Geschenke an Geschäftskunden: Steuerliche Aspekte und Optimierungspotenziale

Der steuerliche Dreh- und Angelpunkt bei Geschenken an Geschäftskunden ist die Freigrenze von 50 Euro pro Empfänger und Kalenderjahr gemäß § 4 Abs. 5 Nr. 1 EStG. Diese Regelung ermöglicht es Ihnen, Geschenke als Betriebsausgaben steuermindernd geltend zu machen – allerdings nur unter strikter Einhaltung dieser Grenze. 

Entscheidend ist: Es handelt sich um eine Freigrenze, nicht um einen Freibetrag. Das bedeutet, dass bei Überschreitung auch nur um einen einzigen Cent der gesamte Betrag nicht mehr abzugsfähig ist.

Ob die 50-Euro-Grenze netto oder brutto gilt, hängt von Ihrer Vorsteuerabzugsberechtigung ab. Für vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmer gilt die Grenze als Nettobetrag (ohne Umsatzsteuer). Sind Sie nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt – beispielsweise als Kleinunternehmer nach § 19 UStG – zählt der Bruttobetrag inklusive Umsatzsteuer. Diese Unterscheidung kann Ihnen bei geschickter Nutzung zusätzlichen Spielraum verschaffen.

Ein häufiger und kostspieliger Fehler in der Praxis: Die 50-Euro-Grenze gilt pro Empfänger und Kalenderjahr. Wenn Sie demselben Geschäftspartner im Januar ein Geschenk im Wert von 30 Euro und im Dezember ein weiteres im Wert von 25 Euro überreichen, addieren sich die Beträge auf 55 Euro. Damit überschreiten Sie die Freigrenze, und beide Geschenke werden vollständig nicht abzugsfähig. Dieser Summierungseffekt wird in der Praxis häufig übersehen und führt bei Betriebsprüfungen regelmäßig zu unangenehmen Überraschungen.

Damit ein Geschenk steuerlich anerkannt wird, muss es sich um eine unentgeltliche Zuwendung ohne Gegenleistung handeln. Der Zweck, Geschäftsverbindungen anzubahnen, zu sichern oder zu verbessern, wird dabei ausdrücklich als legitime betriebliche Veranlassung anerkannt und stellt keine Gegenleistung dar.

Folgende Zuwendungen gelten als steuerlich relevante Geschenke: Blumen (außer bei Beerdigungen), Theaterkarten und Eintrittskarten, Genussmittel wie Wein oder Pralinen, sowie sonstige Sach- und Geldgeschenke ohne konkrete Gegenleistung.

Nicht jede betriebliche Zuwendung fällt unter die Geschenkeregelung. Keine Geschenke im steuerlichen Sinne sind: 

• Rabatte und Kulanzleistungen (beziehen sich auf vorherigen Kauf), 
• Preise bei Preisausschreiben, 
• Sponsoringleistungen (enthalten Gegenleistung), 
• Trinkgelder, 
• Warenproben und Werbeartikel sowie 
• Werbeprämien für Kundenvermittlung. 

Diese Unterscheidung ist wichtig, da für diese Aufwendungen andere steuerliche Regelungen gelten können.

Eine besonders attraktive Gestaltungsmöglichkeit bieten sogenannte Streuartikel oder Streuwerbeartikel. Geschenke mit Anschaffungskosten von maximal 10 Euro pro Stück fallen nicht unter die Geschenkeregelung und sind vollständig und unbegrenzt als Betriebsausgaben abzugsfähig. Weder für den Schenkenden noch für den Beschenkten entsteht hier eine Steuerpflicht.

Klassische Streuartikel sind Kugelschreiber, USB-Sticks, Kalender, Notizblöcke oder kleine Taschen mit Firmenlogo. 

Der große Vorteil: Sie können beliebig viele solcher Artikel an beliebig viele Empfänger verteilen, ohne Dokumentationspflichten erfüllen oder die 50-Euro-Jahresgrenze beachten zu müssen. 

