BFH, 12.05.2016, IV R 1/13

Der BFH hat in einem Urteil (09.11.2005, VI R 27/05) festgestellt, unter welchen Voraussetzungen ein Fahrtenbuch als ordnungsgemäß gilt.

Ein Fahrtenbuch muss eine hinreichende Gewährt auf Vollständigkeit und Richtigkeit liefern und es muss mit einem vertretbaren Aufwand auf seine Richtigkeit überprüfbar sein.

Der BFH schrieb hierzu in seiner Begründung: "... Der Begriff des ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs ist gesetzlich nicht näher bestimmt. Aus dem Wortlaut und aus dem Sinn und Zweck der Regelung folgt allerdings, dass die dem Nachweis des zu versteuernden Privatanteils (Privatfahrten einschließlich der Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte) an der Gesamtfahrleistung dienenden Aufzeichnungen eine hinreichende Gewähr für ihre Vollständigkeit und Richtigkeit bieten und mit vertretbarem Aufwand auf ihre materielle Richtigkeit hin überprüfbar sein müssen ..."

Weiter heißt es: "... Danach erfüllt ein "Fahrten"-Buch als Eigenbeleg des Fahrzeugführers begrifflich die Aufgabe, über die mit einem Fahrzeug unternommenen Fahrten Rechenschaft abzulegen. Da die dabei zu führenden Aufzeichnungen eine "buch"-förmige äußere Gestalt aufweisen sollen, verlangt der allgemeine Sprachgebrauch des Weiteren, dass die erforderlichen Angaben in einer gebundenen oder jedenfalls in einer in sich geschlossenen Form festgehalten werden müssen, die nachträgliche Einfügungen oder Veränderungen ausschließt oder zumindest deutlich als solche erkennbar werden lässt. Lose Notizzettel können daher schon in begrifflicher Hinsicht kein "Fahrtenbuch" sein ..."

Das Fahrtenbuch muss also zeitnah geführt werden, lesbar sein und in einer gebundenen, in sich geschlossenen Form geführt werden.

In einem weiteren Urteil (16.03.2006, VI R 87/04) konkretisiert der BFH seine Ausführungen hinsichtlich der notwendigen Angaben im Fahrtenbuch. In seinen Leitsätzen stellt er dar:

1. Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch muss grundsätzlich zu den beruflichen Reisen Angaben zum Datum, zum Reiseziel, zum aufgesuchten Kunden oder Geschäftspartner bzw. zum Gegenstand der dienstlichen Verrichtung und zu dem bei Abschluss der Fahrt erreichten Gesamtkilometerstand des Fahrzeugs enthalten.
2. Mehrere Teilabschnitte einer einheitlichen beruflichen Reise können miteinander zu einer zusammenfassenden Eintragung verbunden werden, wenn die einzelnen aufgesuchten Kunden oder Geschäftspartner im Fahrtenbuch in der zeitlichen Reihenfolge aufgeführt werden.
3. Der Übergang von der beruflichen Nutzung zur privaten Nutzung des Fahrzeugs ist im Fahrtenbuch durch Angabe des bei Abschluss der beruflichen Fahrt erreichten Gesamtkilometerstands zu dokumentieren.
4. Die erforderlichen Angaben müssen sich dem Fahrtenbuch selbst entnehmen lassen. Ein Verweis auf ergänzende Unterlagen ist nur zulässig, wenn der geschlossene Charakter der Fahrtenbuchaufzeichnungen dadurch nicht beeinträchtigt wird.

Konkret lassen sich aus den Urteilen jedoch Handlungsempfehlungen nicht ableiten. Denn was heißt "zeitnah"? Zu empfehlen ist die tägliche Aufzeichnung. Die wöchentliche Erfassung der Fahrten reicht nach bestehender Rechtsprechung zumindest nicht aus. Fehler oder Verschreibungen sollten leserlich durchgestrichen und mit der Berichtigung versehen werden. Somit ist die Nachvollziehbarkeit des Fahrtenbuches gesichert. Nachträgliche "Manipulationen" können so nicht vorgeworfen werden können. Alle vorgenommenen Änderungen/Korrekturen/Berichtigungen müssen sofort nachvollziehbar sein. Dies gilt auch für elektronisch geführte Fahrtenbücher

Bei elektronischen Fahrtenbüchern ist es wichtig, dass diese nicht manipulierbar sind. Excel-Tabellen sind nicht ausreichend (BFH, 16.11.2005, VI R 64/04). In den Leitsätzen formulierte der BFH folgendes hierzu: "... Eine mit Hilfe eines Computerprogramms erzeugte Datei genügt den Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nur dann, wenn nachträgliche Veränderungen an den zu einem früheren Zeitpunkt eingegebenen Daten nach der Funktionsweise des verwendeten Programms technisch ausgeschlossen sind oder in ihrer Reichweite in der Datei selbst dokumentiert und offen gelegt werden ..." Der BFH entschied in einem Urteil (01.03.2012, VI R 33/10), dass fehlende Angaben im Fahrtenbuch wie z.B. Kundenname und Grund der Fahrt durch Kombination mit einem Terminkalender trotzdem die Ordnungsmäßigkeit des Fahrtenbuchs nach sich ziehen, da alle Angaben im Fahrtenbuch zu erfassen sind. Die formulierte der BFH wie folgt: "... Zutreffend versteht das FG (Anm.: FG Berlin-Brandenburg vom 14. April 2010  12 K 12047/09) daher zwar die Rechtsprechung des Senats dahin, dass trotz kleinerer Mängel ein Fahrtenbuch ordnungsgemäß sein kann, wenn das Fahrtenbuch noch eine hinreichende Gewähr für die Vollständigkeit und Richtigkeit der dort getroffenen Angaben bietet und der Nachweis des zu versteuernden privaten Anteils an der Gesamtfahrleistung des Dienstwagens möglich ist. Dem FG ist allerdings nicht darin zu folgen, dass diesen Voraussetzungen schon dann genügt ist, wenn eine nachträgliche Manipulation hinsichtlich der gefahrenen Kilometer deshalb ausgeschlossen ist, weil die Grundaufzeichnungen im handschriftlich geführten Fahrtenbuch insoweit zeitnah vorgenommen sind und keine Lücken aufweisen. Denn ein Fahrtenbuch gibt erst dann im gebotenen Umfang ohne die Möglichkeit nachträglicher Manipulation hinreichend Aufschluss über die Fahrten, wenn nicht nur die Anzahl der gefahrenen Kilometer in Form der zurückgelegten Strecke selbst, sondern auch die Anfangs- und Endpunkte der Fahrten hinreichend konkret benannt sind. Denn ohne diese Angaben ließe sich allenfalls die an den jeweiligen Tagen gefahrene Strecke ersehen und der Umkreis bestimmen, in dem sich das Fahrzeug aufgehalten haben könnte, ohne aber beurteilen zu können, welchem Zweck die jeweiligen Fahrten gedient haben. Daraus ergibt sich zugleich, dass entgegen der Auffassung des FG es nicht ausreicht, diese fehlenden Angaben nachträglich in einer eigenständigen Auflistung zusammenzustellen. Denn die für ein Fahrtenbuch essenziellen Angaben sind dort selbst zu machen und nicht in einer weiteren und nachträglich erstellten Auflistung. Daher ist es für den Streitfall insoweit auch unerheblich, dass diese nachträglich erstellte Auflistung auf dem vom Geschäftsführer geführten eigenen Tageskalender gründet ...) cpm - Steuerberater Claas-Peter Müller, Hamburg