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Hinweis: Der Beitrag kann aufgrund neuerer Rechtsprechung oder Gesetztesänderung nicht mehr dem aktuellen Rechtsstand entsprechen.
4 Minuten Lesezeit (812 Worte)

Fahrtenbuch

Das Fahrtenbuch dient dem Steuerzahler der Ermittlung des Anteils von privaten und betrieblichen Fahrten am Gesamtfahraufwand eines Pkws. Um von der Finanzbehörde als ordnungsgemäß anerkannt zu werden, müssen Fahrtenbücher bestimmte Anforderungen erfüllen.

Laut gefestigter Rechtssprechung müssen folgende Punkte festgehalten werden:
  • der Fahrer des Fahrzeugs,
  • das amtliche Kennzeichen des Fahrzeugs,
  • das Datum der Fahrt,
  • das Reiseziel, bei längeren Strecken auch die Reiseroute,
  • der/die aufgesuchten Geschäftspartner,
  • der Zweck der Fahrt,
  • der Kilometeranfangs- und Endstand jeder Fahrt,
  • bei Privatfahrten genügt ein Hinweis auf die Privatfahrt,
  • Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte müssen separat gekennzeichnet sein,
  • werden Änderungen vorgenommen, müssen diese nachvollziehbar sein.
Ein wichtiger Aspekt bei der Beurteilung der Ordnungsmäßigkeit ist, ob sichergestellt ist, dass das Fahrtenbuch nicht manipulierbar ist und fortlaufend und zeitnah geführt wurde. Die Finanzbehörde legt Wert darauf, dass das Fahrtenbuch nicht aus einzelnen Blättern oder losen Excel-Tabellen besteht.

Ist das Fahrtenbuch ordnungsgemäß, kann aus dem Anteil der Privatfahrten zur Gesamtfahrleistung der entsprechende Privatanteil errechnet werden. Die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte gelten nicht als Privatfahrten.

Welche Fahrten gelten als was?
  • Von Privattreffen zu Privattreffen ist eine Privatfahrt.
  • Von einem Kunden zu Privattreffen ist eine Privatfahrt.
  • Von einem Privattreffen zu einem Kunden ist eine Privatfahrt. Sonst wäre z.B. die Fahrt von einem privaten Treffen 500km weit entfernt zu einem Kunden in meiner Büronachbarschaft eine betriebliche Fahrt. Das geht offensichtlich nicht.
  • Die Fahrt von der Wohnung ins Büro ist betrieblich.
  • Die Fahrt von zu Hause zu einem Kunden ist betrieblich.
  • Die Fahrt vom Büro zu einem Kunden ist betrieblich.
  • Die Fahrt von einem Kunden zu einem anderen Kunden ist auch betrieblich.
  • Die Fahrt von einem Kunden zurück ins Büro ist betrieblich.
  • Letztendlich die Fahrt vom Büro nach Hause ist betrieblich.
Der betriebliche/geschäftliche Charakter des "Kundentreffens" muss natürlich nachgewiesen werden. Der beste Nachweis ist natürlich ein später entstandener Erlös.

Werden auf einer Tour mehrere Kunden angefahren, empfehle ich aus Vorsichtsgründen, diese einzeln aufzuführen. Obwohl ich das persönlich für überzogen halte. Aber wenn das Finanzamt sich auf den Standpunkt stellt, dass in einem ordnungsgemäßen Fahrtenbuch jede Fahrt einzeln und transparent aufgezeichnet werden muss, dann würde ich dieser möglichen Diskussion aus dem Wege gehen wollen - kostet ja nichts, außer ca. 30 Sekunden. Für Ausreichend halte ich es, auf der Gesamttour, alle Kunden einzeln aufzuzeichnen. Sollte es dadurch Diskussionen geben, stehe ich Ihnen streitbar zur Seite!

Wird das Fahrtenbuch wegen formeller Mängel von der Finanzbehörde abgelehnt oder wird auf das Führen bewußt verzichtet, kommt es zur Anwendung der sogenannten 1%-Regelung.

1%-Regelung Dies ist eine Methode, mit der der Privatanteil aller erfassten Fahrzeugkosten pauschal ermittelt wird - ohne Fahrtenbuch. Bei der 1%-Regelung wird der Privatanteil pauschal vom Brutto-Listenpreis des entsprechenden Fahrzeugs inklusive eventueller Sonderausstattungen abgeleitet. Der Privatanteil beträgt hiernach 1% vom entsprechenden Bruttolistenpreis pro Monat - im Jahr also 12%. Die 1%-Regelung darf nur angewendet werden, wenn die betriebliche Nutzung des Fahrzeugs mindestens 50% beträgt. Liegt die betriebliche Nutzung unter 50%, darf diese Methode nicht angewendet werden.

