Häufig gestellte Fragen zum Ordnungsgeldverfahren nach § 335 HGB:

1. Wer ist zur Offenlegung verpflichtet?

• Kapitalgesellschaften: AG, KGaA, GmbH (auch haftungsbeschränkte Unternehmergesellschaften);
• Personenhandelsgesellschaften ohne eine natürliche Person als persönlich haftenden Gesellschafter (z.B. GmbH & Co. KG);
• Zweigniederlassungen von ausländischen Kapitalgesellschaften mit Sitz in der EU / im EWR;
• Unternehmen anderer Rechtsformen nach § 1 PublG;
• Banken und Versicherungsunternehmen;
• Emittenten von bestimmten Vermögensanlagen;
• Mutterunternehmen für den Konzern.
• Auch „Kleinstunternehmen“, kleine Gesellschaften, Gesellschaften, die keine Geschäftstätigkeit entfalten, sowie Gesellschaften in Insolvenz oder Liquidation sind offenlegungspflichtig.

2. Was ist zur Offenlegung einzureichen?
Der Umfang der zur Offenlegung einzureichenden Rechnungslegungsunterlagen hängt von der Größe des Unternehmens ab, wobei für einige Branchen Sonderregeln bestehen.
Bei Kleinstkapitalgesellschaften (§ 267a HGB) genügt grundsätzlich die Einreichung einer Bilanz. Auf den Anhang können Kleinstkapitalgesellschaften verzichten, wenn sie die in § 264 Abs. 1 Satz 5 HGB aufgeführten Angaben (z.B. zu Haftungsverhältnissen), soweit erforderlich, unter der Bilanz angeben. Dies gilt für Jahresabschlüsse ab dem Bilanzstichtag 31. Dezember 2012.

Kleine Unternehmen (§267 Abs. 1 HGB) müssen nach § 326 HGB Bilanz und Anhang einreichen. Die Gewinn- und Verlustrechnung muss nicht offengelegt werden.
Mittelgroße (§ 267 Abs. 2 HGB) und große Gesellschaften (§ 267 Abs. 3 HGB) müssen grundsätzlich sämtliche der in § 325 Abs. 1 HGB genannten Unterlagen einreichen. Kleine und mittelgroße Gesellschaften können hinsichtlich des Inhalts der offenzulegenden Unterlagen Erleichterungen nutzen (§§326 und 327 HGB).

Ordnungsgeldverfahren werden auch dann eingeleitet oder fortgesetzt, wenn einzelne erforderliche Unterlagen bei der Offenlegung fehlen.

3. Wo, wie und wann müssen die Unterlagen eingereicht werden?
Die Rechnungslegungsunterlagen sind ausschließlich beim Betreiber des Bundesanzeigers und nur in elektronischer Form einzureichen:

Bundesanzeiger Verlagsgesellschaft mbH, Köln www.bundesanzeiger.de

Für die elektronische Übermittlung von Aufträgen steht die Publikationsplattform des Bundesanzeigers zur Verfügung:

www.publikations-plattform.de

Für Fragen ist der Bundesanzeiger aus dem deutschen Festnetz unter der kostenfreien Servicenummer (0800) 1234339 zu erreichen.

Eine Einreichung beim Bundesamt für Justiz ist nicht möglich und hat keine befreiende Wirkung. Eine Mitteilung über die erfolgte Einreichung an das Bundesamt für Justiz ist nicht erforderlich.
Kleinstkapitalgesellschaften können ihre Offenlegungspflicht für Jahresabschlüsse seit dem Bilanzstichtag 31.12.2012 auch dadurch erfüllen, dass sie die Bilanz in elektronischer Form zur dauerhaften Hinterlegung beim Betreiber des Bundesanzeigers einreichen und einen Hinterlegungsauftrag erteilen.

Die Rechnungslegungsunterlagen sind unverzüglich nach ihrer Vorlage an die Gesellschafter einzureichen. Die Einreichungsfrist beträgt jedoch höchstens zwölf Monate nach dem Abschlussstichtag. In bestimmten Fällen gelten kürzere Fristen.

4. Ist eine Befreiung von der Offenlegungspflicht möglich?
Eine Befreiung von der Offenlegungspflicht ist grundsätzlich nicht möglich. Lediglich Tochtergesellschaften, die in den Konzernabschluss einer Muttergesellschaft einbezogen sind, können sich unter den in § 264 Abs. 3, bzw. § 264b HGB genannten Voraussetzungen von der Offenlegungs-pflicht befreien.

5. Wie ist der Ablauf des Ordnungsgeldverfahrens?
Das Ordnungsgeldverfahren beginnt mit der Aufforderung, innerhalb einer Nachfrist von sechs Wochen ab Zugang des Schreibens den gesetzlichen Offenlegungspflichten nachzukommen oder das Unterlassen mittels Einspruchs zu rechtfertigen. Dies geschieht unter Androhung eines Ordnungsgeldes, das mindestens 2.500 EUR und höchstens 25.000 EUR beträgt. Mit der Androhung werden den Beteiligten zugleich die Kosten des bisherigen Verfahrens auferlegt (100 EUR zzgl. Zustellauslagen).

Diese Verfahrenskosten sind auch dann zu bezahlen, wenn die fehlenden Unterlagen innerhalb der Sechswochenfrist eingereicht werden.
Das Ordnungsgeldverfahren kann gleichberechtigt sowohl gegen die Gesellschaft als auch gegen die Organmitglieder persönlich – Geschäftsführer, Mitglieder des Vorstandes – betrieben werden.

