Lohnsteuer sparen bei Betriebsveranstaltungen – Was Arbeitgeber jetzt wissen müssen (Rechtsstand 2026)

7 Fragen, die durch dieses Thema beantwortet werden

1. Was ist eine Betriebsveranstaltung im steuerrechtlichen Sinne nach der Legaldefinition des § 19 EStG – und warum war das jahrelang strittig?
2. Wer profitiert von der günstigen Pauschalversteuerung mit 25 % – und unter welchen Bedingungen entfällt dieser Vorteil ab 2026?
3. Warum hat der BFH entschieden, dass auch exklusive Führungskräfte-Events als Betriebsveranstaltungen gelten?
4. Wie können Arbeitgeber rückwirkend für die Jahre 2015 bis 2025 zuviel gezahlte Lohnsteuer zurückfordern?
5. Wann muss die Pauschalversteuerung gemeldet werden, um die Sozialversicherungsfreiheit nicht zu verlieren?
6. Welche Alternativen gibt es ab 2026 für Betriebsveranstaltungen mit eingeschränktem Teilnehmerkreis?
7. Wie viel kostet die neue Gesetzeslage ab 2026 Arbeitgeber und Arbeitnehmer in konkreten Euro-Beträgen?

Veranstaltungen der Chefs und die Steuer: Was das BFH-Urteil VI R 5/22 bedeutet – und was Sie 2026 beachten müssen

Stellen Sie sich vor: Ihr Unternehmen richtet im Dezember eine festliche Weihnachtsfeier aus, aber nicht für die gesamte Belegschaft, sondern ausschließlich für den Vorstand und die obere Führungsriege. Das Finanzamt klopft an die Tür und verlangt Lohnsteuer nach dem vollen individuellen Steuersatz. Das Unternehmen sieht das anders, zahlt 25 % Pauschallohnsteuer und klagt sich bis zum Bundesfinanzhof. Der BFH gibt dem Unternehmen recht und löst damit eine der spannendsten steuerpolitischen Auseinandersetzungen der letzten Jahre aus.

Genau das ist der Kern des Urteils VI R 5/22 vom 27. März 2024, das am 10. Mai 2024 vom Bundesfinanzhof veröffentlicht wurde und seitdem Betriebe, Steuerberater und die Finanzverwaltung gleichermaßen beschäftigt. 

Lesen Sie, was dieses Urteil im Detail bedeutet, welche Steuersparmöglichkeiten sich daraus ergeben und warum der Gesetzgeber mit dem Steueränderungsgesetz 2025 das Rad bereits wieder zurückgedreht hat. 

Der Fall: Eine Weihnachtsfeier nur für die Chefs – und ein neugieriges Finanzamt

Ein deutsches Unternehmen veranstaltete im Jahr 2015 gleich zwei exklusive Weihnachtsfeiern: Eine Feier ausschließlich für die Vorstandsmitglieder mit Kosten von rund 8.034 Euro, und eine weitere Feier für Mitarbeiter des sogenannten „oberen Führungskreises", also jener Führungskräfte, die eine bestimmte Karrierestufe erreicht hatten mit Kosten von 168.439 Euro. 

Insgesamt waren also 176.473 Euro im Raum. Das Unternehmen versteuerte diese Veranstaltungskosten pauschal nach § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 EStG mit dem begünstigten Steuersatz von 25 %, ohne einen individuellen Lohnsteuerabzug bei den Teilnehmern vorzunehmen.

Das Finanzamt war anderer Meinung: Es erließ einen Lohnsteuernachforderungsbescheid und argumentierte, die günstige Pauschalierung sei nicht zulässig, weil die Veranstaltungen nicht allen Mitarbeitern des Betriebs offenstanden. Das Finanzgericht Köln gab dem Finanzamt in erster Instanz recht. Doch das Unternehmen gab nicht auf und zog vor den Bundesfinanzhof – mit Erfolg. 

Die juristische Kernfrage: Was ist eigentlich eine „Betriebsveranstaltung"?

Um das Urteil zu verstehen, muss man einen kurzen Blick in die Gesetzesgeschichte werfen. Vor 2015 definierte nicht das Gesetz selbst, sondern die langjährige BFH-Rechtsprechung den Begriff „Betriebsveranstaltung". Danach war eine solche Veranstaltung nur dann steuerlich begünstigt, wenn sie grundsätzlich allen Betriebsangehörigen offenstand. Eine Vorstandsfeier unter Ausschluss der normalen Belegschaft fiel unter dieser alten Rechtslage also nicht darunter.

Das änderte sich mit dem Gesetz zur Anpassung der Abgabenordnung an den Zollkodex der Union vom 22. Dezember 2014, das zum 1. Januar 2015 in Kraft trat. 

Der Gesetzgeber führte in § 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a EStG erstmals eine gesetzliche Legaldefinition ein. 