Doch wie kann ich den betrieblichen Anteil darstellen?

Dies kann durch ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch erfolgen. Hier reicht es, wenn die Aufzeichnungen über einen repräsentativen Zeitraum von 3 Monaten erfolgen. Weiterhin durch schlüssige Aufzeichnungen der betrieblichen Fahrten in einem Terminkalender und Darstellung der Gesamtkilometerleistung durch z.B. Reparaturrechnung, die den Kilometerstand beinhalten. Eine schlüssige Darstellung sind auch die geführten Reisekostenabrechnungen, die ja bestimmt an die Kunden weiterberechnet werden. Hier auch wieder in Verbindung mit der Darstellung der Jahresgesamtleistung. Betragen die Fahrten von der Wohnung zur Arbeit und zurück bereits mehr als 50% der Jahresgesamtfahrleistung, braucht kein Nachweis geführt werden, da diese Fahrten als betrieblich gelten.

Berechnung Hinsichtlich der Anwendung dieser Vereinfachungsregelung gelten für Arbeitnehmer und Selbständige/Unternehmer kleine Unterscheide. Da Unternehmer die Wahl besitzen, ihre Wirtschaftsgüter vollständig, teilweise oder gar nicht ihrem Unternehmen zuzuordnen, ist auch die Berechnung eines Privatanteils zu modifizieren.

Wurde das Fahrzeug (wie üblich) voll dem Unternehmen zugeordnet, kann auch der Vorsteuerabzug voll erfolgen; § 15 Abs. 1 UStG. Der Vorsteuerabzug wäre dann aber für den Privatanteil zu Unrecht gezogen und müsste korrigiert werden. Dies erfolgt in der Form nicht, sondern es kommt zu einer Kompensation durch das Entstehen von Umsatzsteuer auf den Privatanteil. Saldiert ergibt sich das gleiche.

Die Bemessungsgrundlage für die Umsatzsteuer ist 1% vom Bruttolistenpreis. Die Finanzbehörde lässt eine Aufteilung des 1%-Wertes in einen 20%-igen steuerfreien Betrag (für Kfz-Steuer, Versicherung) und einen 80%-igen steuerpflichtigen Betrag zu.

Bei Arbeitnehmers gestaltet sich die Ermittlung des Privatanteils mit der 1%-Regelung etwas anders. Auch hier gilt als Basis der Bruttolistenpreis zuzüglich eventueller Sonderausstattungen. Für mögliche Privatfahrten während der Dienstzeit beträgt der Privatanteil 1% pro Monat. Dieser Betrag ist jedoch für den Arbeitgeber bereits inklusive Umsatzsteuer (nicht wie bei den Unternehmern oben drauf; und auch keine 20/80-Aufteilung). Wird der Firmenwagen auch für die Heimfahrten gewährt, erhöht sich der monatliche Privatanteil pro Kilometer nach Hause um 0,03% des Bruttolistenpreises zuzüglich der Sonderausstattungen. Den so ermittelten Betrag muss der Arbeitnehmer lohnversteuern (geldwerter Vorteil).

cpm - Steuerberater Claas-Peter Müller, Hamburg

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Kommentare

Gäste - Peter Stein

am Freitag, 01. Dezember 2017 17:51

Hallo,
danke für die ausführliche Beschreibung. Es werden jedoch Begrifflichkeiten verwendet die mich verwirren. Arbeitsstätte, Büro, Arbeit. Gerade zum Verständnis was ist privat und was nicht.
- Arbeitsstätte = 1 Arbeitsstätte, vertraglich festgeschriebener Ort?
- Büro = Niederlassungen des Arbeitgebers an anderem Ort als 1. Arbeitsstätte?
--> oder spielt dies keine Rolle? Ich bin Pendler mit einem Pendelweg einfach von 63km. In ein Fahrtenbuch würde daher der tägliche Pendelweg als betrieblich eingestuft. Auch für die Berechnung des Lohnsteuerabzuges für Gesamtfahrleistung / Anteil Privat sehr wichtig.
Danke und Gruß P. Stein

Hallo, danke für die ausführliche Beschreibung. Es werden jedoch Begrifflichkeiten verwendet die mich verwirren. Arbeitsstätte, Büro, Arbeit. Gerade zum Verständnis was ist privat und was nicht. - Arbeitsstätte = 1 Arbeitsstätte, vertraglich festgeschriebener Ort? - Büro = Niederlassungen des Arbeitgebers an anderem Ort als 1. Arbeitsstätte? --> oder spielt dies keine Rolle? Ich bin Pendler mit einem Pendelweg einfach von 63km. In ein Fahrtenbuch würde daher der tägliche Pendelweg als betrieblich eingestuft. Auch für die Berechnung des Lohnsteuerabzuges für Gesamtfahrleistung / Anteil Privat sehr wichtig. Danke und Gruß P. Stein

