Das bedeutet das BMF-Schreiben vom 19.11.2025 für Bewirtungsbelege, digitale Nachweise und den Betriebsausgabenabzug
Das BMF-Schreiben vom 19.11.2025 konkretisiert die steuerliche Anerkennung von Bewirtungsaufwendungen unter den Bedingungen digitaler Belegprozesse, elektronischer Rechnungen und moderner Kassensysteme. Für Unternehmer, Freiberufler und Geschäftsführer wird damit noch wichtiger, Bewirtungsrechnungen, Eigenbelege und interne Freigaben sauber zu dokumentieren, damit der Betriebsausgabenabzug nicht an Formfehlern scheitert.
Das Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen vom 19.11.2025 ersetzt das frühere BMF-Schreiben vom 30.06.2021 für Bewirtungen ab dem 01.01.2025 und passt die Nachweisregeln für Bewirtungskosten an die seit 2025 eingeführte E-Rechnungsarchitektur an. Der Schwerpunkt liegt nicht auf einer neuen materiellen Abzugsregel, sondern auf der Frage, wie Bewirtungsrechnungen, Kassenbelege, digitale Eigenbelege und elektronische Verknüpfungen steuerlich anerkannt werden.
Für Altfälle bis zum 31.12.2024 bleibt die frühere Verwaltungsauffassung maßgeblich.
Wichtig ist dabei: Das Schreiben bedeutet nicht, dass jeder Restaurantbeleg zwingend als klassische E-Rechnung vorliegen muss. Vielmehr konkretisiert das BMF, unter welchen Voraussetzungen auch digitale, digitalisierte oder elektronisch übermittelte Bewirtungsrechnungen zusammen mit einem Eigenbeleg steuerlich belastbar dokumentiert werden können.
Entscheidend bleibt die eindeutige Zuordnung der Belege und die Einhaltung der formellen Nachweisanforderungen.
Die gesetzliche Grundlage: § 4 EStG und § 15 UStG
Für die Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass gilt grundsätzlich die Abzugsbegrenzung des § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG. Danach sind angemessene und ordnungsgemäß nachgewiesene Bewirtungsaufwendungen nur zu 70 % als Betriebsausgabe abziehbar. Der Beitrag behandelt bewusst diese Fallgruppe der geschäftlichen Bewirtung in einem Bewirtungsbetrieb; andere Konstellationen, etwa rein betriebsinterne Verpflegung oder Sonderfälle mit Arbeitnehmern, sind gesondert zu prüfen.
Umsatzsteuerlich ist die Lage davon zu unterscheiden. Nach § 15 UStG bleibt der Vorsteuerabzug bei angemessenen und nachgewiesenen Bewirtungskosten grundsätzlich möglich, wenn eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt. Das ist in der Praxis besonders wichtig, weil Unternehmer die einkommensteuerliche 70-%-Grenze häufig im Blick haben, den vollständigen oder teilweisen Verlust des Vorsteuerabzugs wegen formeller Rechnungsfehler aber unterschätzen.
Diese Angaben muss ein Bewirtungsbeleg 2026 enthalten
Rechnungen bis 250 Euro
Bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro muss der Beleg insbesondere
- den vollständigen Namen und
- die vollständige Anschrift des Bewirtungsbetriebs (z.B. Restaurant),
- das Ausstellungsdatum,
- eine hinreichend konkrete Leistungsbeschreibung,
- den Leistungszeitpunkt und
- den Rechnungsbetrag enthalten.
Gerade die Leistungsbeschreibung bleibt ein häufiger Fehler. Pauschale Angaben wie „Speisen und Getränke" genügen nach der Verwaltungsauffassung nicht. Zulässig sind dagegen aus sich heraus verständliche Bezeichnungen wie „Menü 1", „Tagesgericht 2" oder „Lunch-Buffet".
Auch das Leistungsdatum ist für den Betriebsausgabenabzug wichtig. Ein Hinweis wie „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum" ist ausreichend. Reine handschriftliche Ergänzungen oder Datumsstempel reichen nach dem Schreiben dagegen nicht aus. Wer also erst nachträglich versucht, unvollständige Belege zu reparieren, schafft damit regelmäßig keine verlässliche Grundlage für den steuerlichen Abzug.