Seitdem gilt: Eine Betriebsveranstaltung ist eine „Veranstaltung auf betrieblicher Ebene mit gesellschaftlichem Charakter". Das war's. Kein Wort über ein Offenstehen für alle. Dieses Kriterium findet sich erst im dritten Satz desselben Absatzes und dort steht es ausdrücklich nur noch im Zusammenhang mit dem Freibetrag von 110 Euro je Teilnehmer.

Genau diese Trennung machte der BFH in seinem Urteil mit bestechender Klarheit deutlich: Die Voraussetzung, dass eine Veranstaltung allen Betriebsangehörigen offenstehen muss, ist seit 2015 keine Voraussetzung mehr für die Einstufung als Betriebsveranstaltung, sondern lediglich eine Voraussetzung für den Freibetrag. Wer die Pauschalversteuerung nach § 40 EStG anwendet, braucht die Türen nicht für alle zu öffnen. 

Die zwei Welten der Betriebsveranstaltung und ihre steuerlichen Konsequenzen

Mit dem BFH-Urteil entstanden faktisch zwei Kategorien von Betriebsveranstaltungen, die steuerlich unterschiedlich behandelt werden:

Die „echte" Betriebsveranstaltung (allen Mitarbeitern oder einem ganzen Betriebsteil zugänglich) profitiert vom vollen steuerlichen Paket: Der 110-Euro-Freibetrag pro Teilnehmer und Veranstaltung bleibt steuerfrei. Was darüber hinausgeht, kann mit 25 % pauschal versteuert werden. Das Beste: Diese Kosten sind sozialversicherungsfrei – vorausgesetzt, die Pauschalierung erfolgt fristgerecht mit der laufenden Entgeltabrechnung.

Die „unechte" Betriebsveranstaltung (nur für ausgewählte Personengruppen) profitierte bis Ende 2025 immerhin noch von der 25%igen Pauschalversteuerung nach § 40 EStG, allerdings ohne den 110-Euro-Freibetrag. Der BFH hatte dieses Recht mit seinem Urteil 2024 ausdrücklich bestätigt. 

Die Steuersparmöglichkeiten des Urteils (Zeitraum 2015 bis 2025)

Das Urteil war für viele Arbeitgeber eine echte Überraschung – im positiven Sinne. Denn es eröffnete rückwirkend ab dem 1. Januar 2015 erhebliche Optimierungspotenziale:

Zunächst der direkte Steuervorteil: Hätte das Unternehmen im Ausgangsfall die Pauschalierung nach der vom Finanzamt bevorzugten Vorschrift § 37b EStG vorgenommen, wäre ein Pauschsteuersatz von 30 % fällig geworden. Dank des BFH-Urteils war hingegen nur 25 % zu zahlen – eine Ersparnis von 5 Prozentpunkten auf den gesamten Zuwendungsbetrag. Bei 176.473 Euro entspricht das einer Steuerersparnis von rund 8.823 Euro in einem einzigen Veranlagungszeitraum.

Noch gewichtiger ist der Sozialversicherungseffekt: Wird die Lohnsteuer rechtmäßig nach § 40 Abs. 2 EStG pauschaliert, entfällt die Sozialversicherungspflicht auf diese Zuwendungen vollständig. Das bedeutet für den Arbeitgeber keine Abführung von Arbeitnehmer- und Arbeitgeberanteilen zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung. Bei gut verdienenden Führungskräften, die die Beitragsbemessungsgrenze bereits überschreiten, ist dieser Effekt allerdings begrenzt – für Teilnehmer unterhalb der Beitragsbemessungsgrenze kann er jedoch enorm ins Gewicht fallen.

Schließlich brachte das Urteil einen wichtigen administrativen Vorteil: Die Pauschalierung ist schlicht einfacher abzuwickeln als die individuelle Lohnversteuerung pro Teilnehmer. Kein mühsames Aufspalten von Sachbezügen auf jeden einzelnen Gast, keine individuelle Steuerberechnung – stattdessen ein einheitlicher Pauschsteuersatz auf den Gesamtbetrag. 

Rückwirkende Erstattungsansprüche: Der stille Schatz in alten Steuerbescheiden

Was viele Arbeitgeber übersehen: Das BFH-Urteil gilt rückwirkend für alle offenen Veranlagungszeiträume ab 2015. Wer in der Vergangenheit für Führungskräfte- oder Vorstandsveranstaltungen zu hohe Lohnsteuer abgeführt hat, sei es nach § 37b EStG mit 30 % oder individuell nach dem regulären Lohnsteuertarif, sollte prüfen, ob noch Änderungsanträge oder Einsprüche gegen bestandskräftige Lohnsteuernachforderungs- oder Haftungsbescheide möglich sind. 

Wichtig: Hierfür gelten die allgemeinen steuerlichen Verjährungsfristen. Ein erfahrener Steuerberater kann ermitteln, ob noch Erstattungspotenzial besteht. 

Die Tücke des Timings: Das BSG-Urteil vom 23. April 2024

Wer von der günstigen Pauschalierung profitieren wollte, musste allerdings die Frist im Blick behalten. 

