elektronische Kassensysteme ab 01.01.2020

Die Vorgaben und Ansprüche an die verwendeten Kassen- und Registriersysteme werden sich immer weiter verschärfen.

So müssen elektronische Registrier- oder PC-Kassen, die ab dem 01. Januar 2020 neu angeschafft werden, mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung versehen sein.

Für bereits bestehende elektronische Kassen, also Systeme, die nach dem 25. November 2010 aber vor dem 01. Januar 2020 angeschafft wurden bzw. werden, wurde eine Übergangsfrist geschaffen. Diese Kassensysteme können weiterhin bis zum 31. Dezember 2022 verwendet werden. Dies jedoch nur, wenn sie den bisherigen Anforderungen der Finanzverwaltung entsprechen, aber bedingt durch ihre "ältere" Bauart nicht mit der neu geforderten zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung nachgerüstet werden können.

Sollten diese Kassen jedoch derart nachrüstbar sein, müssen sie bis zum 01. Januar 2020 nachgerüstet werden.

Kassenbesitzer sollten sich also bei ihrem Kassenhersteller erkundigen, ob das momentan eingesetzte Kassensystem entsprechend nachgerüstet werden kann. Wenn nicht, dass kann man in den Genuss der Übergangsfrist kommen und hat etwas Zeit gewonnen. Eine Bestätigung des Herstellers über die Nichtnachrüstbarkeit sollte dann angefordert werden.

Wichtig: Elektronische Kassensysteme, die bereits seit vor dem 25. November 2010 im Einsatz sind, müssen entweder bis zum 1.1.2020 nachgerüstet werden oder durch eine neue Kasse mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung ersetzt werden.

Achtung: Das Finanzamt kann ab 01 Januar 2020 im Rahmen der Kassen-Nachschau überprüfen, ob die eingesetzten elektronische Kassensysteme mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung ausgestattet sind.

Unternehmen , die ab 01. Januar 2020 ein elektronisches Kassensystem mit zertifizierter technischen Sicherheitseinrichtung verwenden, müssen dies ihrem zuständigen Finanzamt unverzüglich, also innerhalb eines Monats nach Anschaffung mitteilen. Sollte ein solches Kassensystem bereits im Einsatz sein, hat diese Meldung bis zum 31. Januar 2020 zu erfolgen.

Achtung: Weiterhin ist unbedingt zu beachten, dass ab dem 01. Januar 2020 eine Belegausgabepflicht bei Barverkäufen besteht, wenn elektronische Kassesysteme mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung verwendet werden. Der entsprechende Beleg muss die üblichen Rechnungsangaben enthalten:

• den vollständigen Namen des Unternehmers,
• die vollständige Adresse des Unternehmers,
• das Datum der Belegausstellung, der wahrscheinlich dann immer mit dem
• Verkaufszeitpunkt übereinstimmt,
• die Menge und
• die Art der Leistung,
• das Entgelt,
• den Umsatzsteuersatz und
• die Umsatzsteuer.

Ebenfalls hat der Beleg auch Angaben über die zertifizierte Sicherheitseinrichtung zu enthalten:

• Transaktionsnummer,
• Seriennummer und
• einen Prüfwert.

Der Kunde soll allerdings nicht zur Mitnahme des Belegs verpflichtet sein.

Hinweis: Ich betone es immer wieder gern: Es gibt auch weiterhin keine Verpflichtung zum Einsatz einer elektronischen Kasse. Jedoch sind die Aufzeichnungspflichten bei Barerlösen strikt einzuhalten.

Hierzu berate ich Sie gern, um Hinzuschätzungen durch die Finanzverwaltung zu vermeiden.

Denn die Finanzverwaltung verzichtet unter bestimmten Voraussetzungen aufgrund der notwendigen Zumutbarkeit auf bestimmte Aufzeichnungen.

So wird z.B. nicht beanstandet, wenn im Einzelhandel PC-Kassen ohne Kundenverwaltung eingesetzt werden und die Namen der Kunden somit bei der Vielzahl an Einzelbarerlösen nicht erfasst werden. Gleiches gilt bei Taxiunternehmen, Bäcker, Fleischer...

Benötigen Sie Hilfe bei der steueroptimalen Umsetzung Ihrer Buchhaltung, sprechen Sie mich gern an. Ich helfe Ihnen unkompliziert.