Bewirtungskosten richtig absetzen: Der ultimative Leitfaden für Unternehmer

Geschäftsessen, Kundenveranstaltungen, Teamlunches – Bewirtungskosten gehören zum unternehmerischen Alltag. Doch während das Geschäftsessen oft der Türöffner für neue Aufträge ist, wird die steuerliche Behandlung dieser Kosten häufig zur Stolperfalle. Das Bundesfinanzministerium hat mit seinem aktuellen Schreiben vom 19. November 2025 neue Klarstellungen vorgenommen, insbesondere zur Digitalisierung von Belegen und den Anforderungen an E-Rechnungen.

In diesem umfassenden Leitfaden erfahren Sie alles Wissenswerte zur steuerlichen Behandlung von Bewirtungskosten – von den Grundlagen bis zu den neuesten Verwaltungsanweisungen. Wir zeigen Ihnen, wie Sie typische Fehler vermeiden und Ihre Bewirtungsaufwendungen optimal steuerlich geltend machen.

Was sind Bewirtungskosten?

Bewirtungskosten sind Aufwendungen für die kostenlose Überlassung von Speisen, Getränken oder sonstigen Genussmitteln an Geschäftspartner, Kunden oder Mitarbeiter. Dazu gehören auch zwangsläufig im Zusammenhang mit der Bewirtung anfallende Dienstleistungen wie:

• Trinkgelder für das Servicepersonal
• Garderobengebühren
• Eventuell anfallende Parkgebühren im unmittelbaren Zusammenhang mit der Bewirtung

Wichtig: Übernachtungskosten oder Fahrtkosten gehören nicht zu den Bewirtungskosten und sind separat zu behandeln. 

Die drei Arten der Bewirtung 

Die steuerliche Behandlung von Bewirtungskosten hängt entscheidend vom Anlass ab. Das Gesetz unterscheidet zwischen geschäftlichen, betrieblichen und privaten Anlässen – mit jeweils unterschiedlichen Konsequenzen für den Betriebsausgabenabzug.  

1. Geschäftliche Bewirtung: 70 % abzugsfähig

Bei geschäftlich veranlassten Bewirtungen sind gemäß § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG nur 70 % der Aufwendungen als Betriebsausgaben abzugsfähig. Die verbleibenden 30 % müssen dem steuerlichen Gewinn außerbilanziell wieder hinzugerechnet werden.

Wann liegt eine geschäftliche Bewirtung vor?

Eine geschäftliche Bewirtung liegt vor bei der Bewirtung betriebsfremder Personen, zu denen Geschäftsbeziehungen bestehen oder angebahnt werden sollen. Dazu zählen:

• Kunden und potenzielle Kunden
• Geschäftspartner und Lieferanten
• Handelsvertreter
• Begleitpersonen der bewirteten Personen (z.B. Ehepartner, Sekretärin)
• Arbeitnehmer verbundener Unternehmen (nicht die eigenen Mitarbeiter!)

Auch die Bewirtung des Unternehmers selbst oder seiner eigenen Arbeitnehmer ist in diesem Fall geschäftlich veranlasst, wenn sie gemeinsam mit Geschäftspartnern bewirtet werden. Die 70-%-Regel gilt dann für alle Teilnehmer. 

2. Betriebliche Bewirtung: 100 % abzugsfähig

Liegt ein betrieblicher Anlass vor, stellen die Bewirtungskosten in voller Höhe Betriebsausgaben dar. Ein betrieblicher Anlass liegt ausschließlich bei der Bewirtung von eigenen Arbeitnehmern vor.

Typische Beispiele:

• Betriebsfeiern
• Schulungen und Fortbildungen
• Betriebsausflüge

Achtung: Sobald auch nur ein einziger Geschäftspartner oder Mitarbeiter eines anderen Unternehmens teilnimmt, liegt eine Mischveranstaltung vor und es gilt die 70-%-Regel für diese Personen. 

3. Private Bewirtung: 0 % abzugsfähig 

Privat veranlasste Bewirtungen sind nicht abzugsfähig und stellen Privatentnahmen dar.  

Die Angemessenheitsprüfung

Selbst bei geschäftlicher oder betrieblicher Veranlassung muss die Höhe der Bewirtungskosten angemessen sein. Das Finanzamt prüft, ob ein ordentlicher und gewissenhafter Unternehmer angesichts der erwarteten Vorteile die Aufwendungen auf sich genommen hätte.