Dies macht Streuartikel zu einem hervorragenden Instrument für Messen, Kundentermine oder Werbeveranstaltungen.

Grundsätzlich müsste der beschenkte Geschäftskunde ein Geschenk als geldwerten Vorteil versteuern – eine Situation, die die positive Wirkung Ihrer Zuwendung erheblich schmälern kann. 

Hier bietet § 37b EStG eine elegante Lösung: Sie können als Schenker die Einkommensteuer für das Geschenk pauschal übernehmen. Allerdings entfällt die pauschale Besteuerungspflicht bei Geschenken an Privatpersonen.

Der Pauschalsteuersatz beträgt 30 Prozent des Bruttowarenwerts (inklusive Umsatzsteuer). Hinzu kommen Solidaritätszuschlag (5,5 Prozent auf die Steuer) und gegebenenfalls Kirchensteuer. Bei einem Geschenk im Wert von 50 Euro brutto ergibt sich beispielsweise eine Pauschalsteuer von 15 Euro zuzüglich Solidaritätszuschlag von 0,83 Euro, insgesamt also etwa 15,83 Euro.

Die Pauschalversteuerung ist pro Person und Jahr auf Geschenke bis 10.000 Euro begrenzt – eine in der Praxis äußerst großzügige Obergrenze. Wichtig: Wenn Sie sich für die Pauschalversteuerung entscheiden, müssen Sie diese für alle Geschenke des Jahres anwenden; eine selektive Anwendung ist nicht zulässig.

Theoretisch stellt die übernommene Pauschalsteuer selbst ein weiteres Geschenk dar. Nach einem Urteil des Bundesfinanzhofs (BFH, 30. März 2017, IV R 13/14) könnte dies dazu führen, dass durch die Steuerübernahme die 50-Euro-Grenze überschritten wird. 

Die Finanzverwaltung zeigt sich hier jedoch in der Praxis erfreulich kulant: Die übernommene Pauschalsteuer wird nicht auf die Freigrenze angerechnet, solange das Geschenk selbst unter 50 Euro liegt. Dies ist eine der seltenen Situationen, in denen der Fiskus großzügiger agiert als die strenge Rechtsprechung vorgibt.

Bei Geschenken innerhalb der 50-Euro-Grenze können Sie als vorsteuerabzugsberechtigter Unternehmer die Vorsteuer geltend machen. Dies verstärkt den Steuervorteil erheblich. Bei einem Geschenk mit 50 Euro Nettowert und 19 Prozent Umsatzsteuer (59,50 Euro brutto) können Sie 9,50 Euro Vorsteuer abziehen.

Überschreiten die Geschenke die 50-Euro-Grenze, entfällt nicht nur der Betriebsausgabenabzug, sondern auch der Vorsteuerabzug – und zwar vollständig für alle Geschenke an diesen Empfänger im betreffenden Jahr. Dies führt zu einer doppelten steuerlichen Belastung und sollte unbedingt vermieden werden.

Eine steuerlich günstigere Kategorie sind sogenannte Aufmerksamkeiten. Diese sind Sachzuwendungen bis zu einem Wert von 60 Euro brutto, die anlässlich eines besonderen persönlichen Ereignisses gewährt werden – etwa 

• Geburtstag, 
• Hochzeit, 
• Geburt eines Kindes oder
• Jubiläum. 

Aufmerksamkeiten sind beim Empfänger steuer- und sozialversicherungsfrei und zählen nicht zu den Geschenken im Sinne der 50-Euro-Regelung.

Der wesentliche Unterschied: Aufmerksamkeiten unterliegen keiner Jahresobergrenze pro Empfänger, sondern können bei jedem persönlichen Anlass bis 60 Euro gewährt werden. Zudem benötigen Sie keinen besonderen Nachweis der betrieblichen Veranlassung. Allerdings darf der Anlass nicht rein betrieblich sein – Weihnachtsgeschenke oder Geschenke zum Firmenjubiläum fallen nicht darunter.