Gegen die Ordnungsgeldandrohung kann Einspruch beim Bundesamt für Justiz eingelegt werden. Dieser hat keine aufschiebende Wirkung. Daraus folgt: Erweist sich der Einspruch später als nicht begründet, kann das Ordnungsgeld nicht mehr durch Nachholung der unterlassenen Offenlegung abgewendet werden.

Werden die erforderlichen Unterlagen nicht innerhalb von sechs Wochen nach Androhung des Ordnungsgeldes offengelegt oder die Unterlassung mittels Einspruchs gerechtfertigt, muss das Bundesamt für Justiz das angedrohte Ordnungsgeld festsetzen. Zugleich wird die frühere Verfügung unter Androhung eines erneuten Ordnungsgeldes wiederholt. Dieses Verfahren setzt sich so lange fort, bis die Unterlagen offengelegt sind oder die Unterlassung gerechtfertigt wird.

Werden die Unterlagen zwar verspätet, aber noch vor der Ordnungsgeldfestsetzung offengelegt, wird das angedrohte Ordnungsgeld nach Maßgabe des § 335 Abs. 4 HGB herabgesetzt.

Gegen die Verwerfung eines Einspruchs und gegen die Festsetzung eines Ordnungsgeldes kann binnen zwei Wochen ab Zustellung beim Bundesamt für Justiz Beschwerde erhoben werden.

Werden das festgesetzte Ordnungsgeld oder die Verfahrenskosten nicht bezahlt, wird bei Bestandskraft die offene Forderung von der Vollstreckungsstelle eingezogen. (www.bundesjustizamt.de/vollstreckung).

6. Sind Fristverlängerungen möglich?
Die Offenlegungsfristen können grundsätzlich nicht verlängert werden. Dies gilt auch, wenn der Jahresabschluss noch nicht aufgestellt oder ein Prüfauftrag noch nicht erteilt ist. Steuerrechtliche Aspekte wie die verlängerte Abgabefrist, eine vereinfachte Steuermeldung oder eine Betriebsprüfung bleiben für die Einhaltung der Frist außer Betracht.
Waren die Beteiligten unverschuldet gehindert, in der Sechswochenfrist Einspruch einzulegen oder die Offenlegung nachzuholen, wird auf Antrag Wiedereinsetzung in den vorigen Stand gemäß § 335 Abs. 5 HGB gewährt, sofern die dort genannten Voraussetzungen über Form und Frist eingehalten sind.
Wird Wiedereinsetzung nicht beantragt oder wurde der Antrag bestandskräftig abgelehnt, können sich die Beteiligten nicht mehr auf ein fehlendes Verschulden – auch nicht in einem Beschwerdeverfahren – berufen.

7. Wann erledigt sich das Ordnungsgeldverfahren?
Reicht das Unternehmen binnen der im Androhungsschreiben gesetzten Nachfrist von sechs Wochen alle erforderlichen Unterlagen beim Bundesanzeiger ein und zahlt es die Verfahrens- und Zustellkosten, so erledigt sich das Ordnungsgeldverfahren. Über die Einreichung beim Bundesanzeiger wird das Bundesamt für Justiz automatisch informiert.

8. Wie kann Einspruch eingelegt werden?
Der Einspruch ist beim Bundesamt für Justiz einzulegen. Für die Mitteilung von Einwendungen gegen die Androhungsverfügung kann das dem Androhungsschreiben beigefügte Formblatt verwendet werden, um die Bearbeitung zu erleichtern. Schriftsätze oder Anlagen sollten möglichst ungeheftet eingereicht werden.

9. Was gilt bei Liquidation oder Einstellung des Betriebs?
Die Offenlegungspflichten für Rechnungslegungsunterlagen bestehen auch bei Unternehmen in Liquidation bzw. Abwicklung fort. Sie entfallen erst mit Eintragung der Löschung des Unternehmens im Handelsregister. Mit dem in dem Auflösungsbeschluss festgelegten Tag der Auflösung beginnt regelmäßig ein neues Geschäftsjahr. Im Fall einer Liquidation sind grundsätzlich die letzten Rechnungslegungsunterlagen der ehemals werbenden Gesellschaft, die Liquidationseröffnungsbilanz nebst erläuterndem Bericht und die Rechnungslegungsunterlagen für jedes Geschäftsjahr der in Liquidation befindlichen Gesellschaft offenzulegen.

Kleinstkapitalgesellschaften können die Liquidationseröffnungsbilanz auch hinterlegen und dabei auf den erläuternden Bericht verzichten. Hierbei gelten die gleichen Vorgaben wie bei dem Verzicht auf den Anhang (s.o.)

Wird der Geschäftsbetrieb ohne Liquidation eingestellt, müssen weiterhin jährlich Rechnungslegungsunterlagen offengelegt werden.
Rechtsberatung darf durch das Bundesamt für Justiz nicht geleistet werden. Diese ist den rechtsberatenden Berufen, beispielsweise Rechtsanwälten und Steuerberatern, vorbehalten.
Weitere Informationen zum Ordnungsgeldverfahren erhalten Sie auf der Homepage des Bundesamts für Justiz unter www.bundesjustizamt.de/ehug sowie telefonisch unter +49 228 410-6500 (Verbindung mit einem Sachbearbeiter montags bis donnerstags von 9 Uhr bis 15 Uhr sowie freitags von 9 Uhr bis 12 Uhr).
Werden fehlerhafte Rechnungslegungsunterlagen offengelegt, muss mit der Einleitung eines Bußgeldverfahrens nach § 334 HGB gerechnet werden (siehe www.bundesjustizamt.de/bussgeldverfahren).
Quelle: Bundesamt für Justiz