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Hinweis: Der Beitrag kann aufgrund neuerer Rechtsprechung oder Gesetztesänderung nicht mehr dem aktuellen Rechtsstand entsprechen.
3 Minuten Lesezeit (615 Worte)

Betriebsveranstaltungen - optimal steuerlich ausnutzen

Betriebsveranstaltungen sind betrieblich veranlasste Veranstaltungen mit gesellschaftlichem Charakter, bei denen die Teilnahme allen Betriebsangehörigen offen steht.

Diese Zuwendungen stellen steuerpflichtigen Arbeitslohn dar, wenn die Zuwendungen unüblich sind und einen Freibetrag von jeweils 110 € übersteigen (§ 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a EStG).

Voraussetzungen:

Diese Zuwendungen bei Betriebsveranstaltungen stellen jedoch keinen steuerpflichtigen Arbeitslohn dar, wenn die folgende Voraussetzungen gegeben sind:

  1. Es handelt sich um eine betriebliche Veranstaltung mit gesellschaftlichem Charakter,
  2. die Teilnahme steht allen Beschäftigten des Betriebs, zumindest jedoch allen Beschäftigten in einer einzelnen Organisationseinheit (Abteilung, Filiale etc.) offen,
  3. der Veranstalter ist der Arbeitgeber oder der Betriebs- bzw. Personalrat

Beispiele:

  • Weihnachtsfeier,
  • Betriebsausflug,
  • Musical- Kino- oder Theaterbesuch,
  • Jubiläumsfeier für mehrere Arbeitnehmer mit rundem Arbeitnehmerjubiläum,
  • Filialfeiern, Abteilungsfeiern,
  • Pensionärstreffen, für ehemalige Arbeitnehmer im Ruhestand.

Keine Betriebsveranstaltungen liegen hingegen vor, wenn die allgemeine Zugänglichkeit nicht gegeben ist.

Beispiele:

  • Arbeitsbesprechungen,
  • Arbeitsessen,
  • Jubiläumsfeiern für einzelne Mitarbeiter
  • Geburtstagsfeiern für einzelne Mitarbeiter
  • Veranstaltung zur Überreichung von Geschenken.

Eine weitere Voraussetzung ist die sogenannte Üblichkeit.

Eine Betriebsveranstaltung gilt als üblich, wenn es sich um maximal zwei Betriebsveranstaltung pro Kalenderjahr für denselben Personenkreis handelt.

Dabei spielt es keine Rolle, ob die Veranstaltung einen Tag oder mehrere Tage andauert.

Werden mehr als 2 gleichartige Betriebsveranstaltungen für den selben Personenkreis veranstaltet (z.B. Kinobesuch, Musicalbesuch und Weihnachtsfeier), hat der Arbeitgeber die Möglichkeit zu wählen, welche Veranstaltung er als die Üblichen und damit als „steuerfreie” Betriebsveranstaltungen behandelt haben möchte und welche dem Lohnabzug unterliegen soll.

Nehmen einzelne Mitarbeiter an mehr als 2 Veranstaltungen in einem Jahr teil, ist dies hingegen steuerlich unschädlich.

Sollten Veranstaltungen organisiert sein, die zum einen allgemeine Betriebsveranstaltungen darstellen und zum anderen aus reinem eigenbetrieblichen Interesse bestehen, sind die Aufwendungen entsprechend der Gewichtung aufzuteilen. Ein allgemein als geeigneter Aufteilungsmaßstab für vermischte Veranstaltungen soll der entsprechende Zeitanteil sein. Hierbei sollen die Zeitbestandteile für die Beförderungen zu den einzelnen Veranstaltungen unberücksichtigt bleiben.

Sobald dann die anteiligen nach diesem Maßstab zugeordneten Aufwendungen für die Betriebsveranstaltung die Grenze von 110 Euro nicht übersteigen, liegt kein Arbeitslohn vor.

Die auf den Teil der ausschließlich zu eigenbetrieblichen Zwecken durchgeführten Veranstaltung entfallenden Aufwendungen stellen ebenfalls und grundsätzlich keinen Arbeitslohn dar.

Weiterhin stellt sich die Frage welche einzelnen Zuwendungen im Rahmen der Betriebsveranstaltung als übliche Bestandteile gelten:

Nach ständiger Rechtsprechung gehören hierzu insbesondere:

  • Speisen und Getränke,
  • Tabakwaren und Süßigkeiten,
  • die Übernahme der Übernachtungskosten,
  • die Übernahme der Fahrtkosten, selbst bei eigenem Erlebniswert der Fahrt,
  • die möglichen Eintrittsgelder,
  • Aufwendungen für den geselligen Rahmen wie DJ, Künstler, Raummiete,
  • Aufwendungen für Geschenke bis 60 €, die im Rahmen der Betriebsveranstaltung überreicht werden,
  • Aufwendungen für Sachpreise aus Verlosungen im Rahmen der Veranstaltung,

Die üblichen Aufwendungen für die Mitarbeiter bleiben dann bis zu einer Grenze iHv € 110,00 steuerfrei. Die darüber hinausgehende Aufwendungen für weitere Betriebsveranstaltungen bilden steuerpflichtigen Arbeitslohn.

Bitte beachten Sie, dass wenn Angehörige der Mitarbeiter (z.B. Kinder oder der Ehepartner) an der Veranstaltung teilnehmen, die dadurch anfallenden Mehraufwendungen dem jeweiligen Mitarbeiter zuzurechnen sind.

Fallen den Arbeitnehmern Reisekosten im Zusammenhang mit der Betriebsveranstaltung an, können diese gemäß § 3 Nr. 13 (öffentliche Kassen) oder 16 (private Arbeitgeber) EStG lohnsteuerfrei vom Arbeitgeber als Werbungskostenersatz erstattet werden. Wer die Transferfahrt organisiert hat, spielt keine Rolle.

Entstehende Gemeinkosten (Personalkosten für die Organisation der Weihnachtsfeier) stellen keinen geldwerten Vorteil für den Arbeitnehmer und dessen Begleitung dar.

Sollten die Aufwendungen für die Betriebsveranstaltung aufgrund eben genannter Sachverhalte (Überschreiten der 110€ Grenze, bei dritter oder weiterer Veranstaltung) steuerpflichtiger Arbeitslohn sein, kann der Arbeitgeber wählen zwischen

  • der Regelbesteuerung und
  • der Pauschalversteuerung mit 25 v.H. nach § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 EStG

Für die Bewertung der Pauschalbesteuerung der entsprechenden Sachzuwendungen sind die auf den Arbeitnehmer und dessen Begleitung entfallende anteiligen Aufwendungen anzusetzen. Die 44 € Freigrenze ist hierbei gemäß § 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a Satz 2, 5 EStG nicht anzuwenden.

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Donnerstag, 28. März 2024

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