Ab 2026 vollzieht sich eine der bedeutendsten Änderungen in der Verwaltung privater Kranken- und Pflegeversicherungsbeiträge der letzten Jahre. 

Das Finanzministerium Mecklenburg-Vorpommern hat kürzlich die Details zur elektronischen Datenübermittlung verkündet, die zum 1. Januar 2026 das bisherige Papierbescheinigungsverfahren ersetzen wird. Diese Reform betrifft bundesweit rund 9 Millionen privat Versicherte und 40 Versicherungsunternehmen – ein Systemwechsel mit weitreichenden steuerlichen Konsequenzen.

Der Systemwechsel: Von Papier zu Bits und Bytes

Bis einschließlich 2025 mussten Arbeitnehmer ihre PKV-Beiträge mühsam über Papierbescheinigungen nachweisen. Fehlte diese Bescheinigung, griff automatisch die sogenannte Mindestvorsorgepauschale von 1.899 Euro. Diese entfällt vollständig. Stattdessen übermitteln die Versicherungsunternehmen die tatsächlichen Beiträge elektronisch direkt an das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt).

Das neue Verfahren funktioniert wie folgt: Die Versicherer melden bis zum 20. November eines jeden Jahres die Beiträge für das Folgejahr elektronisch an das BZSt. Dieses verarbeitet die Daten zu Lohnsteuerabzugsmerkmalen (ELStAM) und stellt sie den Arbeitgebern zur Verfügung. Der Zugriff erfolgt über die bekannten KONSENS-Systeme (LAVENDEL/ELSTER), die die Daten automatisch in die Lohnabrechnung einbinden.

Steuersparpotenziale: Die gute Nachricht zuerst

Die elektronische Übermittlung bringt erhebliche Vorteile mit sich. 

Zum ersten Mal werden die tatsächlichen Beiträge exakt berücksichtigt. Dies kann besonders für Versicherte mit höheren Beiträgen steuerliche Vorteile bringen. Die neuen ELStAM-Merkmale umfassen zwei zentrale Komponenten:

1. Der steuer- und sozialversicherungsfreie Arbeitgeberzuschuss
Der maximale monatliche Arbeitgeberzuschuss zur PKV beträgt 2025 bereits 471,32 Euro – ein Plus von fast 50 Euro gegenüber 2024. Dieser Zuschuss bleibt vollständig steuer- und sozialabgabenfrei.

2. Die Sonderausgaben für Basisbeiträge
Die sogenannten Basisbeiträge zur Kranken- und Pflegeversicherung können als Sonderausgaben von der Steuer abgesetzt werden.

Die Risiken: Warum besonders Beamte und Steuerklasse-V-Arbeitnehmer aufpassen müssen

Nicht alle profitieren gleichermaßen. Der Wegfall der Mindestvorsorgepauschale trifft vor allem zwei Gruppen hart:

Beamte und Beihilfeberechtigte
Personen mit "freier Heilfürsorge" – also Beamte, Richter, Soldaten und andere Beihilfeberechtigte – zahlen oft nur geringe eigene Beiträge zur PKV, da der Dienstherr einen Großteil übernimmt. Für sie bedeutet der Wegfall der Pauschale eine deutliche Steuererhöhung, da weder tatsächliche Beiträge noch die Pauschale berücksichtigt werden.

Paare in Steuerklassenkombinationen III/V
Ein besonders problematisches Szenario betrifft Ehepaare mit der Kombination Steuerklasse III und V. Wenn ein Partner (III) alle PKV-Beiträge zahlt, der andere (V) jedoch keine eigenen Beiträge hat, verliert der Steuerklasse-V-Partner komplett den Vorsorgeabzug. Dies führt zu spürbaren Nettoeinbußen.

Praktische Fallstricke und Lösungswege

Die neue Regelung bringt technische Herausforderungen mit sich. Arbeitnehmer sollten folgende Punkte beachten:

  • Datenprüfung ist Trumpf
Die Versicherungsunternehmen informieren ihre Kunden über jede Datenübermittlung. Prüfen Sie diese Informationen sorgfältig auf Richtigkeit. Falsche Angaben können nur über die Versicherung korrigiert werden – Finanzämter haben keine Korrekturbefugnisse.

  • Übergangsregelungen nutzen

Für die ersten beiden Jahre (2026 und 2027) besteht ein Ersatzverfahren: Bei technischen Problemen dürfen Arbeitgeber auf Papierbescheinigungen zurückgreifen. Diese Regelung gibt Sicherheit beim Systemstart.

  • Ausländische Versicherungen
Versicherte bei ausländischen PKV-Unternehmen sind von der elektronischen Übermittlung ausgenommen. Sie können weiterhin einen Freibetrag beim Finanzamt beantragen, der als ELStAM bereitgestellt wird.

Deadline-Alarm: Diese Termine müssen Sie kennen
  • 20. November 2025: Stichtag für die erste elektronische Übermittlung der Beiträge für 2026. Versicherungsunternehmen müssen bis zu diesem Datum alle Daten an das BZSt übermitteln.
  • 1. Januar 2026: Start des neuen Verfahrens. Die ersten Gehaltsabrechnungen mit den elektronisch übermittelten Daten werden erstellt.
  • Oktober 2025: Jetzt handeln! Prüfen Sie Ihre Versicherungsdaten und klären Sie offene Fragen mit Ihrer PKV. Bei Ehepaaren sollten Sie die Steuerklassenkombination überprüfen – eventuell lohnt ein Wechsel.

Handlungsempfehlungen: So bereiten Sie sich optimal vor
  1. Checken Sie Ihre Versicherungsunterlagen
    Vergewissern Sie sich, dass Ihre PKV alle notwendigen Daten korrekt erfasst hat. Besonders wichtig: Ihre Steuer-ID und aktuelle Beitragshöhen.
  2. Ehepaare: Analysieren Sie Ihre Steuerklassenkombination
    Bei der Kombination III/V könnte ein Wechsel zu IV/IV mit Faktor sinnvoll sein, um Nachteile zu vermeiden.
  3. Beamte: Prüfen Sie Zusatzversicherungen
    Da der Beihilfeanteil nicht als eigener Beitrag zählt, könnten zusätzliche private Versicherungen sinnvoll sein, um steuerlich wirksame Aufwendungen zu generieren.
  4. Technische Vorbereitung bei Arbeitgebern
    Personalabteilungen sollten ihre Lohnsoftware aktualisieren und Mitarbeiter schulen. Das BZSt bietet spezielle Schulungen an.
  5. Dokumentation verbessern
    Führen Sie Prüfprotokolle, um bei Fehlern schnell reagieren zu können. Die Haftungsrisiken für Arbeitgeber bei falschen ELStAM-Daten sind erheblich.

Blick in die Zukunft: Chancen trotz Herausforderungen

Die elektronische Übermittlung der PKV-Beiträge ist ein wichtiger Schritt zur Digitalisierung der Steuerverwaltung. Obwohl die Umstellung Herausforderungen mit sich bringt – insbesondere für bestimmte Personengruppen – bietet sie langfristig Vorteile: weniger Bürokratie, automatische Aktualisierungen und individuelle Berücksichtigung der tatsächlichen Beiträge.

Wichtig ist, dass Sie als Versicherter aktiv werden. Nutzen Sie die verbleibende Zeit bis Jahresende, um Ihre Unterlagen zu prüfen und gegebenenfalls steuerliche Optimierungen vorzunehmen. Die elektronische Datenübermittlung ist kein Selbstläufer – nur mit guter Vorbereitung können Sie sicherstellen, dass Sie die steuerlichen Vorteile voll ausschöpfen und Risiken minimieren.