Geschenke - Einkommensteuer - Aufzeichnungspflicht

Kleine Geschenke erhalten die Freundschaft – und stärken die Kundenbeziehungen. Damit sich auch tatsächlich Ihre Kunden freuen und nicht der Fiskus, erfahren Sie unter welchen Voraussetzungen Geschenke für den Beschenkten steuerfrei sind und was Sie als Unternehmer beachten müssen, damit die Geschenke als Betriebsausgaben abgezogen werden können.

Aufzeichnungspflicht

1. Erfassung beim Schenker

Aufwendungen für Geschenke müssen einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben sowie fortlaufend und zeitnah erfasst werden.

Wichtig ist, dass der Name des Empfängers aus der Buchung oder dem Buchungsbeleg zu ersehen ist. Bei Bilanzierenden sind die Geschenkaufwendungen auf besondere Konten zu buchen (z. B. Konto „Geschenke an Geschäftsfreunde“).

Aufzeichnungen außerhalb der Buchführung in einem Controlling-System genügen nicht den Anforderungen an eine gesonderte Aufzeichnung, auch wenn sie eine Überprüfung der Aufwendungen mit einem angemessenen Arbeits- und Zeitaufwand ermöglichen.

Der Bundesfinanzhof muss in diesem Zusammenhang auch darüber urteilen. ob das Erfordernis der getrennten Aufzeichnung für (Werbe-)Geschenke verfassungsgemäß ist.

Einnahmenüberschuss-Rechner müssen Aufwendungen für Geschenke getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben einzeln aufzeichnen.

Hinweis: Aufwendungen für Geschenke gleicher Art können in einer Buchung zusammengefasst werden (Sammelbuchung). Dies gilt zum einen, wenn die Namen der Empfänger der Geschenke aus einem Buchungsbeleg ersichtlich sind. Zum anderen ist dies möglich, wenn es sich um geringwertige Geschenke handelt (z. B. Taschenkalender) und insoweit vermutet werden kann, dass die Freigrenze beim jeweiligen Beschenkten nicht überschritten wird.

2. Erfassung beim Empfänger

Wer als Unternehmer betrieblich veranlasste Geschenke erhält, muss diese als Betriebseinnahmen versteuern, auch wenn der Geber die Aufwendungen wegen Überschreitens der 35 €-Grenze nicht abziehen kann.

Beim Arbeitnehmer gehören Geschenke und insbesondere Incentives i. d. R. zum steuerpflichtigen Arbeitslohn. Sachleistungen sind dabei mit dem üblichen Endpreis am Abgabeort als geldwerter Vorteil der Lohnsteuer zu unterwerfen. In besonderen Fällen ist eine Lohnsteuerpauschalierung mit 25 % bzw. mit 30 % möglich.

Nicht zu versteuern sind folgende Zuwendungen:

Aufmerksamkeiten an Arbeitnehmer oder seine Angehörigen aus jedem persönlichem Anlass (z. B. Geburtstag, Heirat, Geburt eines Kindes) bis zu einem Wert von 60 € brutto pro Geschenk. Aber bereits eine Überschreitung von nur einem Cent führt zum kompletten Erlöschen der Freigrenze und zur Besteuerung des Geschenks als Arbeitslohn. Außerdem würde dann der gesamte Betrag für den Arbeitnehmer auch sozialabgabenpflichtig.

Neben obigen Aufmerksamkeiten kann der Arbeitgeber ohne jeden Anlass einmal im Monat Sachbezüge im Wert von 44 € brutto zuwenden (z. B. einen Geschenkkorb oder einen Warengutschein, der zum Bezug von Sachwerten berechtigt; Recht des Arbeitnehmers bei einer Tankstelle auf Kosten des Arbeitgebers zu tanken).