Kriterien:

• Größe des Unternehmens
• Umfang der Geschäftsbeziehungen
• Bedeutung für den Geschäftserfolg 

Aufmerksamkeiten: 100 % abzugsfähig

Aufmerksamkeiten gelten als Geste der Höflichkeit und sind zu 100 % abzugsfähig. Besondere Aufzeichnungen sind nicht erforderlich.

Typische Aufmerksamkeiten:

• Kaffee und Tee
• Erfrischungsgetränke
• Gebäck und kleine Snacks 

Die Dokumentationspflicht

Ohne ordnungsgemäße Dokumentation kein Betriebsausgabenabzug! Gemäß § 4 Abs. 7 EStG müssen Sie nachweisen:

• Ort der Bewirtung
• Tag der Bewirtung
• Teilnehmende Personen
• Anlass der Bewirtung
• Höhe der Aufwendungen 

Anforderungen an die Rechnung

Bei Bewirtungen bis 250 Euro:

• Name und Anschrift des Bewirtungsbetriebs
• Ausstellungsdatum
• Menge und Art der Bewirtungsleistungen (keine Pauschalangaben!)
• Tag der Bewirtung und Rechnungsbetrag
  
  

Bei Bewirtungen über 250 Euro zusätzlich:

• Steuernummer oder USt-IdNr.
• Fortlaufende Rechnungsnummer
• Name des bewirtenden Unternehmers 

Neu: Elektronische Kassensysteme

Bei Betrieben mit elektronischem Kassensystem werden nur maschinell erstellte, elektronisch aufgezeichnete und mit TSE (technische Sicherheitseinrichtung) abgesicherte Rechnungen anerkannt.

Handschriftliche Rechnungen sind in diesem Fall vom Betriebsausgabenabzug ausgeschlossen!

Ausnahme: Bei unbarer Zahlung oder wenn nur unbare Zahlungen möglich sind.

Digitalisierung von Belegen

Das BMF-Schreiben vom 19.11.2025 regelt erstmals die Digitalisierung:

• Rechnung und Eigenbeleg elektronisch zusammenführen
• Zeitpunkt der Erstellung elektronisch aufzeichnen
• Dokument digital signieren
• GoBD-konforme Aufbewahrung
• Verfahrensdokumentation erstellen 

Bewirtung eigener Arbeitnehmer

Bei der Bewirtung eigener Arbeitnehmer sind auch lohnsteuerliche Aspekte zu beachten.

Steuerfrei bleiben:

• Betriebsveranstaltungen bis 110 Euro (max. 2x jährlich)
• Arbeitsessen bis 60 Euro bei besonderem Anlass
• Teilnahme an geschäftlichen Bewirtungen
  
  

Steuerpflichtig:

• Belohnungsessen über 50 Euro
• Kantinenverpflegung (pauschal mit 25 % versteuerbar)
• Mahlzeiten über 60 Euro bei Auswärtstätigkeiten

Vorsteuerabzug

Die gute Nachricht: Der Vorsteuerabzug ist auch bei der 70-%-Beschränkung möglich!

Sie können die volle Vorsteuer geltend machen, auch wenn ertragsteuerlich nur 70 % abzugsfähig sind. Voraussetzung: Die Aufwendungen müssen angemessen und ordnungsgemäß nachgewiesen sein. 

Checkliste für die Praxis

Dokumentation:

☐ Rechnung vollständig mit allen Pflichtangaben

☐ Bei elektronischem Kassensystem: TSE-Nachweis

☐ Eigenbeleg zeitnah erstellt

☐ Konkreter Anlass dokumentiert

Anlass:

☐ Geschäftlicher Anlass klar erkennbar

☐ Aufwendungen angemessen

☐ Abgrenzung zu Aufmerksamkeiten geprüft

Fazit

Die steuerliche Behandlung von Bewirtungskosten ist komplex, aber mit der richtigen Dokumentation und Kenntnis der Regeln gut beherrschbar. Die wichtigsten Erfolgsfaktoren:

1. Dokumentation ist alles: Ohne zeitnahe, ordnungsgemäße Dokumentation keine Anerkennung.

2. Digitalisierung nutzen: Mit den neuen BMF-Regeln steht einem vollständig digitalen Prozess nichts mehr im Weg.

3. Anlass konkret formulieren: Pauschale Angaben reichen nicht – dokumentieren Sie konkret, was besprochen wurde.

4. Aufmerksamkeiten clever nutzen: Kaffee und Gebäck sind Aufmerksamkeiten mit 100 % Abzug ohne Dokumentationspflicht.

Wer heute in eine ordentliche digitale Belegverwaltung investiert, spart langfristig Zeit und vermeidet kostspielige Auseinandersetzungen mit dem Finanzamt. 

Übersicht: Bewirtungsarten im Vergleich