Das Bundessozialgericht (BSG) hat mit Urteil vom 23. April 2024 (B 12 BA 3/22 R) unmissverständlich klargestellt: Die Pauschalversteuerung muss mit der laufenden Entgeltabrechnung des entsprechenden Abrechnungszeitraums erfolgen, also zeitnah, nicht erst bei der Jahresabrechnung oder nach einer Außenprüfung. Wer die Meldung erst nachträglich, z. B. im Rahmen einer Betriebsprüfung, vornahm, verlor den Anspruch auf Sozialversicherungsfreiheit. Die Beiträge waren dann rückwirkend zu entrichten – zuzüglich möglicher Säumniszuschläge.

Die Faustregel lautet: Pauschalversteuerung spätestens bis zum 28. Februar des Folgejahres mit Übermittlung der Lohnsteuerjahresbescheinigung melden, wer länger wartet, zahlt Sozialversicherungsbeiträge nach. 

Die Kehrtwende: Das Steueränderungsgesetz 2025 und die neue Rechtslage ab 2026

Der Bundesrat reagierte zügig auf das BFH-Urteil. Mit Wirkung ab dem 1. Januar 2026 wurde § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 EStG um einen entscheidenden Halbsatz erweitert. 

Der neue Wortlaut lautet sinngemäß: Der Arbeitgeber kann die Lohnsteuer mit 25 % pauschalieren, wenn er Arbeitslohn aus Anlass von Betriebsveranstaltungen zahlt, bei denen die Teilnahme allen Angehörigen des Betriebs oder eines Betriebsteils offensteht.

Das bedeutet im Klartext: Das Steuerprivileg, das der BFH in seinem Urteil VI R 5/22 für die Jahre 2015 bis 2025 ausdrücklich bestätigt hatte, ist ab dem 1. Januar 2026 gesetzlich abgeschafft. 

Der Gesetzgeber hat mit einem sogenannten Nichtanwendungsgesetz reagiert und das Rad gezielt zurückgedreht. 

Aktuelle Rechtslage 2026: Zwei Szenarien im direkten Vergleich

Mit dem heutigen Rechtsstand ergibt sich für Arbeitgeber folgendes klares Bild:

Gestaltungsoptionen für Arbeitgeber 2026: So retten Sie den Steuervorteil

Trotz der verschärften Rechtslage gibt es für vorausschauende Arbeitgeber nach wie vor legale Gestaltungsspielräume, die erhebliche Steuervorteile sichern:

1. Das Offenstehen bewusst gestalten: Wer eine Veranstaltung grundsätzlich allen Mitgliedern einer definierten Organisationseinheit zugänglich macht, auch wenn in der Praxis nur wenige teilnehmen , bleibt im Anwendungsbereich der begünstigten 25%-Pauschalierung. Dabei gilt: Es kommt nicht auf die tatsächliche Teilnahme, sondern auf die Möglichkeit zur Teilnahme an. Eine formal offene Einladung genügt.
2. Smarte Betriebsteil-Definition: Das Gesetz lässt ausdrücklich zu, dass die Veranstaltung allen Angehörigen eines Betriebsteils offensteht, nicht des ganzen Unternehmens. Hier liegt Gestaltungspotenzial: Eine klar definierte Abteilung (z. B. „Marketing", „IT", „Vertrieb Süd") kann als Betriebsteil gelten. Wer seine Organisationsstruktur sauber dokumentiert und Einladungen entsprechend gestaltet, kann auch künftig von der 25%-Pauschalierung profitieren. Achtung: Die Abgrenzung zu einer bloßen „Bevorzugung bestimmter Arbeitnehmergruppen" bleibt kritisch und sollte beraterlich begleitet werden.
3. Fristgerechte Anmeldung als SV-Schutzschild: Wer die Pauschalversteuerung nutzt, muss sie zeitnah mit der laufenden Entgeltabrechnung anmelden. Diese Disziplin ist seit dem BSG-Urteil 2024 unverzichtbar, um die Sozialversicherungsfreiheit zu erhalten. Eine nachträgliche Korrektur ist für die Sozialversicherung nicht mehr heilbar.
4. Rückwirkende Überprüfung offener Veranlagungszeiträume 2015–2025: Für alle Zeiträume bis einschließlich 31. Dezember 2025 bleibt das BFH-Urteil VI R 5/22 vollumfänglich anwendbar. Unternehmen, die in diesem Zeitraum Veranstaltungen für ausgewählte Mitarbeitergruppen mit 30 % (§ 37b EStG) oder gar individuell versteuert haben, sollten zeitnah prüfen, ob Erstattungsanträge gestellt werden können.
5. Konzernverbund als Türöffner: Schon das BMF-Schreiben vom 14. Oktober 2015 hält fest, dass eine Betriebsveranstaltung im Konzernverbund auch dann anerkannt wird, wenn Arbeitnehmer aus verschiedenen Konzerngesellschaften eingeladen sind. Auch Leiharbeitnehmer zählen mit. Wer seinen Teilnehmerkreis konzernweit denkt, kann das Offenstehen-Kriterium leichter erfüllen.