Rechnungen über 250 Euro- die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Bewirtungsbetriebs,
- eine fortlaufende Rechnungsnummer und
- den Namen des bewirtenden Steuerpflichtigen enthalten.
Genau dieser Punkt ist seit Jahren ein Schwerpunkt in Betriebsprüfungen. Eine später intern ergänzte Angabe ersetzt nicht ohne Weiteres eine ordnungsgemäße Rechnung des Bewirtungsbetriebs.
Eigenbeleg mit Anlass und TeilnehmernBei einer Bewirtung in einer Gaststätte genügen auf dem Eigenbeleg grundsätzlich Angaben zum Anlass und zu den Teilnehmern der Bewirtung; die Rechnung ist beizufügen. Diese Angaben müssen zeitnah gemacht werden. Auch im digitalen Verfahren bleibt damit entscheidend, dass Anlass, Teilnehmer und Rechnung eindeutig zusammengeführt werden können.
Digitale Bewirtungsbelege, E-Rechnung und GoBD: worauf Unternehmen jetzt achten sollten
Das BMF lässt ausdrücklich zu, dass Bewirtungsrechnungen digital übermittelt oder in Papierform nachträglich digitalisiert werden. Auch der Eigenbeleg darf digital erstellt oder digitalisiert werden.
Voraussetzung ist jedoch ein ordnungsgemäßes Verfahren: Die erforderlichen Angaben müssen zeitnah ergänzt, elektronisch genehmigt oder signiert und manipulationssicher aufbewahrt werden. Ein bloßes Foto des Restaurantbelegs reicht für sich genommen nicht aus.
Für den Betriebsausgabenabzug ist nach der Verwaltungsauffassung ausreichend, wenn vom digitalen oder digitalisierten Eigenbeleg ein eindeutiger Verweis auf die digitale oder digitalisierte Bewirtungsrechnung oder den Kassenbeleg über die Bewirtung besteht. Das kann etwa über einen Index, einen Barcode oder die Verknüpfung in einem Dokumentenmanagementsystem erfolgen. Fehlt diese eindeutige Verknüpfung, ist der Betriebsausgabenabzug gefährdet; zusätzlich können umsatzsteuerliche Nachweis- und Zuordnungsprobleme entstehen.
Unternehmen sollten deshalb ihre internen Prozesse für mobile Belegerfassung, Freigaben, Buchhaltung und Verfahrensdokumentation überprüfen. Wer Bewirtungsbelege digital verarbeitet, sollte nicht nur technisch scannen, sondern den gesamten Workflow so aufsetzen, dass Zeitpunkt, Ergänzung, Genehmigung und Archivierung nachvollziehbar dokumentiert sind.
TSE, Kassenbeleg und Vertrauensschutz: wo die größten Praxisrisiken liegen
Verwendet der Bewirtungsbetrieb ein elektronisches Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion, werden nach der Verwaltungsauffassung grundsätzlich nur maschinell erstellte, elektronisch aufgezeichnete und TSE-abgesicherte Belege anerkannt. Diese Einschränkung gilt also nicht pauschal für jeden denkbaren Fall, sondern knüpft an die Nutzung eines solchen Kassensystems im Bewirtungsbetrieb an.
Für den bewirtenden Unternehmer ist wichtig, dass er nach dem BMF im Allgemeinen auf die Ordnungsmäßigkeit des Belegs vertrauen kann, wenn der Kassenbeleg die typischen Identifikationsmerkmale des elektronischen Aufzeichnungssystems enthält, etwa eine Transaktionsnummer oder die Seriennummer des Systems beziehungsweise des Sicherheitsmoduls. Daraus folgt aber kein allgemeiner Freibrief. Offensichtliche Mängel sollte niemand ignorieren, wenn der steuerliche Abzug später nicht an formellen Fehlern scheitern soll.