Hinweis: Beträgt das Entgelt für das Jobticket nicht mehr als 44 € monatlich, kann auch das Jobticket lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei vom Arbeitgeber übernommen werden. Dies gilt laut Bundesfinanzhof nicht für ein Job-ticket, das als Jahreskarte bezahlt und ausgestellt wird, weil dann der Arbeitnehmer den Jahrespreis in einem Monat erhält.

3. Übliche Zuwendungen aus Anlass einer Betriebsveranstaltung von bis zu 110 € inkl. USt.

Hinweise: Wird ein Geschenk (unabhängig von der Höhe der Kosten) im Rahmen einer Betriebsveranstaltung übergeben, dürfen die Kosten für das Präsent zusammen mit den übrigen Kosten für die Feier 110 € brutto je Arbeitnehmer nicht übersteigen.

Soweit übliche Zuwendungen (Speisen und Getränke, Übernahme von Übernachtungskosten etc.) den Betrag von 110 € brutto für die Betriebsveranstaltung (maximal zwei im Jahr) und den teilnehmenden Arbeitnehmer jährlich nicht übersteigen, gehören sie nicht zu den Einkünften aus nichtselbständiger Arbeit, wenn die Teilnahme an der Betriebsveranstaltung allen Angehörigen des Betriebs oder eines Betriebsteils offenstehen.

Alle Kosten für die Ausgestaltung der Betriebsveranstaltung (Veranstaltung auf betrieblicher Ebene mit gesellschaftlichem Charakter) – insbesondere auch Mietkosten und Kosten für die organisatorischen Tätigkeiten eines Eventveranstalters etc. inkl. Umsatzsteuer – sind ab dem Veranlagungszeitraum 2015 grundsätzlich bei der Ermittlung des Freibetrags von 110 € zu berücksichtigen.

Aufzuteilen ist der Gesamtbetrag der Veranstaltung auch auf Familienangehörige der Arbeitnehmer, sofern diese an der Veranstaltung teilgenommen haben. Der auf die Familienangehörigen entfallende Aufwand ist den Arbeitnehmern bei der Berechnung, ob deren Freibetrag überschritten ist, ab dem Veranlagungszeitraum 2015 zuzurechnen.

Hinweise: Wird bei einer Betriebsveranstaltung die 110 €-Grenze überschritten wird, ist ab dem Veranlagungszeitraum 2015 nur noch der übersteigende Teilbetrag der Zuwendungen lohnsteuerpflichtig. Die Lohnsteuer für den steuerpflichtigen Teil kann mit 25 % pauschal ermittelt werden.

Der Bundesfinanzhof hat entschieden, dass die Übernahme von Reisekosten von auswärtigen Mitarbeitern zur Betriebsveranstaltung nicht zu den in die Ermittlung des geldwerten Vorteils einzubeziehenden Gesamtaufwendungen gehören. Wenn die Teilnahme an der Veranstaltung beruflich veranlasst war, handelt es sich bei den Reisekosten um steuerfreien Werbungskostenersatz. Diese Auffassung wird auch von der Finanzverwaltung so vertreten.

Aufwendungen im überwiegend eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers für Arbeitnehmer (kostenloser Kaffee, Getränke, Kekse während der Arbeitszeit oder Bewirtung anlässlich einer außergewöhnlichen Sitzung, soweit der Wert 60 € brutto nicht übersteigt).

Aufmerksamkeiten an Dritte (Geschäftsfreunde) anlässlich eines persönlichen besonderen Anlasses, soweit der Wert pro Geschenk 60 € brutto nicht übersteigt (aber: eine Sachbezugsfreigrenze i. H. von 44 €/Monat ist bei der Zuwendung an Dritte nicht zulässig).

Der Empfänger muss Sachgeschenke zudem nicht versteuern, wenn der zuwendende Unternehmer die Pauschalversteuerung anwendet.

Haben Sie weiterführende Fragen zu diesem Thema, sprechen Sie mich gern an.

cpm - Steuerberater Claas-Peter Müller, Hamburg