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Rückstellungen für Aufbewahrungskosten (Handelsrecht)

Handelsrecht

Das Handelsgesetzbuch schreibt genau vor, was jeder Kaufmann aufgrund seiner Geschäftstätigkeit aufzubewahren hat; § 257 HGB. Dies sind z.B.

  1. alle Buchungsbelege gemäß § 238 HGB, Lohnunterlagen
  2. Durchschläge der versandten und empfangenen Handelsbrief
  3. Handelsbücher
  4. Inventaraufzeichnungen
  5. Bilanzen, Jahresabschlüsse
  6. Lageberichte usw.
Grundsätzlich müssen alle Unterlagen 10 Jahre aufbewahrt werden. Handelsbriefe hingegen nur 6 Jahre; § 257 HGB.

Beginn der Aufbewahrungsfrist Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in das Handelsbuch gemacht wurde, das Inventar, die Bilanz bzw. der Jahresabschluss aufgestellt, der Handelsbrief empfangen oder abgesandt worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist; § 257 HGB.

In der Praxis bedeutet dies, da letzten Eintragungen zu einem Wirtschaftsjahr sicherlich erst im folgenden Wirtschaftsjahr getätigt worden sind, die Aufbewahrungsfrist auch erst in diesem folgenden Jahr beginnt und dies auch erst mit Ablauf des entsprechenden Jahres. Hinsichtlich der Buchungsbelege und der Aufzeichnungen hierzu, beginnt die Aufbewahrungsfrist mit dem Bilanzstichtag des Kalenderjahres, zu dem sie gehören.

Im Klartext heißt das, dass die Frist für während des Jahres 2011 erhaltene Eingangsrechnungen am 31.12.2011 beginnt, wohingegen die Aufbewahrungsfrist für den Jahresabschluss 2011 erst mit Ablauf des Kalenderjahres 2012 beginnt, da die Abschlussbuchungen sicherlich erst in 2012 vorgenommen werden.

Aufbewahrung auf Datenträgern Grundsätzlich gilt, dass alle Unterlagen, für die die handelsrechtlichen Aufbewahrungspflichten gelten, auch auf speziellen Bildträgern oder sonstigen Datenträgern gespeichert werden dürfen. Die einzige Bedingung hierfür ist, dass die Speicherung der Daten den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entsprechen. D.h., dass die gespeicherten Daten den empfangenen bzw. versandten Handelsbriefen und die Buchungsbelege bildlich mit den Originalen übereinstimmen müssen, wenn eine Reproduktion erfolgt. Weiterhin müssen die Daten während der Aufbewahrungsfristjederzeit (innerhalb einer angemessenen Frist) verfügbar sein.

Eine Ausnahme zu der Speicherung auf Datenträgern bilden die Bilanzen und Jahresabschlüsse. Diese müssen in Original-Papierform vorliegen.

Aufbewahrung von Hilfsmitteln Werden die Unterlagen auf o.g. Datenträgern gespeichert, muss sichergestellt werden, dass diese auch lesbar sind. D.h., dass der Aufbewahrungspflichtige auch die entsprechenden Hilfsmittel (Lesegeräte, Programme usw.) bereithalten muss; § 261 HGB. Es besteht somit parallel zu den Aufberahrungszeiten der Daten auch eine Aufbewahrungspflicht bezüglich der Verfahrens- und Anwenderdokumentation.

Branchenspezifische Aufbewahrungspflichten In einigen speziellen Branchen müssen besondere Unterlagen auch gesondert aufbewahrt werden. Das versteht sich aber auch von selbst. Denn der Gedanke der Aufbewahrungspflicht besteht darin, die Geschäft klar und lückenlos nachvollziehen zu können.

Zu diesen speziellen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten gehöhren z.B. alle Unterlagen gemäß der Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB) bei Architekten oder die Aufbewahrungspflichten bei Steuerberatern und Wirtschaftsprüfern gemäß der Wirtschaftsprüferordnung (WPO) und dem Steuerberatungsgesetz (StBerG). Gleiches gilt selbstverständlich auch für Rechtsanwälte.

Rückstellung für Aufbewahrung von Geschäftsunterla...
ELStAM auf den 01.01.2013 verschoben

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Freitag, 14. August 2020

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