehen (§ 146 Abs. 5 AO). Dies gilt zumindest dann, wenn Ablage und die Aufzeichnungen den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entsprechen.

Das wiederum bedeutet, dass bei einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung die Bareinnahmen und Barausgaben allein anhand der Rechnungen und Quittungen nachgewiesen werden können.

Die kann z.B. wie folgt geschehen:
  • die Belege werden chronologisch nach dem Tag des Geldeingangs abgelegt und
  • in handschriftliche oder EDV-Listen, z. B. in Excel-Tabellen eingetragen.
Eine Regelung, dass vereinnahmte Barentgelte gesondert in einem Kassenbuch aufzuzeichnen sind, enthält weder § 22 UStG noch die UStDV. Es sind jedoch bei den Aufzeichnungen nach § 22 UStG die §§ 145 und 146 AO 1977 zu beachten.

Bei der Einnahmenüberschussrechnung gibt es jedoch keine Bestandskonten und somit auch kein Kassenkonto. Vereinnahmtes Geld wird sofort Privatvermögen (BFH-Urteil vom 22. Februar 1973 IV R 69/69, BFHE 109, 30, BStBl II 1973, 480).

Die Feststellung eines Kassenbestands, für den ein Kassenbuch bei einer Gewinnermittlung nach dem Bestandsvergleich aufgrund ordnungsgemäßer Buchführung erforderlich ist, kommt nicht in Betracht.

Steuerberater Claas-Peter Müller, Hamburg
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Anforderungen an ein Kassenbuch

1. Beschaffenheit

Das Kassenbuch muss gebunden sein, also ein Buch im Wortsinn. Es darf nicht möglich sein, einzelne Seiten des Kassenbuchs ohne erkennbare Veränderung zu ersetzen. Üblicherweise werden Kassenbücher mit Durchschlag geführt. Eine Kassenbuchseite kann dann in die Buchführungsunterlagen übernommen werden, während die Durchschläge als Buch gebunden bleiben.

Ferner muss das Kassenbuch für eine mindestens zehnjährige Archivierungsdauer geeignet sein. Die Lesbarkeit der Einträge ist über den gesamten Archivierungszeitraum sicherzustellen. Zudem sollte das Kassenbuch sicher vor äußeren Einflüssen gelagert werden.

2. Aufbau

Ein Kassenbucheintrag muss stets zumindest die folgenden Angaben enthalten:
  • Datum
  • Belegnummer
  • Betrag
  • Leistungsbeschreibung. Im Kassenbuch sind keine Leerzeilen zulässig. Ggf. sind „übrige“ Zeilen auf einer Kassenbuchseite mit der sog. „Buchhalternase“ zu versehen oder anderweitig auszufüllen. Korrekturen müssen durch den Eintragenden abgezeichnet werden. Dabei ist die Lesbarkeit des alten und neuen Eintrags stets zu gewährleisten. Im Zweifelsfall muss die Kassenbuchseite neu angefertigt werden, wobei auch hier die fehlerhafte Seite im Kassenbuch zu archivieren ist. Werden Beträge vergessen, sind diese zwingend nachzutragen (kein „Dazwischenschieben“). Grundsätzlich genügt die Eintragung im Zeitpunkt des Erkennens.
  • Eintragungen im Kassenbuch sind in deutscher Sprache vorzunehmen. Beträge sind als Eurobeträge Cent-genau einzutragen.
  • Die Eintragungen sind täglich, spätestens am Folgetag vorzunehmen. Umsatzsteuer muss im Kassenbuch nicht gesondert festgehalten werden; eingetragene Beträge sind stets Bruttobeträge. Das Festhalten des Kassenstands ist bei einzelnen Einträgen entbehrlich. Üblicherweise wird die Summe zum Ende einer Kassenbuchseite oder eines Voranmeldungszeitraums (häufig Monat) eingetragen.
cpm - Steuerberater Claas-Peter Müller, Hamburg
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Anforderungen an ein Kassenbuch

1. Beschaffenheit

Das Kassenbuch muss gebunden sein, also ein Buch im Wortsinn. Es darf nicht möglich sein, einzelne Seiten des Kassenbuchs ohne erkennbare Veränderung zu ersetzen. Üblicherweise werden Kassenbücher mit Durchschlag geführt. Eine Kassenbuchseite kann dann in die Buchführungsunterlagen übernommen werden, während die Durchschläge als Buch gebunden bleiben.

Ferner muss das Kassenbuch für eine mindestens zehnjährige Archivierungsdauer geeignet sein. Die Lesbarkeit der Einträge ist über den gesamten Archivierungszeitraum sicherzustellen. Zudem sollte das Kassenbuch sicher vor äußeren Einflüssen gelagert werden.