Für alle Geschenke ab einem Wert von 10 Euro müssen Sie in Ihrer Buchführung folgende Angaben einzeln und getrennt von den übrigen Betriebsausgaben dokumentieren: 

• Name und Anschrift des Empfängers, 
• Art und Wert des Geschenks, 
• Datum der Zuwendung sowie 
• den Anlass des Geschenks. 

Diese Aufzeichnungen müssen auf einem gesonderten Konto oder in einer besonderen Spalte erfolgen.

Bewahren Sie alle Rechnungen und Belege sorgfältig auf. Der Beleg muss den Beschenkten eindeutig zuordenbar sein. Bei Betriebsprüfungen gehören Geschenke zu den am häufigsten beanstandeten Positionen – eine lückenlose Dokumentation schützt Sie vor Steuernachzahlungen.

Ein bedeutsamer Steuervorteil: Wenn ein Geschenk vom Empfänger ausschließlich betrieblich genutzt werden kann, entfällt die 50-Euro-Freigrenze vollständig. Solche Geschenke sind unabhängig vom Wert als Betriebsausgaben abzugsfähig, und der Vorsteuerabzug bleibt erhalten.

Typische Beispiele sind: 

• spezielle Fachsoftware, 
• branchenspezifische Werkzeuge, 
• Fachliteratur oder Messgeräte, die ausschließlich für die betriebliche Tätigkeit des Empfängers geeignet sind. 

Ein Notebook hingegen wäre nicht begünstigt, da es auch privat genutzt werden kann. Die Beweislast für die ausschließliche betriebliche Nutzbarkeit liegt beim Schenker – dokumentieren Sie daher den betrieblichen Bezug sorgfältig.

Nach Auswertungen von Betriebsprüfungen führen Geschenke und Bewirtungskosten in den meisten Fällen zu Steuernachzahlungen. Die häufigsten Fehler sind: 

• Überschreitung der Jahresgrenze durch mehrere Geschenke an denselben Empfänger, 
• fehlende oder unvollständige Dokumentation, 
• Verwechslung von Geschenken mit Werbeaufwendungen oder Betriebsausstattung sowie 
• fehlende Zuordnung des Geschenks zu einem konkreten Empfänger.

Bei Nichtbeachtung der Vorschriften drohen: Versagung des gesamten Betriebsausgabenabzugs, Versagung des Vorsteuerabzugs, Nachversteuerung als verdeckte Gewinnausschüttung (bei Gesellschafter-Geschäftsführern) sowie Zinsen auf Nachzahlungen. In schweren Fällen kann auch der Vorwurf der Steuerhinterziehung im Raum stehen, wenn bewusst falsche Angaben gemacht wurden.

Planen Sie Ihre Geschenke strategisch über das Jahr verteilt. Nutzen Sie die 50-Euro-Grenze pro Empfänger und Jahr konsequent aus, ohne sie zu überschreiten. Kombinieren Sie verschiedene Geschenkformen: Streuartikel (bis 10 Euro) zusätzlich zu höherwertigen Geschenken (bis 50 Euro) sind zulässig, da Streuartikel nicht auf die Geschenkegrenze angerechnet werden.

Nutzen Sie bei persönlichen Anlässen die 60-Euro-Grenze für Aufmerksamkeiten. Diese können Sie zusätzlich zu den 50 Euro für Geschenke gewähren, da beide Kategorien rechtlich getrennt sind.

Prüfen Sie, ob sich die Pauschalversteuerung lohnt. Bei einem 50-Euro-Geschenk kostet die Pauschalsteuer etwa 16 Euro zusätzlich. Dafür schützen Sie Ihren Geschäftspartner vor Versteuerungspflichten und können das Geschenk trotzdem als Betriebsausgabe absetzen – ein klarer Wettbewerbsvorteil in der Kundenbeziehung.

