BFH, 16.04.2013, IX R 22/11

Fahrtenbuch - Das Finanzgericht Köln hat sich in einem Urteil vom 18.06.2015 (10 K 33/15) zur steuerlichen Anerkennung eines Fahrtenbuches in Form von besprochenen Kassetten und Excel-Tabellen geäußert.

Die aktuelle Rechtsprechung geht bislang davon aus, dass ein Fahrtenbuch ein zeitnah und in geschlossener Form geführtes Buch sein muss. Wird eine Datei mithilfe eines Computerprogramms erzeugt, genügt die Datei den steuerlichen Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nur, wenn nachträgliche Veränderungen an den zu einem früheren Zeitpunkt eingegebenen Daten nach der Funktionsweise des verwendeten Programms technisch ausgeschlossen sind oder zumindest in ihrer Reichweite in der Datei selbst dokumentiert und offen gelegt werden.

Zum Führen eines Fahrtenbuches in Form von besprochenen Kassetten stellten die Richter in der Urteilsbegründung dar, dass aus dem Wortlaut und aus dem Sinn und Zweck der Regelungen zum Fahrtenbuch folgt, dass die dem Nachweis des zu versteuernden Privatanteils (Privatfahrten einschließlich der Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte) an der Gesamtfahrleistung dienenden Aufzeichnungen eine hinreichende Gewähr für ihre Vollständigkeit und Richtigkeit bieten und mit vertretbarem Aufwand auf ihre materielle Richtigkeit hin überprüfbar sein müssen. Dazu gehört auch, dass das Fahrtenbuch zeitnah und in geschlossener Form geführt worden ist.

Die besprochenen Kassetten stellen aus nachfolgenden Gründen kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch dar:

• Sie sind, wenn auch unter Umständen mit Schwierigkeiten verbunden, jederzeit änderbar. Die heutigen technischen Möglichkeiten erlauben es, Bänder zu verändern, ohne dass ein Bruch erkennbar ist. Die Hintergrundgeräusche verhindern dies nicht.
• Außerdem kann jedes einzelne Band komplett neu besprochen werden.
• Die Bänder sind nicht gegen Verlust gesichert. Hat der Steuerpflichtige versehentlich während der Fahrt ein Band gelöscht und es neu besprochen, ist dies nicht feststellbar.
• Es ist nicht mit vertretbarem Aufwand überprüfbar, ob die Bänder „eins zu eins“ in die Excel-Tabellen übertragen wurden.
• Nach Auffassung des erkennenden Senats ist ein nicht handschriftlich, sondern mithilfe von elektronischen Aufzeichnungen erstelltes Fahrtenbuch nur dann ordnungsgemäß, wenn die elektronische Aufzeichnung unmittelbar ausgedruckt wird.

Der Senat hat die Revision wegen grundsätzlicher Bedeutung der Frage zugelassen, welche Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch unter Berücksichtigung der technischen Entwicklung in den letzten Jahren zu stellen sind.

cpm - Steuerberater Claas-Peter Müller, Hamburg