Erleichterungen gelten in bestimmten Sonderfällen, etwa wenn bei größeren geschlossenen Veranstaltungen erst später abgerechnet und ausschließlich unbar bezahlt wird. Dann ist ein Kassenbeleg mit allen Angaben der KassenSichV nicht zwingend erforderlich, wenn der Zahlungsbeleg beigefügt wird oder sich die unbare Zahlungsweise aus der Rechnung ergibt. Das ist besonders für Catering- und Event Veranstaltungen praxisrelevant.
Hier liegen 2026 die Steuersparmöglichkeiten
Die wichtigste Steuersparmöglichkeit liegt in der sauberen Umsetzung der formellen Anforderungen.
Wer Bewirtungsbelege vollständig erfasst, Anlass und Teilnehmer zeitnah dokumentiert und digitale Belege sauber verknüpft, sichert nicht nur den 70-%-Betriebsausgabenabzug, sondern verbessert regelmäßig auch die Ausgangslage für den Vorsteuerabzug. In der Praxis ist das oft wertvoller als jede spätere Diskussion mit dem Finanzamt über nachgereichte Unterlagen.
Zusätzlich sollten Unternehmer seit dem 01.01.2026 die umsatzsteuerliche Behandlung von Speisen und Getränken auf Restaurantrechnungen besonders aufmerksam prüfen. Seit diesem Zeitpunkt gilt für Restaurant- und Verpflegungsdienstleistungen wieder der ermäßigte Umsatzsteuersatz, soweit keine Getränke abgegeben werden. Gerade bei gemischten Rechnungen mit Speisen und Getränken ist deshalb eine saubere Trennung der Positionen für Buchhaltung und Vorsteuerprüfung wichtig.
Typische Fehler, die vor der Betriebsprüfung vermieden werden sollten
Der häufigste Irrtum besteht darin, den geschäftlichen Anlass allein für ausreichend zu halten. Das Steuerrecht verlangt gerade bei Bewirtungskosten nicht nur eine betriebliche Veranlassung, sondern zusätzlich formell ordnungsgemäße Nachweise. Fehlen Teilnehmerangaben, ist die Leistungsbeschreibung zu pauschal oder lässt sich der Eigenbeleg nicht eindeutig der Rechnung zuordnen, wird aus einem an sich nachvollziehbaren Geschäftsessen schnell ein steuerliches Problem.
Ebenfalls riskant ist die Vorstellung, formale Mängel könnten später beliebig durch interne Listen, Notizen oder Zahlungsnachweise geheilt werden. Die Rechtsprechung des BFH und die aktuelle Verwaltungsauffassung sprechen hier eine klare Sprache: Die Rechnung des Bewirtungsbetriebs hat eine eigenständige Nachweisfunktion und kann nur in den gesetzlich vorgesehenen Grenzen ergänzt werden.
Bei Trinkgeld gilt besondere Sorgfalt. Wird es nicht bereits maschinell auf der Rechnung ausgewiesen, trägt der Unternehmer die Nachweislast. Praxistauglich ist insbesondere eine Quittung des Empfängers auf der Rechnung. Ohne dokumentierten Nachweis ist Trinkgeld in einer Prüfung regelmäßig angreifbar.
Fazit: Mehr digitale Möglichkeiten, aber keine geringeren Anforderungen
Mit Rechtsstand 2026 ist die Richtung klar: Das BMF-Schreiben vom 19.11.2025 schafft keine großzügigere Behandlung von Bewirtungskosten, sondern präzisere Anforderungen an digitale und klassische Nachweise.
Wer seine Prozesse anpasst, Belege sauber erfasst und interne Freigaben nachvollziehbar dokumentiert, reduziert das Beanstandungsrisiko deutlich.
Wer dagegen weiterhin mit unvollständigen Belegen, unklaren Leistungsbeschreibungen oder schlecht verknüpften Scans arbeitet, riskiert vermeidbare Nachteile beim Betriebsausgabenabzug und zusätzliche Diskussionen mit dem Finanzamt.
Das Schreiben bindet in erster Linie die Finanzverwaltung. Im Streitfall bleibt die Rechtsprechung maßgeblich. Umso wichtiger ist es, Gesetz, Verwaltungsauffassung und Rechtsprechung gemeinsam zu betrachten und die eigenen Belegprozesse nicht erst bei der nächsten Betriebsprüfung zu überprüfen.
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