Prüfen Sie bei höherwertigen Zuwendungen, ob diese unter die Ausnahme für ausschließlich betrieblich nutzbare Gegenstände fallen. Hier können Sie deutlich über 50 Euro liegen und dennoch voll absetzen.

Beachten Sie: Eine GmbH oder andere juristische Person gilt als ein Empfänger mit eigenem 50-Euro-Kontingent. Der Geschäftsführer und das Unternehmen können also jeweils separat beschenkt werden. Ehepartner hingegen gelten steuerlich als eine Person.

Vermeiden Sie unbedingt Grenzüberschreitungen, auch wenn sie nur geringfügig sind. Ein Geschenk im Wert von 50,01 Euro führt zum Verlust der kompletten Abzugsfähigkeit. Berücksichtigen Sie Verpackung, Versandkosten und sonstige Nebenkosten – auch diese zählen zum Geschenkwert.

Erfassen Sie Geschenke niemals auf allgemeinen Werbekosten- oder Marketingkonten. Die getrennte Verbuchung ist gesetzlich vorgeschrieben und wird bei Betriebsprüfungen streng kontrolliert.

Versuchen Sie nicht, Geschenke als Bewirtungskosten, Werbeaufwendungen oder Betriebsausstattung zu deklarieren. Betriebsprüfer erkennen solche Verschleierungsversuche routiniert, und die Folgen können gravierend sein.

Verzichten Sie auf Geldgeschenke an Geschäftskunden. Diese sind grundsätzlich nicht abzugsfähig und schaffen nur steuerliche Probleme. Gutscheine werden oft ebenfalls kritisch gesehen und sollten nur mit Vorsicht eingesetzt werden.

Bei Weihnachtsgeschenken müssen Sie besonders aufpassen: Wenn Sie einem Geschäftskunden bereits im Sommer ein Geschenk im Wert von 30 Euro gemacht haben und zu Weihnachten noch einmal 25 Euro schenken möchten, überschreiten Sie die Jahresgrenze. Planen Sie daher Weihnachtsgeschenke frühzeitig in Ihre Jahresplanung ein.

Bei Firmenjubiläen oder besonderen Geschäftserfolgen können Sie die verschiedenen Kategorien kombinieren: Ein Streuartikel (bis 10 Euro), ein reguläres Geschenk (bis 50 Euro) und bei persönlichem Anlass eine Aufmerksamkeit (bis 60 Euro) sind theoretisch parallel möglich – sofern die jeweiligen Voraussetzungen erfüllt sind.

Als Steuerberater empfehle ich folgendes: 

• Erstens, nutzen Sie die erhöhte Freigrenze von 50 Euro konsequent, aber halten Sie sie strikt ein. 
• Zweitens, setzen Sie Streuartikel bis 10 Euro unbegrenzt und ohne Dokumentationsaufwand ein. 
• Drittens, dokumentieren Sie alle Geschenke ab 10 Euro lückenlos mit Empfänger, Wert, Datum und Anlass. 
• Viertens, prüfen Sie bei jedem höherwertigen Geschenk die Pauschalversteuerung nach § 37b EStG – sie stärkt die Kundenbeziehung und sichert die Abzugsfähigkeit. 
• Fünftens, führen Sie eine Geschenkeliste für jeden Empfänger, um Grenzüberschreitungen zu vermeiden.

Das größte Steuersparpotenzial liegt in der Kombination verschiedener Regelungen: Streuartikel, reguläre Geschenke, Aufmerksamkeiten und ausschließlich betrieblich nutzbare Gegenstände können Sie parallel nutzen. Die sorgfältige Dokumentation schützt Sie vor bösen Überraschungen bei Betriebsprüfungen und ermöglicht es Ihnen, Ihre Wertschätzung gegenüber Geschäftskunden steueroptimiert auszudrücken.