Gäste - Frank Schulze

am Samstag, 09. Dezember 2017 21:21

Also wenn ich das jetzt richtig verstanden habe ist die Fahrt vom Büro sprich Arbeitsstätte nach Hause eine betriebliche Fahrt !
Man liest so viel unterschiedliche Argumente. Das verwirrt mich alles. Denn ich habe ein elektronisches Fahrtenbuch und und diese Frage ist bzw Antwort ist für mich sehr wichtig--

Danke

Also wenn ich das jetzt richtig verstanden habe ist die Fahrt vom Büro sprich Arbeitsstätte nach Hause eine betriebliche Fahrt ! Man liest so viel unterschiedliche Argumente. Das verwirrt mich alles. Denn ich habe ein elektronisches Fahrtenbuch und und diese Frage ist bzw Antwort ist für mich sehr wichtig-- Danke

Gäste - Pete Sauber

am Mittwoch, 21. März 2018 18:14

Hallo und Danke für den Beitrag.
Was mir fehlt ist die Fahrt vom Büro nach Hause und vom Kunden direkt nach Hause!

Betrieblich ist m.E. nach auch nicht gleichzusetzen mit der Fahrt zum Kunden und der Fahrt ins Büro. Das eine ist Arbeitsweg, das andere eine rein betriebliche Fahrt und wird anders steuerlich behandelt.
Ich benutze VIMCAR, dort wird zwischen "Arbeitsweg", "betrieblicher Fahrt", "Private Fahrt" und "Mischfahrt unterschieden.
Demnach interessiert mich die Einstufung der Fahrt vom Kunden nach Hause.

Hallo und Danke für den Beitrag. Was mir fehlt ist die Fahrt vom Büro nach Hause und vom Kunden direkt nach Hause! Betrieblich ist m.E. nach auch nicht gleichzusetzen mit der Fahrt zum Kunden und der Fahrt ins Büro. Das eine ist Arbeitsweg, das andere eine rein betriebliche Fahrt und wird anders steuerlich behandelt. Ich benutze VIMCAR, dort wird zwischen "Arbeitsweg", "betrieblicher Fahrt", "Private Fahrt" und "Mischfahrt unterschieden. Demnach interessiert mich die Einstufung der Fahrt vom Kunden nach Hause.

Gäste - Matthias

am Sonntag, 13. Mai 2018 14:47

Hallo,

sehr interessanter Artikel abr einige Fragen sind noch offen.
Ist der Arbeitsweg (Fahrt zwischen Wohung und (erster) Arbeitsstätte) bei der Fahrtenbuchmethode auch zu versteuern bzw. zählen diese Fahrten als Privatfahrten?
Angenommen meine Strecke zur Arbeitsstätte beträgt einfach 53km, dann wären wir bei 220 Arbeitstagen bei knapp 24.000km. Zählen diese nun bei der Fahrtenbuchmethode als Privatfahrten oder dienstliche Fahrten, so das ich diese km nicht vesteuern muss? Müsste ich diese allerdings doch versteuern würde mich in diesem Fall die pauschale 1% Regelung knapp 100€ güntiger kommen (wobei beides zu teuer ist mit knapp 700-800€).

Nur leider habe ich bisher keine klaren belegbaren Aussagen gefunden, ob diese Fahrten zur Arbeit als Privatfahrt oder dienstliche Fahrt zu sehen und berechnen sind.

Hallo, sehr interessanter Artikel abr einige Fragen sind noch offen. Ist der Arbeitsweg (Fahrt zwischen Wohung und (erster) Arbeitsstätte) bei der Fahrtenbuchmethode auch zu versteuern bzw. zählen diese Fahrten als Privatfahrten? Angenommen meine Strecke zur Arbeitsstätte beträgt einfach 53km, dann wären wir bei 220 Arbeitstagen bei knapp 24.000km. Zählen diese nun bei der Fahrtenbuchmethode als Privatfahrten oder dienstliche Fahrten, so das ich diese km nicht vesteuern muss? Müsste ich diese allerdings doch versteuern würde mich in diesem Fall die pauschale 1% Regelung knapp 100€ güntiger kommen (wobei beides zu teuer ist mit knapp 700-800€). Nur leider habe ich bisher keine klaren belegbaren Aussagen gefunden, ob diese Fahrten zur Arbeit als Privatfahrt oder dienstliche Fahrt zu sehen und berechnen sind.
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