2. Aufbau

Ein Kassenbucheintrag muss stets zumindest die folgenden Angaben enthalten:

  • Datum
  • Belegnummer
  • Betrag
  • Leistungsbeschreibung. Im Kassenbuch sind keine Leerzeilen zulässig. Ggf. sind „übrige“ Zeilen auf einer Kassenbuchseite mit der sog. „Buchhalternase“ zu versehen oder anderweitig auszufüllen. Korrekturen müssen durch den Eintragenden abgezeichnet werden. Dabei ist die Lesbarkeit des alten und neuen Eintrags stets zu gewährleisten. Im Zweifelsfall muss die Kassenbuchseite neu angefertigt werden, wobei auch hier die fehlerhafte Seite im Kassenbuch zu archivieren ist. Werden Beträge vergessen, sind diese zwingend nachzutragen (kein „Dazwischenschieben“). Grundsätzlich genügt die Eintragung im Zeitpunkt des Erkennens.
  • Eintragungen im Kassenbuch sind in deutscher Sprache vorzunehmen. Beträge sind als Eurobeträge Cent-genau einzutragen.
  • Die Eintragungen sind täglich, spätestens am Folgetag vorzunehmen. Umsatzsteuer muss im Kassenbuch nicht gesondert festgehalten werden; eingetragene Beträge sind stets Bruttobeträge. Das Festhalten des Kassenstands ist bei einzelnen Einträgen entbehrlich. Üblicherweise wird die Summe zum Ende einer Kassenbuchseite oder eines Voranmeldungszeitraums (häufig Monat) eingetragen.
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Besonderheiten bei digitalen Kassen

Kommt eine elektronische Registrierkasse zum Einsatz, genügt rechtlich die Aufbewahrung der Z-Bons. Werden diese auf Thermopapier gedruckt, sind zur Sicherstellung der dauerhaften Lesbarkeit Kopien der Belege anzufertigen.

Wichtige Voraussetzung für das fehlerfreie Führen einer digitalen Kasse ist, dass eine Bedienungsanleitung, soweit die Programmierdokumentation zum jederzeitigen Zugriff aufbewahrt wird. Die Programmierung ist sorgfältig vorzunehmen. Zu achten ist etwa auf eine korrekt eingestellte Uhrzeit, da u.a. eine Übereinstimmung von Belegerstellung und Ladenöffnungszeiten überprüft wird.

Wird eine spezielle Software verwendet, muss darauf geachtet werden, dass ein nicht nachträglich manipulierbares Programm genutzt wird. Erforderlich ist etwa, dass nachträgliche Änderungen unzulässig sind oder dokumentiert werden. Von der Verwendung einer einfachen Tabellenkalkulation ist nachdrücklich abzuraten.

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Besonderheiten bei digitalen Kassen

Kommt eine elektronische Registrierkasse zum Einsatz, genügt rechtlich die Aufbewahrung der Z-Bons. Werden diese auf Thermopapier gedruckt, sind zur Sicherstellung der dauerhaften Lesbarkeit Kopien der Belege anzufertigen.

Wichtige Voraussetzung für das fehlerfreie Führen einer digitalen Kasse ist, dass eine Bedienungsanleitung, soweit die Programmierdokumentation zum jederzeitigen Zugriff aufbewahrt wird. Die Programmierung ist sorgfältig vorzunehmen. Zu achten ist etwa auf eine korrekt eingestellte Uhrzeit, da u.a. eine Übereinstimmung von Belegerstellung und Ladenöffnungszeiten überprüft wird.

Wird eine spezielle Software verwendet, muss darauf geachtet werden, dass ein nicht nachträglich manipulierbares Programm genutzt wird. Erforderlich ist etwa, dass nachträgliche Änderungen unzulässig sind oder dokumentiert werden. Von der Verwendung einer einfachen Tabellenkalkulation ist nachdrücklich abzuraten.

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Wer muss ein Kassenbuch führen?

Die Pflicht zur Führung eines Kassenbuchs hängt zum einen an der Durchführung von Bargeschäften ohne Rechnung, zum andere an der Bilanzierung. Wer eine Bilanz erstellt, muss auch ein Kassenbuch führen. Betroffen sind daher stets:
  • Kaufleute (insbesondere auch GmbH, UG)
  • Gewerblich Unternehmen
  • Unternehmen mit freiwilliger Bilanzierung Hinweis: Sofern keine Pflicht zur Kassenbuchführung besteht, sollte auch tatsächlich keine Führung im Rahmen der Geschäftsunterlagen erfolgen. Kommt es im Rahmen einer Überprüfung der Finanzverwaltung zu Beanstandungen, können auch Fehler im „freiwilligen Kassenbuch“ sanktioniert werden.
  • Wird im Rahmen einer Einnahmen-Überschussrechnung kein Kassenbuch geführt, muss dennoch die Nachvollziehbarkeit der Kassenführung gewährleistet werden. Belege über Ausgaben sind daher chronologisch zu ordnen. Einnahmen sind mindestens nach Tagen in Kassenberichten festzuhalten. Je höher der Barverkehr ist, desto häufiger muss ein aufgezeichneter Abgleich zwischen tatsächlichem und buchmäßigem Kassenbestand erfolgen.
  • Besteht keine Bilanzierungspflicht, muss auch kein Kassenbuch geführt. Daher sind vor allem Freiberufler und kleine gewerbliche Unternehmen von der Kassenbuchführung befreit.
Wie kann ein Kassenbuch geführt werden?Die Art der Kassenbuchführung hängt von der verwendeten Kasse ab. Kommt eine offene Ladenkasse zum Einsatz, muss das Kassenbuch entweder handschriftlich oder mithilfe einer entsprechenden Software geführt werden. Bei Verwendung einer elektronischen Registrierkasse genügt die Aufbewahrung bestimmter Bons. Ein gesondertes klassisches Kassenbuch ist dann entbehrlich.

Haben Sie weiterführende Detailfragen zu dieser Thematik, sprechen Sie mich gern an, damit nicht spätestens bei einer Betriebsprüfung mögliche Formalienfehler festgestellt werden, die unter Umständen zu Hinzuschätzungen führen.

cpm - Steuerberater Claas-Peter Müller, Hamburg

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Betriebsprüfung - Fallen und Hürden Teil 2

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