Akteneinsicht - BFH, 07.06.2021, VIII B 123/20

Jeder Kaufmann hat entsprechend der Vorgaben des HGB seine Aufwendungen und Erträge zur Ermittlung seines Gewinns richtig zu ermittlen. Hierzu gehört auch die Verpflichtung bzw. die Wahlmöglichkeit, eine Rückstellung für ungewisse Verbindlichkeiten zu bilden.

Hierfür gibt es fest definierte Voraussetzungen, die erfüllt sein müssen. Der BFH (Urteil v. 19.8.2001,  VIII R 30/01, BStBl. 2003 II, S. 131) hat hierzu entschieden, dass für die Bildung einer Rückstellung für ungewisse Verbindlichkeiten folgende Voraussetzungen erfüllt sein müssen:

• Es muss einer dem Betrag nach ungewisse Verbindlichkeit oder zumindest eine hinreichende Wahrscheinlichkeit für die Entstehung einer Verbindlichkeit dem Grunde nach bestehen.
• Die wirtschaftliche Verursachung muss in der Zeit vor dem Bilanzstichtag liegen.
• Der Schuldner muss nachweisen können, dass ernsthaft mit der Inanspruchnahme zu rechnen ist.

Diese Ansicht und Rechtsauffassung ist vom BFH (Urteil vom 18.1.2011 X R 14/09) dieses Jahr nochmals bestätigt worden und hinsichtlich der Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen wiederholt bejaht worden.

Das bedeutet, dass für die zukünftig entstehenden Aufwendungen aufgrund der Verpflichtung zur Aufbewahrung der Geschäftsunterlagen (z.B. Lagerraummiete, Klimatisierungskosten, Strom, Regale usw.) oder aufgrund von vertraglichen Verpflichtungen mit den Kunden (z.B. Aufbewahrung von Konstruktionsplänen) die Voraussetzungen erfüllt sind, eine Rückstellung gemäß § 249 Abs. 1 HGB zu bilden.

Das gilt sinngemäß auch für die Aufwendungen aufgrund der gesetzlichen und vertraglichen Verpflichtung zur Aufstellung, Prüfung und Offenlegung von Jahresabschlüssen und des Lageberichts aber auch für die privatrechtlichen Verpflichtungen wie die Prüfung des Jahresabschlusses aufgrund des esellschaftsvertrags von nicht gesetzlich prüfungspflichtigen Unternehmen..

Die Passivierungspflicht endet zum Zeitpunkt des Wegfalls des Rückstellungsgrundes; § 249 Abs. 2 HGB.

Keine Rückstellung bei längerer Aufbewahrung Durch die Voraussetzung, dass der Bilanzierende zur Aufbewahrung der Unterlagen gesetzlich oder vertraglich verpflichtet sein muss, gilt dies auch nur für diese Sachverhalte. Bewahrt der Bilanzierende Unterlagen freiwillig länger auf als gesetzlich oder vertraglich verpflichtet, dürfen die entsprechenden zukünftigen Aufwendungen für diese Aufbewahrung nicht als Rückstellung passiviert werden. Die entstehenden Aufwendungen sind somit erst Aufwendungen in den entsprechend späteren Jahren.